ग्रुपवेयर के साथ कार्य कुशलता में सुधार करें
इस आलेख में:ग्रुपवेयरहम परिचय द्वारा हासिल की गई परिचालन दक्षता का परिचय देंगे।
हाल के वर्षों में, कई कंपनियों ने ग्रुपवेयर पेश किया है। कंपनियां ग्रुपवेयर क्यों पेश करती हैं? ऐसा इसलिए है क्योंकि आप ग्रुपवेयर द्वारा प्रदान किए गए विभिन्न कार्यों का उपयोग करके अपने काम को अधिक कुशल बना सकते हैं।
हम आपको दिखाएंगे कि ग्रुपवेयर का उपयोग करके आप कैसे अपने काम को और अधिक कुशल बना सकते हैं। यदि आप ग्रुपवेयर पेश करने वाले हैं, या यदि आपने इसे पेश किया है लेकिन कार्य कुशलता में सुधार नहीं देख रहे हैं, तो यह एक अवश्य जांचने योग्य लेख है!
चैट एवं मैसेंजर ग्रुपवेयर है जो बिजनेस चैट, वेब कॉन्फ्रेंसिंग, फ़ाइल शेयरिंग, शेड्यूल प्रबंधन, दस्तावेज़ प्रबंधन, कॉन्फ्रेंस रूम आरक्षण और उपस्थिति प्रबंधन को उपयोग में आसान तरीके से एकीकृत करता है। व्यवसायों के लिए उत्तम सुरक्षा,निःशुल्क उपलब्ध!
कई लोग एक साथ काम कर सकते हैं
ग्रुपवेयर में फ़ाइल साझाकरण कार्यक्षमता है। ग्रुपवेयर के साथ फ़ाइलों को प्रबंधित करके, एक ही प्रोजेक्ट पर लोग अधिक कुशलता से काम कर सकते हैं। एक ही फाइल को न सिर्फ ऑफिस के लोग बल्कि दूर से काम करने वाले लोग भी अपडेट कर सकते हैं।
जो फ़ाइलें पहले प्रत्येक व्यक्ति द्वारा अद्यतन की जाती थीं, उन्हें अब ग्रुपवेयर का उपयोग करके प्रबंधित किया जा सकता है, जिससे कार्य कुशलता में काफी वृद्धि होती है। ग्रुपवेयर का लाभ यह है कि यह आपको स्थान या एक साथ काम करने वाले लोगों की संख्या से प्रतिबंधित किए बिना एक साथ काम करने की अनुमति देता है।
कागज रहित होकर मुद्रण का समय कम करें
पहले पेश किए गए फ़ाइल शेयरिंग फ़ंक्शन के साथ, आप पेपरलेस हो सकते हैं।
फ़ाइल साझाकरण फ़ंक्शन का उपयोग करके, पहले मुद्रित दस्तावेज़ प्रत्येक व्यक्ति के कंप्यूटर पर देखे जा सकते हैं। इससे मुद्रण समय कम हो जाता है। इससे लागत में भी बचत होगी क्योंकि कोई मुद्रित सामग्री नहीं होगी।
यदि फ़ाइलों को ग्रुपवेयर का उपयोग करके केंद्रीय रूप से प्रबंधित किया जाता है और अनावश्यक दस्तावेज़ अब मुद्रित नहीं किए जाते हैं, तो आपके डेस्क पर दस्तावेज़ों का ढेर नहीं होगा। इससे डेस्क पर जगह खाली हो जाएगी और कार्यकुशलता में सुधार होगा। चूंकि संग्रहीत किए जाने वाले दस्तावेज़ों की मात्रा नाटकीय रूप से कम हो गई है, भंडारण कक्ष तैयार करने की कोई आवश्यकता नहीं है, और आप अधिक कार्यालय स्थान का उपयोग कर सकते हैं। आप ऑफिस का माहौल कम तनावपूर्ण बनाने में सफल रहेंगे।
सूचना साझा करने की गति बहुत बढ़ गई है
ग्रुपवेयर का उपयोग करने से सूचना साझा करने की गति काफी तेज हो जाती है। बुलेटिन बोर्ड फ़ंक्शन का उपयोग करके, एक कर्मचारी द्वारा अर्जित ज्ञान और जानकारी को कंपनी के भीतर तुरंत साझा किया जा सकता है। मैनुअल और कंपनी न्यूज़लेटर जो पारंपरिक रूप से कागज पर साझा किए जाते हैं, उन्हें वितरित किए बिना सभी कर्मचारियों के देखने के लिए ग्रुपवेयर पर अपलोड किया जा सकता है। इसके अलावा, आप अपने समय के अनुसार सामग्रियों को देख सकते हैं।
इसके अतिरिक्त, जानकारी साझा करते समय, आप प्रकटीकरण के दायरे को सीमित कर सकते हैं। जो जानकारी प्रत्येक प्रभाग के भीतर साझा की जा सकती है, उसे पूरी कंपनी में सार्वजनिक करने की आवश्यकता नहीं है। आवश्यक जानकारी आवश्यक विभागों तक पहुंचाई जा सकती है, ताकि इसे कुशलतापूर्वक साझा किया जा सके।
ग्रुपवेयर कर्मचारियों को उनके द्वारा प्राप्त की गई जानकारी और वे कंपनी-व्यापी रूप से क्या साझा करना चाहते हैं, इसे तुरंत पहचानने की अनुमति देकर कार्य कुशलता में सुधार कर सकते हैं। इसे एक विशिष्ट कार्य कहा जा सकता है जो व्यावसायिक दक्षता में सुधार करता है जिसे ग्रुपवेयर का उपयोग करके प्राप्त किया जा सकता है।
वीडियो कॉन्फ़्रेंस फ़ंक्शन के साथ कॉन्फ़्रेंस कक्ष आरक्षित करने की परेशानी को समाप्त करें
मेरे दैनिक कार्य में, मेरा बहुत सारा समय बैठकों में चला जाता है। उदाहरण के लिए, सम्मेलन कक्ष आरक्षित करना, भाग लेने वाले सदस्यों के कार्यक्रम को समायोजित करना और सम्मेलन कक्ष तक यात्रा के समय को समायोजित करना जैसी चीजों का कोई अंत नहीं है। यदि पिछली बार बैठक कक्ष का उपयोग करने वाले लोग देर तक बैठे रहे, तो शेड्यूल बाधित हो जाएगा।
कुछ ग्रुपवेयर उत्पादों में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग क्षमताएं शामिल हैं। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग आपको अपने डेस्क से बैठकों में भाग लेने की अनुमति देती है। बैठकों में भाग लेने वाले सदस्यों को आपकी कंपनी में रहने की आवश्यकता नहीं है। बिक्री विभाग के कर्मचारी जो अपने कार्यस्थल के पास एक कैफे से भाग लेते हैं और जो सदस्य दूर से काम करते हैं वे भी कार्यालय आए बिना बैठकों में भाग ले सकते हैं।
सम्मेलन कक्ष आरक्षित करने की कोई आवश्यकता नहीं है, और प्रत्येक व्यक्ति अपने स्थान से बैठक में भाग ले सकता है, जिससे काम अधिक कुशल हो जाएगा। उन कंपनियों के लिए जो परंपरागत रूप से बैठक के समय के साथ संघर्ष करती रही हैं, इससे अधिक उपयोगी सुविधा कोई नहीं है।
वर्कफ़्लो फ़ंक्शन के साथ अनुमोदन कार्य को सरल बनाएं
ग्रुपवेयर में निर्मित वर्कफ़्लो फ़ंक्शन का उपयोग करके अनुमोदन कार्य को सरल बनाया जा सकता है। क्या आपने कभी किसी दस्तावेज़ का प्रिंट आउट लिया है और स्टांप प्राप्त करने के लिए प्रत्येक वरिष्ठ के पास गए हैं? कई बार ऐसा भी हुआ होगा जब आपको परेशानी महसूस हुई होगी.
वर्कफ़्लो फ़ंक्शन का उपयोग करके, आप ग्रुपवेयर के भीतर अनुमोदन और भुगतान प्राप्त कर सकते हैं। भले ही आपका वरिष्ठ किसी व्यावसायिक यात्रा पर गया हो, फिर भी आपको मंजूरी मिल सकती है। ग्रुपवेयर लागू करने से, दस्तावेज़ों को प्रिंट करने और अपने वरिष्ठ के लौटने का इंतज़ार करने के दिन अब संभव नहीं होंगे। इससे परिचालन दक्षता में उल्लेखनीय सुधार हो सकता है।
सारांश
हमने बताया है कि ग्रुपवेयर पेश करके व्यावसायिक दक्षता में सुधार कैसे किया जाए। यहां हमने ग्रुपवेयर पेश करके व्यावसायिक दक्षता में सुधार करने के विशिष्ट तरीके पेश किए हैं, लेकिन इसके और भी कई फायदे हैं।
ग्रुपवेयर आपके कर्मचारियों के काम करने के तरीके में काफी सुधार कर सकता है। यदि आपकी कंपनी के पास परिचालन दक्षता बढ़ाने का प्रबंधन मुद्दा है, तो ग्रुपवेयर शुरू करने पर विचार क्यों न करें?