Hệ thống quản lý chấm công là hệ thống quản lý thông tin chấm công của nhân viên như chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ, v.v.. Bằng cách giới thiệu nó, bạn có thể đạt được những lợi ích như cải thiện độ chính xác và hiệu quả quản lý lao động cũng như giảm chi phí. Đặc biệt, các hệ thống quản lý chấm công được cung cấp miễn phí rất hấp dẫn vì chúng có thể hợp lý hóa hoạt động trong khi vẫn giảm chi phí.
Vì vậy trong bài viết này,Chúng tôi sẽ so sánh kỹ lưỡng và giới thiệu bảy hệ thống quản lý điểm danh mà bạn có thể tiếp tục sử dụng miễn phí.Chúng tôi cũng giải thích những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống quản lý điểm danh, những điểm cần cân nhắc khi chọn một hệ thống cũng như những điểm cần lưu ý khi triển khai hệ thống này, đồng thời chúng tôi cũng trả lời các câu hỏi thường gặp, vì vậy vui lòng xem qua.
Danh sách so sánh hệ thống quản lý chấm công
Các sản phẩm sau đây làMột hệ thống quản lý điểm danh mà bạn có thể tiếp tục sử dụng hoàn toàn miễn phí.là.
| tên sản phẩm | Những đặc điểm chính | Giá tối thiểu của phiên bản trả phí (giá ước tính hàng tháng) | Cloud | On-premise | Số lượng người có hạn (Gói miễn phí) | Tương thích ứng dụng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Trò chuyện & Nhắn tin | trò chuyện Hội thảo trên web lịch trình quản lý công việc Quản lý chấm công quản lý nghỉ phép Nhật ký hoạt động của PC | On-premise Từ 150 yên Đám mây Từ 300 yên | 〇 | 〇 | 50 người | 〇 |
| hòa âm tham dự | Quản lý chấm công Quản lý chấm công báo cáo làm thêm giờ quản lý nghỉ phép Cảnh báo chấm công Truy cập vào vùng giới hạn quản lý ca | 100 yên~ | 〇 | – | 30 người | 〇 |
| Quản lý chấm công Jobcan | Quản lý chấm công quản lý ca quản lý nghỉ phép Quản lý nghỉ phép có lương Quản lý giờ công Báo động Hợp tác phần mềm tính lương Tạo ca tự động Đã cấp phép nghỉ có lương tự động | Từ 200 yên | 〇 | – | 10 người | 〇 |
| trêu chọc | Quản lý chấm công quản lý nghỉ phép Quản lý làm thêm giờ Quản lý lịch làm việc Quản lý chấm công quản lý lịch trình Thông báo xuất dữ liệu Báo động | 300 yên~ | 〇 | – | 5 người | – |
| Viên thuốc Máy ghi thời gian | Quản lý chấm công bảng điều khiển tin nhắn video Phân tích tham dự Truy cập vào vùng giới hạn Hợp tác phần mềm tính lương Đầu ra bản ghi chấm công | Từ 11.800 yên | – | 〇 | 3 người | 〇 *chỉ dành cho iPad |
| Smaregi Thẻ chấm công | Quản lý chấm công quản lý ca quản lý nghỉ phép Tính lương cảnh báo lao động Quản lý báo cáo hàng ngày quản lý dự án quy trình làm việc | Từ 2.420 yên | 〇 | – | 30 người | 〇 *Chỉ dành cho iOS |
| Otsutome! | Quản lý chấm công tin nhắn quản lý nhân viên Cài đặt giờ làm việc đầu ra dữ liệu chấm công CSV Thẻ chấm công | Không có gói trả phí | 〇 | – | vô hạn | – |
Hệ thống quản lý điểm danh là gì?
Hệ thống quản lý chấm công là hệ thống quản lý thông tin chấm công của nhân viên như chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ, v.v.. Trước đây, các công ty chủ yếu quản lý điểm danh bằng giấy hoặc Excel, nhưng gần đây số lượng công ty sử dụng hệ thống để quản lý điểm danh ngày càng tăng.
Đặc biệt, hệ thống dựa trên đám mây có ưu điểm là có thể nhập, xác nhận và phê duyệt thông tin điểm danh mọi lúc, mọi nơi từ điện thoại thông minh hoặc PC được kết nối Internet. Hơn nữa, nhiều sản phẩm có chức năng như tính lương, quản lý lao động nên có thể nâng cao hiệu quả hoạt động nhân sự và kế toán.
Chức năng cơ bản của hệ thống quản lý điểm danh
Hệ thống quản lý chấm công có các chức năng cơ bản sau:
Chức năng đóng dấu
Chức năng dán tem là chức năng ghi lại sự có mặt và chấm công của nhân viên. Các phương pháp dán tem bao gồm máy tính, điện thoại thông minh, thẻ IC và xác thực sinh trắc học, mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Với chức năng dập có thể nắm bắt chính xác tình trạng làm việc của nhân viên. Cũng sẽ hữu ích nếu có cảnh báo để tránh quên bấm giờ và chức năng quản lý nhật ký PC để ngăn chặn việc bấm giờ trái phép.
Hàm tổng hợp
Hàm tổng hợp là hàm tổng hợp các thông tin chấm công đã được đóng dấu và tính toán số giờ làm việc, số giờ làm thêm, số ngày làm việc, v.v. Với chức năng tổng hợp, bạn có thể hợp lý hóa việc tính toán bảng lương, tạo dữ liệu cần thiết cho việc quản lý lao động và hiểu các xu hướng cũng như vấn đề trong điều kiện làm việc thông qua phân tích dữ liệu. Ngoài ra, vì thông tin chấm công có thể được xuất ra dưới dạng báo cáo nên rất dễ tạo tài liệu dựa trên luật pháp và quy định cũng như quy định làm việc.
Chức năng quản lý nghỉ phép
Chức năng quản lý ngày nghỉ là chức năng quản lý ngày nghỉ của nhân viên và ngày nghỉ có lương. Bằng cách sử dụng chức năng quản lý nghỉ phép, có thể đơn giản hóa các yêu cầu nghỉ phép, hiểu được trạng thái nghỉ phép đã thực hiện và số ngày còn lại cũng như tối ưu hóa kế hoạch nghỉ phép. Ngoài ra, bằng cách số hóa quy trình yêu cầu và phê duyệt nghỉ phép cũng như hiểu rõ dữ liệu, sẽ dẫn đến công việc hiệu quả hơn, thúc đẩy việc nghỉ phép có lương và tối ưu hóa việc phân bổ nhân sự.
Chức năng quản lý ca
Chức năng quản lý ca làm việc là chức năng tạo và thay đổi ca làm việc của nhân viên. Bằng cách sử dụng chức năng quản lý ca, bạn có thể sắp xếp ca làm việc tối ưu theo mong muốn, khả năng, khối lượng công việc của nhân viên, v.v. Ngoài ra, chúng ta có thể mong đợi những tác động như tăng hiệu quả trong việc tạo ca, giảm lỗi khi tạo ca, thay đổi ca linh hoạt và cải thiện tính công bằng và hiệu quả của ca.
Chức năng quản lý làm thêm giờ
Chức năng quản lý làm thêm giờ là chức năng quản lý số giờ làm thêm của nhân viên. Bằng cách sử dụng chức năng quản lý làm thêm giờ, bạn có thể đơn giản hóa các yêu cầu làm thêm giờ, theo dõi số giờ làm thêm, đặt giới hạn trên về số giờ làm thêm và đưa ra cảnh báo. Ngoài ra, bằng cách tổng hợp và phân tích lý do nhân viên làm thêm giờ, làm thêm giờ và xu hướng làm thêm giờ, sẽ có thể xem xét các biện pháp cải tiến và giảm thời gian làm thêm. Những nỗ lực này cũng giúp ngăn ngừa làm việc quá sức và các mối nguy hiểm cho sức khỏe.
Những điểm cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống quản lý điểm danh
Dưới đây là sáu điểm cần kiểm tra khi chọn hệ thống quản lý điểm danh.
Nó có sẵn miễn phí không?
Nếu bạn áp dụng hệ thống quản lý điểm danh trả phí, sẽ có chi phí ban đầu và chi phí hàng tháng. Các chi phí này khác nhau tùy thuộc vào định dạng cung cấp hệ thống, chức năng, số lượng nhân viên, v.v. và chi phí bổ sung có thể được yêu cầu để tùy chỉnh, tích hợp phần mềm bên ngoài, hỗ trợ, v.v.
Mặt khác, bạn có thể giảm chi phí bằng cách chọn hệ thống quản lý điểm danh miễn phí. Để chọn một hệ thống phù hợp với ngân sách của công ty bạn, hãy xem xét số lượng người dùng, chức năng, thời gian lưu giữ dữ liệu, hệ thống hỗ trợ, v.v. và chọn hệ thống có hiệu suất chi phí cao.
Loại đám mây hay loại tại chỗ?
Có hai loại hệ thống quản lý điểm danh: "tại chỗ" nơi bạn quản lý máy chủ và hệ thống của riêng mình và "đám mây" nơi hệ thống được lưu trữ trên máy chủ trên Internet.
Các mô hình tại chỗ có chi phí ban đầu và chi phí bảo trì cao hơn nhưng chúng cho phép bạn quản lý dữ liệu của riêng mình và cho phép tùy chỉnh tương đối miễn phí. Mặt khác, các hệ thống dựa trên đám mây có chi phí ban đầu và bảo trì thấp hơn nhưng có nhược điểm là phụ thuộc vào nhà cung cấp hệ thống để bảo mật và sao lưu dữ liệu. Chọn định dạng cung cấp hệ thống tối ưu theo chính sách quản lý dữ liệu và ngân sách của công ty bạn.
Nó có thể được liên kết với các hệ thống hiện có?
Hệ thống quản lý chấm công có thể nâng cao hiệu quả công việc và tập trung dữ liệu bằng cách liên kết với các hệ thống khác như hệ thống tính lương và hệ thống quản lý nhân sự. Tuy nhiên, có nhiều vấn đề khác nhau với các hệ thống liên kết, chẳng hạn như sự khác biệt về định dạng và thông số kỹ thuật dữ liệu, vì vậy cần phải cẩn thận. Kiểm tra xem liệu có thể liên kết với hệ thống mà công ty bạn đang vận hành hay không và cần bao nhiêu chi phí cũng như thời gian để thực hiện điều đó.
Có hệ thống hỗ trợ tốt không?
Khi triển khai hệ thống quản lý điểm danh, cần có sự hỗ trợ như cài đặt hệ thống, hỗ trợ triển khai và đào tạo. Ngoài ra, ngay cả sau khi triển khai, vẫn có thể cần hỗ trợ để giải quyết các vấn đề về hệ thống và sửa đổi pháp lý. Hệ thống hỗ trợ của các nhà cung cấp hệ thống khác nhau, bao gồm điện thoại, email, trò chuyện và các phương thức khác, khung thời gian và chi phí. Kiểm tra xem liệu họ có cung cấp hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.
Các chức năng cần thiết có được đáp ứng không?
Hầu hết các hệ thống quản lý chấm công đều được trang bị các chức năng cơ bản như ghi thời gian, tổng hợp và quản lý nghỉ phép. Tuy nhiên, việc bạn có thể tùy chỉnh hoặc thay đổi cài đặt cho phù hợp với hệ thống làm việc của công ty mình hay không và các quy tắc làm việc sẽ khác nhau tùy thuộc vào hệ thống. Ngoài ra, các chức năng hữu ích như quản lý ca và quản lý giờ công cũng có thể có sẵn, vì vậy hãy nhớ kiểm tra xem công ty của bạn có các chức năng bạn cần hay không.
Hệ thống quản lý điểm danh nào tốt hơn, miễn phí hay trả phí?
Khi chọn một hệ thống quản lý chấm công, điều quan trọng là phải quyết định nên chọn hệ thống miễn phí hay trả phí. Hệ thống miễn phí không có phí ban đầu hoặc phí hàng tháng và có đủ chức năng cơ bản nhưng có thể có những hạn chế sử dụng và không được hỗ trợ đầy đủ. Hệ thống trả phí không có giới hạn sử dụng, có khả năng lưu trữ và hỗ trợ dữ liệu rộng rãi, nhưng chúng có nhược điểm là đắt tiền và có nhiều trường hợp khó sử dụng hết vì chúng có quá nhiều chức năng.
Trước tiên, bạn nên kiểm tra khả năng sử dụng và chức năng của hệ thống miễn phí, đồng thời xem xét chuyển sang gói trả phí nếu cần.
7 hệ thống quản lý điểm danh miễn phí được đề xuất
Tại đây, chúng tôi sẽ giới thiệu bảy hệ thống quản lý điểm danh mà bạn có thể tiếp tục sử dụng miễn phí.
Trò chuyện & Nhắn tin
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Chat&Messenger là phần mềm nhóm có các chức năng như trò chuyện kinh doanh, hội thảo trên web và chia sẻ tệp cũng như các chức năng quản lý điểm danh. Tính năng lớn nhất của chức năng quản lý chấm công là sử dụng nhật ký PC để quản lý việc chấm công và chấm công theo thời gian thực. Quản lý điểm danh dựa trên nhật ký PC này dựa trên hồ sơ khách quan và có hiệu quả trong việc ngăn chặn gian lận và báo cáo sai. Nó cũng có các chức năng quản lý điểm danh cơ bản như quản lý nghỉ phép và thông báo cảnh báo.
Chat&Messenger, tập trung các chức năng trò chuyện kinh doanh, hội thảo trên web và quản lý điểm danh, loại bỏ nhu cầu cài đặt nhiều hệ thống, giảm chi phí.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Nhiều ý kiến khen ngợi khả năng vận hành dễ dàng, trực quan và thiết kế đơn giản.
“Thiết kế không hào nhoáng và phù hợp cho việc kinh doanh.”
“Nó dễ sử dụng đến mức thật ngạc nhiên khi nó miễn phí và có sẵn lâu như vậy”
“Bạn có thể sử dụng ngay và cảm nhận sự tiện lợi ngay lập tức.”
hòa âm tham dự
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Harmos Chấm công là một hệ thống quản lý điểm danh dựa trên đám mây do BizReach Co., Ltd. cung cấp và được tổng cộng 60.000 công ty sử dụng, chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các công ty liên doanh. Hệ thống này chứa đựng bí quyết về nguồn nhân lực và lao động, đồng thời có thể cải thiện độ chính xác và an toàn của dữ liệu chấm công cũng như cải thiện hiệu quả và chất lượng công việc.
Đặc điểm của Harmos Examiner bao gồm chi phí thấp, sẵn sàng sử dụng, hỗ trợ nhiều phương pháp dập khác nhau và tích hợp trơn tru với các hệ thống bên ngoài. Tính đa chức năng của nó cũng rất hấp dẫn, chẳng hạn như chức năng cảnh báo để tránh làm thêm giờ quá mức và trực quan hóa tình trạng đi học.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Chúng tôi đã tìm thấy nhiều bài đánh giá khen ngợi thực tế là nó miễn phí sử dụng, có các chức năng cơ bản và có thể sử dụng với nhiều công cụ.
“Nó miễn phí nên khó khăn khi giới thiệu là rất thấp.”
“Bạn có thể sử dụng chính xác số lượng chức năng quản lý điểm danh.”
“Thuận tiện để đăng nhập từ nhiều công cụ như điện thoại thông minh, PC và ứng dụng”
Quản lý chấm công Jobcan
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Quản lý chấm công Jobkan là một hệ thống quản lý chấm công dựa trên đám mây đã được cài đặt tổng cộng hơn 200.000 lần. Nhân viên có thể theo dõi bằng nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm điện thoại thông minh, PC, thẻ IC và GPS, đồng thời người quản lý có thể kiểm tra trạng thái chấm công của họ trong thời gian thực.
Một tính năng của Quản lý chấm công Jobkan là nó có thể được tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu của công ty, chẳng hạn như hình thức làm việc và loại nghỉ phép. Ngoài ra, do có thể liên kết với nhiều phần mềm bên ngoài như phần mềm tính lương nên có thể quản lý dữ liệu tập trung và tiết kiệm nhân công nhập liệu, góp phần tăng hiệu quả trong công tác nhân sự và lao động.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Nhiều người nhận xét rằng nó đơn giản, dễ sử dụng và thuận tiện khi liên kết với các hệ thống khác.
“Thuận tiện để đăng nhập từ nhiều công cụ như điện thoại thông minh, PC và ứng dụng”
“Dễ sử dụng và thuận tiện để quản lý tập trung lịch trình tham dự và yêu cầu nghỉ phép.”
“Mức lương được tính tự động bằng cách liên kết với hệ thống tính lương”
trêu chọc
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Teasy là dịch vụ quản lý điểm danh dựa trên đám mây được cung cấp bởi Fullon Co., Ltd. Thời gian×Dễ dàng=Teasy, vì vậy hệ thống được thiết kế để dễ sử dụng cho những nhân viên bấm giờ hàng ngày, dựa trên khái niệm không làm thêm giờ và hướng đến đúng giờ.
Một tính năng của Teasy là nó có rất nhiều chức năng để giảm thời gian làm thêm giờ, chẳng hạn như hiểu trạng thái khối lượng công việc, phân tích lý do làm thêm giờ và thông báo cảnh báo làm thêm giờ. Ngoài ra, thiết kế giao diện người dùng thân thiện với người dùng rất hấp dẫn, với màu nền thay đổi tùy thuộc vào thời gian bạn sử dụng trong ngày và màn hình hiển thị dễ hiểu về số ngày còn lại trong kỳ nghỉ của bạn.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Tôi không thể tìm thấy bất kỳ bài đánh giá Teasy nào trên các trang đánh giá hoặc SNS.
máy ghi thời gian máy tính bảng
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Đồng hồ thời gian trên máy tính bảng là một hệ thống cho phép bạn dễ dàng quản lý sự có mặt của nhân viên. Chỉ cần cài đặt một ứng dụng chuyên dụng trên iPad, bạn có thể kiểm tra thời gian và ca làm việc cũng như điểm danh và khởi hành của mình.
Tính năng quan trọng nhất của máy ghi thời gian trên máy tính bảng là chức năng nhận dạng khuôn mặt, sử dụng camera để chụp ảnh khuôn mặt của nhân viên nhằm xác minh danh tính của họ. Chức năng nhận dạng khuôn mặt này ngăn chặn việc đánh và véo trái phép. Nó cũng có nhiều chức năng độc đáo như tin nhắn video, chức năng giám sát, dự báo thời tiết và gửi email theo dấu thời gian.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Nhiều người ca ngợi sự dễ dàng trong việc quản lý điểm danh chỉ bằng iPad và sự đơn giản của giao diện người dùng.
“Một hệ thống quản lý điểm danh đơn giản và thú vị chỉ có thể được sử dụng với iPad”
“Một hệ thống dễ sử dụng có thể được cài đặt chỉ bằng iPad”
“Đây là một ứng dụng dành cho iPad nên rất dễ tải.”
Thẻ thời gian Smaregi
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Thẻ thời gian SmaRegi là một hệ thống cho phép bạn dễ dàng quản lý việc tham dự của mình chỉ bằng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Nhân viên có thể bấm giờ vào và ra trên thiết bị của riêng họ và người quản lý có thể kiểm tra trạng thái chấm công theo thời gian thực. Ngoài ra, vì dữ liệu điểm danh được lưu trên đám mây nên có thể xem và chỉnh sửa mọi lúc, mọi nơi.
Các tính năng của Thẻ thời gian SmaRegi bao gồm khả năng thiết lập linh hoạt giờ làm việc và ngày nghỉ phù hợp với nhu cầu của công ty và phương pháp dán tem sử dụng nhận dạng khuôn mặt và GPS để ngăn chặn gian lận.
Nó cũng có nhiều chức năng hữu ích như xuất CSV dữ liệu chấm công, tính lương, điều chỉnh cuối năm và quản lý dự án.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Có nhiều ý kiến khen ngợi hệ thống này dễ thực hiện, chi phí thấp và khả năng ngăn chặn việc dán tem gian lận.
“Có thể cài đặt mà không cần mua thiết bị đắt tiền”
“Dễ dàng cho mọi người sử dụng và kiểm tra trạng thái điểm danh trong nháy mắt”
“Vì ảnh đã được chụp và đóng dấu nên không thể khai báo sai sự thật”.
Otsutome!
Tổng quan và tính năng sản phẩm
Otsutome! là một hệ thống quản lý chấm công miễn phí đã được sử dụng trong 10 năm và được hơn 2.000 công ty sử dụng. Nó có thể được truy cập không chỉ từ PC mà còn từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, vì vậy bạn có thể dễ dàng báo cáo điểm danh từ bất cứ đâu.
Otsutome! Các tính năng của nó bao gồm thực tế là nó có thể được sử dụng miễn phí mà không hạn chế số lượng người dùng, nó đơn giản và có các chức năng tối thiểu, đồng thời có thể dễ dàng giới thiệu nó chỉ bằng một địa chỉ email. Ngoài ra, nhiều dữ liệu khác nhau như danh sách điểm danh có thể được xuất ra dưới dạng CSV, do đó có thể liên kết với các hệ thống bên ngoài như phần mềm tính lương.
Cách sử dụng miễn phí
Bạn có thể làm gì với gói trả phí
Đánh giá và danh tiếng
Otsutome trên các trang đánh giá và SNS! Tôi không thể tìm thấy bất kỳ đánh giá nào.
Ưu điểm của hệ thống quản lý điểm danh
Hệ thống quản lý chấm công có những ưu điểm sau so với quản lý bằng giấy và thủ công.
Cải thiện tính chính xác và tuân thủ trong quản lý lao động
Hệ thống quản lý chấm công cho phép bạn ghi lại trạng thái làm việc của nhân viên một cách khách quan và chính xác. Điều này cho phép quản lý lao động dựa trên luật pháp, quy định và quy định làm việc, chẳng hạn như quản lý giờ làm thêm và ngày nghỉ có lương cũng như tính lương bổ sung. Nó cũng có hiệu quả trong việc ngăn chặn việc dán tem gian lận và dán tem proxy. Việc tuân thủ pháp luật và các quy định trong quản lý lao động là một vấn đề quan trọng liên quan đến trách nhiệm xã hội và độ tin cậy của công ty, và một hệ thống quản lý chấm công sẽ góp phần rất lớn vào việc giải quyết những vấn đề này.
Nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí
Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý chấm công, bạn có thể giảm bớt gánh nặng công việc cho nhân viên và nhân sự. Nhân viên có thể dễ dàng đăng ký và xin nghỉ phép bằng cách sử dụng các thiết bị như điện thoại thông minh và PC, đồng thời nhân viên nhân sự có thể loại bỏ việc lập bảng, tính toán, kiểm tra và sửa lỗi thủ công. Ngoài ra, bằng cách liên kết với hệ thống tính lương và hệ thống quản lý chấm công, dữ liệu có thể được thống nhất và tự động hóa, nâng cao tốc độ và chất lượng công việc và giảm các chi phí như chi phí nhân sự, giấy tờ.
Đáp ứng phong cách làm việc đa dạng
Hệ thống quản lý chấm công có thể đáp ứng nhiều phong cách làm việc khác nhau, chẳng hạn như làm việc từ xa, thời gian linh hoạt và làm việc theo ca. Đặc biệt, các hệ thống dựa trên đám mây cho phép bạn quản lý việc chấm công, chẳng hạn như bấm giờ vào và ra khỏi cơ quan cũng như yêu cầu và phê duyệt thời gian nghỉ phép, từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào miễn là bạn có kết nối Internet. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các tính năng như GPS và xác thực sinh trắc học, bạn có thể xác định chính xác địa điểm và thời điểm bạn làm việc. Điều này được kỳ vọng sẽ cải thiện sự cân bằng và năng suất giữa công việc và cuộc sống của nhân viên.
Sử dụng và phân tích dữ liệu
Hệ thống quản lý chấm công có lợi thế là tích lũy dữ liệu công việc của nhân viên và có thể sử dụng cũng như phân tích dữ liệu đó. Sử dụng chức năng phân tích dữ liệu, có thể trực quan hóa số giờ làm thêm, trạng thái nghỉ phép, hiệu suất công việc, v.v. dưới dạng biểu đồ và bảng, đồng thời cung cấp phản hồi cho nhân viên và người quản lý. Điều này giúp có thể phát hiện ra các vấn đề như gánh nặng lao động không cân bằng và nhân sự không cân bằng và tìm ra cách cải thiện chúng. Hơn nữa, cũng có thể tương quan dữ liệu tham dự với các dữ liệu khác và phân tích tác động của nó đến hiệu suất, doanh số bán hàng, sự hài lòng của khách hàng, v.v.
Phản hồi các sửa đổi pháp lý mới nhất
Hệ thống quản lý chấm công có thể dễ dàng đáp ứng các sửa đổi của luật liên quan đến quản lý chấm công, chẳng hạn như Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động và Đạo luật An toàn và Sức khỏe Công nghiệp. Đặc biệt, với các hệ thống dựa trên đám mây, các bản cập nhật hệ thống diễn ra tự động nên việc quản lý chấm công luôn có thể tuân thủ các luật và quy định mới nhất. Ngoài ra, bằng cách tùy chỉnh hệ thống và thay đổi cài đặt, bạn có thể linh hoạt đáp ứng các quy tắc và hệ thống làm việc của công ty mình.
Nhược điểm của hệ thống quản lý điểm danh
Mặc dù hệ thống quản lý điểm danh có nhiều ưu điểm nhưng cũng có những nhược điểm. Dưới đây là ba nhược điểm của hệ thống quản lý điểm danh.
Chọn một hệ thống trả phí là tốn kém
Nếu bạn sử dụng hệ thống quản lý chấm công trả phí, ngoài chi phí lắp đặt, bạn sẽ phải chịu chi phí hàng tháng tùy thuộc vào số lượng nhân viên và loại chức năng. Những chi phí này không phát sinh khi sử dụng phiếu chấm công hoặc sổ điểm danh bằng giấy. Để tránh những bất lợi về chi phí, tốt nhất trước tiên bạn nên chọn hệ thống miễn phí và cân nhắc chuyển sang gói trả phí nếu cần thiết.
Cần có thời gian để thực hiện
Việc giới thiệu một hệ thống quản lý chấm công đòi hỏi nhiều nỗ lực, bao gồm lựa chọn hệ thống, ký hợp đồng, cài đặt, hỗ trợ triển khai và đào tạo nhân viên. Đặc biệt, việc tùy chỉnh hệ thống cho phù hợp với quy định chấm công và quy chế làm việc của công ty bạn sẽ cần thêm thời gian và công sức. Nhân viên cũng có thể cảm thấy phản kháng hoặc lo lắng khi họ làm quen với hệ thống mới. Khi thực hiện, hãy cố gắng đạt được sự hợp tác và hiểu biết từ toàn thể công ty, bao gồm cả nhân sự và nhân viên.
Có nguy cơ xảy ra sự cố hệ thống
Khi sử dụng hệ thống quản lý điểm danh, bạn cũng phải cẩn thận với các sự cố hệ thống. Nếu hệ thống quản lý điểm danh gặp trục trặc hoặc mạng không ổn định, có thể không thể bấm giờ hoặc kiểm đếm. Riêng với các hệ thống dựa trên đám mây, một trong những nhược điểm cần lưu ý là không thể sử dụng chúng nếu không có kết nối Internet. Chọn một hệ thống có thành tích đã được chứng minh và đáng tin cậy để bạn có thể vận hành nó một cách trơn tru và không gặp bất kỳ rắc rối nào.
Những điểm cần lưu ý khi triển khai hệ thống quản lý điểm danh miễn phí
Hệ thống quản lý điểm danh miễn phí có các chức năng cơ bản nhưng các chức năng nâng cao và khả năng tùy chỉnh còn hạn chế. Ngoài ra, có những giới hạn về số lượng nhân viên và dung lượng lưu trữ dữ liệu có thể được sử dụng, khiến nó không phù hợp với các công ty lớn hoặc đang phát triển.
Hệ thống quản lý chấm công miễn phí có lợi thế lớn về chi phí nhưng có những hạn chế về chức năng, hiệu suất và hệ thống hỗ trợ, vì vậy điều quan trọng là chọn hệ thống phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của công ty bạn.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý điểm danh
H. Tôi thực sự có thể sử dụng hệ thống quản lý điểm danh miễn phí không?
Hệ thống quản lý điểm danh miễn phí về cơ bản có thể được sử dụng miễn phí, nhưng có những hạn chế đối với một số chức năng và hỗ trợ. Ví dụ: trong nhiều trường hợp, các tính năng như số lượng người dùng có thể sử dụng dịch vụ, gia hạn thời gian lưu trữ dữ liệu, tích hợp với các hệ thống khác, hỗ trợ qua điện thoại và email, v.v. sẽ không khả dụng trừ khi bạn chuyển sang gói trả phí. Kiểm tra xem các chức năng và hỗ trợ cần thiết có sẵn theo nhu cầu của công ty bạn hay không.
Q.Tôi có thể chuyển từ hệ thống quản lý điểm danh miễn phí sang gói trả phí không?
Xin lưu ý rằng tùy thuộc vào hệ thống, sẽ có những hạn chế trong việc chuyển từ gói miễn phí sang gói trả phí. Ví dụ: bạn có thể không chuyển được cho đến khi thời gian sử dụng gói miễn phí kết thúc hoặc việc chuyển có thể yêu cầu phí và thủ tục. Ngoài ra, có thể cần phải chuyển dữ liệu hoặc thay đổi cài đặt trong quá trình di chuyển.
Bạn nên kiểm tra trước với nhà cung cấp hệ thống về các điều kiện và thủ tục chuyển từ gói miễn phí sang gói trả phí.
Giảm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc với hệ thống quản lý điểm danh miễn phí
Trong bài viết này, chúng tôi đã cung cấp bản so sánh chi tiết về bảy hệ thống quản lý điểm danh được đề xuất có thể sử dụng miễn phí. Chúng tôi cũng giải thích những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống quản lý điểm danh, những lưu ý cần thực hiện khi giới thiệu chúng và các câu hỏi thường gặp, vì vậy vui lòng sử dụng chúng làm tài liệu tham khảo khi chọn hệ thống.
Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý chấm công, bạn có thể dễ dàng quản lý thông tin chấm công của nhân viên như điểm danh, ra đi, nghỉ phép và làm thêm giờ. Đặc biệt, hệ thống quản lý điểm danh miễn phí được khuyến nghị vì chúng không yêu cầu phí ban đầu hoặc hàng tháng và có các chức năng quản lý điểm danh cơ bản.
Bằng cách giới thiệu hệ thống quản lý điểm danh miễn phí, bạn có thể mong đợi cải thiện hiệu quả hoạt động và độ chính xác đồng thời giảm chi phí. Hãy tham khảo các hệ thống quản lý chấm công được giới thiệu trong bài viết này và lựa chọn sản phẩm phù hợp với công ty bạn.