グループウェアを使って、ペーパーレスを実現する方法

2019年10月30日

みなさんは、ペーパーレスと聞いたらどんなことを思い浮かべますか？「環境にやさしい」と思う方が多いのではないでしょうか？たしかにペーパーレスは環境にやさしい面があります。しかし、ペーパーレスのメリットはそれだけには留まりません。

そこで、ここではペーパーレスのメリットと、それをグループウェアで実現する方法についてご紹介します。

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは、電子的なやり取り（例えばメールやチャットなど）を駆使し、なるべく紙を使用しないようにすることです。例えば紙媒体の書類をPDF化し、共有ファイルサーバに保管する、などの取り組みが挙げられます。

しかし、ペーパーレスとは「紙を一枚たりとも使わないというわけではありません」。紙媒体で保管しておかなければならない書類と、そうでない書類を分け、整理整頓することが目的です。

グループウェアとは情報を共有しコミュニケーションを行うことで、業務の効率化や生産性の向上を目指すツール群のことです。チャット、タスク管理、スケジュール管理、ファイル共有、Web会議などの機能が揃っています。

ペーパーレスに取り組むとどんなメリットがあるのか、見ていきましょう。

紙媒体の書類をバインダーに入れておくよりも、書類を電子化してカテゴライズや日付でソートすることで、欲しい情報にいち早くアクセスできます。

紙媒体を社外に持ち出した場合、うっかりしたことで書類を落としてしまう可能性があります。電子媒体の場合は書類によって閲覧権限をつけることで、たとえクライアントPCを置き忘れてしまった、といった場合でも書類を見られる心配はありません。

紙媒体は、紙代、印刷代、保管する場所（キャビネット）などの費用がかかります。電子化することで、これらのコストをカットすることができます。

紙媒体では遠隔地にいるスタッフと書類を共有することができません。電子媒体であれば、共有して閲覧できる場所に電子書類を置くことで、ネットワークを通じて遠隔地のスタッフと情報を共有することができます。

ペーパーレスのメリットがわかったところで、最後にグループウェアを使ったペーパーレスの実現方法について見ていきましょう。

グループウェアにはファイル共有機能が付いています。ファイル共有機能を使うことで、ペーパーレス化を実現できます。

ただし、ただファイル共有機能があれば良いというわけではありません。先ほどのペーパーレス化の恩恵を受けられるようなグループウェアを選ぶことが重要です。

特に「高速・軽快なファイルサーチ」「セキュアであること」は、グループウェアごとに特色のある部分です。どのグループウェアが良いのか見極める参考にしてください。

わざわざ一つのファイルにまとめる程の内容ではない場合もありますよね。その場合は掲示板やビジネスチャットの機能が役に立ちます。

掲示板やチャットを使ったやり取りはグループウェア内に残り続けるので、あとで見直したい場合に便利です。

Web会議とは、インターネットを通じて遠くの拠点の複数のスタッフと会議できるシステムです。

Web会議は「電子化された情報でコミュニケーションを取る際に有用なツール」です。ファイル共有機能や掲示板、チャット機能とシームレスに繋がっているので、Web会議を使う場合は紙媒体より電子媒体の方がより便利です。

ペーパーレスはただ環境にやさしいだけでなく、「コスト、セキュリティ、情報共有の面でアドバンテージがある」ことがお分りいただけたかと思います。

グループウェアをうまく活用することでペーパーレス化の恩恵を余すことなく受け取ることができます。一度導入を検討してみてくださいね。