Un sistema di flusso di lavoro è un software o un sistema che automatizza il flusso dei processi e delle attività aziendali all'interno di un'organizzazione per migliorare l'efficienza. Implementandolo, i processi aziendali saranno automatizzati, con conseguenti vantaggi quali maggiore efficienza, maggiore trasparenza e riduzione dell’errore umano, che miglioreranno l’efficienza operativa dell’intera organizzazione. In particolare, i sistemi di flusso di lavoro disponibili gratuitamente sono interessanti perché possono semplificare le operazioni mantenendo bassi i costi.
In questo articolo confronteremo e presenteremo a fondo sette sistemi di flusso di lavoro che puoi continuare a utilizzare gratuitamente. Spieghiamo anche i vantaggi e gli svantaggi dei sistemi di flusso di lavoro, i punti da considerare quando se ne sceglie uno e i punti a cui prestare attenzione quando se ne introduce uno, e rispondiamo anche alle domande più frequenti, quindi dai un'occhiata.
Elenco di confronto dei sistemi di flusso di lavoro
I seguenti prodotti sono sistemi di flusso di lavoro che potete continuare a utilizzare in modo completamente gratuito.
| nome del prodotto | Caratteristiche principali | Prezzo della versione a pagamento (Basi mensili stimate) | flusso di lavoro Funzione di | Cloud | In sede errore | Numero di persone limitato Piano gratuito | app corrispondenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat e Messenger | chiacchierata conferenza web Pianificare la gestione delle attività Gestione delle presenze flusso di lavoro | On-premise A partire da 200 yen Cloud A partire da 300 yen | Crea moduli e percorsi di domanda senza codifica Preparare un modello per il modulo Operazioni di richiesta/approvazione tramite chat Funzioni di notifica e promemoria | 〇 | 〇 | 50 persone | 〇 |
| Esame | gestione del cliente gestione dei compiti visualizzazione dati | On-premise Da 0 yen Cloud A partire da 1.500 yen (Si applicano tariffe separate per manutenzione, servizi di supporto all'installazione e sviluppo di plug-in originali, ecc.) | Crea il percorso dell'applicazione senza codifica Importa/Esporta Notifiche (e-mail, Slack, Teams) | 〇 | 〇 | illimitato | × |
| Gruppo GRIDY | chiacchierata Programma gestione dei compiti Gestione delle presenze Gestione dei contatti gestione del progetto Condivisione dei file di prenotazione delle attrezzature per la gestione delle attrezzature | tutto in uno A partire da 16.500 yen (Il costo iniziale è 0 yen) | Crea moduli e percorsi di domanda senza codifica | 〇 | - | illimitato | △ |
| Sessione di gruppo | chiacchierata albo Programma Gestione delle presenze Gestione dei contatti gestione del progetto Prenotazione attrezzatura condivisione di file Conferma di sicurezza | Compatibile con dispositivi smart 1.000 yen ~ Notifiche push 1.000 yen ~ Supporto 4.500 yen ~ | Crea moduli e percorsi di domanda senza codifica Preparare un modello per il modulo Notifica di esportazione (csv, PDF) (e-mail) | 〇 | 〇 | illimitato | △ |
| SHIRASAGI | Messaggio conferenza web Programma Gestione delle presenze Gestione dei contatti gestione del progetto Prenotazione attrezzatura condivisione di file | Nuvola 35.000 yen~ | Modulo di domanda/creazione del percorso Notifiche (e-mail, pianificazione) | 〇 | 〇 | illimitato | 〇 |
| Tec CICOGNA. | Mail Programma Gestione delle presenze Prenotazione attrezzatura condivisione di file | (Gratuito grazie all'open source) | Collegamento con il sistema contabile | - | 〇 | illimitato | × |
| Attività | (Tutto gratuito poiché è open source) | Crea moduli e percorsi di domanda senza codifica Preparare un modello per il modulo | - | 〇 | illimitato | × |
Cos'è un sistema di flusso di lavoro?
Il flusso di lavoro è la strutturazione e la documentazione del flusso dei processi aziendali. Ciò rende ogni fase del tuo lavoro più chiara e migliora la coerenza e l'efficienza dell'esecuzione. Lo scopo principale del flusso di lavoro è aumentare la trasparenza del lavoro e semplificare e ottimizzare i processi.
Ciò include l'automazione delle attività, la riduzione degli errori, il miglioramento della comunicazione e altro ancora. Gestendo correttamente i flussi di lavoro, le aziende possono aumentare la precisione e la produttività.
Funzioni di base del sistema di flusso di lavoro
La funzione di base del flusso di lavoro è supportare i processi che aiutano le organizzazioni a gestire in modo efficace ed efficiente le spese sostenute dai propri dipendenti e dipartimenti. Di seguito è riportato un esempio di funzioni di base in un sistema di flusso di lavoro.
progettazione del modulo di input
È una funzione per creare moduli di input per applicazioni, ecc., ed è disponibile in più formati e ci sono anche strumenti che possono importare ed elaborare moduli esistenti.
Funzione di definizione del flusso
Questa è una funzione per impostare l'ordine delle applicazioni e delle approvazioni del flusso di lavoro (approvazioni). Puoi creare flussi con operazioni intuitive e rispondere in modo flessibile ai cambiamenti organizzativi. Sono inoltre disponibili funzionalità che consentono di impostare regole per l'assegnazione automatica di attività, flussi di approvazione, notifiche, ecc. in base a condizioni e trigger specifici.
Funzione di richiesta/approvazione
Questa è una funzione tipica di un sistema di flusso di lavoro. Il richiedente utilizza questa funzione per inviare una domanda e l'approvatore conferma il contenuto e lo approva, rifiuta o lo rimanda. La capacità di monitorare l'avanzamento delle fasi di approvazione (stato), degli approvatori, ecc. rende il lavoro più efficiente e trasparente.
Funzione di notifica
Questa funzione notifica alle parti correlate lo stato delle richieste e delle approvazioni. È possibile inviare una notifica al richiedente quando la domanda viene approvata oppure inviare un promemoria all'approvatore se l'approvazione viene ritardata.
Altra funzione di cooperazione del sistema
Può essere collegato con altri sistemi come la gestione delle presenze, il regolamento delle spese e la contabilità. Esistono anche prodotti che possono essere collegati senza soluzione di continuità tramite API e possono inserire e inviare dati utilizzando file CSV, ecc.
Utilizzando correttamente queste funzioni, puoi aspettarti maggiore efficienza e trasparenza nelle tue operazioni, flussi di lavoro più fluidi e una migliore produttività.
Punti da considerare quando si sceglie un sistema di flusso di lavoro
Ecco sei punti da verificare quando si sceglie un sistema di flusso di lavoro.
È disponibile gratuitamente?
Se adotti un sistema di flusso di lavoro a pagamento, ci saranno costi iniziali e canoni mensili. Questi costi variano a seconda del formato di fornitura del sistema, delle funzioni, del numero di dipendenti, ecc. E potrebbero essere necessari costi aggiuntivi per la personalizzazione, l'integrazione di software esterno, il supporto, ecc.
D’altra parte, puoi risparmiare denaro scegliendo un sistema di flusso di lavoro gratuito. Per scegliere un sistema adatto al budget della tua azienda, considera il numero di utenti, le funzioni, il periodo di conservazione dei dati, il sistema di supporto, ecc. e scegli un sistema con prestazioni ad alto costo.
Tipo cloud o tipo on-premise?
Esistono due tipi di sistemi di flusso di lavoro: "on-premises" in cui gestisci i tuoi server e sistemi e "cloud" in cui il sistema è archiviato su un server su Internet.
I modelli locali hanno costi iniziali e costi di manutenzione più elevati, ma consentono di gestire i propri dati e consentono una personalizzazione relativamente gratuita. I sistemi basati su cloud, invece, hanno costi iniziali e di manutenzione inferiori, ma hanno lo svantaggio di dipendere dal fornitore del sistema per la sicurezza e il backup dei dati. Scegli il formato ottimale di fornitura del sistema in base al budget e alla politica di gestione dei dati della tua azienda.
Può essere collegato con i sistemi esistenti?
I sistemi di flusso di lavoro possono migliorare l’efficienza del lavoro e centralizzare i dati collegandosi ad altri sistemi come i sistemi di gestione delle retribuzioni e di gestione delle risorse umane. Tuttavia, ci sono vari problemi con i sistemi di collegamento, come differenze nei formati e nelle specifiche dei dati, quindi è necessario prestare attenzione. Verifica se è possibile collegarsi al sistema gestito dalla tua azienda e quanti costi e ore di lavoro saranno necessari per farlo.
Esiste un buon sistema di supporto?
Quando si implementa un sistema di flusso di lavoro, è necessario supporto come impostazioni di sistema, supporto all'implementazione e formazione. Inoltre, anche dopo l'implementazione, potrebbe essere necessario supporto per affrontare problemi di sistema e revisioni legali. I sistemi di supporto dei fornitori di sistemi variano, inclusi telefono, e-mail, chat e altri metodi, fasce orarie e costi. Verifica se la tua azienda offre un sistema di supporto che soddisfa le tue esigenze.
Le funzioni necessarie sono coperte?
La maggior parte dei sistemi di flusso di lavoro sono dotati di funzioni di base come timestamp, aggregazione e funzioni di gestione delle ferie. Tuttavia, la possibilità o meno di personalizzare o modificare le impostazioni per adattarle al sistema di lavoro e alle regole di lavoro della propria azienda varia a seconda del sistema. Inoltre, potrebbero essere disponibili anche funzioni utili come la gestione dei turni e le funzioni di gestione delle ore di lavoro, quindi assicurati di verificare se la tua azienda ha le funzioni di cui hai bisogno.
È conforme alla legge sulla contabilità elettronica?
La legge sulla contabilità elettronica è una legge che consente la conservazione elettronica dei libri e dei documenti relativi alle imposte nazionali, che in precedenza dovevano essere conservati su supporto cartaceo. Nel gennaio 2022, la legge è stata rivista per promuovere la tecnologia senza carta, rendendo più semplice l’archiviazione dei dati elettronici. Questo cambiamento ha ridotto lo sforzo richiesto per l’elaborazione contabile e ha ulteriormente ampliato i vantaggi dell’implementazione del software di contabilità cloud.
I documenti soggetti alla legge sulla contabilità elettronica sono classificati in libri fiscali nazionali e documenti fiscali nazionali (documenti, archiviazione tramite scanner e transazioni elettroniche).
Ai sensi della legge sulla contabilità elettronica, i requisiti di archiviazione dettagliati differiscono per ciascuna categoria di documenti, ma tutti i documenti devono soddisfare due requisiti: "garantire l'autenticità" e "garantire la visibilità". "Garantire l'autenticità" si riferisce alla possibilità di confermare che i dati sono accurati e non sono stati manomessi, mentre "garantire la visibilità" si riferisce alla garanzia che chiunque possa facilmente visualizzare e confermare i dati.
Il sistema del flusso di lavoro è necessario per soddisfare i requisiti di archiviazione dei libri contabili nazionali, dei documenti relativi alle transazioni e delle copie dei documenti relativi alle transazioni fiscali nazionali. Esempi di garanzia dell'autenticità includono la possibilità di salvare file con timestamp e la funzionalità di cronologia di correzione/eliminazione. Inoltre, come esempio per garantire la visibilità, sono necessarie una funzione di ricerca che utilizzi la data della transazione, l'importo della transazione e il partner commerciale come elementi di ricerca, nonché una funzione per scaricare i dati elettronici in preparazione alle verifiche fiscali.
Se desideri salvare libri e documenti relativi alle imposte nazionali in un sistema di flusso di lavoro, assicurati che questi requisiti siano soddisfatti.
Quale sistema di flusso di lavoro è migliore, gratuito o a pagamento?
Quando si sceglie un sistema di flusso di lavoro, un punto importante è se sceglierne uno gratuito o a pagamento. I sistemi gratuiti non prevedono canoni iniziali o mensili e dispongono di funzionalità di base sufficienti, ma potrebbero avere limitazioni di utilizzo e supporto insufficiente. I sistemi a pagamento non hanno limitazioni di utilizzo e dispongono di ampio spazio di archiviazione e supporto dei dati, ma hanno lo svantaggio di essere costosi e in molti casi è difficile utilizzarli completamente poiché hanno troppe funzioni.
È una buona idea verificare prima l’usabilità e la funzionalità del sistema gratuito e, se necessario, considerare il passaggio a un piano a pagamento.
7 sistemi di flusso di lavoro gratuiti consigliati
Qui presenteremo sette sistemi di flusso di lavoro che potrai continuare a utilizzare gratuitamente.
Chat e Messenger
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Chat&Messenger è un groupware che dispone di funzioni come chat aziendale, conferenze Web e condivisione di file, nonché funzioni di flusso di lavoro. La caratteristica più importante della funzione flusso di lavoro è che utilizza i registri del PC per gestire le presenze e le presenze in tempo reale. Questo flusso di lavoro basato su log del PC si basa su registrazioni oggettive ed è efficace nel prevenire frodi e false segnalazioni. Dispone inoltre di funzionalità di base del flusso di lavoro come la gestione delle ferie e le notifiche di avvisi.
Chat & Messenger, che centralizza le chat aziendali, le conferenze web e le funzioni del flusso di lavoro, elimina la necessità di installare più sistemi, riducendo i costi.
Funzionalità disponibili con il piano gratuito
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Ci sono state molte recensioni positive riguardo alla facilità d'uso delle funzioni di chat e messenger.
``Puoi inviare senza problemi file di grandi dimensioni che sarebbe difficile inviare via email.''
“Notifiche facili da capire quando arrivano i messaggi”
``Comodo per verificare lo stato di lettura e inviarlo nuovamente agli utenti offline''
Esame
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Presentazione di un nuovo sistema web! Gestisci centralmente vari dati.
Il nuovo sistema web cambierà completamente la complicata gestione dei dati che veniva effettuata utilizzando Excel, Access e Fogli di calcolo Google. Questo sistema consente di eseguire senza problemi operazioni quali ricerche di dati, riferimenti, registrazione e aggiornamenti, semplificando la creazione di database complessi.
Viene utilizzato principalmente per la gestione dei clienti, la gestione dei contratti, la gestione dei prodotti, la gestione delle attività, ecc. per i membri.
Funzionalità disponibili con il piano gratuito
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Dal punto di vista di un ingegnere, ho letto il manuale Exment per circa un'ora prima di iniziare a lavorarci e l'ho trovato molto facile da usare. Puoi usarlo senza alcuna conoscenza di programmazione.
“Open source e nessuna limitazione funzionale”
“Il bello di essere un venditore giapponese”
"Collaborazione API migliorata"
“Molti sistemi operativi sono compatibili”
Gruppo GRIDY
Panoramica e caratteristiche del prodotto
GRIDY Groupware è un'applicazione groupware che attiva la condivisione delle informazioni e rafforza la comunicazione all'interno e all'esterno dell'azienda, comprese organizzazioni come aziende e persino società del gruppo e società partner che trascendono le aziende.
Il concetto convenzionale di groupware era quello di condividere le informazioni solo all'interno dell'azienda, ma GRIDY Groupware non solo consente la condivisione delle informazioni all'interno dell'azienda, ma consente anche la collaborazione con gli utenti GRIDY Groupware all'esterno dell'azienda mantenendo un ambiente sicuro, la condivisione delle informazioni che trascende tra le aziende. è possibile senza impostazioni avanzate o investimenti aggiuntivi.
Condividendo il patrimonio di conoscenze, inclusa la condivisione delle informazioni sia all'interno che all'esterno dell'azienda, la comunicazione diventa più fluida e l'efficienza operativa può essere ulteriormente migliorata.
Non sono necessarie impostazioni avanzate o investimenti aggiuntivi. Si tratta di un groupware di tipo SaaS che chiunque può utilizzare subito purché disponga di un computer e di una connessione Internet.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
Dato che il contratto è per una singola azienda e un numero illimitato di persone può utilizzare il servizio, gli ostacoli all’implementazione del sistema per tutti i dipendenti sembrano essere bassi. Poiché questo prodotto fornisce una gamma completa di funzioni necessarie per il business, dal groupware alla gestione dei clienti, abbiamo ricevuto feedback che non è più necessario aprire tante schermate e che è più semplice cercare informazioni.
“Numero illimitato di persone, costi fissi e facilità d’uso”
"App con pacchetto all-in-one di tipo cloud"
“La gestione dei clienti e la gestione degli stati, che prima erano sparse, sono state unificate.”
“Sarebbe bello se potesse essere utilizzato anche come strumento di comunicazione”.
SESSIONE DI GRUPPO
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Groupware gratuito e avviabile con un numero illimitato di utenti.
Ha una varietà di funzioni come "pianificazione", "prenotazione strutture", "bacheca elettronica", "gestione file", "approvazione approvazione" e "posta WEB", consentendo alle organizzazioni di agevolare la comunicazione e promuovere la condivisione delle informazioni.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
GroupSession ha attualmente un punteggio di soddisfazione degli utenti ITreview pari a 3,7, classificandosi all'11° posto tra i prodotti nella categoria Groupware.
“Liberamente personalizzabile”
"Puoi compilare informazioni aziendali come la gestione del programma e le prenotazioni delle strutture."
"Semplice e facile da usare."
“Vorrei che la bacheca fosse un po’ più funzionale.”
"Ha abbastanza funzioni per un groupware che può essere utilizzato gratuitamente."
SHIRASAGI
Panoramica e caratteristiche del prodotto
"Shirasagi" è un CMS per siti di media e larga scala che gira su Ruby, Ruby on Rails e MongoDB. Poiché il design principale è SNS, può essere utilizzato anche come piattaforma di sviluppo di applicazioni Web.
Poiché è open source con licenza MIT, chiunque può utilizzarlo gratuitamente.
Sono inoltre disponibili numerosi strumenti per pubblicare, condividere e utilizzare le informazioni all'interno dell'ufficio. Poiché è open source, tutte le funzioni di base sono ovviamente gratuite. Migliorando la comunicazione all'interno della tua azienda, puoi migliorare l'efficienza operativa e ridurre i costi.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
Recensioni e reputazione
SHIRASAGI è stato elogiato come un groupware altamente personalizzabile perché è reattivo (visualizza le pagine in base alle dimensioni dello schermo del dispositivo) e può riassumere tutti i tipi di informazioni.
"Ho provato SHIRASAGI, che ho visto su OSC molto tempo fa e mi ha incuriosito, e può essere utilizzato sia come CMS che come groupware. È reattivo e sembra piuttosto facile da usare.''
"Soprattutto per le istituzioni pubbliche, il groupware può essere utilizzato come SNS, in modo che le piccole e medie imprese possano impedire l'errata consegna delle e-mail e possano richiedere e approvare le ferie dallo scheduler, quindi le piccole e medie imprese possono fare molto con questo uno.''
Tec CICOGNA.
Panoramica e caratteristiche del prodotto
"Tec STORK." di Tec Information Co., Ltd. è un groupware open source che aggrega informazioni sparse e migliora l'efficienza aziendale. Oltre alle bacheche e alla gestione degli orari, è dotato di funzioni come promemoria e prenotazione attrezzature. La funzionalità può essere ampliata collegandosi ai dati del sistema aziendale.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
(nessuno)
Recensioni e reputazione
(nessuno)
Attività
Panoramica e caratteristiche del prodotto
Activiti è un motore di flusso di lavoro implementato in Java in grado di eseguire processi aziendali in BPMN 2.0.
Ha due funzioni principali: "un progettista in grado di scrivere diagrammi di processo conformi a BPMN 2.0" e "un motore BPM in grado di eseguire/gestire diagrammi di processo come processi aziendali".
È rivolto a utenti finali aziendali, sviluppatori, amministratori di sistema, ecc. e aiuta a risolvere le sfide dell'automazione.
Come usarlo gratuitamente
Cosa puoi fare con il piano a pagamento
(nessuno)
Recensioni e reputazione
(nessuno)
Vantaggi e svantaggi dei sistemi di flusso di lavoro
I vantaggi derivanti dall'implementazione di un prodotto basato sul flusso di lavoro includono la semplificazione delle operazioni, la riduzione degli errori e l'aumento della trasparenza. Tuttavia, l’implementazione richiede un investimento iniziale e potrebbe richiedere la formazione dei dipendenti e la personalizzazione del sistema. Inoltre, la scelta di un prodotto che non soddisfa le esigenze specifiche della tua azienda potrebbe non produrre i risultati desiderati.
Punti da notare quando si implementa un sistema di flusso di lavoro gratuito
Fai attenzione quando implementi un sistema di flusso di lavoro gratuito. Di seguito sono riportati i principali punti da considerare.
- Controlla le limitazioni delle funzionalità
I sistemi di flusso di lavoro gratuiti di solito presentano limitazioni. Esamina attentamente il numero di utenti disponibili, la capacità di archiviazione e i limiti delle funzionalità avanzate per assicurarti che soddisfino i requisiti della tua organizzazione.
- Sicurezza e privacy
I processi e i dati aziendali possono essere sensibili. Quando scegli un sistema gratuito, controlla le sue politiche di sicurezza e privacy per assicurarti che le informazioni della tua organizzazione siano adeguatamente protette.
- Scalabilità futura
Considera non solo se supporta le dimensioni e le esigenze attuali della tua organizzazione, ma anche la scalabilità futura. Man mano che la tua organizzazione cresce, è importante che il tuo sistema di flusso di lavoro rimanga flessibile.
- Supporto e documentazione
Anche se il tuo servizio è gratuito, assicurati che offra un supporto adeguato. Inoltre, la documentazione e le risorse di formazione per gli utenti possono aiutare nell'implementazione e nell'utilizzo.
- Possibilità di integrazione
Se la tua organizzazione utilizza strumenti e sistemi esistenti, verifica se il tuo sistema di flusso di lavoro può integrarsi con essi. La collaborazione con diversi strumenti è importante per garantire processi aziendali fluidi.
- Esporta dati
Verificare se è possibile esportare i dati dal sistema del flusso di lavoro semplificherà le future migrazioni e i backup dei dati.
- Comprendere i Termini di utilizzo
È una buona idea comprendere appieno i termini di utilizzo, in particolare le condizioni, i costi e le restrizioni quando si passa dalla versione gratuita a quella a pagamento.
Considerando queste considerazioni, puoi scegliere un sistema di flusso di lavoro gratuito che soddisfi i requisiti e le aspettative della tua organizzazione.
Domande frequenti sul sistema di flusso di lavoro
D: A quale settore e dimensione dell'organizzazione è adatto?
R: I sistemi di flusso di lavoro sono adatti a una varietà di settori e dimensioni organizzative. È particolarmente utile per gestire operazioni e attività in cui i processi si verificano ripetutamente.
D: Quale sistema di flusso di lavoro è migliore: basato su cloud o locale?
R: Dipende dai requisiti e dalle policy di sicurezza della tua organizzazione. Il cloud è flessibile e in locale dispone di severi controlli di sicurezza.
D: Come vengono protetti i miei dati?
R: La sicurezza dei dati dipende dalle misure di sicurezza del fornitore del sistema di flusso di lavoro. Le misure comuni includono la crittografia SSL e il controllo degli accessi.
D: È possibile personalizzare il sistema di flusso di lavoro?
R: Alcuni sistemi sono altamente personalizzabili mentre altri offrono una certa flessibilità. Dipende dal sistema che usi.
D: È necessaria la formazione per il sistema di flusso di lavoro?
R: La formazione è generalmente richiesta, a seconda della complessità del sistema di flusso di lavoro implementato. Molti fornitori offrono risorse di formazione.
D: Come verrà fornito il supporto dopo l'implementazione del sistema di flusso di lavoro?
R: Il supporto varia in base al fornitore, ma in genere include supporto online, documentazione e aggiornamenti.