工作流系统是一种旨在自动化组织内部业务流程和任务流的软件或系统，从而提高效率。实施此类系统可以自动化业务流程，带来诸多益处，例如提高效率、增强透明度、减少人为错误，最终提升组织的整体效率。尤其是免费的工作流系统，由于能够在降低成本的同时简化业务流程，因此极具吸引力。
本文全面比较并介绍了七款免费工作流系统。我们还解释了工作流系统的优缺点、选择的关键点以及实施注意事项。此外，我们还解答了一些常见问题，请继续阅读。
工作流程系统对比图
以下产品均为工作流程系统，可完全免费使用。
| 产品名称 | 主要特点 | 付费版本价格 （预计每月金额） | 工作流程 功能 | 云 | 本地部署 错过 | 人数限制 免费计划 | 应用程序 一致 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 聊天和即时通讯 | 聊天 网络会议 计划任务管理 考勤管理 工作流程 | 现场 200日元起 云 300日元起 | 无需编写代码即可创建申请表单和申请流程。 表格已提供模板。 通过聊天进行申请和审批流程。 通知和提醒功能 | 〇 | 〇 | 50人 | 〇 |
| 实验 | 客户管理 任务管理 数据可视化 | 现场 0日元起 云 1500日元起 （维护、实施支持服务和定制插件开发需额外付费。） | 无需编写代码即可创建应用程序路由。 进出口 通知（电子邮件、Slack、Teams） | 〇 | 〇 | 无限 | × |
| GRIDY 群件 | 聊天 日程 任务管理 考勤管理 联系管理 项目管理 设备管理和预订文件共享 | 一体式 16,500日元起 （无前期费用） | 无需编写代码即可创建申请表单和申请流程。 | 〇 | ー | 无限 | △ |
| 小组会议 | 聊天 公告板 日程 考勤管理 联系管理 项目管理 场地预订 文件共享 安全确认 | 智能设备兼容性（起价1000日元）；推送通知（起价1000日元）；技术支持（起价4500日元） | 无需编写代码即可创建申请表单和申请流程。 表格已提供模板。 导出（CSV、PDF）通知（电子邮件） | 〇 | 〇 | 无限 | △ |
| 白鹭 | 信息 网络会议 日程 考勤管理 联系管理 项目管理 场地预订 文件共享 | 云服务起价35,000日元 | 申请表和路线创建 通知（电子邮件、日程安排） | 〇 | 〇 | 无限 | 〇 |
| 科技鹳。. | 电子邮件 日程 考勤管理 场地预订 文件共享 | （免费，因为它是开源软件） | 与会计系统集成 | ー | 〇 | 无限 | × |
| 活动 | （完全免费，因为它是开源的） | 无需编写代码即可创建申请表单和申请流程。 表格已提供模板。 | ー | 〇 | 无限 | × |
什么是工作流程系统？
工作流程是指结构化且有文档记录的业务流程。它清晰地展示了流程的每个步骤，从而提高执行的一致性和效率。工作流程的主要目的是提高工作透明度，并简化和优化流程。
这包括自动化任务、减少错误和改善沟通。通过妥善管理工作流程，公司可以提高运营准确性并提升生产力。
工作流系统的基本功能
工作流的基本功能是支持各种流程，使组织能够高效地管理员工和部门产生的费用。以下是工作流系统的一些基本功能示例。
输入表单设计
此功能允许您创建用于申请或其他用途的输入表单，并提供多种格式。某些工具还允许您导入和修改现有表单。
流程定义函数
此功能允许您设置工作流申请和审批（决策）的顺序。您可以创建操作直观的流程，并灵活适应组织架构的变化。它还包含一些功能，可以根据特定条件和触发器设置自动任务分配、审批流程和通知规则。
申请/审批功能
这是工作流程系统的典型功能。申请人使用此功能提交申请，审批人审核申请内容并批准、拒绝或退回申请。该功能可以跟踪审批进度，例如审批阶段（状态）和审批人，从而提高业务运营的效率和透明度。
通知功能
此功能用于通知相关方申请和审批状态。它可以在申请获批时通知申请人，或在审批延迟时向审批人发送提醒通知。
与其他系统的集成
它可以与其他系统集成，例如考勤管理、费用报销和会计系统。部分产品提供通过 API 实现的无缝集成，并允许使用 CSV 文件进行数据输入和输出。
通过正确利用这些功能，您可以提高运营效率和透明度，从而实现更顺畅的工作流程和更高的生产力。
选择工作流程系统时需要考虑的关键点
以下是选择工作流程系统时需要考虑的六个关键点。
可以免费使用吗？
实施付费工作流程系统会产生初始费用和月费。这些费用取决于系统的交付方式、功能和员工人数，定制、与外部软件集成以及支持服务可能还需要额外付费。
另一方面，选择免费的工作流程系统可以帮助降低成本。为了选择符合公司预算的系统，请考虑用户数量、功能、数据保留期限和支持系统等因素，并选择性价比高的系统。
云端部署还是本地部署？
工作流系统分为两种类型：“本地部署”系统，即公司管理自己的服务器和系统；以及“云端部署”系统，即系统存储在位于互联网上的服务器上。
本地部署系统虽然初始成本和维护成本较高，但允许企业自行管理数据，并可进行相对灵活的定制。而云端系统虽然初始成本和维护成本较低，但数据安全和备份取决于系统提供商。应根据公司的预算和数据管理策略选择最佳的系统交付方式。
它能否与现有系统集成？
工作流系统可以通过与其他系统（例如薪资系统和人力资源管理系统）集成，简化操作并集中数据。然而，了解系统集成过程中面临的各种挑战至关重要，例如数据格式和规范的差异。您应该检查与现有系统集成是否可行，以及相关的成本和工作量。
支持体系是否足够完善？
实施工作流程系统时，需要获得支持，包括系统配置、实施协助和培训。此外，实施后可能也需要支持，例如系统故障排除或应对法律法规变更。系统供应商提供各种支持方式（电话、电子邮件、在线聊天等）、服务时间段和费用。务必确认他们提供的支持系统是否符合贵公司的需求。
它是否涵盖了所有必要的功能？
大多数工作流程系统都包含一些基本功能，例如考勤、数据汇总和休假管理。但是，这些系统是否能够根据贵公司的工作制度和劳动法规进行定制或配置，则因系统而异。此外，一些系统还提供诸如轮班管理和时间跟踪等便捷功能，因此请务必确认其是否涵盖贵公司所需的所有功能。
它是否符合电子记账法？
《电子记账法》允许将以往必须以纸质形式保存的国家税务相关会计凭证以电子数据形式存储。2022年1月，该法进行了修订，旨在促进无纸化操作，使电子数据存储的实施更加便捷。这一变化减轻了会计流程的工作量，并进一步扩大了采用云会计软件的优势。
根据《电子记账法》，文件分为国家税务相关账簿和国家税务相关文件（文件、扫描文件和电子交易）。
根据《电子记账法》，各类文件的具体存储要求有所不同，但所有文件都必须满足两个要求：“确保真实性”和“确保可见性”。“确保真实性”是指数据未被篡改，且可核实其准确性；“确保可见性”是指任何人都能轻松查看和核实数据。
工作流程系统必须满足保存税务相关账簿、财务报表和税务交易凭证副本的要求。为确保真实性，必须具备保存带时间戳文件和更正/删除历史记录等功能。此外，为确保可视性，还需具备以交易日期、交易金额和交易伙伴为搜索条件的搜索功能，以及用于税务审计的电子数据下载功能。
在工作流程系统中存储国家税务相关会计文件时，请确保满足以下要求。
对于工作流程系统而言，免费的还是付费的更好？
在选择工作流程系统时，决定是选择免费系统还是付费系统至关重要。免费系统无需支付初始费用或月费，并提供基本功能，但可能存在使用限制和技术支持不足的问题。付费系统没有使用限制，提供全面的数据存储和技术支持，但缺点是价格昂贵，而且其众多功能可能难以充分利用。
最好先检查一下免费系统的易用性和功能，如有必要，再考虑升级到付费计划。
7 个推荐的免费工作流程系统
以下是七个您可以继续免费使用的工作流程系统。
聊天和即时通讯
产品概述及功能
Chat&Messenger 是一款群件，提供商务聊天、网络会议、文件共享等功能，以及工作流功能。其工作流功能最显著的特点是能够利用电脑日志实时管理考勤。这种基于电脑日志的工作流以客观记录为基础，有效防止欺诈和虚假报告。此外，它还包含请假管理和提醒通知等基本工作流功能。
Chat&Messenger 将商务聊天、网络会议和工作流功能集成到一个系统中，无需实施多个系统，从而降低了成本。
免费计划包含的功能
付费计划能做什么
客户评价和声誉
许多用户对聊天和即时通讯功能的易用性给予了积极评价。
”即使是难以通过电子邮件发送的大文件，也能顺利发送。”
”收到消息时的通知很容易理解。”
”能够查看已读状态并向离线用户重新发送消息非常方便。”
实验
产品概述及功能
全新网络系统上线！集中管理各类数据。
您之前使用 Excel、Access 和 Google Sheets 进行的繁琐数据管理工作，将被这个全新的网络系统彻底改变。该系统支持流畅的数据搜索、引用、注册和更新，并能轻松创建复杂的数据库。
它主要用于我们会员的客户管理、合同管理、产品管理和任务管理。
免费计划包含的功能
付费计划能做什么
客户评价和声誉
从技术角度来看，我在开始工作前花了一个小时阅读了Exment的用户手册，发现它非常容易上手，几乎没有任何难度。即使没有编程知识，也能很快掌握。
“开源且无功能限制”
“作为日本供应商的优势”
“增强 API 集成”
“支持多种操作系统”
GRIDY 群件
产品概述及功能
GRIDY 群件是一款群件应用程序，它能够重振信息共享，加强公司内外的沟通，不仅适用于企业等组织内部，也适用于集团公司和合作伙伴公司之间。
传统的群件概念仅限于内部信息共享，而 GRIDY 群件不仅支持内部信息共享，还能在确保安全的前提下与外部 GRIDY 群件用户协作。这使得跨公司信息共享无需高级设置或额外投资。
在公司内外共享信息和知识资产，有助于更顺畅的沟通，提高工作效率。
无需任何高级设置或额外投资。任何拥有电脑和互联网连接的用户都可以立即使用这款基于SaaS的群件。
如何免费使用它
付费计划能做什么
客户评价和声誉
由于定价结构允许每个公司拥有无限数量的用户，因此为所有员工实施该系统的门槛似乎很低。该产品全面提供了从群件到客户管理的所有必要业务功能，用户反馈的优势包括减少了屏幕访问次数和提高了信息搜索效率。
“用户数量不限，费用固定，操作简便。”
“基于云端的一体化软件包应用”
“我们分散的客户管理和状态管理系统已经集中化了。”
“如果它还能被用作沟通工具，那就太好了。”
小组讨论
产品概述及功能
免费且用户数量不限的群件。
它具备“日程安排”、“场地预订”、“公告栏”、“文件管理”、“审批流程”和“网络邮件”等多种功能，可以简化组织沟通，促进信息共享。
如何免费使用它
付费计划能做什么
客户评价和声誉
GroupSession 目前在 ITreview 用户满意度评分中为 3.7 分，在同类群件产品中排名第 11 位。
“可自由定制”
“它可以帮助您整合公司内部信息，例如日程管理和场地预订。”
“它简单易用。”
“我希望公告栏的功能能再改进一些。”
“作为一款免费的群件程序，它的功能已经绰绰有余了。”
白鹭
产品概述及功能
Shirasagi 是一款面向中大型网站的内容管理系统 (CMS)，基于 Ruby、Ruby on Rails 和 MongoDB 开发。由于其核心设计基于社交网络服务 (SNS)，因此也可作为 Web 应用程序开发平台使用。
由于它是根据 MIT 许可证开源的，任何人都可以免费使用它。
该系统还提供丰富的工具，用于在办公室内发布、共享和利用信息。由于它是开源的，所有基本功能当然都是免费的。它可以加强内部沟通，同时提高效率并降低成本。
如何免费使用它
付费计划能做什么
客户评价和声誉
SHIRASAGI 因其响应式设计（可根据设备屏幕尺寸调整页面显示）和整合各种信息的能力而备受推崇，被誉为高度可定制的群件。
”我尝试安装了SHIRASAGI，之前在OSC上看到过它，当时就挺感兴趣的，因为它既可以用作内容管理系统，也可以用作群件。它的响应速度很快，而且看起来也很容易上手。”
”这款群件主要面向公共机构，可以像社交网络服务一样运行，从而避免中小企业出现电子邮件误送错误。它允许通过日程安排程序提交请假申请和审批，使其成为中小企业非常实用的工具。”
科技鹳。.
产品概述及功能
Tec STORK是由Tech Information Co., Ltd.开发的开源群件，它整合分散的信息以提高业务效率。其功能包括公告栏、日程管理、提醒和设备预订等。通过与现有业务系统的数据连接，可以扩展其功能。
如何免费使用它
付费计划能做什么
（没有任何）
客户评价和声誉
（没有任何）
活动
产品概述及功能
Activiti 是一个用 Java 实现的工作流引擎，可以使用 BPMN 2.0 执行业务流程。
它有两个核心功能：“可以创建符合 BPMN 2.0 标准的流程图的设计器”和“可以执行/管理流程图作为业务流程的 BPM 引擎”。
它面向企业最终用户、开发人员、系统管理员等，帮助他们解决自动化难题。
如何免费使用它
付费计划能做什么
（没有任何）
客户评价和声誉
（没有任何）
工作流系统的优点和缺点
实施工作流程产品可以带来诸多益处，例如提高运营效率、减少错误和增强透明度。然而，实施需要前期投资，并且可能需要对员工进行培训和系统定制。此外，选择不符合公司特定需求的产品可能会导致无法达到预期效果。
实施免费工作流系统时需要注意的几点
在实施免费工作流系统时，务必谨慎。以下是需要考虑的主要几点：
- 检查该功能的限制。
免费的工作流系统通常存在一些限制。请仔细检查用户数量、存储容量以及高级功能的限制，以确保其满足贵组织的需求。
- 安全与隐私
业务流程和数据可能高度敏感。选择免费系统时，务必查看其安全和隐私政策，以确保贵组织的信息得到妥善保护。
- 未来可扩展性
不仅要考虑系统是否满足您组织当前的规模和需求，还要考虑其未来的可扩展性。随着组织的发展，工作流程系统能够灵活适应至关重要。
- 支持和文档
即使是免费服务，也要确保提供充分的支持。此外，用户文档和培训资源在实施和使用过程中也十分有用。
- 整合可能性
如果您的组织使用现有的工具和系统，请检查您的工作流程系统是否能够与它们集成。与不同工具的集成对于确保业务流程顺畅至关重要。
- 数据导出
检查是否可以从工作流系统中导出数据，将使未来的数据迁移和备份更加容易。
- 了解服务条款
最好彻底了解服务条款，特别是从免费版本升级到付费版本时的条件、费用和限制。
考虑以上几点，您可以选择一款免费的工作流程系统，在实施过程中满足您组织的需求和期望。
工作流系统常见问题解答
问：该产品适用于哪些行业和哪些规模的企业？
答：工作流系统适用于各种行业和各种规模的组织。它们尤其适用于管理重复性任务和流程。
问：对于工作流系统而言，云端部署和本地部署哪个更好？
答：这取决于组织的具体需求和安全策略。云服务提供灵活性，而本地部署则提供强大的安全控制。
问：如何确保数据安全？
答：数据安全取决于工作流系统提供商实施的安全措施。常见措施包括SSL加密和访问控制。
问：工作流程系统可以自定义吗？
答：有些系统允许高度自定义，而有些系统则只提供一定程度的灵活性。这取决于你使用的系统。
问：工作流程系统需要培训吗？
答：根据所实施工作流程系统的复杂程度，通常需要进行培训。许多供应商都提供培训资源。
问：工作流程系统实施后如何提供支持？
答：不同提供商提供的支持各不相同，但通常包括在线支持、文档和更新。