ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合したグループウェア。IP Messenger 互換。

グループウェアで業務効率化

グループウェアで業務効率化

この記事では、グループウェアを導入することで実現する業務効率化について紹介します。

近年、多くの企業がグループウェアを導入しています。なぜ、企業はグループウェアを導入するのでしょうか?それはグループウェアに備わっているさまざまな機能を使うことで、業務を効率化できるからです。

グループウェアを使うことで、どのように業務を効率できるかを紹介します。これからグループウェアを導入する方や、導入したものの業務効率化が進んでいない方は、要チェックの記事です!

複数人で共同作業できる

グループウェアには、ファイル共有機能があります。グループウェアでファイルを管理することで、同じプロジェクトの人が効率的に作業を進めることができるのです。社内にいる人だけでなく、リモートワークしている人でも、同じファイルを更新できます。

これまで各人が更新していたファイルをグループウェアで管理できるので、業務効率は格段に上がるでしょう。場所や作業人数に縛られず、共同作業できるのがグループウェアの便利なところです。

ペーパーレス化で印刷時間を短縮し、さらなる相乗効果を生む

先ほど紹介したファイル共有機能があることで、ペーパーレス化を実現できます。ファイル共有機能を使えば、これまで印刷していた資料を各人のパソコンで確認できるのです。これにより、印刷時間を短縮できます。また、印刷物が発生しないことで、経費削減にも繋がるでしょう。

グループウェアでファイルが一括管理され、無駄な書類が印刷されなくなれば、デスクに書類の山ができることもありません。その分デスクスペースを確保でき、業務効率も上がるでしょう。書類を保管する量が劇的に少なくなる分、ストレージルームを用意する必要がなくなり、オフィススペースを広めに使えます。ストレスの少ないオフィス環境作りができるでしょう。

情報共有のスピードが格段に上がる

グループウェアを活用すれば、情報共有のスピードが格段に早くなります。掲示板機能を使えば、ひとりの社員が得た知識や情報を社内に素早く共有できるのです。従来は紙ベースで共有してきたマニュアルや社内報も、グループウェアにアップロードすれば、配信することなく全社員に見てもらえます。また、振り返るために資料を振り返るのも、自分のタイミングでできるのです。

また、情報共有する際は、公開範囲を限定できます。事業部単位で共有すればいい情報を、全社に公開する必要はありません。必要な情報を必要な部署に届けられるので、効率的に共有できるのです。

グループウェアなら、社員が得た情報や全社的に共有したいことを素早く認知させられるので、業務効率化できます。グループウェアによって実現できる業務効率化の代表的な機能と言えるでしょう。

ビデオ会議機能で会議室を予約する手間がかからない

日々の業務では、会議に関連することで、多くの時間を割かれます。会議室の予約や参加メンバーのスケジュール調整、会議室への移動時間など例を上げればキリがありません。前の時間に会議室を使っている人たちが長引いていれば、その影響を受けて予定も狂ってしまうでしょう。

グループウェアには、ビデオ会議機能が備わっている製品があります。ビデオ会議機能を使えば、自分のデスクでも会議に参加できます。会議に参加するメンバーは、自社にいる必要はありません。出先の近くにあるカフェから参加する営業部の社員や、リモートワークで働いているメンバーも、会社に来ることなく会議に参加できるのです。

会議室を予約する手間がいらず、各人が自分の場所から会議に参加できるので、業務を効率化できます。これまで会議の時間に悩まされてきた企業にとって、これほど有益な機能はないでしょう。

ワークフロー機能で承認作業を簡略に

グループウェアに搭載されているワークフロー機能を使えば、承認作業を簡略化できます。承認をもらうために書類を印刷し、上長一人ひとりに判子をもらいに行ったことはなかったでしょうか?煩わしさを感じたこともあったはずです。

ワークフロー機能を使えば、グループウェアのなかで承認・決済を得ることができます。上長が出張で不在の場合でも、承認を得られるのです。これまで書類を印刷し、上長の帰りを待たなければいけない日々は、グループウェアを導入することでなくなります。大幅な業務効率化を実現できるのです。

まとめ

グループウェアを導入することで実現する業務効率化について解説してきました。ここではグループウェアを導入することによる代表的な業務効率化について紹介してきましたが、まだまだ多くのメリットがあります。

グループウェアを使えば、社員の働き方を大きく改善することができるでしょう。業務効率化が経営課題の会社は、グループウェアの導入を検討してはいかがでしょうか?