工作流程系統是一種旨在自動化組織內部業務流程和任務流程的軟體或系統，從而提高效率。實施此類系統可以自動化業務流程，帶來許多好處，例如提高效率、增強透明度、減少人為錯誤，最終提升組織的整體效率。尤其是免費的工作流程系統，由於能夠在降低成本的同時簡化業務流程，因此極具吸引力。
本文全面比較並介紹了七款免費工作流程系統。我們也解釋了工作流程系統的優缺點、選擇的關鍵點以及實施注意事項。此外，我們也解答了一些常見問題，請繼續閱讀。
工作流程系統比較圖
以下產品均為工作流程系統，可完全免費使用。
| 產品名稱 | 主要特點 | 付費版本價格 （預計每月金額） | 工作流程 功能 | 雲 | 本地部署 錯過 | 人數限制 免費規劃 | 應用程式 一致 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 聊天和即時通訊 | 聊天 網路會議 計畫任務管理 考勤管理 工作流程 | 現場 200日圓起 雲 300日圓起 | 無需編寫程式碼即可建立申請表單和申請流程。 表格已提供範本。 透過聊天進行申請和審批流程。 通知與提醒功能 | 〇 | 〇 | 50人 | 〇 |
| 實驗 | 客戶管理 工作管理 數據視覺化 | 現場 0日圓起 雲 1500日圓起 （維護、實施支援服務和客製化外掛程式開發需額外付費。） | 無需編寫程式碼即可建立應用程式路由。 進出口 通知（電子郵件、Slack、Teams） | 〇 | 〇 | 無限 | × |
| GRIDY 群件 | 聊天 行程 工作管理 考勤管理 聯繫管理 專案管理 設備管理和預訂文件共享 | 一體式 16,500日圓起 （無前期費用） | 無需編寫程式碼即可建立申請表單和申請流程。 | 〇 | ー | 無限 | △ |
| 小組會議 | 聊天 公告板 行程 考勤管理 聯繫管理 專案管理 場地預訂 文件共享 安全確認 | 智慧型設備相容性（起價1000日圓）；推播通知（起價1000日圓）；技術支援（起價4500日圓） | 無需編寫程式碼即可建立申請表單和申請流程。 表格已提供範本。 匯出（CSV、PDF）通知（電子郵件） | 〇 | 〇 | 無限 | △ |
| 白鷺 | 資訊 網路會議 行程 考勤管理 聯繫管理 專案管理 場地預訂 文件共享 | 雲端服務起價35,000日元 | 申請表和路線創建 通知（電子郵件、日程安排） | 〇 | 〇 | 無限 | 〇 |
| 科技鸛。. | 電子郵件 行程 考勤管理 場地預訂 文件共享 | （免費，因為它是開源軟體） | 與會計系統集成 | ー | 〇 | 無限 | × |
| 活動 | （完全免費，因為它是開源的） | 無需編寫程式碼即可建立申請表單和申請流程。 表格已提供範本。 | ー | 〇 | 無限 | × |
什麼是工作流程系統？
工作流程是指結構化且有文件記錄的業務流程。它清楚地展示了流程的每個步驟，從而提高執行的一致性和效率。工作流程的主要目的是提高工作透明度，並簡化和優化流程。
這包括自動化任務、減少錯誤和改善溝通。透過妥善管理工作流程，公司可以提高營運準確性並提升生產力。
工作流程系統的基本功能
工作流程的基本功能是支援各種流程，使組織能夠有效率地管理員工和部門產生的費用。以下是工作流程系統的一些基本功能範例。
輸入表單設計
此功能可讓您建立用於申請或其他用途的輸入表單，並提供多種格式。某些工具還允許您匯入和修改現有表單。
流程定義函數
此功能可讓您設定工作流程申請和審核（決策）的順序。您可以建立操作直覺的流程，並靈活適應組織架構的變更。它還包含一些功能，可以根據特定條件和觸發器設定自動任務分配、審批流程和通知規則。
申請/審核功能
這是工作流程系統的典型功能。申請人使用此功能提交申請，審核者審核申請內容並批准、拒絕或退回申請。此功能可以追蹤審批進度，例如審批階段（狀態）和審批人，從而提高業務營運的效率和透明度。
通知功能
此功能用於通知相關方申請和核准狀態。它可以在申請獲批時通知申請人，或在審批延遲時向審批人發送提醒通知。
與其他系統的集成
它可以與其他系統集成，例如考勤管理、費用報銷和會計系統。部分產品提供透過 API 實現的無縫集成，並允許使用 CSV 檔案進行資料輸入和輸出。
透過正確利用這些功能，您可以提高營運效率和透明度，從而實現更順暢的工作流程和更高的生產力。
選擇工作流程系統時需要考慮的關鍵點
以下是選擇工作流程系統時需要考慮的六個關鍵點。
可以免費使用嗎？
實施付費工作流程系統會產生初始費用和月費。這些費用取決於系統的交付方式、功能和員工人數，客製化、與外部軟體整合以及支援服務可能還需要額外付費。
另一方面，選擇免費的工作流程系統可以幫助降低成本。為了選擇符合公司預算的系統，請考慮使用者數量、功能、資料保留期限和支援系統等因素，並選擇性價比高的系統。
雲端部署還是本地部署？
工作流程系統分為兩種：「本地部署」系統，即公司管理自己的伺服器和系統；以及「雲端部署」系統，即係統儲存在位於互聯網上的伺服器上。
本地部署系統雖然初始成本和維護成本較高，但允許企業自行管理數據，並可進行相對靈活的客製化。而雲端系統雖然初始成本和維護成本較低，但資料安全和備份取決於系統供應商。應根據公司的預算和資料管理策略選擇最佳的系統交付方式。
它能否與現有系統整合？
工作流程系統可以透過與其他系統（例如薪資系統和人力資源管理系統）集成，簡化操作並集中資料。然而，了解系統整合過程中面臨的各種挑戰至關重要，例如資料格式和規範的差異。您應該檢查與現有系統整合是否可行，以及相關的成本和工作量。
現有的支援體係是否夠完善？
實施工作流程系統時，需要獲得支持，包括系統配置、實施協助和訓練。此外，實施後可能也需要支持，例如係統故障排除或應對法律法規變更。系統供應商提供各種支援方式（電話、電子郵件、線上聊天等）、服務時段和費用。務必確認他們提供的支援系統是否符合貴公司的需求。
它是否涵蓋了所有必要的功能？
大多數工作流程系統都包含一些基本功能，例如考勤、資料匯總和休假管理。但是，這些系統是否能夠根據貴公司的工作制度和勞動法規進行定製或配置，則因係統而異。此外，一些系統還提供諸如輪班管理和時間追蹤等便利功能，因此請務必確認是否涵蓋貴公司所需的所有功能。
它是否符合電子記帳法？
《電子記帳法》允許將以往必須以紙本形式保存的國家稅務相關會計憑證以電子資料形式儲存。 2022年1月，該法進行了修訂，旨在促進無紙化操作，使電子資料儲存的實施更加便捷。這項變更減輕了會計流程的工作量，並進一步擴大了採用雲端會計軟體的優勢。
根據《電子記帳法》，文件分為國家稅務相關帳簿和國家稅務相關文件（文件、掃描文件和電子交易）。
根據《電子記帳法》，各類文件的特定儲存要求有所不同，但所有文件都必須滿足兩個要求：「確保真實性」和「確保可見性」。 「確保真實性」是指資料未被竄改，且可核實其準確性；「確保可見性」是指任何人都能輕鬆查看和核實數據。
工作流程系統必須符合保存稅務相關帳簿、財務報表和稅務交易憑證副本的要求。為確保真實性，必須具備保存帶時間戳記檔案和更正/刪除歷史記錄等功能。此外，為確保可視性，還需具備以交易日期、交易金額和交易夥伴為搜尋條件的搜尋功能，以及用於稅務審計的電子資料下載功能。
在工作流程系統中儲存國家稅務相關會計文件時，請確保符合以下要求。
對於工作流程系統而言，免費的還是付費的比較好？
在選擇工作流程系統時，決定選擇免費系統還是付費系統至關重要。免費系統無需支付初始費用或月費，並提供基本功能，但可能存在使用限制和技術支援不足的問題。付費系統沒有使用限制，提供全面的資料儲存和技術支持，但缺點是價格昂貴，而且其眾多功能可能難以充分利用。
最好先檢查免費系統的易用性和功能，如有必要，再考慮升級到付費方案。
7 個推薦的免費工作流程系統
以下是七個您可以繼續免費使用的工作流程系統。
聊天和即時通訊
產品概述及功能
Chat&Messenger 是一款群件，提供商務聊天、網路會議、文件共用等功能，以及工作流程功能。其工作流程功能最顯著的特點是能夠利用電腦日誌即時管理考勤。這種基於電腦日誌的工作流程以客觀記錄為基礎，有效防止詐欺和虛假報告。此外，它還包含請假管理和提醒通知等基本工作流程功能。
Chat&Messenger 將商務聊天、網路會議和工作流程功能整合到一個系統中，無需實施多個系統，從而降低了成本。
免費方案包含的功能
付費計劃能做什麼
客戶評價和聲譽
許多用戶對聊天和即時通訊功能的易用性給予了正面評價。
”即使是難以通過電子郵件發送的大文件，也能順利發送。”
”收到訊息時的通知很容易理解。”
”能夠查看已讀狀態並向離線用戶重新發送訊息非常方便。”
實驗
產品概述及功能
全新網路系統上線！集中管理各類資料。
您之前使用 Excel、Access 和 Google Sheets 進行的繁瑣資料管理工作，將會被這個全新的網路系統徹底改變。該系統支援流暢的資料搜尋、引用、註冊和更新，並能輕鬆建立複雜的資料庫。
它主要用於我們會員的客戶管理、合約管理、產品管理和任務管理。
免費方案包含的功能
付費計劃能做什麼
客戶評價和聲譽
從技術角度來看，我在開始工作前花了一個小時閱讀了Exment的使用手冊，發現它非常容易上手，幾乎沒有任何難度。即使沒有程式設計知識，也能很快掌握。
“開源且無功能限制”
“作為日本供應商的優勢”
“增強 API 整合”
“支援多種作業系統”
GRIDY 群件
產品概述及功能
GRIDY 群件是一款群件應用程序，它能夠重振資訊共享，加強公司內外的溝通，不僅適用於企業等組織內部，也適用於集團公司和合作夥伴公司之間。
傳統的群件概念僅限於內部資訊共享，而 GRIDY 群件不僅支援內部資訊共享，還能在確保安全的前提下與外部 GRIDY 群件用戶協作。這使得跨公司資訊共享無需高級設定或額外投資。
在公司內外分享資訊和知識資產，有助於更順暢的溝通，提高工作效率。
無需任何高級設定或額外投資。任何擁有電腦和網路連線的使用者都可以立即使用這款基於SaaS的群組軟體。
如何免費使用它
付費計劃能做什麼
客戶評價和聲譽
由於定價結構允許每個公司擁有無限數量的用戶，因此為所有員工實施該系統的門檻似乎很低。該產品全面提供了從群組到客戶管理的所有必要業務功能，用戶回饋的優勢包括減少了螢幕訪問次數和提高了資訊搜尋效率。
“用戶數量不限，費用固定，操作簡便。”
“基於雲端的一體化軟體包應用”
“我們分散的客戶管理和狀態管理系統已經集中化了。”
“如果它還能作為一種溝通工具，那就太好了。”
小組討論
產品概述及功能
免費且用戶數量不限的群組。
它具備「日程安排」、「場地預訂」、「公告欄」、「文件管理」、「審批流程」和「網路郵件」等多種功能，可以簡化組織溝通，促進資訊共享。
如何免費使用它
付費計劃能做什麼
客戶評價和聲譽
GroupSession 目前在 ITreview 用戶滿意度評分中為 3.7 分，在同類群件產品中排名第 11 名。
“可自由訂製”
“它可以幫助您整合公司內部信息，例如日程管理和場地預訂。”
“它簡單易用。”
“我希望公告欄的功能能更全面一些。”
“作為一個免費的群件程序，它的功能已經綽綽有餘了。”
白鷺
產品概述及功能
Shirasagi 是一款針對中大型網站的內容管理系統 (CMS)，基於 Ruby、Ruby on Rails 和 MongoDB 開發。由於其核心設計是基於社交網路服務 (SNS)，因此也可作為 Web 應用程式開發平台使用。
由於它是根據 MIT 許可證開源的，任何人都可以免費使用它。
該系統還提供豐富的工具，用於在辦公室內發布、分享和利用資訊。由於它是開源的，所有基本功能當然都是免費的。它能夠改善內部溝通，同時提高效率並降低成本。
如何免費使用它
付費計劃能做什麼
客戶評價和聲譽
SHIRASAGI 因其響應式設計（可根據裝置螢幕尺寸調整頁面顯示）和整合各種資訊的能力而備受推崇，被譽為高度可自訂的群組軟體。
”我嘗試安裝了SHIRASAGI，之前在OSC上看到過它，當時就挺感興趣的，因為它既可以用作內容管理系統，也可以用作群件。它的響應速度很快，而且看起來也很容易上手。”
”這款群件主要面向公共機構，可以像社交網絡服務一樣運行，從而避免中小企業出現電子郵件誤送錯誤。它允許通過日程安排程序提交請假申請和審批，使其成為中小企業非常實用的工具。”
科技鸛。.
產品概述及功能
Tec STORK是由Tech Information Co., Ltd.開發的開源群件，它整合分散的資訊以提高業務效率。其功能包括公告欄、日程管理、提醒和設備預訂等。透過與現有業務系統的數據連接，可以擴展其功能。
如何免費使用它
付費計劃能做什麼
（沒有任何）
客戶評價和聲譽
（沒有任何）
活動
產品概述及功能
Activiti 是用 Java 實作的工作流程引擎，可以使用 BPMN 2.0 執行業務流程。
它有兩個核心功能：「可以創建符合 BPMN 2.0 標準的流程圖的設計器」和「可以執行/管理流程圖作為業務流程的 BPM 引擎」。
它面向企業最終用戶、開發人員、系統管理員等，幫助他們解決自動化難題。
如何免費使用它
付費計劃能做什麼
（沒有任何）
客戶評價和聲譽
（沒有任何）
工作流程系統的優點和缺點
實施工作流程產品可以帶來許多好處，例如提高營運效率、減少錯誤和增強透明度。然而，實施需要前期投資，並且可能需要對員工進行培訓和系統化。此外，選擇不符合公司特定需求的產品可能會導致無法達到預期效果。
實施免費工作流程系統時需要注意的幾點
在實施免費工作流程系統時，請務必謹慎。以下是需要考慮的主要幾點：
- 檢查該功能的限制。
免費的工作流程系統通常會有一些限制。請仔細檢查使用者數量、儲存容量以及進階功能的限制，以確保其滿足貴組織的需求。
- 安全與隱私
業務流程和資料可能高度敏感。選擇免費系統時，請務必查看其安全和隱私權政策，以確保貴組織的資訊得到妥善保護。
- 未來可擴展性
不僅要考慮系統是否滿足您組織當前的規模和需求，還要考慮其未來的可擴展性。隨著組織的發展，工作流程系統能夠靈活適應至關重要。
- 支援和文檔
即使是免費服務，也要確保提供充分的支援。此外，使用者文件和培訓資源在實施和使用過程中也十分有用。
- 整合可能性
如果您的組織使用現有的工具和系統，請檢查您的工作流程系統是否能夠與它們整合。與不同工具的整合對於確保業務流程順暢至關重要。
- 數據導出
檢查是否可以從工作流程系統匯出數據，將使未來的資料遷移和備份更加容易。
- 了解服務條款
最好徹底了解服務條款，尤其要查看從免費版本過渡到付費版本的條件、費用和限制。
考慮以上幾點，您可以選擇一個免費的工作流程系統，在實施過程中滿足您組織的需求和期望。
工作流程系統常見問題解答
Q：該產品適用於哪些產業和哪些規模的企業？
答：工作流程系統適用於各種產業和各種規模的組織。它們尤其適用於管理重複性任務和流程。
Q：對於工作流程系統而言，雲端部署和本地部署哪種更好？
答：這取決於組織的特定需求和安全策略。雲端服務提供靈活性，而本地部署則提供更強大的安全控制。
Q：如何確保資料安全？
答：資料安全取決於工作流程系統提供者實施的安全措施。常見措施包括SSL加密和存取控制。
Q：工作流程系統可以自訂嗎？
答：有些系統允許高度自訂，有些系統則提供一定程度的彈性。這取決於你使用的系統。
Q：工作流程系統需要訓練嗎？
答：根據所實施工作流程系統的複雜程度，通常需要進行訓練。許多供應商都提供培訓資源。
Q：工作流程系統實施後如何提供支援？
答：不同提供者提供的支援各不相同，但通常包括線上支援、文件和更新。