Como utilizar o groupware para deixar de utilizar papel.

O que você pensa quando ouve a palavra sem papel? Muitas pessoas podem pensar que é “amigo do ambiente”. É verdade que a ausência de papel é mais ecológica. Mas os benefícios de eliminar o papel não param por aí.

Portanto, apresentaremos aqui os benefícios das operações sem papel e como alcançá-los com groupware.

O que é sem papel?

Sem papel significa fazer pleno uso da comunicação eletrônica (por exemplo, e-mail, chat, etc.) e evitar ao máximo o uso de papel. Por exemplo, podem ser feitos esforços para converter documentos em papel em arquivos PDF e armazená-los em um servidor de arquivos compartilhado.

No entanto, não ter papel “não significa não usar nem uma única folha de papel”. O objetivo é separar e organizar os documentos que devem ser mantidos em papel e os que não o são.

O que é groupware?

Groupware é um grupo de ferramentas que visa melhorar a eficiência e a produtividade do trabalho por meio do compartilhamento de informações e da comunicação. Possui recursos como chat, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de agenda, compartilhamento de arquivos e webconferência.

Vantagens de não usar papel

Vamos dar uma olhada nos benefícios de não usar papel.

Encontrar documentos é relativamente fácil

Em vez de manter os documentos em papel em uma pasta, você pode digitalizá-los e classificá-los por categoria ou data para acessar rapidamente as informações desejadas.

Reduza o risco de vazamento de informações

Se você levar mídia de papel para fora do escritório, existe a possibilidade de você deixar cair o documento acidentalmente. No caso de mídia eletrônica, ao atribuir permissões de visualização dependendo do documento, não há necessidade de se preocupar com a visualização do documento mesmo que o PC cliente esteja fora do lugar.

Tem efeito de redução de custos

A mídia de papel incorre em custos como custos de papel, custos de impressão e espaço de armazenamento (gabinete). A digitalização pode reduzir esses custos.

Os documentos podem ser compartilhados com locais remotos

Documentos em papel não podem ser compartilhados com funcionários em locais remotos. Com a mídia eletrônica, você pode compartilhar informações com funcionários remotos em uma rede, colocando documentos eletrônicos em um local compartilhado e visível.

Como conseguir a ausência de papel usando groupware

Agora que entendemos os benefícios de deixar de usar o papel, vamos dar uma olhada em como acabar com o papel usando groupware.

Elimine o papel com a funcionalidade de compartilhamento de arquivos

Groupware possui funcionalidade de compartilhamento de arquivos. Ao usar a função de compartilhamento de arquivos, você pode ficar sem papel.

No entanto, apenas ter uma função de compartilhamento de arquivos não é suficiente. É importante escolher um groupware que lhe permita beneficiar do sistema sem papel mencionado anteriormente.

Em particular, ``pesquisa de arquivos ágil e de alta velocidade'' e ``segurança'' são características que cada groupware possui. Use isso como referência para determinar qual groupware é melhor para você.

Você também pode usar as funções de quadro de avisos e bate-papo comercial.

Pode haver casos em que não valha a pena reunir o conteúdo em um arquivo. Nesse caso, as funções de quadro de avisos e bate-papo comercial podem ser úteis.

A comunicação usando quadros de mensagens e bate-papos permanece no groupware, o que é útil se você quiser revisá-la mais tarde.

A webconferência também é eficaz para eliminar o uso de papel

A webconferência é um sistema que permite realizar reuniões com vários funcionários em locais distantes pela Internet.

A webconferência é “uma ferramenta útil para comunicação por meio de informações eletrônicas”. Ao usar conferências pela Web, a mídia eletrônica é mais conveniente do que a mídia em papel porque está perfeitamente conectada às funções de compartilhamento de arquivos, quadros de avisos e funções de bate-papo.

Aproveite os benefícios de deixar de usar papel com groupware!

Espero que você entenda que a ausência de papel não é apenas ecologicamente correta, mas também traz vantagens em termos de custo, segurança e compartilhamento de informações.

Ao fazer bom uso do groupware, você pode colher todos os benefícios de deixar de usar o papel. Por favor, considere apresentá-lo uma vez.