ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合したグループウェア。IP Messenger 互換。

ビジネスチャットの問題点とは?導入前に知るべきこと

近年導入事例が増えてきているビジネスチャット。発展途上のサービスですが、ビジネスチャットの良さを理解し、活用しようとする企業は着実に増えています。

しかし、ビジネスチャットは完璧なツールではありません。導入前後で様々な問題に直面することも数多くあります。

そこで、ここではビジネスチャットを導入する前に知っておいた方が良い問題点をご紹介します。

導入前により深くビジネスチャットを理解しておきましょう。

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは、ビジネスシーンで使うことを目的としたチャットツールです。

個人で使うSNSよりセキュリティやユーザー管理の機能を強化しており、他にもファイル共有やスケジュール・タスク管理などの機能を有しているサービスもあります。

何らかのプロジェクトや会社全体での利用に特化させ、差別化を図ったツールだと言えます。

ビジネスチャットの問題点は?

ビジネスチャットはチャットを中心としたコミュニケーションツールで、従来のメールや電話でのやり取りよりも効率に優れています。

一方、導入に際する問題や、導入後に初めてわかるような問題も見受けられます。ここではビジネスチャットの問題点を見ていきましょう。

基本的に有償

ビジネスチャットは無償で提供している場合もありますが、30日間のトライアルだったり、機能やユーザー数を制限している場合が多いです。

ユーザー数や完全な機能を使いたい場合は有償版を使う必要があります。

多機能・高機能になればなるほど金額は増えていく傾向にあります。必要な機能を洗い出し、自社にとって最適なプランを選択しましょう。

スタッフの教育コスト

ビジネスチャットは基本的に社内チャットツールですが、ファイル共有、スケジュール・タスク管理、ビデオ通話、会議室予約機能などの機能が備わっている場合が多いです。

それらの機能を余すことなく使う場合は、それだけスタッフへの教育コストがかかります。

導入をスムーズに行うためには、社内サポートを充実させましょう。導入前説明会の実施や、スタッフの質問に対する窓口を明確化し、いつでも答えられるようにすることが重要です。

移行コスト

すでに他のツールで同じような機能を使っている場合、移行コストも発生します。仮に移行しない場合でも複数のツールを同時に使いこなす必要があり、使用感に難が出てきてしまう可能性があります。

少し面倒でも、必要なドキュメントやメッセージなどは移行してしまうのが良いでしょう。もし移行できない場合は機能の使い分けを明確化することが重要です。

過度なコミュニケーションが発生する

ビジネスチャットはメールよりも簡単に情報交換できますが、一方で簡単すぎるあまり、業務時間外や有給休暇中に連絡が来る可能性が高まります。

業務時間外でのやり取りは負担に繋がり、社員の生活の質低下を招く恐れがあります。緊急時は仕方ありませんが、急ぎでない場合は過度に連絡を取らないなど、ルールを作る必要があります。

無駄なコミュニケーションが発生する

チャットはLINEのように簡単にコミュニケーションが取れる分、仕事とプライベートの境界が薄くなりがちです。

もちろんプライベートな話が全て無駄という訳ではありませんが、あまりに業務に関係ない話が多くなり過ぎると、かえって生産性を大きく損なうことに繋がってしまいます。

仕事とプライベートを分けるために、ビジネスチャットを利用する目的を、導入前に社員に共有しておくことが重要です。

それでもビジネスチャットはメリットが多い

ビジネスチャットの問題点と対策をいくつかご紹介しました。どんなサービスも言えることですが、ビジネスチャットも何でもできる万能な「銀の弾丸」ではありません。しかし、デメリットを理解し、適切に処置することで、より多くのメリットを享受できるようになるのもまた事実です。

ビジネスチャットは社内のコミュニケーションをより円滑にするためのツールです。適切に使えば受けられる恩恵は大きいので、ぜひ導入を検討してみてくださいね。