Groupware bietet eine breite Palette von Funktionen zur Verbesserung der Geschäftseffizienz. Eine dieser nützlichen Funktionen ist der Workflow. Viele Geschäftsleute sind jedoch nicht mit der Workflow-Funktion vertraut. In diesem Abschnitt finden Sie eine ausführliche Erläuterung des Workflows. Bitte lesen Sie diesen Abschnitt, wenn Sie sich fragen, ob Sie Groupware mit einer Workflow-Funktion einführen sollten oder wenn Sie keine Kenntnisse über Workflow haben.
Was ist ein Arbeitsablauf?
Die wörtliche Übersetzung der Bedeutung von Workflow lautet: work = Arbeit, flow = Fluss, d. h. eine Reihe von Vorgängen. Bei der internen Anwendungsarbeit wird es immer jemanden geben, der die Arbeit beginnt und sie am Ende freigibt. Durch die Digitalisierung dieses Flusses vereinfacht der Workflow von Groupware den Genehmigungsfluss innerhalb des Unternehmens und macht die Arbeit effizienter.
Chat&Messenger ist Groupware, die Business-Chat, Webkonferenzen, Dateifreigabe, Terminverwaltung, Dokumentenverwaltung, Konferenzraumreservierung und Anwesenheitsverwaltung auf benutzerfreundliche Weise integriert. Perfekte Sicherheit für Unternehmen,Kostenlos erhältlich!
Anträge und Genehmigungen können von jedem Ort aus gestellt und genehmigt werden
Die Workflow-Funktionen in der Groupware werden vollständig über das Internet abgewickelt. Das bedeutet, dass Anträge jederzeit und ortsunabhängig eingereicht und genehmigt werden können. Bei einer schriftlichen Genehmigung kann der Antrag erst eingereicht werden, wenn der Zahlungspflichtige ins Büro zurückkehrt. Ist der Einzahler auf Geschäftsreise oder im Urlaub, kann der Antrag eine Zeit lang nicht eingereicht werden. Dies würde die weitere Arbeit behindern.
Mit Groupware mit Workflow können Anträge und Genehmigungen von überall aus gestellt werden. Sie können von jedem beliebigen Ort und zu einer für beide Seiten günstigen Zeit arbeiten, was Ihre Arbeit effizienter macht.
Nützlich in Japan, wo die Positionen fein verteilt sind.
In Japan sind die Positionen fein unterteilt. Sie ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, aber im Allgemeinen lautet sie: Laie → Chef → Abteilungsleiter → Abteilungsleiter → Direktor → Präsident. Es ist nicht ungewöhnlich, dass auch der interne Genehmigungsfluss diesem Prozess folgt. Es würde mehrere Tage dauern, bis die Dokumente in diesem Fluss genehmigt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Geschäfte zeitkritisch sind. Sie könnten sich dadurch Geschäftsmöglichkeiten entgehen lassen.
Wenn in solchen Fällen der Workflow in der Groupware genutzt werden kann, lassen sich Anträge und Genehmigungen schneller als in schriftlicher Form abwickeln. Die Workflow-Funktion eignet sich für japanische Unternehmen, in denen Stellen in verschiedene Kategorien eingeteilt sind und es eine Reihe von Genehmigenden gibt.
Workflows können zur Kostensenkung beitragen.
Die Verwendung von Arbeitsabläufen in Groupware kann auch die Kosten senken. Wenn Sie ein Dokument genehmigen lassen, müssen Sie es jedes Mal ausdrucken. Dabei fallen jedes Mal Druck- und Tintenkosten an. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr steigen die Kosten. Außerdem müssen Sie die von Ihnen beantragten Dokumente aufbewahren, also brauchen Sie Lagerraum. Dafür wird Platz im Unternehmen benötigt, was ebenfalls als Kostenfaktor betrachtet werden kann.
Mit der Workflow-Funktion von Groupware kann die gesamte Arbeit über das Internet erledigt werden. Es fallen keine Druck- oder Lagerkosten an. Sie können ein papierloses Büro einrichten, so dass Sie ein sauberes und übersichtliches Unternehmen haben. Die einfache Einführung workflowfähiger Groupware kann sich nicht nur positiv auf den Geschäftsbetrieb, sondern auch auf das Kostenmanagement auswirken.
Zusammenfassung
In diesem Abschnitt wurde erläutert, welche Workflow-Funktionen in Groupware zur Verfügung stehen. Mit der Workflow-Funktion können interne Anträge und Genehmigungen über das Internet abgewickelt werden. Dies kann den Prozess von jedem Ort aus beschleunigen und Ihre Arbeit effizienter machen. Diese Funktion führt auch zu einer Kostenreduzierung, was ein großer Vorteil ist. Prüfen Sie bei der Einführung von Groupware, ob diese über eine Workflow-Funktion verfügt.