Ein Workflow-System ist eine Software oder ein System, das den Ablauf von Geschäftsprozessen und -aufgaben innerhalb einer Organisation automatisiert, um die Effizienz zu verbessern. Durch die Implementierung werden Geschäftsprozesse automatisiert, was zu Vorteilen wie erhöhter Effizienz, erhöhter Transparenz und weniger menschlichen Fehlern führt, was die betriebliche Effizienz der gesamten Organisation verbessert. Insbesondere kostenlos verfügbare Workflow-Systeme sind attraktiv, da sie Abläufe rationalisieren und gleichzeitig die Kosten niedrig halten können.
In diesem Artikel vergleichen und stellen wir sieben Workflow-Systeme ausführlich vor, die Sie weiterhin kostenlos nutzen können. Außerdem erläutern wir die Vor- und Nachteile von Workflow-Systemen, worauf es bei der Auswahl zu achten und bei der Einführung zu achten gilt, und wir beantworten auch häufig gestellte Fragen, also schauen Sie doch mal rein.
Vergleichsliste für Workflow-Systeme
Bei den folgenden Produkten handelt es sich um Workflow-Systeme, die Sie weiterhin völlig kostenfrei nutzen können.
| Produktname | Haupteigenschaften | Kostenpflichtiger Versionspreis (Geschätzte monatliche Basis) | Arbeitsablauf Die Funktion von | Cloud | Vor Ort Fehler | Personenzahl begrenzt Kostenloser Plan | App Korrespondenz |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat&Messenger | Plaudern Webkonferenz Planen Sie die Aufgabenverwaltung Anwesenheitsmanagement Arbeitsablauf | On-premise Ab 200 Yen Cloud Ab 300 Yen | Erstellen Sie Antragsformulare und Routen ohne Programmieraufwand Bereiten Sie eine Vorlage für das Formular vor Antrags-/Genehmigungsvorgänge per Chat Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen | 〇 | 〇 | 50 Personen | 〇 |
| Exment | Kundenmanagement Aufgabenverwaltung Datenvisualisierung | On-premise Ab 0 Yen Cloud Ab 1.500 Yen (Für Wartung, Installationsunterstützung, Original-Plug-In-Entwicklung usw. fallen gesonderte Gebühren an.) | Erstellen Sie eine Anwendungsroute ohne Codierung Import Export Benachrichtigungen (E-Mail, Slack, Teams) | 〇 | 〇 | unbegrenzt | × |
| GRIDY Groupware | Plaudern Zeitplan Aufgabenverwaltung Anwesenheitsmanagement Kontaktmanagement Projektmanagement Dateifreigabe für Geräteverwaltung und Gerätereservierung | alles in einem Ab 16.500 Yen (Der Anschaffungspreis beträgt 0 Yen) | Erstellen Sie Antragsformulare und Routen ohne Programmieraufwand | 〇 | - | unbegrenzt | △ |
| Gruppensitzung | Plaudern BBS Zeitplan Anwesenheitsmanagement Kontaktmanagement Projektmanagement Reservierung der Ausrüstung gemeinsames Nutzen von Dateien Bestätigung der Sicherheit | Kompatibel mit Smart-Geräten 1.000 Yen ~ Push-Benachrichtigungen 1.000 Yen ~ Unterstützung 4.500 Yen ~ | Erstellen Sie Antragsformulare und Routen ohne Programmieraufwand Bereiten Sie eine Vorlage für das Formular vor Exportbenachrichtigung (CSV, PDF) (E-Mail) | 〇 | 〇 | unbegrenzt | △ |
| SHIRASAGI | Nachricht Webkonferenz Zeitplan Anwesenheitsmanagement Kontaktmanagement Projektmanagement Reservierung der Ausrüstung gemeinsames Nutzen von Dateien | Cloud 35.000 Yen~ | Antragsformular/Routenerstellung Benachrichtigungen (E-Mail, Zeitplaner) | 〇 | 〇 | unbegrenzt | 〇 |
| Tec STORK. | Mail Zeitplan Anwesenheitsmanagement Reservierung der Ausrüstung gemeinsames Nutzen von Dateien | (Kostenlos aufgrund Open Source) | Verknüpfung mit Buchhaltungssystem | - | 〇 | unbegrenzt | × |
| Aktivität | (Alles kostenlos, da es Open Source ist) | Erstellen Sie Antragsformulare und Routen ohne Programmieraufwand Bereiten Sie eine Vorlage für das Formular vor | - | 〇 | unbegrenzt | × |
Was ist ein Workflow-System?
Unter Workflow versteht man die Strukturierung und Dokumentation des Ablaufs von Geschäftsprozessen. Dies macht jeden Schritt Ihrer Arbeit klarer und verbessert die Konsistenz und Effizienz der Ausführung. Der Hauptzweck des Workflows besteht darin, die Transparenz der Arbeit zu erhöhen und Prozesse zu rationalisieren und zu optimieren.
Dazu gehören die Automatisierung von Aufgaben, die Reduzierung von Fehlern, die Verbesserung der Kommunikation und mehr. Durch die ordnungsgemäße Verwaltung von Arbeitsabläufen können Unternehmen die Genauigkeit und Produktivität steigern.
Grundfunktionen des Workflow-Systems
Die grundlegende Funktion des Workflows besteht darin, Prozesse zu unterstützen, die Organisationen dabei helfen, die ihren Mitarbeitern und Abteilungen entstehenden Ausgaben effektiv und effizient zu verwalten. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für Grundfunktionen in einem Workflow-System.
Gestaltung des Eingabeformulars
Es handelt sich um eine Funktion zum Erstellen von Eingabeformularen für Bewerbungen usw., die in mehreren Formaten erhältlich ist und auch Tools enthält, die vorhandene Formulare importieren und verarbeiten können.
Flussdefinitionsfunktion
Dies ist eine Funktion zum Festlegen der Reihenfolge von Workflow-Anträgen und Genehmigungen (Genehmigungen). Sie können Abläufe mit intuitiven Bedienvorgängen erstellen und flexibel auf organisatorische Veränderungen reagieren. Es gibt auch Funktionen, mit denen Sie Regeln für die automatische Aufgabenzuweisung, Genehmigungsabläufe, Benachrichtigungen usw. basierend auf bestimmten Bedingungen und Auslösern einrichten können.
Antrags-/Genehmigungsfunktion
Hierbei handelt es sich um eine typische Funktion eines Workflow-Systems. Mit dieser Funktion reicht der Antragsteller einen Antrag ein, der Genehmiger bestätigt den Inhalt und genehmigt, lehnt ab oder sendet ihn zurück. Die Möglichkeit, den Fortschritt von Genehmigungsphasen (Status), Genehmigern usw. zu verfolgen, macht die Arbeit effizienter und transparenter.
Benachrichtigungsfunktion
Diese Funktion benachrichtigt verbundene Parteien über den Status von Anträgen und Genehmigungen. Sie können den Antragsteller benachrichtigen, wenn der Antrag genehmigt wird, oder eine Erinnerung an den Genehmiger senden, wenn sich die Genehmigung verzögert.
Andere Systemkooperationsfunktion
Es kann mit anderen Systemen wie Anwesenheitsverwaltung, Spesenabrechnung und Buchhaltung verknüpft werden. Es gibt auch Produkte, die sich über APIs nahtlos anbinden lassen und Daten über CSV-Dateien etc. ein- und ausgeben können.
Durch die richtige Nutzung dieser Funktionen können Sie eine höhere Effizienz und Transparenz Ihrer Abläufe, reibungslosere Arbeitsabläufe und eine verbesserte Produktivität erwarten.
Bei der Auswahl eines Workflow-Systems zu berücksichtigende Punkte
Hier sind sechs Punkte, die Sie bei der Auswahl eines Workflow-Systems überprüfen sollten.
Ist es kostenlos erhältlich?
Wenn Sie ein kostenpflichtiges Workflow-System einführen, fallen anfängliche Kosten und monatliche Gebühren an. Diese Kosten variieren je nach Systembereitstellungsformat, Funktionen, Anzahl der Mitarbeiter usw. und es können zusätzliche Kosten für Anpassungen, externe Softwareintegration, Support usw. erforderlich sein.
Andererseits können Sie Geld sparen, indem Sie sich für ein kostenloses Workflow-System entscheiden. Um ein System auszuwählen, das zum Budget Ihres Unternehmens passt, berücksichtigen Sie die Anzahl der Benutzer, Funktionen, Datenaufbewahrungsdauer, Supportsystem usw. und wählen Sie ein System mit hoher Kostenleistung.
Cloud-Typ oder On-Premise-Typ?
Es gibt zwei Arten von Workflow-Systemen: „On-Premises“, bei dem Sie Ihre eigenen Server und Systeme verwalten, und „Cloud“, bei dem das System auf einem Server im Internet gespeichert ist.
Vor-Ort-Modelle haben höhere Anschaffungs- und Wartungskosten, ermöglichen Ihnen aber die Verwaltung Ihrer eigenen Daten und ermöglichen eine relativ kostenlose Anpassung. Auf der anderen Seite haben cloudbasierte Systeme zwar geringere Anschaffungs- und Wartungskosten, haben aber den Nachteil, dass sie hinsichtlich Datensicherheit und Backup vom Systemanbieter abhängig sind. Wählen Sie das optimale Systembereitstellungsformat entsprechend dem Budget und den Datenverwaltungsrichtlinien Ihres Unternehmens.
Kann es mit bestehenden Systemen verknüpft werden?
Workflow-Systeme können die Arbeitseffizienz verbessern und Daten zentralisieren, indem sie mit anderen Systemen wie Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen und Personalverwaltungssystemen verknüpft werden. Bei der Verknüpfung von Systemen gibt es jedoch verschiedene Probleme, beispielsweise Unterschiede in den Datenformaten und Spezifikationen, sodass Vorsicht geboten ist. Prüfen Sie, ob eine Verknüpfung mit dem von Ihrem Unternehmen betriebenen System möglich ist und wie viel Kosten und Arbeitsstunden dafür anfallen.
Gibt es ein gutes Unterstützungssystem?
Bei der Implementierung eines Workflow-Systems ist Unterstützung wie Systemeinstellungen, Implementierungsunterstützung und Schulung erforderlich. Darüber hinaus kann auch nach der Implementierung Unterstützung bei Systemproblemen und Gesetzesänderungen erforderlich sein. Die Support-Systeme der Systemanbieter-Hersteller sind unterschiedlich und umfassen Methoden wie Telefon, E-Mail und Chat, Zeitfenster und Kosten. Prüfen Sie, ob sie ein Supportsystem anbieten, das Ihren Anforderungen entspricht.
Sind die notwendigen Funktionen abgedeckt?
Die meisten Workflow-Systeme sind mit Grundfunktionen wie Zeitstempel, Aggregation und Urlaubsverwaltungsfunktionen ausgestattet. Ob Sie die Einstellungen jedoch an das Arbeitssystem und die Arbeitsregeln Ihres Unternehmens anpassen oder ändern können, hängt vom System ab. Darüber hinaus stehen möglicherweise auch nützliche Funktionen wie Schichtverwaltung und Arbeitszeitverwaltung zur Verfügung. Prüfen Sie daher unbedingt, ob Ihr Unternehmen über die von Ihnen benötigten Funktionen verfügt.
Entspricht es dem Gesetz zur elektronischen Buchführung?
Das Gesetz zur elektronischen Buchhaltung ist ein Gesetz, das die elektronische Führung nationaler steuerbezogener Bücher und Dokumente ermöglicht, die bisher auf Papier geführt werden mussten. Im Januar 2022 wurde das Gesetz überarbeitet, um die papierlose Technologie zu fördern und die Speicherung elektronischer Daten zu erleichtern. Durch diese Änderung wurde der Aufwand für die Buchhaltungsabwicklung reduziert und die Vorteile der Implementierung einer Cloud-Buchhaltungssoftware weiter ausgebaut.
Dokumente, die dem Gesetz über die elektronische Buchführung unterliegen, werden in nationale steuerbezogene Bücher und nationale steuerbezogene Dokumente (Dokumente, Scannerspeicherung und elektronische Transaktionen) unterteilt.
Nach dem Gesetz zur elektronischen Buchführung unterscheiden sich die detaillierten Aufbewahrungsanforderungen für jede Dokumentkategorie, alle Dokumente müssen jedoch zwei Anforderungen erfüllen: „Gewährleistung der Authentizität“ und „Gewährleistung der Sichtbarkeit“. „Sicherstellung der Authentizität“ bezieht sich auf die Fähigkeit, zu bestätigen, dass die Daten korrekt sind und nicht manipuliert wurden, während „Sicherung der Sichtbarkeit“ darauf abzielt, sicherzustellen, dass jeder die Daten leicht einsehen und bestätigen kann.
Das Workflow-System ist erforderlich, um die Speicheranforderungen für nationale steuerbezogene Bücher, abrechnungsbezogene Dokumente und Kopien nationaler steuerbezogener Transaktionsdokumente zu erfüllen. Beispiele für die Sicherstellung der Authentizität sind die Möglichkeit, Dateien mit Zeitstempel zu speichern und die Funktion zur Korrektur-/Löschhistorie. Darüber hinaus sind als Beispiele zur Gewährleistung der Sichtbarkeit eine Suchfunktion mit den Suchbegriffen Transaktionsdatum, Transaktionsbetrag und Geschäftspartner sowie eine Funktion zum Herunterladen elektronischer Daten zur Vorbereitung von Betriebsprüfungen erforderlich.
Wenn Sie nationale steuerrelevante Bücher und Dokumente in einem Workflow-System speichern möchten, stellen Sie sicher, dass diese Voraussetzungen erfüllt sind.
Welches Workflow-System ist besser, kostenlos oder kostenpflichtig?
Bei der Auswahl eines Workflow-Systems ist es wichtig, ob man sich für ein kostenloses oder ein kostenpflichtiges System entscheidet. Kostenlose Systeme haben keine anfänglichen oder monatlichen Gebühren und verfügen über ausreichende Grundfunktionen, können jedoch Nutzungsbeschränkungen und unzureichenden Support aufweisen. Bezahlte Systeme unterliegen keinen Nutzungsbeschränkungen und verfügen über umfangreiche Datenspeicherung und -unterstützung. Sie haben jedoch den Nachteil, dass sie teuer sind und es in vielen Fällen schwierig ist, sie vollständig zu nutzen, da sie zu viele Funktionen haben.
Es empfiehlt sich, zunächst die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität des kostenlosen Systems zu prüfen und ggf. einen Wechsel zu einem kostenpflichtigen Plan in Betracht zu ziehen.
7 empfohlene kostenlose Workflow-Systeme
Hier stellen wir Ihnen sieben Workflow-Systeme vor, die Sie weiterhin kostenlos nutzen können.
Chat&Messenger
Produktübersicht und Funktionen
Chat&Messenger ist eine Groupware, die über Funktionen wie Business-Chat, Webkonferenzen und Dateifreigabe sowie Workflow-Funktionen verfügt. Das größte Merkmal der Workflow-Funktion besteht darin, dass sie PC-Protokolle verwendet, um Anwesenheit und Anwesenheit in Echtzeit zu verwalten. Dieser PC-protokollbasierte Workflow basiert auf objektiven Aufzeichnungen und verhindert wirksam Betrug und falsche Meldungen. Es verfügt außerdem über grundlegende Workflow-Funktionen wie Urlaubsverwaltung und Warnmeldungen.
Chat & Messenger, das Business-Chat, Webkonferenzen und Workflow-Funktionen zentralisiert, macht die Installation mehrerer Systeme überflüssig und senkt die Kosten.
Mit dem kostenlosen Plan verfügbare Funktionen
Was Sie mit dem kostenpflichtigen Plan tun können
Bewertungen und Ruf
Zur Benutzerfreundlichkeit der Chat- und Messenger-Funktionen gab es viele positive Bewertungen.
„Sie können problemlos große Dateien versenden, die per E-Mail nur schwer zu versenden wären.“
„Leicht verständliche Benachrichtigungen, wenn Nachrichten eingehen“
„Bequem, den Lesestatus zu überprüfen und erneut an Offline-Benutzer zu senden“
Exment
Produktübersicht und Funktionen
Einführung eines neuen Websystems! Verschiedene Daten zentral verwalten.
Das neue Websystem wird die komplizierte Datenverwaltung, die bisher mit Excel, Access und Google Spreadsheets durchgeführt wurde, völlig verändern. Dieses System ermöglicht die reibungslose Durchführung von Vorgängen wie Datensuche, Referenzen, Registrierung und Aktualisierungen und erleichtert so die Erstellung komplexer Datenbanken.
Es wird hauptsächlich für die Kundenverwaltung, Vertragsverwaltung, Produktverwaltung, Aufgabenverwaltung usw. für Mitglieder verwendet.
Mit dem kostenlosen Plan verfügbare Funktionen
Was Sie mit dem kostenpflichtigen Plan tun können
Bewertungen und Ruf
Aus der Sicht eines Ingenieurs habe ich das Exment-Handbuch etwa eine Stunde lang gelesen, bevor ich mit der Arbeit daran begonnen habe, und ich fand, dass es einfach zu bedienen ist und fast keine Probleme verursacht. Sie können es ohne Programmierkenntnisse nutzen.
„Open Source und keine funktionalen Einschränkungen“
„Das Schöne daran, ein japanischer Verkäufer zu sein“
„Verbesserte API-Zusammenarbeit“
„Viele Betriebssysteme sind kompatibel“
GRIDY Groupware
Produktübersicht und Funktionen
GRIDY Groupware ist eine Groupware-Anwendung, die den Informationsaustausch aktiviert und die Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens stärkt, einschließlich Organisationen wie Unternehmen und sogar Konzernunternehmen und Partnerunternehmen, die unternehmensübergreifend sind.
Das herkömmliche Konzept von Groupware bestand darin, Informationen nur innerhalb des Unternehmens auszutauschen. GRIDY Groupware ermöglicht jedoch nicht nur den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens, sondern ermöglicht auch die Zusammenarbeit mit GRIDY Groupware-Benutzern außerhalb des Unternehmens unter Beibehaltung einer sicheren Umgebung. , Informationsaustausch, der über die Grenzen zwischen Unternehmen hinausgeht ist ohne erweiterte Einstellungen oder zusätzliche Investitionen möglich.
Durch die gemeinsame Nutzung von Wissensbeständen, einschließlich des Informationsaustauschs innerhalb und außerhalb des Unternehmens, wird die Kommunikation reibungsloser und die betriebliche Effizienz kann weiter verbessert werden.
Es sind keine erweiterten Einstellungen oder zusätzliche Investitionen erforderlich. Dabei handelt es sich um eine SaaS-artige Groupware, die jeder sofort nutzen kann, sofern er über einen Computer und eine Internetverbindung verfügt.
So nutzen Sie es kostenlos
Was Sie mit dem kostenpflichtigen Plan tun können
Bewertungen und Ruf
Da es sich um einen Vertrag für ein einzelnes Unternehmen handelt und eine unbegrenzte Anzahl von Personen den Service nutzen kann, scheinen die Hürden für die Implementierung des Systems für alle Mitarbeiter gering zu sein. Da dieses Produkt von der Groupware bis zum Kundenmanagement einen umfassenden Funktionsumfang bietet, der für Unternehmen notwendig ist, haben wir die Rückmeldung erhalten, dass nicht mehr so viele Bildschirme geöffnet werden müssen und die Suche nach Informationen einfacher ist.
„Unbegrenzte Personenzahl, feste Kosten und einfache Bedienung“
„Cloud-artige All-in-One-Paket-App“
„Kundenverwaltung und Statusverwaltung, die bisher verstreut waren, wurden vereinheitlicht.“
„Es wäre gut, wenn es auch als Kommunikationsmittel genutzt werden könnte.“
GRUPPENSITZUNG
Produktübersicht und Funktionen
Groupware, die kostenlos ist und mit einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern gestartet werden kann.
Es verfügt über eine Vielzahl von Funktionen wie „Terminplanung“, „Einrichtungsreservierungen“, „Schwarzes Brett“, „Dateiverwaltung“, „Genehmigungsgenehmigung“ und „WEB-Mail“. Dadurch können Organisationen die Kommunikation reibungsloser gestalten und den Informationsaustausch fördern.
So nutzen Sie es kostenlos
Was Sie mit dem kostenpflichtigen Plan tun können
Bewertungen und Ruf
GroupSession hat derzeit eine ITreview-Benutzerzufriedenheitsbewertung von 3,7 und belegt damit den 11. Platz unter den Produkten in der Kategorie Groupware.
„Frei anpassbar“
„Sie können Unternehmensinformationen wie Terminverwaltung und Anlagenreservierungen zusammenstellen.“
„Einfach und leicht zu bedienen.“
„Ich würde mir wünschen, dass das Schwarze Brett etwas funktionaler wäre.“
„Es verfügt über genügend Funktionen für eine kostenlos nutzbare Groupware.“
SHIRASAGI
Produktübersicht und Funktionen
„Shirasagi“ ist ein CMS für mittelgroße und große Websites, das auf Ruby, Ruby on Rails und MongoDB läuft. Da das Kerndesign SNS ist, kann es auch als Plattform für die Entwicklung von Webanwendungen verwendet werden.
Da es Open Source unter der MIT-Lizenz ist, kann es jeder kostenlos nutzen.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Tools zum Veröffentlichen, Teilen und Nutzen von Informationen im Büro. Da es sich um Open Source handelt, sind alle Grundfunktionen selbstverständlich kostenlos. Während Sie die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens verbessern, können Sie die betriebliche Effizienz verbessern und Kosten senken.
So nutzen Sie es kostenlos
Was Sie mit dem kostenpflichtigen Plan tun können
Bewertungen und Ruf
SHIRASAGI wird als hochgradig anpassbare Groupware gelobt, da es responsiv ist (Seiten entsprechend der Größe des Gerätebildschirms anzeigt) und alle Arten von Informationen zusammenfassen kann.
„Ich habe SHIRASAGI ausprobiert, das ich vor langer Zeit auf OSC gesehen habe und auf das ich neugierig war. Es kann sowohl als CMS als auch als Groupware verwendet werden. Es reagiert und scheint ziemlich einfach zu bedienen zu sein.“
„Vor allem für öffentliche Einrichtungen kann Groupware wie SNS betrieben werden, sodass kleine und mittlere Unternehmen Fehlzustellungen von E-Mails verhindern und Feiertage beim Terminplaner beantragen und genehmigen können, sodass kleine und mittlere Unternehmen damit viel anfangen können.“ eins.''
Tec STORK.
Produktübersicht und Funktionen
„Tec STORK.“ von Tec Information Co., Ltd. ist eine Open-Source-Groupware, die verstreute Informationen zusammenfasst und die Geschäftseffizienz verbessert. Neben Bulletin Boards und Terminverwaltung ist es mit Funktionen wie Erinnerungen und Gerätereservierungen ausgestattet. Durch die Verknüpfung mit Geschäftssystemdaten kann die Funktionalität erweitert werden.
So nutzen Sie es kostenlos
Was Sie mit dem kostenpflichtigen Plan tun können
(keiner)
Bewertungen und Ruf
(keiner)
Aktivität
Produktübersicht und Funktionen
Activiti ist eine Java-implementierte Workflow-Engine, die Geschäftsprozesse in BPMN 2.0 ausführen kann.
Es verfügt über zwei Kernfunktionen: „einen Designer, der BPMN 2.0-kompatible Prozessdiagramme schreiben kann“ und „eine BPM-Engine, die Prozessdiagramme als Geschäftsprozesse ausführen/verwalten kann“.
Es richtet sich an geschäftliche Endbenutzer, Entwickler, Systemadministratoren usw. und hilft bei der Lösung von Automatisierungsproblemen.
So nutzen Sie es kostenlos
Was Sie mit dem kostenpflichtigen Plan tun können
(keiner)
Bewertungen und Ruf
(keiner)
Vor- und Nachteile von Workflow-Systemen
Zu den Vorteilen der Implementierung eines Workflow-Produkts gehören die Rationalisierung von Abläufen, die Reduzierung von Fehlern und die Erhöhung der Transparenz. Die Implementierung erfordert jedoch eine Anfangsinvestition und kann eine Mitarbeiterschulung und Systemanpassung erfordern. Darüber hinaus führt die Auswahl eines Produkts, das nicht den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, möglicherweise nicht zu den gewünschten Ergebnissen.
Zu beachtende Punkte bei der Implementierung eines kostenlosen Workflow-Systems
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie ein kostenloses Workflow-System implementieren. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte aufgeführt, die es zu beachten gilt.
- Überprüfen Sie die Funktionseinschränkungen
Freie Workflow-Systeme weisen in der Regel Einschränkungen auf. Überprüfen Sie sorgfältig die verfügbare Benutzeranzahl, die Speicherkapazität und die Einschränkungen für erweiterte Funktionen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
- Sicherheit und Privatsphäre
Geschäftsprozesse und Daten können sensibel sein. Überprüfen Sie bei der Auswahl eines kostenlosen Systems dessen Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien, um sicherzustellen, dass die Informationen Ihres Unternehmens ordnungsgemäß geschützt sind.
- Zukünftige Skalierbarkeit
Berücksichtigen Sie nicht nur, ob es die aktuelle Größe und die aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens unterstützt, sondern auch die zukünftige Skalierbarkeit. Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es wichtig, dass Ihr Workflow-System flexibel bleibt.
- Support und Dokumentation
Auch wenn Ihr Dienst kostenlos ist, stellen Sie sicher, dass er angemessenen Support bietet. Darüber hinaus können Dokumentations- und Schulungsressourcen für Benutzer bei der Implementierung und Nutzung hilfreich sein.
- Integrationsmöglichkeiten
Wenn Ihre Organisation vorhandene Tools und Systeme verwendet, prüfen Sie, ob Ihr Workflow-System in diese integriert werden kann. Für reibungslose Geschäftsprozesse ist die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Tools wichtig.
- Daten exportieren
Wenn Sie prüfen, ob Sie Daten aus Ihrem Workflow-System exportieren können, werden zukünftige Migrationen und Datensicherungen einfacher.
- Die Nutzungsbedingungen verstehen
Es empfiehlt sich, die Nutzungsbedingungen vollständig zu verstehen, insbesondere die Bedingungen, Kosten und Einschränkungen bei der Umstellung von der kostenlosen Version auf die kostenpflichtige Version.
Wenn Sie diese Überlegungen berücksichtigen, können Sie ein kostenloses Workflow-System auswählen, das den Anforderungen und Erwartungen Ihres Unternehmens entspricht.
Häufig gestellte Fragen zum Workflow-System
F: Für welche Branche und Organisationsgröße ist es geeignet?
A: Workflow-Systeme eignen sich für eine Vielzahl von Branchen und Organisationsgrößen. Es ist besonders nützlich für die Verwaltung von Vorgängen und Aufgaben, bei denen Prozesse wiederholt auftreten.
F: Welches Workflow-System ist besser: cloudbasiert oder lokal?
A: Das hängt von den Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation ab. Die Cloud ist flexibel und vor Ort gibt es strenge Sicherheitskontrollen.
F: Wie werden meine Daten gesichert?
A: Die Datensicherheit hängt von den Sicherheitsmaßnahmen des Workflow-Systemanbieters ab. Zu den gängigen Maßnahmen gehören SSL-Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.
F: Ist es möglich, das Workflow-System anzupassen?
A: Einige Systeme sind hochgradig anpassbar, andere bieten eine gewisse Flexibilität. Es hängt von dem System ab, das Sie verwenden.
F: Ist eine Schulung für das Workflow-System erforderlich?
A: Abhängig von der Komplexität des implementierten Workflow-Systems ist im Allgemeinen eine Schulung erforderlich. Viele Anbieter bieten Schulungsressourcen an.
F: Wie erfolgt die Unterstützung nach der Implementierung des Workflow-Systems?
A: Der Support variiert je nach Anbieter, umfasst jedoch in der Regel Online-Support, Dokumentation und Updates.