Gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumentenverwaltung
Business-ChatWährend die Kommunikation durch die Verwendung reibungsloser wird, können wichtige Informationen verloren gehen, wenn alle Informationen per Chat ausgetauscht werden.
Mithilfe der Dateifreigabe- und Dokumentenverwaltungsfunktionen können Sie problemlos interne Wissensdokumente (Know-how) teilen und Dateien teilen, sodass Sie sich leichter mit fließenden Informationen innerhalb Ihres Teams eindecken können. Registrierte Dokumente sind hierarchisch nach Ordnern organisiert und die Anzeige kann über öffentliche Einstellungen nach Gruppe oder Benutzer gesteuert werden.
Ein Dokument buchen
Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie ein Dokument einreichen.
Über Ordner
- Ordnernamen werden in einer Baumstruktur auf der Registerkarte „Dokumentenverwaltung“ im linken Bereich organisiert. Wenn Sie Unterordner erstellen möchten, trennen Sie die Ordnernamen bitte durch einen Schrägstrich halber Breite /.
- Die Baumstruktur auf der Registerkarte „Dokumentenverwaltung“ im linken Bereich ist nach Ordnername und Datum/Uhrzeit der Dokumentaktualisierung sortiert.
- Es gibt keinen Vorgang, um nur einen Ordner zu erstellen. In den Ordnereinstellungen des Dokuments wird immer automatisch der angegebene Ordner erstellt und der Baum konfiguriert.
Benachrichtigungseinstellungen
Wenn Sie „Über Aktualisierungen benachrichtigen“ ankreuzen, werden Sie per Chat im Chat benachrichtigt, der auf öffentlich eingestellt ist, und können das Dokument schnell im Chat anzeigen.
Bestätigung der Dokumentenaufzeichnung
Wenn Sie „Bestätigung aufzeichnen“ aktivieren, können Sie den Bestätigungskommentar des Betrachters aufzeichnen.
Öffentliche Einstellungen und Passworteinstellungen
Sie können in den öffentlichen Einstellungen Zugriffsrechte festlegen und die Anzeige nach Gruppe oder Benutzer steuern. Sie können die Sicherheit auch erhöhen, indem Sie ein Passwort festlegen.
Externe Dokumentenfreigabe
Dokumente können extern geteilt werden, ohne dass die andere Partei ein Konto registrieren muss. Sie können die Sicherheit erhöhen, indem Sie ein Ablaufdatum und ein Passwort für die freigegebene URL festlegen.
