ทำอย่างไรให้ไร้กระดาษโดยใช้กรุ๊ปแวร์

คุณคิดอย่างไรเมื่อได้ยินคำว่าไร้กระดาษ? หลายๆ คนอาจจะคิดว่า "เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม" เป็นความจริงที่ว่าระบบไร้กระดาษเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากกว่า แต่ประโยชน์ของการเลิกใช้กระดาษไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น

ดังนั้น เราจะแนะนำคุณประโยชน์ของการดำเนินงานแบบไร้กระดาษและวิธีการบรรลุเป้าหมายด้วยกรุ๊ปแวร์

ไร้กระดาษคืออะไร?

ไร้กระดาษหมายถึงการใช้การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างเต็มที่ (เช่น อีเมล แชท ฯลฯ) และหลีกเลี่ยงการใช้กระดาษให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น ความพยายามในการแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ PDF และจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน

อย่างไรก็ตาม การไร้กระดาษ "ไม่ได้หมายความว่าไม่ใช้กระดาษแม้แต่แผ่นเดียว" วัตถุประสงค์คือเพื่อแยกและจัดระเบียบเอกสารที่ต้องเก็บในรูปแบบกระดาษและเอกสารที่ไม่จัดเก็บ

กรุ๊ปแวร์คืออะไร?

กรุ๊ปแวร์คือกลุ่มเครื่องมือที่มุ่งปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและประสิทธิผลโดยการแบ่งปันข้อมูลและการสื่อสาร มันมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การแชท การจัดการงาน การจัดการตารางเวลา การแชร์ไฟล์ และการประชุมทางเว็บ

ข้อดีของการไร้กระดาษ

มาดูประโยชน์ของการไร้กระดาษกันดีกว่า

การค้นหาเอกสารค่อนข้างง่าย

แทนที่จะเก็บเอกสารกระดาษไว้ในแฟ้ม คุณสามารถแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและจัดเรียงตามหมวดหมู่หรือวันที่เพื่อเข้าถึงข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูล

หากคุณนำสื่อกระดาษออกไปนอกสำนักงาน มีความเป็นไปได้ที่คุณอาจทำเอกสารหล่นโดยไม่ตั้งใจ ในกรณีของสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการกำหนดสิทธิ์การดูโดยขึ้นอยู่กับเอกสาร ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการดูเอกสาร แม้ว่าพีซีไคลเอนต์จะอยู่ผิดที่ก็ตาม

มีผลในการลดต้นทุน

สื่อกระดาษมีค่าใช้จ่าย เช่น ค่ากระดาษ ค่าพิมพ์ และพื้นที่จัดเก็บ (ตู้) การแปลงเป็นดิจิทัลสามารถลดต้นทุนเหล่านี้ได้

สามารถแชร์เอกสารกับสถานที่ห่างไกลได้

เอกสารกระดาษไม่สามารถแบ่งปันกับพนักงานในสถานที่ห่างไกลได้ ด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานระยะไกลผ่านเครือข่ายโดยการวางเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในตำแหน่งที่ใช้ร่วมกันและสามารถดูได้

วิธีทำให้ไร้กระดาษโดยใช้กรุ๊ปแวร์

ตอนนี้เราเข้าใจถึงประโยชน์ของการไร้กระดาษแล้ว เรามาดูวิธีทำให้ไร้กระดาษโดยใช้กรุ๊ปแวร์กันดีกว่า

ไร้กระดาษด้วยฟังก์ชันการแชร์ไฟล์

กรุ๊ปแวร์มีฟังก์ชันการแชร์ไฟล์ ด้วยการใช้ฟังก์ชันการแชร์ไฟล์ คุณสามารถใช้งานแบบไร้กระดาษได้

อย่างไรก็ตาม การมีฟังก์ชั่นแชร์ไฟล์อย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกกรุ๊ปแวร์ที่จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์จากระบบไร้กระดาษที่กล่าวถึงข้างต้น

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ``การค้นหาไฟล์ที่รวดเร็วและว่องไว'' และ ``ความปลอดภัย'' เป็นคุณลักษณะที่แต่ละกรุ๊ปแวร์มี โปรดใช้สิ่งนี้เป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อพิจารณาว่ากรุ๊ปแวร์ใดที่เหมาะกับคุณที่สุด

คุณยังสามารถใช้กระดานข่าวและฟังก์ชั่นการสนทนาทางธุรกิจได้

อาจมีบางกรณีที่เนื้อหาไม่คุ้มค่าที่จะรวมไว้ในไฟล์เดียว ในกรณีดังกล่าว ฟังก์ชันกระดานข่าวและการสนทนาทางธุรกิจจะเป็นประโยชน์

การสื่อสารโดยใช้กระดานข้อความและการแชทจะยังคงอยู่ในกรุ๊ปแวร์ ซึ่งมีประโยชน์หากคุณต้องการตรวจสอบในภายหลัง

การประชุมผ่านเว็บยังมีประสิทธิภาพในการไร้กระดาษอีกด้วย

การประชุมทางเว็บเป็นระบบที่ช่วยให้คุณสามารถจัดการประชุมกับพนักงานหลายคนในสถานที่ห่างไกลผ่านทางอินเทอร์เน็ต

การประชุมทางเว็บเป็น "เครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการสื่อสารโดยใช้ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" เมื่อใช้การประชุมทางเว็บ สื่ออิเล็กทรอนิกส์จะสะดวกกว่าสื่อกระดาษ เนื่องจากเชื่อมต่อกับฟังก์ชันการแชร์ไฟล์ กระดานข่าว และฟังก์ชันแชทได้อย่างราบรื่น

เพลิดเพลินไปกับประโยชน์ของการไร้กระดาษด้วยกรุ๊ปแวร์!

ฉันหวังว่าคุณจะเข้าใจว่าระบบไร้กระดาษไม่เพียงแต่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมเท่านั้น แต่ยังมีข้อได้เปรียบในแง่ของต้นทุน ความปลอดภัย และการแบ่งปันข้อมูลอีกด้วย

การใช้กรุ๊ปแวร์ให้เกิดประโยชน์ จะทำให้คุณได้รับประโยชน์จากการเลิกใช้กระดาษอย่างเต็มที่ โปรดพิจารณาแนะนำสักครั้ง