Seiring dengan kemajuan reformasi gaya kerja, kerja jarak jauh dengan cepat menjadi populer sebagai gaya kerja baru. Hal ini berpotensi meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja karyawan dan berkontribusi terhadap peningkatan produktivitas bagi perusahaan. Namun untuk menerapkan pekerjaan jarak jauh secara efektif, Anda memerlukan alat dan strategi yang tepat. Secara khusus, memilih dan memanfaatkan groupware adalah kunci keberhasilan pekerjaan jarak jauh.
Dalam artikel ini, kita akan mempelajari pentingnya groupware yang mendukung reformasi gaya kerja dan telework, cara memilihnya, dan cara menggunakannya secara efektif. Kami akan menjelaskan fungsi groupware yang mendukung telework, kriteria pemilihan groupware yang optimal untuk telework, dan poin-poin yang akan mengarah pada keberhasilan telework melalui contoh operasional aktual. Kami berharap informasi ini dapat menjadi panduan yang berguna bagi perusahaan dan karyawan yang mempertimbangkan atau menerapkan telework.
Pentingnya perangkat grup
Obrolan & Messenger adalah groupware yang mengintegrasikan obrolan bisnis, konferensi web, berbagi file, manajemen jadwal, manajemen dokumen, reservasi ruang konferensi, dan manajemen kehadiran dengan cara yang mudah digunakan. Keamanan sempurna untuk bisnis,Tersedia secara gratis!
Fungsi dasar dari groupware
Groupware adalah alat penting untuk mempromosikan kerja tim dan komunikasi. Fitur utama termasuk manajemen jadwal, sistem email, berbagi file, papan pesan, manajemen proyek, dan banyak lagi. Fitur-fitur ini memfasilitasi pertukaran informasi antar anggota tim dan meningkatkan efisiensi kerja. Terutama saat bekerja dari rumah, fitur-fitur ini dapat membantu menjaga kekompakan tim dan memberikan visibilitas terhadap kemajuan pekerjaan.
Peran groupware dalam reformasi gaya kerja
Sejak "Undang-undang Terkait Reformasi Gaya Kerja" mulai berlaku pada tanggal 1 April 2019, "reformasi gaya kerja" telah menjadi kata kunci dalam dunia bisnis Jepang.
Sebagai bagian dari reformasi gaya kerja, Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja dan Kesejahteraan berfokus pada mendorong penyebaran kerja jarak jauh untuk "mewujudkan gaya kerja yang fleksibel," dan akan memberikan subsidi hingga 1,5 juta yen sebagai bagian dari biaya pengenalan ke usaha kecil dan menengah yang melakukan pekerjaan jarak jauh Kami menerapkan subsidi untuk meningkatkan pekerjaan luar, dll. (kursus kerja jarak jauh). Reformasi gaya kerja dapat dianggap sebagai semacam kebijakan nasional.
Hal penting dalam reformasi gaya kerja adalah menciptakan lingkungan yang meningkatkan produktivitas kerja bagi seluruh staf, terlepas dari lokasi atau gaya kerja mereka.Untuk mewujudkan reformasi gaya kerja ini, alat yang harus diperkenalkan adalah “groupware”.
Peran groupware dalam telework
Dalam lingkungan kerja jarak jauh, groupware bertindak seperti kantor virtual. Anggota tim dapat berkomunikasi dan berkolaborasi secara real time, terlepas dari batasan geografis. Hal ini juga berfungsi sebagai sarana untuk menyelesaikan masalah khusus pekerjaan jarak jauh, seperti komunikasi yang buruk dan ketidakpastian mengenai kemajuan pekerjaan.
Cara menggunakan groupware dengan belajar dari contoh
Jika Anda melihat contoh bagaimana groupware digunakan di perusahaan sebenarnya, Anda dapat melihat dengan jelas betapa efektifnya hal itu. Misalnya, sebuah perusahaan menggunakan groupware untuk menciptakan platform berbagi informasi internal dan merangsang komunikasi antar karyawan. Hal ini memungkinkan karyawan dengan mudah memperoleh informasi terkait pekerjaannya, memungkinkan mereka mengambil keputusan dengan cepat dan melaksanakan proyek secara efisien. Hal ini juga berkontribusi dalam meningkatkan motivasi karyawan.
Dengan cara ini, groupware merupakan alat penting yang mendukung keberhasilan kerja jarak jauh, dan pemilihan serta pemanfaatannya terkait langsung dengan peningkatan produktivitas perusahaan. Di bagian selanjutnya, kita akan melihat lebih dekat poin-poin yang perlu dipertimbangkan ketika memilih groupware yang cocok untuk telework.
Bagaimana memilih groupware terbaik untuk telework
Dapat digunakan bahkan oleh orang-orang dengan literasi dan keterampilan TI yang rendah
Pertama-tama, yang terpenting adalah groupware mudah digunakan bahkan oleh orang-orang dengan literasi dan keterampilan TI yang rendah. Literasi TI mengacu pada "kemampuan untuk memahami dan mengoperasikan hal-hal terkait TI". Meskipun komputer dan ponsel pintar sudah tersebar luas, masih ada sejumlah masyarakat yang tingkat literasi TI-nya rendah. Meski bisa menggunakan komputer di tempat kerja, banyak orang yang merasa kurang mahir dalam hal tersebut.
Jika Anda ingin mereformasi cara Anda bekerja, Anda perlu memilih groupware yang dapat digunakan bahkan oleh orang-orang dengan tingkat literasi TI yang rendah. Jika groupware tingkat lanjut diperkenalkan dan hanya sedikit orang yang memahaminya, pertukaran informasi dan komunikasi tidak akan membaik. Akibatnya, reformasi gaya kerja tidak akan terwujud. Pertimbangkan lagi apakah groupware yang Anda pertimbangkan untuk diperkenalkan dapat digunakan oleh orang-orang dengan literasi dan keterampilan TI yang rendah.
Keamanan dan Privasi
Keamanan dan privasi adalah pertimbangan paling penting dalam lingkungan kerja jarak jauh. Groupware yang Anda pilih harus memenuhi standar keamanan yang ketat, termasuk enkripsi data, kontrol akses yang aman, dan kepatuhan terhadap protokol keamanan. Hal ini membantu meminimalkan risiko kebocoran informasi sensitif dan memastikan perlindungan data saat bekerja dari jarak jauh.
Ada masa uji coba gratis
Bahkan groupware versi berbayar mungkin memiliki masa uji coba gratis. Jika Anda menginstal groupware untuk pertama kalinya, pastikan untuk menggunakan uji coba gratis. Dengan menggunakan uji coba gratis, Anda dapat melihat bagaimana reaksi karyawan Anda.
Dengan meminta karyawan memberikan umpan balik tentang groupware, Anda dapat memverifikasi kemudahan penggunaannya. Jika Anda menemukan masalahnya, Anda bisa membuat groupware lebih mudah digunakan oleh karyawan, yang akan mengarah pada reformasi gaya kerja.
Jika Anda ingin mengubah gaya kerja Anda dengan groupware, kami sarankan untuk memanfaatkan uji coba gratis.
Kompatibel dengan multi-perangkat
Ini adalah fitur yang dimiliki oleh banyak perangkat grup, namun kompatibel dengan banyak perangkat juga merupakan poin penting. Reformasi gaya kerja juga mencakup gaya kerja yang fleksibel.
Jika kompatibel dengan beberapa perangkat, Anda dapat bekerja dari lokasi bisnis yang jauh dengan perangkat Anda sendiri tanpa harus kembali ke kantor, atau Anda dapat dengan mudah berpindah-pindah dan mengadakan rapat di dalam kantor Anda.
Penggunaan multi-perangkat dapat sangat mengubah cara Anda bekerja setiap hari. Jika Anda ingin mereformasi cara Anda bekerja, pilihlah groupware multi-perangkat.
Dilengkapi dengan sistem konferensi video
Sistem konferensi video sangat diperlukan untuk fungsi groupware yang memungkinkan reformasi gaya kerja. Dengan sistem konferensi video, Anda dapat berpartisipasi dalam rapat tanpa meninggalkan meja Anda.
Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mencari dan memesan ruang konferensi dalam pekerjaan sehari-hari Anda?
Jika groupware Anda memiliki sistem konferensi video, Anda dapat menggunakan waktu yang sebelumnya Anda habiskan untuk mempersiapkan rapat untuk tugas lain. Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tidak menghasilkan uang dan dapat melakukan pekerjaan yang lebih berharga. Ini benar-benar bisa disebut reformasi gaya kerja.
Saat memilih groupware, memilih produk dengan fungsionalitas sistem konferensi video dapat membantu Anda mengubah gaya kerja Anda.
Fungsi dan kinerja yang fleksibel
Seiring berjalannya globalisasi, dunia bisnis terus berubah dengan cepat. Itu sebabnya perusahaan perlu merespons perubahan ini secara fleksibel.
Groupware yang mempengaruhi cara kerja perusahaan juga harus berupa produk dengan fungsi dan kinerja yang fleksibel. Tidak peduli berapa banyak upaya yang Anda lakukan untuk memperkenalkan groupware, tidak ada gunanya jika produk tidak dapat merespons perubahan di perusahaan Anda.
Penugasan ulang personel dan perubahan proyek adalah kejadian biasa. Groupware yang dapat beradaptasi dengan perubahan zaman dan di dalam perusahaan Anda akan berguna untuk mereformasi cara Anda bekerja di dalam perusahaan Anda. Jika Anda ingin mengubah cara Anda bekerja, pilihlah groupware yang fleksibel.
Jika Anda menguasai groupware, Anda dapat mewujudkan reformasi gaya kerja.
Dalam artikel ini, kami telah mempelajari "Groupware apa yang cocok untuk reformasi gaya kerja dan kerja jarak jauh?" Dimulai dengan pengenalan fungsi dasar groupware, kami akan menjelaskan secara rinci peran dan nilai groupware dari berbagai perspektif, termasuk pentingnya dalam lingkungan kerja jarak jauh, kriteria pemilihan, dan cara mengoperasikannya secara efektif di perusahaan sebenarnya. telah melakukan.
Telework adalah gaya kerja yang akan terus diadopsi oleh banyak perusahaan di masa depan, dan memilih serta memanfaatkan groupware yang tepat sangat penting untuk keberhasilannya. Memilih groupware yang menekankan keamanan, fleksibilitas, dan kegunaan adalah kunci untuk menjadikan pekerjaan jarak jauh lebih efektif dan efisien. Penting juga untuk merujuk pada contoh-contoh praktis dan mengeksplorasi metode operasional yang memenuhi kebutuhan karyawan.
Akhir kata, kami berharap artikel ini dapat menjadi sumber yang bermanfaat bagi perusahaan yang telah menerapkan telework atau sedang mempertimbangkan untuk menerapkannya.