Wie man Groupware für den papierlosen Betrieb einsetzt.

Woran denken Sie, wenn Sie das Wort papierlos hören? Viele Leute denken vielleicht, dass es „umweltfreundlich“ ist. Es stimmt, dass papierloses Arbeiten umweltfreundlicher ist. Doch die Vorteile des papierlosen Arbeitens enden hier nicht.

Hier sind also einige der Vorteile des papierlosen Arbeitens und wie dies mit Groupware erreicht werden kann.

Was ist papierlos?

Papierlos bedeutet, die elektronische Kommunikation (z. B. E-Mail, Chat usw.) voll auszuschöpfen und den Einsatz von Papier so weit wie möglich zu vermeiden. Beispielsweise kann versucht werden, Papierdokumente in PDF-Dateien umzuwandeln und auf einem gemeinsam genutzten Dateiserver zu speichern.

Papierlos" bedeutet jedoch nicht "kein einziges Blatt Papier". Ziel ist es, die Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, von denen zu trennen und zu organisieren, die nicht in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Was ist Groupware?

Groupware ist eine Gruppe von Tools, die darauf abzielen, die Arbeitseffizienz und Produktivität durch den Austausch von Informationen und die Kommunikation zu verbessern. Es verfügt über Funktionen wie Chat, Aufgabenverwaltung, Zeitplanverwaltung, Dateifreigabe und Webkonferenzen.

Vorteile der Papierlosigkeit

Schauen wir uns die Vorteile eines papierlosen Ansatzes an.

Die Suche nach Dokumenten ist relativ einfach.

Anstatt Papierdokumente in einem Ordner aufzubewahren, können Dokumente digitalisiert und nach Kategorien und Datum sortiert werden, so dass Sie so schnell wie möglich auf die gewünschten Informationen zugreifen können.

Verringerung des Risikos von Informationslecks.

Wenn Sie Papierdokumente aus dem Büro mitnehmen, können Sie sie versehentlich fallen lassen. Bei elektronischen Medien muss man sich durch die Vergabe von Zugriffsrechten auf verschiedene Dokumente keine Sorgen machen, dass die Dokumente gesehen werden, selbst wenn der Client-PC verlegt wurde.

Kostensparende Vorteile.

Papierdokumente sind teuer in Bezug auf Papierkosten, Druckkosten und Lagerplatz (Schränke). Durch die Digitalisierung können diese Kosten gesenkt werden.

Dokumente können mit entfernten Standorten geteilt werden

Papierdokumente können nicht mit Mitarbeitern an entfernten Standorten geteilt werden. Mit elektronischen Medien können Informationen über ein Netzwerk mit entfernten Mitarbeitern geteilt werden, indem elektronische Dokumente an einem Ort platziert werden, an dem sie geteilt und eingesehen werden können.

Wie man mit Groupware papierlos wird.

Nachdem wir nun die Vorteile des papierlosen Arbeitens kennen, wollen wir uns den letzten Schritt ansehen, wie man mit Groupware papierlos arbeiten kann.

Dateifreigabefunktion für papierloses Arbeiten

Groupware verfügt über eine Dateifreigabefunktion. Die Dateifreigabefunktion kann verwendet werden, um eine papierlose Umgebung zu schaffen.

Es reicht jedoch nicht aus, nur Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dateien zu haben. Es ist wichtig, Groupware zu wählen, die von dem bereits erwähnten papierlosen System profitieren kann.

Insbesondere die "schnelle und einfache Dateisuche" und die "Sicherheit" sind Bereiche, in denen jede Groupware einzigartig ist. Bitte verwenden Sie dies als Referenz, um festzustellen, welche Groupware am besten geeignet ist.

Die Funktionen des Schwarzen Bretts und des Business-Chats können ebenfalls genutzt werden.

Es gibt Fälle, in denen es sich nicht lohnt, den Inhalt in einer einzigen Datei zusammenzustellen. In solchen Fällen können Pinnwände und geschäftliche Chat-Funktionen nützlich sein.

Die Kommunikation über Pinnwände und Chats bleibt in der Groupware erhalten, was nützlich ist, wenn man sie später noch einmal nachlesen möchte.

Webkonferenzen sind ebenfalls eine effektive papierlose Lösung.

Bei Webkonferenzen handelt es sich um ein System, mit dem über das Internet Besprechungen mit mehreren Mitarbeitern an entfernten Standorten abgehalten werden können.

Webconferencing ist "ein nützliches Instrument für die Kommunikation mit elektronischen Informationen". Elektronische Medien sind bei Webkonferenzen nützlicher als Papiermedien, da sie nahtlos mit Dateifreigabe, Pinnwand und Chatfunktionen verbunden sind.

Profitieren Sie von einer papierlosen Umgebung mit Groupware!

Sie sehen also, dass der Verzicht auf Papier nicht nur umweltfreundlich ist, sondern auch "Vorteile in Bezug auf Kosten, Sicherheit und Informationsaustausch" bietet.

Wenn Sie Groupware sinnvoll einsetzen, können Sie die Vorteile eines papierlosen Büros voll ausschöpfen. Bitte erwägen Sie, es zumindest einmal einzuführen.