ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合したグループウェア。IP Messenger 互換。

働き方改革・テレワークに適したグループウェアとは

働き方改革・テレワークに適したグループウェアとは

2019年4月1日から「働き方改革関連法」が施行されて以来、「働き方改革」は日本のビジネスシーンにおいてひとつのキーワードになっています。

働き方改革では「柔軟な働き方の実現」のため、厚生労働省はテレワーク普及促進に力を入れており、テレワークに取り組む中小企業を対象に、導入費用の一部を最大150万円助成する時間外労働等改善助成金(テレワークコース)を実施しております。 テレワークは一種の国策といえます。

テレワークで重要な事は、あらゆるスタッフを対象として、場所や働き方に関係なく、労働生産性を向上させる環境を整えることです。

このテレワークを実現するために、導入すべきツールが「グループウェア」です。

しかし、さまざまなグループウェアが登場しているため、働き方改革・テレワークに適している製品を見極める必要があります。働き方改革を目指し、グループウェアを導入しようと考えている方は、この記事をチェックしてください

ITリテラシーやスキルが低い人でも使える

まず大切なことは、ITリテラシーやスキルが低い人でも使いやすいグループウェアということです。ITリテラシーとは、「ITに関連することを理解し、操作できる能力」のこと。パソコンやスマートフォンが浸透しても、ITリテラシーが低い人は一定数います。仕事でパソコンを使うことができても、苦手意識がある人は少なくありません。

働き方改革を実現したいなら、そんなITリテラシーが低い人でも使えるグループウェアを選ぶ必要があります。高度なグループウェアを導入して、一部の人しか理解できないのであれば、情報共有やコミュニケーションは改善されないでしょう。その結果、働き方改革は実現されません。導入を検討しているグループウェアは、ITリテラシーやスキルが低い人でも使えるか、再度考えてみましょう。

無料トライアル期間が設けられている

有料版のグループウェアでも、無料のトライアル期間が設けられていることもあります。グループウェアを初めて導入するなら、必ず無料トライアルを使いましょう。無料トライアルを使うことで、社員の反応を確かめることができます。

社員にグループウェアのフィードバックをもらうことで、使いやすさの検証が可能です。課題を見つければ、より社員が使いやすいグループウェアにすることができ、働き方改革にも繋がるでしょう。

グループウェアで働き方改革を実現するなら、無料トライアルを活用するのがおすすめです。

マルチデバイスに対応

多くのグループウェアに備わっている機能ではありますが、マルチデバイスに対応しているかも大切なポイントです。働き方改革には、柔軟な働き方も含まれています。

マルチデバイスに対応していれば、遠方の営業先から自社に戻ることなく手元のデバイスで仕事ができたり、社内でも気軽に移動して打合せができたりするのです。

マルチデバイスであれば、日々の働き方を大きく変えてくれます。働き方改革を実現したいなら、マルチデバイスのグループウェアを選びましょう。

ビデオ会議システムが搭載されている

働き方改革を実現してくれるグループウェアの機能に、ビデオ会議システムは欠かせません。ビデオ会議システムがあれば、自分のデスクから移動することなく会議に参加できます。

日々の業務で、会議室を探したり予約したりすることに、どれくらいの時間を割いているでしょうか?

グループウェアにビデオ会議システムがあれば、これまで会議の準備に費やしていた時間を、他の仕事に使えます。お金を生み出さない時間を減らし、より価値がある仕事ができるようになるのです。まさに、働き方改革と言えるでしょう。

グループウェアを選ぶときは、ビデオ会議システムの機能がある製品を選ぶと、働き方改革を実現できます。

機能や性能がフレキシブル

グローバル化が進み、ビジネスシーンは急速に変化をし続けています。だからこそ、企業もその変化に合わせて、柔軟な対応をする必要があるのです。

企業の働き方に影響を与えるグループウェアも、フレキシブルな機能や性能を持つ製品がいいでしょう。せっかくグループウェアを導入しても、企業が変化したときに製品が対応できなければ、使い物になりません。

人員の配置転換やプロジェクトの変更などが発生するのは、日常茶飯事です。時代や自社の変化に対応できるグループウェアであれば、社内の働き方改革にも役に立つでしょう。働き方改革をするなら、フレキシブルなグループウェアを選んでください。

グループウェアを使いこなせば、働き方改革を実現できる

働き方改革に適しているグループウェアの条件を紹介してきました。近年のビジネスシーンでトレンドになっている働き方改革は、どの企業もテーマにしている経営課題です。情報共有やコミュニケーションを円滑にするグループウェアを使えば、働き方改革も実現できます。しかし、グループウェアによっては難しいことも……

この記事で紹介した特徴を持つグループウェアを導入し、働き方改革を実現してください。