勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や休暇、残業などの勤怠情報を管理するシステムです。導入することで、労務管理の正確性向上や効率化、コスト削減などのメリットが得られます。特に、無料で利用できる勤怠管理システムは、コストを抑えながら業務を効率化できるため魅力的です。
そこでこの記事では、無料で使い続けられる勤怠管理システム7つを徹底的に比較してご紹介します。また、勤怠管理システムのメリットやデメリット、選び方のポイントや導入時の注意点を解説し、よくある質問にも答えていますので、ぜひご一読ください。
勤怠管理システム比較一覧表
以下の製品は完全無料で使い続ける事が出来る勤怠管理システムです。
| 製品名 | 主な機能 | 有償版の最低価格（月額目安） | クラウド | オンプレミス | 人数制限 （無料プラン） | アプリ対応 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat&Messenger | チャット Web会議 スケジュール タスク管理 出勤管理 休暇管理 PC稼働ログ | オンプレミス 150円～ クラウド 300円～ | 〇 | 〇 | 50人 | 〇 |
| ハーモス勤怠 | 出勤管理 勤怠管理 残業レポート 休暇管理 勤怠アラート アクセス制限 シフト管理 | 100円〜 | 〇 | – | 30人 | 〇 |
| ジョブカン勤怠管理 | 出勤管理 シフト管理 休暇管理 有給休暇管理 工数管理 アラート 給与ソフト連携 シフト自動作成 自動有休付与 | 200円〜 | 〇 | – | 10人 | 〇 |
| Teasy | 出勤管理 休暇管理 残業管理 勤務表管理 出退勤管理 スケジュール管理 データ出力通知 アラート | 300円〜 | 〇 | – | 5人 | – |
| タブレット タイムレコーダー | 出勤管理 ダッシュボード ビデオメッセージ 勤怠分析 アクセス制限 給与ソフト連携 出勤簿出力 | 11,800円〜 | – | 〇 | 3人 | 〇 ※iPadのみ |
| スマレジ タイムカード | 出勤管理 シフト管理 休暇管理 給与計算 労務アラート 日報管理 プロジェクト管理 ワークフロー | 2,420円〜 | 〇 | – | 30人 | 〇 ※iOSのみ |
| オツトメ！ | 出勤管理 メッセージ スタッフ管理 勤怠データCSV出力勤務時間設定 タイムカード | 有料プランなし | 〇 | – | 無制限 | – |
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムは、社員の出退勤や休暇、残業などの勤怠情報を管理するシステムのことです。従来、企業は主に紙やエクセルで勤怠管理を行っていましたが、最近ではシステムを用いて勤怠管理を行うケースが増加しています。
特にクラウド型システムの場合、インターネットに接続されたスマートフォンやPCから、いつでもどこでも勤怠情報を入力・確認・承認できるメリットがあります。さらに、給与計算や労務管理などの機能を備えている製品も多いため、人事・経理の業務効率化も可能です。
勤怠管理システムの基本機能
勤怠管理システムには、以下のような基本機能が備わっています。
打刻機能
打刻機能とは、社員の出勤や退勤を記録する機能です。打刻方法には、パソコンやスマホ、ICカードや生体認証などがあり、それぞれにメリット・デメリットがあります。打刻機能があれば、従業員の勤務状況を正確に把握することが可能です。また、打刻忘れを防止するためのアラートや、不正打刻を防ぐためのPCログ管理機能などが備わっていると便利です。
集計機能
集計機能とは、打刻した勤怠情報を集計して、労働時間や残業時間、出勤日数などを計算する機能です。集計機能があれば、給与計算の効率化や、労務管理に必要なデータの作成、データ分析による勤務状況の傾向・問題点の把握などができます。また、勤怠情報をレポートとして出力できるため、法令や就業規則に基づいた資料の作成も容易です。
休暇管理機能
休暇管理機能とは、従業員の休日や有給休暇の管理をする機能です。休暇管理機能を活用することで、休暇申請の簡素化、休暇取得状況や残日数の把握、休暇計画の最適化などが可能になります。また、休暇申請や承認のワークフローを電子化し、データを把握することで、業務の効率化や有給休暇の取得促進、人員配置の最適化にもつながります。
シフト管理機能
シフト管理機能とは、従業員の勤務シフトを作成・変更する機能です。シフト管理機能を活用すれば、従業員の希望や能力、業務量などに応じて、最適なシフトを組むことができます。また、シフト作成の効率化、シフト作成ミスの減少、柔軟なシフト変更、シフトの公平性や効果性向上などの効果も期待できます。
残業管理機能
残業管理機能とは、従業員の残業時間を管理する機能です。残業管理機能を活用すれば、残業申請の簡略化したり、残業時間の把握をしたり、残業時間の上限を設定し警告を出したりできます。また、従業員の残業理由や残業時間、残業傾向を集計・分析することで改善策を検討し、残業削減も可能となるでしょう。これらの取り組みは、過重労働や健康被害の防止にも役立ちます。
勤怠管理システムを選ぶポイント
ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際にチェックしておきたい6つのポイントをご紹介します。
無料で利用できるか
有料の勤怠管理システムを取り入れると、初期費用や月額費用が発生してしまいます。これらの費用は、システムの提供形態や機能、従業員数などによって異なり、カスタマイズや外部ソフト連携、サポートなどに追加費用がかかることもあります。
一方、無料の勤怠管理システムを選べば、コストを抑えることが可能です。自社の予算に合ったシステムを選ぶためには、利用人数や機能、データ保持期間、サポート体制などを検討し、コストパフォーマンスの高いシステムを選びましょう。
クラウド型かオンプレミス型か
勤怠管理システムには、自社でサーバーやシステムを管理する「オンプレミス型」と、インターネット上にあるサーバーにシステムが保存されている「クラウド型」があります。
オンプレミス型は、初期費用やメンテナンス費用が高くなりますが、自社でデータを管理でき、比較的自由なカスタマイズが可能です。一方、クラウド型は、初期費用やメンテナンス費用が安く済みますが、データのセキュリティやバックアップに関しては、システム提供者に依存するというデメリットがあります。自社の予算やデータ管理の方針に応じて、最適なシステム提供形態を選びましょう。
既存システムと連携できるか
勤怠管理システムは、給与計算システムや人事管理システムなど、他のシステムと連携することで、業務の効率化やデータの一元化ができます。しかし、システム間の連携には、データの形式や仕様の違いなど、さまざまな課題があるため注意が必要です。自社で運用しているシステムとの連携が可能かどうか、また、連携に必要な費用や工数はいくらかかるかを確認しておきましょう。
サポート体制は充実しているか
勤怠管理システムを導入する際には、システムの設定や導入支援、教育などのサポートが必要です。また、導入後にも、システムのトラブルや法改正への対応などのサポートが必要になる場合があります。システム提供メーカーのサポート体制は、電話やメール、チャットなどの手段や時間帯、費用などさまざまです。自社のニーズに合ったサポート体制を提供しているかどうかを確認しておきましょう。
必要な機能が網羅されているか
勤怠管理システムには、打刻機能や集計機能、休暇管理機能など、基本的な機能が備わっているものがほとんどです。しかし、自社の勤務体系や就業規則に合わせて、カスタマイズや設定変更ができるかどうかは、システムによって異なります。また、シフト管理機能や工数管理機能など、便利な機能も利用できる場合があるため、自社に必要な機能が網羅されているかどうかを確認しておきましょう。
勤怠管理システムは無料と有料どちらがおすすめ？
勤怠管理システムを選ぶ際、無料と有料のどちらにするかは重要なポイントです。無料のシステムは初期費用や月額費用がかからず、基本機能は十分ですが、利用制限やサポートが不十分なことがあります。有料のシステムは利用制限がなく、データ保存やサポートが充実していますが、費用がかかるデメリットがあり、また、機能が多く使いこなせないケースも多いです。
まずは無料システムで使い勝手や機能を確かめ、必要であれば有料プランへの移行を検討すると良いでしょう。
無料の勤怠管理システムおすすめ7選
ここでは、無料で使い続けられる勤怠管理システムを7つご紹介します。
Chat&Messenger
製品の概要や特徴
Chat&Messengerは、ビジネスチャットやWeb会議、ファイル共有などの機能に加えて、勤怠管理機能も備えたグループウェアです。勤怠管理機能の最大の特徴はPCログを活用し、リアルタイムで出退勤を管理できる点です。このPCログによる勤怠管理は客観的な記録に基づいており不正や虚偽の報告を防ぐ効果があります。さらに、休暇管理やアラート通知など基本的な勤怠管理機能も備えています。
ビジネスチャットやWeb会議、勤怠管理機能を一元化したChat&Messengerは、複数のシステムを導入する必要がないため、コスト削減が可能です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
操作が簡単で直感的に使える点、デザインのシンプルさなどを評価する意見が多く見受けられました。
“デザインが華美でなく、ビジネスに適している”
“無料でずっと使えているのか不思議なくらい使いやすい”
“すぐに使えて、すぐに便利さを実感できる”
ハーモス勤怠
製品の概要や特徴
ハーモス勤怠は、株式会社ビズリーチが提供するクラウド型の勤怠管理システムで、中小企業・ベンチャー企業を中心に、累計60,000社で活用されています。人事・労務のノウハウが詰まったシステムで、勤怠データの正確性や安全性を高めるとともに、業務の効率化や品質向上が可能です。
ハーモス勤怠の特徴としては、低価格ですぐに使える点、多様な打刻方法に対応している点、外部システムとの連携がスムーズな点などが挙げられます。過度な残業を防ぐアラート機能、勤怠状況の可視化など、多機能な点も魅力です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
無料で使えて基本機能がそろっている点や複数のツールで利用できる点を評価する口コミが多く見受けられました。
“無料なので導入のハードルが低い”
“勤怠管理の機能を過不足なく利用できる”
“スマホ、PC、アプリなど複数のツールからログインできて便利”
ジョブカン勤怠管理
製品の概要や特徴
ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計の導入実積が20万件以上のクラウド型の勤怠管理システムです。従業員はスマートフォンやPC、ICカード、GPSなど、さまざまな方法で打刻ができ、管理者はリアルタイムに勤怠状況を確認できます。
ジョブカン勤怠管理の特徴は、勤務形態や休暇種別など、企業のニーズに合わせ柔軟にカスタマイズできる点です。また、給与ソフトなどの豊富な外部ソフトと連携可能なため、データの一元管理や入力の省力化ができ、人事労務の業務効率化に貢献します。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
シンプルで操作性が良い点や他システムとの連携が便利という意見が多く見受けられました。
“スマホ、PC、アプリなど複数のツールからログインできて便利”
“操作性がよく、勤怠スケジュールや休暇申請も一元管理できて便利”
“給与システムとの連携で、給与を自動計算してくれる”
Teasy
製品の概要や特徴
Teasyは、株式会社Fullonが提供するクラウド型の勤怠管理サービスです。Time×Easy=Teasyということで、残業をゼロにし定時上がりを目指そうというコンセプトのもと、日々打刻をする従業員が使いやすいシステム設計となっています。
Teasyの特徴としては、負荷状況の把握や残業理由の分析、残業アラート通知など、残業を減らすための機能が充実している点が挙げられます。また、操作する時間帯によって背景色が変わったり、休暇の残日数がわかりやすく表示されるなどのユーザーフレンドリーなUIデザインも魅力です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミサイト、SNS上でTeasy口コミを見つけられませんでした
タブレット タイムレコーダー
製品の概要や特徴
タブレットタイムレコーダーは、従業員の勤怠管理を簡単に行えるシステムです。iPadに専用のアプリをインストールするだけで、出勤・退勤の打刻やシフトの確認ができます。
タブレットタイムレコーダー最大の特徴は、従業員の顔をカメラで撮影して本人確認を行う、顔認証機能です。この顔認証機能により、不正な打刻や代打を防ぐことができます。また、ビデオメッセージや見守り機能、天気予報、打刻時メール送信など、独自の機能も豊富です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
iPadだけで勤怠管理ができる手軽さや、UIのシンプルさを評価する意見が多く見受けられました。
“iPadだけで使える、シンプルでかっこいい勤怠管理システム”
“iPadさえあれば導入できる、使い勝手の良いシステム”
“iPadアプリなので、容易に入手できる”
スマレジ・タイムカード
製品の概要や特徴
スマレジ・タイムカードは、スマートフォンやタブレットだけで簡単に勤怠管理ができるシステムです。従業員は自分の端末で出退勤を打刻し、管理者はリアルタイムで勤怠状況を確認できます。また、勤怠データはクラウドに保存されるので、いつでもどこでも閲覧や編集が可能です。
スマレジ・タイムカードの特徴としては、企業のニーズに合わせて勤務時間や休日などを柔軟に設定できる点や、顔認証やGPSを活用した不正を防ぐ打刻方法が挙げられます。
また、勤怠データのCSV出力、給与計算、年末調整、プロジェクト管理など、便利な機能も豊富です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
導入が簡単で低コストな点や、不正打刻を防げる点を評価する意見が多く見受けられました。
“高額な機器を購入しなくても導入できる”
“誰でも簡単に使え、出勤状況が一目でわかる”
“写真を撮って打刻なので、虚偽の申告ができない”
オツトメ！
製品の概要や特徴
オツトメ！は、利用されて10年、導入実績2,000社以上の無料で利用できる勤怠管理システムです。PCだけでなく、スマホやタブレットからもアクセスできるので、どこからでも簡単に勤怠報告ができます。
オツトメ！特徴としては、人数制限なしで無料で使える点、シンプルで最低限の機能を備えている点、メールアドレスだけで簡単に導入できる点が挙げられます。また、勤怠一覧などさまざまなデータをCSV出力できるので、給与ソフトウェアなど外部システムとの連携も可能です。
無料で活用する方法
有料プランでできること
口コミや評判
口コミサイト、SNS上でオツトメ！の口コミを見つけることができませんでした。
勤怠管理システムのメリット
勤怠管理システムには、紙や手作業での管理に比べて、以下のようなメリットがあります。
労務管理の正確性とコンプライアンスの向上
勤怠管理システムでは、従業員の勤務状況を客観的かつ正確に記録することが可能です。これにより、残業時間や有給休暇の管理や割増賃金の計算など、法令や就業規則に基づいた労務管理ができます。また、不正打刻や代理打刻などの防止にも効果的です。労務管理の法令順守は、企業の社会的責任や信頼性にも関わる重要な課題であり、勤怠管理システムはこれらの課題解決に大きく貢献するでしょう。
業務効率化とコスト削減
勤怠管理システムを活用すれば、従業員や人事担当者の業務負担を軽減できます。従業員は、スマホやPCなどのデバイスで簡単に打刻や休暇申請ができますし、人事担当者は、手作業での集計や計算、チェックや修正などの作業を省くことが可能です。また、給与計算システムや勤怠管理システムとの連携により、データの一元化や自動化ができるため、業務のスピードや品質が向上し、人件費や紙代などのコストも削減できます。
多様な働き方への対応
勤怠管理システムは、リモートワークやフレックスタイム、シフト勤務など、さまざまな働き方に対応できます。特にクラウド型のシステムは、インターネット接続があれば、どこからでもいつでも出退勤の打刻や休暇の申請・承認などの勤怠管理が可能です。また、GPSや生体認証などの機能を活用すれば、勤務場所や時間を正確に把握することもできます。これにより、従業員のワークライフバランスや生産性向上が期待されます。
データの活用と分析
勤怠管理システムは、従業員の勤務データを蓄積し、そのデータを活用・分析できるメリットがあります。データ分析機能を活用すると、残業時間や休暇の取得状況、勤務実績などをグラフや表で可視化し、従業員や管理者にフィードバックすることが可能です。これにより、労働負担の偏りや人員配置のバランスなどの課題を発見し、改善策を考えることができます。さらに、勤怠データを他のデータと関連付け、業績や売上、顧客満足度などに対する影響を分析することも可能です。
最新の法改正への対応
勤怠管理システムでは、労働基準法や労働安全衛生法など、勤怠管理に関する法改正への対応が容易です。特に、クラウド型のシステムであれば、システムのアップデートが自動的に行われるため、常に最新の法令に準拠した勤怠管理ができます。また、システムのカスタマイズや設定変更により、自社の就業規則や制度にも柔軟な対応が可能です。
勤怠管理システムのデメリット
勤怠管理システムには、多くのメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。ここでは、勤怠管理システムのデメリットを3つご紹介します。
有料システムを選ぶとコストがかかる
有料の勤怠管理システムを利用すると、導入するための費用に加えて、従業員の数や機能の種類に応じた月額費用が発生してしまいます。これらのコストは、タイムカードや紙の出勤簿の際にはかからなかったコストです。コスト面のデメリットを避けるためにも、まずは無料のシステムを選び、必要に応じて有料プランへの切り替えを検討するとよいでしょう。
導入に手間がかかる
勤怠管理システムを導入するには、システムの選定、契約、設定、導入支援、従業員への教育など、多くの手間がかかります。特に、自社の勤怠ルールや就業規則に合わせてシステムをカスタマイズする場合には、さらなる時間と手間がかかってしまうでしょう。また、従業員にとっても、新しいシステムに慣れるまでには、抵抗感や不安感を感じることがあるかもしれません。導入時には、人事担当者や従業員など、社内全体からの協力と理解が得られるよう努めましょう。
システムトラブルのリスクがある
勤怠管理システムでは、システムのトラブルにも注意しなければなりません。勤怠管理システムが故障したり、ネットワークが不安定になってしまうと、打刻や集計ができなくなる可能性があります。特にクラウド型のシステムでは、インターネット接続がなければ利用できない点も考慮すべきデメリットのひとつです。実績と信頼があるシステムを選び、トラブルなくスムーズな運用ができるようにしましょう。
無料の勤怠管理システム導入時の注意点
無料の勤怠管理システムには基本機能が備わっていますが、高度な機能やカスタマイズ性には限りがあります。また、使用できる従業員の数やデータの保存容量にも制限があり、大企業や成長企業には不向きです。
無料の勤怠管理システムはコスト面で大きなメリットがありますが、機能や性能、サポート体制には制限があるため、自社のニーズや目的に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。
勤怠管理システムのよくある質問
Q.無料の勤怠管理システムは本当に無料で利用できますか？
無料の勤怠管理システムは、基本的には無料で利用できますが、一部の機能やサポートには制限があります。 例えば、利用できる人数やデータの保存期間延長、他システムとの連携、電話やメールでのサポートなどは有料プランに移行しないと利用できないケースが多いです。 自社のニーズに合わせて、必要な機能やサポートが利用できるかどうかを確認しておきましょう。
Q.無料の勤怠管理システムを有料プランに切り替えることはできますか？
システムによっては、無料プランから有料プランへの移行に制限があるので注意が必要です。例えば、無料プランの利用期間が終了しないと移行できない場合や、移行には費用や手続きが必要な場合があります。また、移行時にはデータ引き継ぎや設定変更が必要になることも考えられます。
無料プランから有料プランへの移行に関する条件や手続きは、事前にシステム提供メーカーに確認しておくとよいでしょう。
無料の勤怠管理システムでコストを抑えて業務の効率化を
この記事では、無料で使い続けられるおすすめの勤怠管理システム7つを詳しく比較しました。また、勤怠管理システムのメリット・デメリット、導入時の注意点やよくある質問についても解説していますので、システム選びの参考にしてください。
勤怠管理システムを利用することで、社員の出勤、退勤、休暇、残業などの勤怠情報が簡単に管理できます。特に、無料の勤怠管理システムは初期費用や月額費用がかからず、基本的な勤怠管理機能が揃っているためおすすめです。
無料の勤怠管理システムを導入することで、コストを抑えながら、業務の効率化や正確性の向上が期待できます。この記事で紹介した勤怠管理システムを参考に、自社に適した製品を選んでみてください。