In einem zunehmend digitalen Geschäftsumfeld ist eine effiziente und sichere Kommunikation der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Für Unternehmen, die sich auf die Verbesserung der Datensicherheit und des Datenschutzes konzentrieren,Groupware vor Ortspielt eine wichtige Rolle.
Die Hauptvorteile von On-Premise-Systemen sind:Der Betrieb in unseren eigenen Rechenzentren verringert das Risiko von Informationslecks und ermöglicht uns die Anpassung an strenge regulatorische Standards und einzigartige Sicherheitsanforderungen. Darüber hinaus bietet es erhebliche Vorteile hinsichtlich Individualisierung und Kosteneffizienz.
Dieser Leitfaden bietet eine ausführliche Erläuterung des Prozesses zur Auswahl, Implementierung und zum Betrieb von On-Premise-Groupware und bietet wichtige Einblicke und praktische Ratschläge für die Überlegungen zur Implementierung.
Groupware-Grundlagen
Was ist Groupware?
Groupware bezieht sich auf Software oder Plattformen, die die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation erleichtern.
Dieses Tool ermöglicht eine effiziente Kommunikation zwischen Teammitgliedern und unterstützt verschiedene Geschäftsprozesse wie Projektmanagement, Terminplanung und Dokumentenfreigabe. Groupware ist in der heutigen Geschäftsumgebung, in der Remote-Arbeit und verteilte Teams an der Tagesordnung sind, besonders wichtig geworden.
Rolle als Kommunikationsmittel
Die grundlegendste Funktion von Groupware besteht darin, die Kommunikation innerhalb eines Teams zu erleichtern.Chat-Tool, E-Mail, Forum,Webkonferenz Dadurch ist es möglich, Informationen auszutauschen und Entscheidungen in Echtzeit zu treffen. Diese Tools erhöhen die Transparenz und beschleunigen die Kommunikation zwischen Teams.
Terminverwaltung und Aufgabenverwaltung
In Groupware,Gemeinsamer Zeitplan YataAufgabenverwaltung Funktionen erleichtern die Verwaltung von Zeitplänen für Einzelpersonen und Teams. So können Sie den Arbeitsfortschritt auf einen Blick erkennen und planen, Aufgaben termingerecht zu erledigen.
Je nach Produkt kann es auch eine Funktion zur termingebundenen Reservierung von Konferenzräumen und -geräten oder eine Funktion zur automatischen Vergabe von URLs für Webkonferenzen geben.
Dateifreigabe und Dokumentenverwaltung
Dateifreigabe und Dokumentenverwaltung Funktionen sind wichtig, um sicherzustellen, dass Teammitglieder jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen haben. Optimieren Sie Ihre Arbeit und gewährleisten Sie die Informationssicherheit, indem Sie eine Dokumentversionskontrolle und einen zentralen Zugriffspunkt auf Informationen bereitstellen.
Workflow-Management
Workflow-Management Funktionen ermöglichen die Automatisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen. Dies vereinfacht Dinge wie Genehmigungsprozesse und Dokumentenweiterleitung und macht Abläufe transparenter und effizienter.
Schwarzes Brett und Portal
Die Bulletin-Board-Funktion bietet eine Plattform zum Teilen wichtiger Ankündigungen und Informationen innerhalb Ihrer Organisation. Die Portalfunktionalität hingegen zentralisiert den Zugriff auf die benötigten Informationen und bietet Benutzern ein personalisiertes Erlebnis.
Durch die zentrale Verwaltung von Informationen wie Unternehmensregeln, Büronutzungsleitfäden, Dokumentformaten usw. können Sie Zeit bei der Suche nach Informationen sparen und die Arbeitseffizienz verbessern.
Anwesenheitsmanagement
Die Anwesenheitsverwaltungsfunktion verbessert die Effizienz des Personalmanagements, indem sie die Arbeitszeiten, den Urlaub und den Anwesenheitsstatus der Mitarbeiter verfolgt. Durch diese Funktion wird die Transparenz der Arbeitszeiten gewahrt und eine angemessene Personalbesetzung und Arbeitsverwaltung ermöglicht.
Unterschied zwischen On-Premises und Cloud
On-Premises ist ein System, in dem ein Unternehmen eigene Server und Software betreibt.Bei dieser Methode bleibt das Informationssystem innerhalb des Unternehmensnetzwerks und der Zugriff von außen ist eingeschränkt. Dies ermöglicht Unternehmen, die vollständige Kontrolle und Sicherheit über ihre Systeme zu behalten.
im Gegensatz,Unter Cloud Services versteht man die Form, in der notwendige IT-Dienste über das Internet genutzt werden.. Unternehmen besitzen weder die Hardware noch die Software; sie nutzen Ressourcen, die von Dienstleistern bereitgestellt werden. Diese Methode bietet Flexibilität und Kosteneinsparungen und reduziert den Investitions- und Wartungsaufwand für die physische Infrastruktur.
On-Premise bietet Sicherheit und Anpassungsmöglichkeiten, während die Cloud Skalierbarkeit und einfache Bedienung bietet. Es ist wichtig, diese Unterschiede zu verstehen, damit Unternehmen entsprechend ihren Bedürfnissen die beste Wahl treffen können.
Vorteile von On-Premises
Da On-Premises-Systeme intern erstellt werden, ist das System flexibel und einfach anzupassen und lässt sich leicht in Ihre eigenen Systeme integrieren. Da das System zudem im unternehmenseigenen Netzwerk betrieben wird, bietet es den Vorteil einer hohen Sicherheit.
Jüngste Groupware Die Nachfrage nach Cloud-Produkten wächst, aber es gibt Probleme auf der Personalebene, wo selbst vertrauliche und persönliche Informationen, die nicht an Dritte weitergegeben werden, problemlos in die Cloud hochgeladen und intern und extern weitergegeben werden können. Es gibt viele Anforderungen, Groupware vor Ort in einer reinen Unternehmensumgebung zu betreiben, da persönliche Daten verloren gehen, Insiderhandelsprobleme, Compliance, Industriespionage und unerwartete Risiken auftreten.
Nachteile von On-Premises
Im Allgemeinen sind die Nachteile von On-Premises wie folgt:
- Die anfänglichen Implementierungskosten sind hoch
- IT-Kenntnisse (Infrastruktur, Webserver, DB-Server usw.) erforderlich
- Bei Verbindung zu Stützpunkten oder Telearbeit VPN Erfordert dedizierte Infrastruktur wie z
- Sie müssen selbst mit Fehlern umgehen
Kürzlich hat das Ministerium für Innere Angelegenheiten und Kommunikation im Rahmen der Arbeitsstilreform eine für Telearbeit geeignete Groupware empfohlen. Darüber hinaus ist mit der zunehmenden Benutzerfreundlichkeit mobiler Geräte auch der Bedarf an Cloud Computing gestiegen, und es gibt nur sehr wenige lokale Groupware-Produkte, die mit Telearbeit und mobilen Geräten kompatibel sind.
On-Premise-Groupware-Integrationsstrategie
Selbst in der heutigen Welt, in der Cloud Computing weit verbreitet ist, sind viele Unternehmen immer noch besorgt über Sicherheit und Anpassungsflexibilität.Kerngeschäftssysteme können vor Ort betrieben werden.Die Entscheidung für eine lokale Lösung ist besonders wichtig, wenn vertrauliche Informationen oder branchenspezifische Vorschriften im Spiel sind.
In Anbetracht dieser Situation,Die Groupware-Integration vor Ort ist aus Sicht der Datenkonsistenz und -sicherheit sehr effizient.
schnell und sicherRealisierung der Datenverknüpfung
Über das interne Netzwerk innerhalb des Intranets kann eine schnelle und sichere API-Verknüpfung zwischen On-Premises-Groupware und bestehenden Systemen (Kerngeschäftssysteme usw.) erreicht werden. Dies ermöglicht einen schnellen Informationsaustausch und unterstützt die Entscheidungsfindung in Echtzeit. Darüber hinaus kann die einheitliche Datenverwaltung die Konsistenz der Informationen verbessern und so wesentlich zur Rationalisierung von Geschäftsprozessen beitragen.
Verbesserte Sicherheit
Die Datenverwaltung vor Ort spielt eine entscheidende Rolle beim Schutz der wertvollen Informationen eines Unternehmens vor externen Bedrohungen. Auch bei der Integration steht die Datensicherheit an erster Stelle. Stärken Sie die Sicherheit und schützen Sie sich vor Datenlecks und unbefugtem Zugriff durch Firewalls, Verschlüsselungstechnologie und strikte Kontrolle der Zugriffsrechte.
Flexible Anpassungsmöglichkeiten
Lokale Groupware ermöglicht einen höheren Grad an Anpassung als cloudbasierte Lösungen. Unternehmen können es an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und effiziente Geschäftsabläufe schaffen. Dies trägt direkt zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität bei und führt zu Ergebnissen, die die Gesamtleistung des Unternehmens verbessern.
Daher ist die On-Premise-Groupware-Integration ein Schlüsselelement, um die digitale Transformation eines Unternehmens voranzutreiben und seine Wettbewerbsfähigkeit durch Datenkonsistenz, erhöhte Sicherheit und flexible Anpassungsmöglichkeiten zu steigern. Durch die Bereitstellung effizienter und sicherer Kommunikationstools können Unternehmen reibungslosere und effektivere Geschäftsabläufe erzielen.
[Vergleichstabelle] Wichtige Groupware-Produkte und lokaler Kompatibilitätsstatus
Die folgende Vergleichstabelle listet die wichtigsten Groupware-Produkte in der Reihenfolge auf, ob sie On-Premises (geschlossenes Netzwerk) unterstützen, und nach Preis.
| Produktname | Haupteigenschaften | On-premise Korrespondenz | Kostenloser Plan | Preise vor Ort |
|---|---|---|---|---|
| Chat&Messenger | Plaudern Webkonferenz Zeitplan Aufgabenverwaltung Dokumenten-Management Reservierung der Ausrüstung Anwesenheitsmanagement | 〇 | Ja | 20 Benutzer Ab 36.000 Yen |
| Gruppensitzung | Zeitplan BBS Buchung der Einrichtung gemeinsames Nutzen von Dateien Aufgabenverwaltung Fragebogen | 〇 | Ja | Basis 0 Yen als Supportkosten 10 Benutzer 54.000 Yen ~ |
| NEO von Desknet | Mail Zeitplan BBS Buchung der Einrichtung gemeinsames Nutzen von Dateien Aufgabenverwaltung Fragebogen | 〇 | Nichts | 5 Benutzer Ab 75.000 Yen |
| Cybozu Garoon | Mail Zeitplan BBS Buchung der Einrichtung gemeinsames Nutzen von Dateien Aufgabenverwaltung Fragebogen | 〇 | Nichts | 50 Benutzer Ab 600.000 Yen |
| R-GRUPPE | Zeitleiste Zeitplan BBS Zeitkarte Kostenfreie Gespräche | unvereinbar | – | – |
| e-Broadroad Büro | Zeitplan Nachrichtennotiz Zeitkarte Aufgabenliste BBS gemeinsames Nutzen von Dateien | unvereinbar | – | – |
| Zoho Connect. | Plaudern Abstimmung Gruppenerstellung Zeitplan gemeinsames Nutzen von Dateien Sprachanruf Videoanruf | unvereinbar | – | – |
| Kreis Quadrat | Plaudern Zeitplan BBS Album gemeinsames Nutzen von Dateien | unvereinbar | – | – |
| GRIDY Groupware | Zeitplan Reservierung der Ausrüstung Zeitkarte Aufgabenliste gemeinsames Nutzen von Dateien Protokolle erstellen | unvereinbar | – | – |
| Beilage | Plaudern Gruppenerstellung gemeinsames Nutzen von Dateien kostenloses Memo Zeitplan | unvereinbar | – | – |
| Lerche | Plaudern automatische Übersetzung Arbeitsraum gemeinsames Nutzen von Dateien Sprachanruf Videokonferenz | unvereinbar | – | – |
| LINIENWERKE | Sprachanruf Videoanruf Bildschirm teilen BBS Kalender | unvereinbar | – | – |
So wählen Sie ein lokales Groupware-Produkt aus
Insbesondere bei der Auswahl eines On-Premise-Groupware-Systems ist es wichtig, folgende Punkte zu beachten:
1. Bewertungskriterien für die Systemauswahl
Bewerten Sie bei der Auswahl eines On-Premise-Groupware-Produkts umfassend dessen Funktionalität, Smartphone-Kompatibilität, Leistung, Sicherheit, Kosten, Support-System und Benutzerfreundlichkeit der Benutzeroberfläche. Darüber hinaus sind viele Groupware-Produkte mit Webkonferenzen und Aufgabenverwaltung ausgestattet. Daher ist es wichtig, das am besten geeignete System entsprechend den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens auszuwählen.
2. Zugriffskontroll- und Prüfprotokolle
Prüfen Sie aus Sicherheitsgründen, ob Funktionen zur Benutzerzugriffskontrolle und zur Aufzeichnung von Audit-Protokollen möglich sind. Mit Audit-Protokollen können Sie Systemzugriffe und Betriebsaufzeichnungen verfolgen und bei verdächtigen Aktivitäten oder Sicherheitsverstößen sofort Maßnahmen ergreifen. Dadurch werden Sicherheitsrisiken verringert. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Groupware-Produkt über diese Funktionen verfügt.
3. Active Directory-Verknüpfung
Prüfen Sie, ob Betriebssystem-Passwortauthentifizierung und Single Sign-On (SSO) durch Verknüpfung mit Active Directory möglich sind. Dies vereinfacht die Benutzerverwaltung und erhöht die Benutzerfreundlichkeit bei gleichzeitiger Erhöhung der Sicherheit. Bitte prüfen Sie vorab, in welchem Umfang eine Active Directory-Anbindung mit dem von Ihnen in Betracht gezogenen Groupware-Produkt möglich ist.
Im Folgenden finden Sie eine Referenz für die Active Directory-Verknüpfung, die von Chat&Messenger erreicht wird.
4. Datensicherungsmethode
Um die Systemstabilität zu gewährleisten, ist es unerlässlich, regelmäßige Datensicherungen durchzuführen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Groupware-Produkt über eine gute Backup-Strategie verfügt, damit Sie Ihre Daten im Falle einer Katastrophe oder eines Systemausfalls schnell wiederherstellen können.
5. Kompatibel mit Redundanz und Lastausgleich
Um die Systemzuverlässigkeit zu erhöhen, überlegen Sie, ob eine redundante Serverkonfiguration möglich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass auch bei Ausfall eines Servers ein anderer Server als Ersatz fungieren und eine Dienstunterbrechung verhindern kann. Redundante Konfigurationen sind erforderlich, wenn die Anzahl der Benutzer mehrere tausend Benutzer erreicht. Bitte prüfen Sie daher, ob das von Ihnen in Betracht gezogene Groupware-Produkt dies unterstützen kann.
6. Anpassungen und Erweiterungen
Ein weiterer wichtiger Faktor ist, ob das System an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst und erweitert werden kann. Es ist wünschenswert, ein System zu wählen, das flexibel auf zukünftiges Geschäftswachstum und Veränderungen reagieren kann.
Bei der Auswahl eines lokalen Groupware-Produkts ist es wichtig, diese Faktoren ganzheitlich zu berücksichtigen und das Produkt auszuwählen, das den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Die Wahl des richtigen Systems kann Ihr Unternehmen effizienter und sicherer machen.
Einführung empfohlener Produkte für On-Premises-Groupware
Chat&Messenger Zähne,Business-Chat ,,Webkonferenz,,gemeinsames Nutzen von Dateien,,Zeitplan,,Buchung von KonferenzräumenEs handelt sich um eine Groupware, die periphere Tools integriert, einfach zu verwenden ist und sowohl mit lokalen als auch mit Cloud-Umgebungen kompatibel ist.
Da alle Daten innerhalb der Organisation verwaltet werden können, ist es möglich, Umgebungen mit Internetverbindungsvorschriften (geschlossene Netzwerke) und streng vertraulichen Daten zu verwalten. Dies wurde in vielen Organisationen implementiert, die Daten verarbeiten, die nicht in der Cloud gespeichert werden können.
Selbst vor Ort ist Chat&Messenger einfach zu installieren, für die Verwaltung von über 5.000 Benutzern optimiert und erfordert keine IT-Kenntnisse. Auch preislich ist sie deutlich günstiger als Clouds anderer Unternehmen und die generellen Nachteile von On-Premises entfallen.
Darüber hinaus zeichnet es sich durch die folgenden Funktionen aus, die beim Aufbau von On-Premises-Systemen äußerst schwierig und herausfordernd sind.
- Prüfnachrichten und Dateianhänge
- Kompatibel mit SSL-Zertifikaten
- Kompatibel mit Redundanz und Lastausgleich
- Active Directory-Verknüpfung
- Verknüpfung mit dem lokalen E-Mail-Server
- Differenzielles Hochgeschwindigkeits-Backup
- Unterstützung für Zugriffskontrolle und Audit-Protokolle
Die On-Premises-Version von Chat&Messenger ist ein kostenpflichtiger Plan, aber im Vergleich zu anderen Unternehmen bieten wir eine hohe Funktionalität und einen überwältigend niedrigen Preis.