그룹웨어로 업무 효율화
이 기사에서는그룹웨어를 도입하여 실현하는 업무 효율화에 대해 소개합니다.
최근 몇 년 동안 많은 기업들이 그룹웨어를 도입하고 있습니다. 왜 기업이 그룹웨어를 도입하는가? 이는 그룹웨어에 제공되는 다양한 기능을 사용하여 업무를 효율화할 수 있기 때문입니다.
그룹웨어를 사용하여 업무를 효율적으로 수행할 수 있는 방법을 소개합니다. 앞으로 그룹웨어를 도입하는 분이나, 도입한 것의 업무 효율화가 진행되고 있지 않은 분은, 요점검의 기사입니다!
Chat&Messenger 는 비즈니스 채팅, 웹 회의, 파일 공유, 일정 관리, 문서 관리, 회의실 예약, 근태 관리를 사용하기 쉽게 통합한 그룹웨어입니다. 기업용 보안도 만전으로,무료로 사용할 수 있습니다!
여러 사람이 공동 작업 할 수 있습니다.
그룹웨어에는 파일 공유 기능이 있습니다. 그룹웨어로 파일을 관리하면 같은 프로젝트의 사람이 효율적으로 작업을 진행할 수 있습니다. 사내에 있는 사람뿐만 아니라 원격으로 작업하는 사람도 같은 파일을 업데이트할 수 있습니다.
지금까지 각 사람이 갱신하고 있던 파일을 그룹웨어로 관리할 수 있으므로, 업무 효율은 현격히 올라갈 것입니다. 장소나 작업 인원수에 묶이지 않고, 공동 작업할 수 있는 것이 그룹웨어의 편리한 곳입니다.
페이퍼리스화로 인쇄 시간 단축
앞서 소개한 파일 공유 기능이 있는 것으로, 페이퍼리스화를 실현할 수 있습니다.
파일 공유 기능을 사용하면 지금까지 인쇄하고 있던 자료를 각 사람의 PC에서 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 인쇄 시간을 단축할 수 있습니다. 또, 인쇄물이 발생하지 않는 것으로, 경비 삭감에도 연결될 것입니다.
그룹웨어로 파일이 일괄 관리되어 쓸데없는 서류가 인쇄되지 않게 되면, 책상에 서류의 더미가 생기는 일도 없습니다. 그만큼 책상 공간을 확보할 수 있어 업무 효율도 올라갈 것입니다. 서류를 보관하는 양이 극적으로 적어지는 만큼, 스토리지 룸을 준비할 필요가 없어져, 오피스 스페이스를 넓게 사용할 수 있습니다. 스트레스가 적은 사무실 환경을 만들 수 있습니다.
정보공유 속도가 현격히 올라간다
그룹웨어를 활용하면 정보 공유 속도가 훨씬 빨라집니다. 게시판 기능을 사용하면 한 직원이 얻은 지식과 정보를 사내에 빠르게 공유할 수 있습니다. 기존에는 종이 기반으로 공유해 온 매뉴얼이나 사내보도 그룹웨어에 업로드하면 배포하지 않고 전 직원에게 볼 수 있습니다. 또, 되돌아보기 위해서 자료를 되돌아보는 것도, 자신의 타이밍으로 할 수 있는 것입니다.
또한 정보를 공유할 때 공개 범위를 제한할 수 있습니다. 사업부 단위로 공유하면 좋은 정보를 전사에 공개할 필요는 없습니다. 필요한 정보를 필요한 부서에 전달되므로 효율적으로 공유할 수 있습니다.
그룹웨어라면 직원이 얻은 정보나 전사적으로 공유하고 싶은 것을 신속하게 인지하게 되므로 업무 효율화할 수 있습니다. 그룹웨어에 의해 실현할 수 있는 업무 효율화의 대표적인 기능이라고 할 수 있습니다.
화상 회의 기능으로 회의실을 예약하는 번거로움
일상 업무에서는 회의와 관련하여 많은 시간을 할애합니다. 회의실 예약이나 참가 멤버의 스케줄 조정, 회의실로의 이동 시간 등 예를 올리면 딱이 없습니다. 이전 시간에 회의실을 사용하는 사람들이 길어지면 그 영향을 받아 예정도 미쳐 버릴 것입니다.
그룹웨어에는 화상 회의 기능이 있는 제품이 있습니다. 화상 회의 기능을 사용하면 자신의 책상에서도 회의에 참가할 수 있습니다. 회의에 참가하는 회원은 회사에 있을 필요가 없습니다. 출처 근처에 있는 카페에서 참가하는 영업부 직원이나 원격 작업에서 일하는 멤버도 회사에 오지 않고 회의에 참가할 수 있습니다.
회의실을 예약하는 번거로움 없이 각 사람이 자신의 장소에서 회의에 참가할 수 있으므로 업무를 효율화할 수 있습니다. 지금까지 회의 시간에 시달려 왔던 기업들에게는 그다지 유익한 기능이 없을 것입니다.
워크플로우 기능으로 승인 작업을 간소화
그룹웨어에 탑재된 워크플로우 기능을 사용하면 승인 작업을 간소화할 수 있습니다. 승인을 받기 위해 서류를 인쇄해, 상장 한사람 한사람에게 판자를 받으러 간 적이 없었습니까? 번거로움을 느낀 적도 있었을 것입니다.
워크플로우 기능을 사용하면 그룹웨어 속에서 승인·결제를 얻을 수 있습니다. 상장이 출장으로 부재한 경우에도 승인을 얻을 수 있습니다. 지금까지 도큐멘트를 인쇄하고 상장의 귀가를 기다려야 할 날들은 그룹웨어를 도입하는 것이 아니다. 대폭적인 업무 효율화를 실현할 수 있습니다.
요약
그룹웨어를 도입하여 실현하는 업무 효율화에 대해 설명했습니다. 여기에서는 그룹웨어를 도입함으로써 대표적인 업무 효율화에 대해 소개해 왔습니다만, 아직도 많은 장점이 있습니다.
그룹웨어를 사용하면 직원의 일을 크게 개선할 수 있습니다. 업무 효율화가 경영 과제인 회사는 그룹웨어의 도입을 검토하면 어떻습니까?