Un système de workflow est un logiciel ou un système qui automatise le flux des processus métier et des tâches au sein d'une organisation pour améliorer l'efficacité. En le mettant en œuvre, les processus métier seront automatisés, ce qui entraînera des avantages tels qu'une efficacité accrue, une transparence accrue et une réduction des erreurs humaines, ce qui améliorera l'efficacité opérationnelle de l'ensemble de l'organisation. En particulier, les systèmes de flux de travail disponibles gratuitement sont intéressants car ils peuvent rationaliser les opérations tout en réduisant les coûts.
Dans cet article, nous comparerons et présenterons en profondeur sept systèmes de flux de travail que vous pouvez continuer à utiliser gratuitement. Nous expliquons également les avantages et les inconvénients des systèmes de flux de travail, les points à prendre en compte lors du choix d'un système et les points auxquels il convient de faire attention lors de son introduction. Nous répondons également aux questions fréquemment posées, alors n'hésitez pas à y jeter un œil.
Liste de comparaison des systèmes de workflow
Les produits suivants sont des systèmes de workflow que vous pouvez continuer à utiliser entièrement gratuitement.
| nom du produit | Caractéristiques principales | Prix de la version payante (Base mensuelle estimée) | flux de travail Fonction de | Cloud | Sur site erreur | Nombre de personnes limité Forfait gratuit | application correspondance |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat et messagerie | chat conférence en ligne Planifier la gestion des tâches gestion des présences flux de travail | On-premise A partir de 200 yens Cloud A partir de 300 yens | Créez des formulaires de candidature et des itinéraires sans codage Préparer un modèle pour le formulaire Opérations de candidature/approbation par chat Fonctions de notification et de rappel | 〇 | 〇 | 50 personnes | 〇 |
| Exément | gestion de la clientèle gestion des tâches visualisation de données | On-premise À partir de 0 yen Cloud À partir de 1 500 yens (Des frais distincts s'appliquent pour la maintenance, les services d'assistance à l'installation et le développement de plug-ins originaux, etc.) | Créer un itinéraire d'application sans coder Importer / Exporter Notifications (e-mail, Slack, Teams) | 〇 | 〇 | illimité | × |
| Logiciel de groupe GRIDY | chat Calendrier gestion des tâches Gestion des présences Gestion des contacts gestion de projet Partage de fichiers de réservation d'équipement de gestion d'équipement | tout en un À partir de 16 500 yens (Le coût initial est de 0 yen) | Créez des formulaires de candidature et des itinéraires sans codage | 〇 | - | illimité | △ |
| Session de groupe | chat tableau d'affichage Calendrier Gestion des présences Gestion des contacts gestion de projet Réservation de matériel partage de fichiers Confirmation de sécurité | Compatible avec les appareils intelligents 1 000 yens ~ Notifications push 1 000 yens ~ Prise en charge 4 500 yens ~ | Créez des formulaires de candidature et des itinéraires sans codage Préparer un modèle pour le formulaire Notification d'exportation (csv, PDF) (e-mail) | 〇 | 〇 | illimité | △ |
| SHIRASAGI | message conférence en ligne Calendrier Gestion des présences Gestion des contacts gestion de projet Réservation de matériel partage de fichiers | Nuage 35 000 yens~ | Formulaire de candidature/création de parcours Notifications (e-mail, planificateur) | 〇 | 〇 | illimité | 〇 |
| Tec CIGOGNE. | Mail Calendrier Gestion des présences Réservation de matériel partage de fichiers | (Gratuit grâce à l'open source) | Lien avec le système comptable | - | 〇 | illimité | × |
| Activités | (Tout est gratuit car open source) | Créez des formulaires de candidature et des itinéraires sans codage Préparer un modèle pour le formulaire | - | 〇 | illimité | × |
Qu'est-ce qu'un système de workflow ?
Le workflow est la structuration et la documentation du flux des processus métier. Cela rend chaque étape de votre travail plus claire et améliore la cohérence et l’efficacité de l’exécution. L'objectif principal du flux de travail est d'augmenter la transparence du travail et de rationaliser et optimiser les processus.
Cela inclut l’automatisation des tâches, la réduction des erreurs, l’amélioration de la communication, etc. En gérant correctement les flux de travail, les entreprises peuvent augmenter la précision et la productivité.
Fonctions de base du système de flux de travail
La fonction de base du flux de travail est de prendre en charge les processus qui aident les organisations à gérer de manière efficace et efficiente les dépenses engagées par leurs employés et leurs services. Ce qui suit est un exemple de fonctions de base dans un système de flux de travail.
conception du formulaire de saisie
Il s'agit d'une fonction permettant de créer des formulaires de saisie pour les candidatures, etc., et elle se présente sous plusieurs formats, et il existe également des outils qui peuvent importer et traiter des formulaires existants.
Fonction de définition de flux
Il s'agit d'une fonction permettant de définir l'ordre des demandes de flux de travail et des approbations (approbations). Vous pouvez créer des flux avec des opérations intuitives et réagir avec flexibilité aux changements organisationnels. Il existe également des fonctionnalités qui vous permettent de configurer des règles pour l'attribution automatique des tâches, les flux d'approbation, les notifications, etc. en fonction de conditions et de déclencheurs spécifiques.
Fonction de demande/approbation
Il s'agit d'une fonction typique d'un système de flux de travail. Le candidat utilise cette fonction pour soumettre une candidature, et l'approbateur confirme le contenu et l'approuve, le rejette ou le renvoie. La possibilité de suivre la progression des étapes d'approbation (statut), des approbateurs, etc. rend le travail plus efficace et transparent.
Fonction de notification
Cette fonction informe les parties liées de l'état des demandes et des approbations. Vous pouvez informer le demandeur lorsque la demande est approuvée ou envoyer un rappel à l'approbateur si l'approbation est retardée.
Autre fonction de coopération système
Il peut être lié à d'autres systèmes tels que la gestion des présences, le règlement des dépenses et la comptabilité. Il existe également des produits qui peuvent être liés de manière transparente à l'aide d'API et peuvent entrer et sortir des données à l'aide de fichiers CSV, etc.
En utilisant correctement ces fonctions, vous pouvez vous attendre à une plus grande efficacité et transparence dans vos opérations, à des flux de travail plus fluides et à une productivité améliorée.
Points à considérer lors du choix d'un système de flux de travail
Voici six points à vérifier lors du choix d’un système de workflow.
Est-il disponible gratuitement ?
Si vous adoptez un système de workflow payant, il y aura des coûts initiaux et des frais mensuels. Ces coûts varient en fonction du format de mise à disposition du système, des fonctions, du nombre d'employés, etc., et des coûts supplémentaires peuvent être nécessaires pour la personnalisation, l'intégration de logiciels externes, le support, etc.
D'un autre côté, vous pouvez économiser de l'argent en choisissant un système de workflow gratuit. Pour choisir un système adapté au budget de votre entreprise, tenez compte du nombre d'utilisateurs, des fonctions, de la période de conservation des données, du système de support, etc., et choisissez un système offrant des performances élevées.
Type cloud ou type sur site ?
Il existe deux types de systèmes de workflow : « sur site » où vous gérez vos propres serveurs et systèmes, et « cloud » où le système est stocké sur un serveur sur Internet.
Les modèles sur site ont des coûts initiaux et des coûts de maintenance plus élevés, mais ils vous permettent de gérer vos propres données et permettent une personnalisation relativement libre. D'un autre côté, les systèmes basés sur le cloud ont des coûts initiaux et de maintenance inférieurs, mais ont l'inconvénient de dépendre du fournisseur de système pour la sécurité et la sauvegarde des données. Choisissez le format optimal de mise à disposition du système en fonction du budget et de la politique de gestion des données de votre entreprise.
Peut-il être lié aux systèmes existants ?
Les systèmes de workflow peuvent améliorer l'efficacité du travail et centraliser les données en se connectant à d'autres systèmes tels que les systèmes de paie et les systèmes de gestion des ressources humaines. Cependant, les systèmes de liaison posent divers problèmes, tels que des différences dans les formats de données et les spécifications. Il faut donc être prudent. Vérifiez s'il est possible d'établir une liaison avec le système exploité par votre entreprise, ainsi que le coût et les heures de travail nécessaires pour le faire.
Existe-t-il un bon système de soutien ?
Lors de la mise en œuvre d'un système de flux de travail, une assistance telle que les paramètres système, l'assistance à la mise en œuvre et la formation est requise. De plus, même après la mise en œuvre, une assistance peut être nécessaire pour résoudre les problèmes du système et les révisions juridiques. Les systèmes d'assistance des fournisseurs de systèmes varient, notamment par téléphone, e-mail, chat et autres méthodes, plages horaires et coûts. Vérifiez s’ils offrent un système d’assistance qui répond à vos besoins.
Les fonctions nécessaires sont-elles couvertes ?
La plupart des systèmes de workflow sont équipés de fonctions de base telles que des fonctions d'horodatage, d'agrégation et de gestion des congés. Cependant, la possibilité ou non de personnaliser ou de modifier les paramètres en fonction du système de travail et des règles de travail de votre entreprise varie en fonction du système. De plus, des fonctions utiles telles que la gestion des équipes et la gestion des heures de travail peuvent également être disponibles, alors assurez-vous de vérifier si votre entreprise dispose des fonctions dont vous avez besoin.
Est-il conforme à la loi sur la comptabilité électronique ?
La loi sur la comptabilité électronique est une loi qui permet de conserver électroniquement les livres et documents fiscaux nationaux, qui devaient auparavant être conservés sur papier. En janvier 2022, la loi a été révisée pour promouvoir la dématérialisation, facilitant ainsi le stockage des données électroniques. Ce changement a réduit les efforts requis pour le traitement comptable et a encore élargi les avantages de la mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité cloud.
Les documents soumis à la loi sur la comptabilité électronique sont classés en livres fiscaux nationaux et en documents fiscaux nationaux (documents, stockage scanner et transactions électroniques).
En vertu de la loi sur la comptabilité électronique, les exigences détaillées en matière de stockage diffèrent pour chaque catégorie de documents, mais tous les documents doivent satisfaire à deux exigences : « garantir l'authenticité » et « garantir la visibilité ». « Garantir l'authenticité » fait référence à la capacité de confirmer que les données sont exactes et n'ont pas été falsifiées, tandis que « garantir la visibilité » fait référence à la garantie que quiconque peut facilement visualiser et confirmer les données.
Le système de flux de travail est nécessaire pour répondre aux exigences de stockage des registres fiscaux nationaux, des documents liés au règlement et des copies des documents de transaction liés à la fiscalité nationale. Des exemples de garantie de l'authenticité incluent la possibilité d'enregistrer des fichiers horodatés et la fonctionnalité d'historique de correction/suppression. En outre, comme exemples de garantie de visibilité, une fonction de recherche utilisant la date de la transaction, le montant de la transaction et le partenaire commercial comme éléments de recherche, ainsi qu'une fonction permettant de télécharger des données électroniques en vue des contrôles fiscaux sont nécessaires.
Si vous souhaitez enregistrer les livres et documents fiscaux nationaux dans un système de workflow, assurez-vous que ces conditions sont remplies.
Quel système de workflow est le meilleur, gratuit ou payant ?
Lors du choix d'un système de workflow, un point important est de savoir s'il faut en choisir un gratuit ou payant. Les systèmes gratuits n'ont pas de frais initiaux ou mensuels et disposent de fonctionnalités de base suffisantes, mais peuvent avoir des restrictions d'utilisation et une assistance insuffisante. Les systèmes payants n'ont aucune restriction d'utilisation et disposent d'un stockage et d'un support de données étendus, mais ils ont l'inconvénient d'être coûteux et il existe de nombreux cas où il est difficile de les utiliser pleinement car ils ont trop de fonctions.
C'est une bonne idée de vérifier d'abord la convivialité et les fonctionnalités du système gratuit, et d'envisager de passer à un forfait payant si nécessaire.
7 systèmes de flux de travail gratuits recommandés
Nous présenterons ici sept systèmes de flux de travail que vous pouvez continuer à utiliser gratuitement.
Chat et messagerie
Présentation du produit et fonctionnalités
Chat&Messenger est un logiciel de groupe doté de fonctions telles que le chat professionnel, la conférence Web et le partage de fichiers, ainsi que des fonctions de flux de travail. La plus grande caractéristique de la fonction de workflow est qu'elle utilise les journaux du PC pour gérer la présence et la présence en temps réel. Ce flux de travail basé sur des journaux PC est basé sur des enregistrements objectifs et est efficace pour prévenir la fraude et les faux rapports. Il dispose également de fonctionnalités de flux de travail de base telles que la gestion des congés et les notifications d'alerte.
Chat & Messenger, qui centralise les fonctions de chat professionnel, de conférence Web et de flux de travail, élimine le besoin d'installer plusieurs systèmes, réduisant ainsi les coûts.
Fonctionnalités disponibles avec le forfait gratuit
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Il y a eu de nombreuses critiques positives concernant la facilité d'utilisation des fonctions de chat et de messagerie.
``Vous pouvez facilement envoyer des fichiers volumineux qui seraient difficiles à envoyer par courrier électronique.''
« Notifications faciles à comprendre lorsque les messages arrivent »
``Pratique pour vérifier l'état de lecture et renvoyer aux utilisateurs hors ligne''
Exément
Présentation du produit et fonctionnalités
Présentation d'un nouveau système Web ! Gérez de manière centralisée diverses données.
Le nouveau système Web va complètement changer la gestion complexe des données qui était effectuée à l'aide d'Excel, Access et Google Spreadsheets. Ce système permet d'effectuer des opérations telles que la recherche, le référencement, l'enregistrement et la mise à jour des données en toute fluidité, facilitant ainsi la création de bases de données complexes.
Il est principalement utilisé pour la gestion des clients, la gestion des contrats, la gestion des produits, la gestion des tâches, etc. pour les membres.
Fonctionnalités disponibles avec le forfait gratuit
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
D'un point de vue ingénieur, j'ai lu le manuel d'Exment pendant environ une heure avant de commencer à travailler dessus, et je l'ai trouvé très simple à utiliser. Vous pouvez l'utiliser sans aucune connaissance en programmation.
« Open source et aucune limitation fonctionnelle »
« La beauté d'être un vendeur japonais »
« Collaboration API améliorée »
« De nombreux OS sont compatibles »
Logiciel de groupe GRIDY
Présentation du produit et fonctionnalités
GRIDY Groupware est une application groupware qui active le partage d'informations et renforce la communication au sein et à l'extérieur de l'entreprise, y compris les organisations telles que les entreprises, et même les sociétés du groupe et les sociétés partenaires qui transcendent les entreprises.
Le concept conventionnel du groupware était de partager des informations uniquement au sein de l'entreprise, mais GRIDY Groupware permet non seulement le partage d'informations au sein de l'entreprise, mais permet également la collaboration avec les utilisateurs de GRIDY Groupware à l'extérieur de l'entreprise tout en maintenant un environnement sécurisé, un partage d'informations qui transcende les entreprises. est possible sans paramètres avancés ni investissement supplémentaire.
En partageant les connaissances, y compris le partage d'informations à la fois au sein et à l'extérieur de l'entreprise, la communication devient plus fluide et l'efficacité opérationnelle peut être encore améliorée.
Aucun paramètre avancé ni investissement supplémentaire n’est requis. Il s’agit d’un groupware de type SaaS que tout le monde peut utiliser de suite à condition de disposer d’un ordinateur et d’une connexion internet.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Étant donné que le contrat concerne une seule entreprise et qu’un nombre illimité de personnes peuvent utiliser le service, les obstacles à la mise en œuvre du système pour tous les employés semblent faibles. Ce produit offrant une gamme complète de fonctions nécessaires à l'entreprise, du groupware à la gestion des clients, nous avons reçu des retours selon lesquels ils n'ont plus besoin d'ouvrir autant d'écrans et qu'il est plus facile de rechercher des informations.
« Nombre de personnes illimité, coût fixe et simplicité d’utilisation »
« Application de package tout-en-un de type cloud »
« La gestion des clients et la gestion des statuts, auparavant dispersées, ont été unifiées. »
« Ce serait formidable si cela pouvait également être utilisé comme outil de communication. »
SÉANCE DE GROUPE
Présentation du produit et fonctionnalités
Groupware gratuit et pouvant être démarré avec un nombre illimité d'utilisateurs.
Il a une variété de fonctions telles que « planification », « réservations d'installations », « tableau d'affichage », « gestion de fichiers », « approbation d'approbation » et « courrier WEB ». permettant aux organisations de fluidifier la communication et de promouvoir le partage d’informations.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
GroupSession a actuellement un taux de satisfaction des utilisateurs ITreview de 3,7, le classant au 11ème rang parmi les produits de la catégorie Groupware.
« Librement personnalisable »
"Vous pouvez compiler des informations sur l'entreprise telles que la gestion des horaires et les réservations d'installations."
"Simple et facile à utiliser."
«J'aimerais que le babillard soit un peu plus fonctionnel.»
« Il dispose de suffisamment de fonctions pour un groupware utilisable gratuitement. »
SHIRASAGI
Présentation du produit et fonctionnalités
"Shirasagi" est un CMS pour sites de moyenne et grande taille fonctionnant sur Ruby, Ruby on Rails et MongoDB. Étant donné que la conception principale est SNS, elle peut également être utilisée comme plate-forme de développement d'applications Web.
Comme il est open source sous licence MIT, tout le monde peut l’utiliser gratuitement.
Il existe également de nombreux outils pour publier, partager et utiliser des informations au sein du bureau. Puisqu’il est open source, toutes les fonctions de base sont bien entendu gratuites. Tout en améliorant la communication au sein de votre entreprise, vous pouvez améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
SHIRASAGI a été salué comme un groupware hautement personnalisable car il est réactif (affichage des pages en fonction de la taille de l'écran de l'appareil) et peut résumer toutes sortes d'informations.
``J'ai essayé SHIRASAGI, que j'ai vu sur OSC il y a longtemps et qui m'intéressait, et qui peut être utilisé à la fois comme CMS et comme logiciel de groupe. Il est réactif et semble assez simple à utiliser.''
``Principalement destiné aux institutions publiques, le logiciel de groupe peut être utilisé comme SNS, afin que les petites et moyennes entreprises puissent éviter les erreurs de livraison d'e-mails et puissent demander et approuver les congés du planificateur, afin que les petites et moyennes entreprises puissent faire beaucoup avec cela. un.''
Tec CIGOGNE.
Présentation du produit et fonctionnalités
« Tec STORK » de Tec Information Co., Ltd. est un logiciel collaboratif open source qui regroupe des informations dispersées et améliore l'efficacité commerciale. En plus des tableaux d'affichage et de la gestion des horaires, il est doté de fonctions telles que les rappels et les réservations de matériel. La fonctionnalité peut être étendue en établissant un lien avec les données du système d'entreprise.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
(aucun)
Avis et réputation
(aucun)
Activités
Présentation du produit et fonctionnalités
Activiti est un moteur de workflow implémenté en Java qui peut exécuter des processus métier dans BPMN 2.0.
Il a deux fonctions principales : « un concepteur capable d'écrire des diagrammes de processus conformes à BPMN 2.0 » et « un moteur BPM capable d'exécuter/gérer des diagrammes de processus en tant que processus métier ».
Il s'adresse aux utilisateurs finaux professionnels, aux développeurs, aux administrateurs système, etc., et aide à résoudre les défis d'automatisation.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
(aucun)
Avis et réputation
(aucun)
Avantages et inconvénients des systèmes de workflow
Les avantages de la mise en œuvre d'un produit de flux de travail incluent la rationalisation des opérations, la réduction des erreurs et l'augmentation de la transparence. Cependant, la mise en œuvre nécessite un investissement initial et peut nécessiter une formation des employés et une personnalisation du système. De plus, choisir un produit qui ne répond pas aux besoins spécifiques de votre entreprise risque de ne pas produire les résultats souhaités.
Points à noter lors de la mise en œuvre d'un système de workflow gratuit
Soyez prudent lorsque vous implémentez un système de workflow gratuit. Voici les principaux points à considérer.
- Vérifier les limitations des fonctionnalités
Les systèmes de flux de travail gratuits ont généralement des limites. Examinez attentivement le nombre d'utilisateurs disponibles, la capacité de stockage et les limites des fonctionnalités avancées pour vous assurer qu'ils répondent aux exigences de votre organisation.
- Sécurité et confidentialité
Les processus métier et les données peuvent être sensibles. Lorsque vous choisissez un système gratuit, vérifiez ses politiques de sécurité et de confidentialité pour vous assurer que les informations de votre organisation sont correctement protégées.
- Évolutivité future
Déterminez non seulement si cela prend en charge la taille et les besoins actuels de votre organisation, mais également son évolutivité future. À mesure que votre organisation se développe, il est important que votre système de flux de travail reste flexible.
- Assistance et documentation
Même si votre service est gratuit, assurez-vous qu’il offre un support adéquat. De plus, des ressources de documentation et de formation destinées aux utilisateurs peuvent faciliter la mise en œuvre et l’utilisation.
- Possibilités d'intégration
Si votre organisation utilise des outils et des systèmes existants, vérifiez si votre système de flux de travail peut s'y intégrer. La collaboration avec différents outils est importante pour le bon fonctionnement des processus métier.
- Exporter des données
Vérifier si vous pouvez exporter les données de votre système de flux de travail facilitera les futures migrations et sauvegardes de données.
- Comprendre les conditions d'utilisation
C'est une bonne idée de bien comprendre les conditions d'utilisation, en particulier les conditions, les coûts et les restrictions lors de la conversion de la version gratuite vers la version payante.
En tenant compte de ces considérations, vous pouvez choisir un système de flux de travail gratuit qui répond aux exigences et aux attentes de votre organisation.
Questions fréquemment posées sur le système de flux de travail
Q : À quel secteur d’activité et à quelle taille d’organisation convient-il ?
R : Les systèmes de flux de travail conviennent à une variété d’industries et de tailles d’organisations. Il est particulièrement utile pour gérer les opérations et les tâches où les processus se produisent de manière répétée.
Q : Est-il préférable d'utiliser un système de flux de travail basé sur le cloud ou sur site ?
R : Cela dépend des exigences et des politiques de sécurité de votre organisation. Le cloud est flexible et les systèmes sur site disposent de contrôles de sécurité stricts.
Q : Comment mes données sont-elles sécurisées ?
R : La sécurité des données dépend des mesures de sécurité du fournisseur du système de flux de travail. Les mesures courantes incluent le cryptage SSL et le contrôle d'accès.
Q : Est-il possible de personnaliser le système de flux de travail ?
R : Certains systèmes sont hautement personnalisables et d’autres offrent une certaine flexibilité. Cela dépend du système que vous utilisez.
Q : Une formation sur le système de flux de travail est-elle requise ?
R : Une formation est généralement requise, en fonction de la complexité du système de flux de travail mis en œuvre. De nombreux prestataires proposent des ressources de formation.
Q : Comment l'assistance sera-t-elle fournie après la mise en œuvre du système de workflow ?
R : L'assistance varie selon le fournisseur, mais comprend généralement une assistance en ligne, de la documentation et des mises à jour.