ปัญหาในการแชททางธุรกิจคืออะไร? สิ่งที่คุณต้องรู้ก่อนการติดตั้ง

การแชททางธุรกิจถูกนำมาใช้มากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แม้ว่าจะเป็นบริการที่กำลังพัฒนา แต่จำนวนบริษัทที่เข้าใจถึงประโยชน์ของการแชททางธุรกิจและพยายามใช้บริการก็เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

อย่างไรก็ตาม การสนทนาทางธุรกิจไม่ใช่เครื่องมือที่สมบูรณ์แบบ มีปัญหามากมายทั้งก่อนและหลังการดำเนินการ

ดังนั้น เราจะแนะนำปัญหาบางอย่างที่คุณควรทราบก่อนที่จะแนะนำการแชททางธุรกิจ

มาทำความเข้าใจ Business Chat ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นก่อนที่จะแนะนำ

การสนทนาทางธุรกิจคืออะไร?

แชททางธุรกิจเป็นเครื่องมือแชทที่มีไว้สำหรับใช้ในสถานการณ์ทางธุรกิจ

มีฟังก์ชันการรักษาความปลอดภัยและการจัดการผู้ใช้ที่แข็งแกร่งกว่า SNS ส่วนบุคคล และบริการบางอย่างยังมีฟังก์ชัน เช่น การแชร์ไฟล์และการจัดการกำหนดการ/งาน

อาจกล่าวได้ว่าเป็นเครื่องมือที่แตกต่างซึ่งมีความเชี่ยวชาญเฉพาะสำหรับใช้ในบางโครงการหรือบริษัทโดยรวม

ปัญหาในการแชททางธุรกิจคืออะไร?

การแชททางธุรกิจเป็นเครื่องมือสื่อสารผ่านการแชทที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการสื่อสารทางอีเมลหรือโทรศัพท์แบบเดิม

ในทางกลับกันก็มีปัญหาในการนำไปปฏิบัติและปัญหาที่จะเกิดขึ้นหลังจากนำไปปฏิบัติเท่านั้น มาดูปัญหาของการแชททางธุรกิจกันดีกว่า

โดยพื้นฐานแล้วจ่าย

การแชททางธุรกิจอาจให้บริการฟรี แต่ในหลายกรณีเป็นการทดลองใช้ 30 วัน หรือมีฟังก์ชันการทำงานหรือจำนวนผู้ใช้ที่จำกัด

หากคุณต้องการผู้ใช้เพิ่มขึ้นหรือมีฟังก์ชันการทำงานเต็มรูปแบบ คุณต้องใช้เวอร์ชันที่ต้องชำระเงิน

ยิ่งคุณมีฟีเจอร์และฟังก์ชันการทำงานมากเท่าไร ราคาก็ยิ่งมีแนวโน้มมากขึ้นเท่านั้น ค้นหาคุณสมบัติที่คุณต้องการและเลือกแผนที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณมากที่สุด

ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงาน

การสนทนาทางธุรกิจโดยพื้นฐานแล้วเป็นเครื่องมือแชทภายใน แต่มักมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การแชร์ไฟล์ การจัดการกำหนดการ/งาน การสนทนาทางวิดีโอ และฟังก์ชันการจองห้องประชุม

หากคุณต้องการใช้ฟังก์ชันเหล่านี้อย่างเต็มที่ ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมสำหรับพนักงานของคุณก็จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

เพื่อให้มั่นใจว่าการใช้งานจะราบรื่น ควรปรับปรุงการสนับสนุนภายในองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องจัดให้มีการบรรยายสรุปก่อนการใช้งาน และต้องมีจุดติดต่อที่ชัดเจนสำหรับคำถามของพนักงาน เพื่อให้สามารถตอบคำถามได้ตลอดเวลา

ต้นทุนการย้ายถิ่น

หากคุณใช้ฟังก์ชันที่คล้ายกันในเครื่องมืออื่นๆ อยู่แล้ว ก็จะมีค่าใช้จ่ายในการย้ายข้อมูลด้วย แม้ว่าคุณจะไม่ได้ย้ายข้อมูล คุณจะต้องใช้เครื่องมือหลายอย่างพร้อมกัน ซึ่งอาจส่งผลให้ใช้งานได้ยาก

แม้ว่าจะยุ่งยากเล็กน้อย แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะย้ายเอกสารและข้อความที่จำเป็น หากไม่สามารถโยกย้ายได้ สิ่งสำคัญคือต้องชี้แจงการใช้ฟังก์ชันให้ชัดเจน

การสื่อสารที่มากเกินไปเกิดขึ้น

การแชททางธุรกิจช่วยให้คุณแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ง่ายกว่าอีเมล แต่ก็ง่ายมากเช่นกันที่คุณมีแนวโน้มที่จะได้รับการติดต่อนอกเวลาทำการหรือในช่วงวันหยุดพักร้อน

การโต้ตอบนอกเวลาทำการอาจเป็นภาระและอาจส่งผลให้คุณภาพชีวิตของพนักงานลดลง ไม่สามารถช่วยได้ในกรณีฉุกเฉิน แต่คุณต้องตั้งกฎต่างๆ เช่น ไม่สื่อสารมากเกินไป เว้นแต่จะเป็นเรื่องเร่งด่วน

การสื่อสารที่ไม่จำเป็นเกิดขึ้น

เนื่องจากการแชททำให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่ายเช่น LINE เส้นแบ่งระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวจึงมีแนวโน้มจะบางลง

แน่นอนว่าไม่ใช่ว่าการสนทนาส่วนตัวทุกครั้งจะไร้ประโยชน์ แต่หากการสนทนามากเกินไปไม่เกี่ยวข้องกับงาน ก็อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้อย่างมาก

เพื่อแยกงานและชีวิตส่วนตัวออกจากกัน สิ่งสำคัญคือต้องแบ่งปันกับพนักงานถึงวัตถุประสงค์ของการใช้การสนทนาทางธุรกิจก่อนที่จะแนะนำ

อย่างไรก็ตาม การสนทนาทางธุรกิจยังมีประโยชน์มากมาย

เราได้แนะนำปัญหาและมาตรการตอบโต้สำหรับการสนทนาทางธุรกิจแล้ว เช่นเดียวกับบริการอื่นๆ การสนทนาทางธุรกิจไม่ใช่ "เป้าหมายหลัก" เพียงหนึ่งขนาด อย่างไรก็ตาม เป็นความจริงที่ว่าด้วยการทำความเข้าใจข้อเสียและดำเนินมาตรการที่เหมาะสม คุณจะได้รับสิทธิประโยชน์มากขึ้น

การสนทนาทางธุรกิจเป็นเครื่องมือที่ทำให้การสื่อสารภายในราบรื่นยิ่งขึ้น หากคุณใช้อย่างเหมาะสม คุณจะได้รับผลประโยชน์มากมาย ดังนั้นโปรดพิจารณาใช้มันด้วย