Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, le groupware est un outil essentiel pour communiquer et améliorer l'efficacité du travail. En particulier, les logiciels de groupe fournis gratuitement apportent de grands avantages aux petites et moyennes entreprises et aux startups qui cherchent à exploiter efficacement leur entreprise tout en réduisant leurs coûts.
Dans cet article:Une liste comparative complète des groupwares recommandés que vous pouvez continuer à utiliser gratuitement, un aperçu et des fonctions du groupware, des points de comparaison, comment choisir, les avantages et les inconvénients de l'introduction et les points à noter.Nous vous fournirons des informations détaillées.
Approfondissez votre compréhension du groupware et créez le logiciel qui convient à votre entreprise.Free Groupware« Choisissez votre produit.
Tableau comparatif gratuit des logiciels de groupe
Les produits suivants sontUn groupware totalement gratuitest.
| nom du produit | Caractéristiques principales | Prix de la version payante (Base mensuelle estimée) | Cloud | sur prémisse | Android IOS | langue prise en charge |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat& Messager | chat conférence en ligne Calendrier gestion des tâches gestion de documents Réservation de matériel gestion des présences | On-premise A partir de 200 yens Nuage A partir de 300 yens | 〇 | 〇 | 〇 | Japonais (langue) Anglais Chinois |
| GROUPE R | Chronologie Calendrier tableau d'affichage Carte de pointage appels gratuits | Pas de version payante | 〇 | – | 〇 | Japonais (langue) Anglais Chinois |
| e-Broad office | Calendrier mémo de message Carte de pointage Liste de choses à faire tableau d'affichage partage de fichiers | Pas de version payante | 〇 | – | 〇 | Japonais (langue) |
| Zoho Connecter | chat vote Création de groupe Calendrier partage de fichiers appel vocal appel vidéo | entrée 48 yens entreprise 120 yens Ultime 360 yens | 〇 | – | 〇 | Japonais (langue) Anglais Chinois 16 autres langues |
| Cercle carré | chat Calendrier tableau d'affichage album partage de fichiers | lumière 770 yens/mois basique 1 430 yens Prime 1 980 yens | 〇 | – | 〇 | Japonais Anglais |
| GRILLE collecticiels | Calendrier Réservation de matériel Carte de pointage Liste de choses à faire partage de fichiers Création de minutes | collecticiels 10 000 yens~/mois Nombre d'identifiants : illimité Capacité : 10 Go Norme SFA 50 000 yens~/mois Nombre d'identifiants : illimité Capacité : 5 Go | 〇 | – | 〇 *Version payante | Japonais (langue) |
| Action | Note partage de fichiers modèle Paramètres d'autorisation | Business 600 yens entreprise 1 200 yens | 〇 | – | 〇 | Japonais (langue) |
| enclos | chat Création de groupe partage de fichiers mémo gratuit Calendrier | Mon plan 350 yens entreprise À partir de 2 000 yens | 〇 | – | 〇 | Japonais (langue) Anglais |
| Alouette | chat traduction automatique espace de travail partage de fichiers appel vocal conférence vidéo | Professionnel 1 420 yens entreprise Enquête requise | 〇 | – | 〇 | Japonais (langue) Anglais Chinois 13 autres langues |
| Groupe Session | Calendrier tableau d'affichage Réservation d'installations partage de fichiers gestion des tâches questionnaire | parCloud Smart 300 yens~ Session de groupe Enquête requise | 〇 | 〇 | 〇 | Japonais (langue) |
| TRAVAUX EN LIGNE | appel vocal appel vidéo partage d'écran tableau d'affichage calendrier | Standard A partir de 450 yens avancé 800 yens~ | 〇 | – | 〇 | Japonais (langue) Anglais Chinois coréen |
| Confluence | gestion de documents modèle document édition collaborative | Standard À partir de 790 yens Prime À partir de 1 510 yens | 〇 | 〇 | 〇 | Japonais (langue) Anglais Chinois 13 autres langues |
Fonctions de base du groupware
Le groupware est un outil essentiel pour améliorer l’efficacité et la communication des entreprises. Ces systèmes ont un large éventail de capacités et sont utilisés de diverses manières en fonction des besoins d'une organisation. Les principales fonctionnalités de base du groupware sont détaillées ci-dessous.
Rôle comme outil de communication
La fonction la plus fondamentale du groupware est de faciliter la communication au sein d’une équipe.outils de discussion, e-mail, forum,conférence en ligne Cela permet de partager des informations et de prendre des décisions en temps réel. Ces outils augmentent la transparence et accélèrent la communication entre les équipes.
Certaines fonctions de messagerie sont fournies avec un serveur de messagerie, tandis que d'autres disposent d'une fonction de messagerie Web qui peut être utilisée comme client sur un navigateur.
De plus, la fonction SNS interne permet aux collaborateurs de partager leur expertise personnelle et leurs intérêts au sein de l'entreprise via leurs pages de profil. Créez des groupes et des communautés basés sur des sujets ou des projets spécifiques pour partager et discuter d'informations connexes. Les réseaux sociaux internes sont devenus une fonctionnalité qui renforce les liens entre les collaborateurs et facilite le partage de connaissances et la collaboration.
Gestion des plannings et gestion des tâches
En collecticiel,Partage des horaires Yatagestion des tâches Les fonctionnalités facilitent la gestion des plannings des individus et des équipes. Cela vous permet de voir la progression du travail en un coup d'œil et de planifier l'exécution des tâches à temps.
Selon les produits, il peut également y avoir une fonction de réservation de salles de conférence et d'équipements liée à des plannings, ou encore une fonction d'émission automatique d'URL pour les webconférences.
Partage de fichiers et gestion de documents
Les fonctionnalités de partage de fichiers et de gestion de documents sont essentielles pour garantir que les membres de l’équipe ont accès à tout moment aux informations dont ils ont besoin. Rationalisez votre travail et garantissez la sécurité des informations en fournissant un contrôle des versions des documents et un point d'accès unique aux informations.
Gestion du flux de travail
La fonctionnalité de workflow permet l'automatisation et la standardisation des processus métier. Cela simplifie des choses telles que les processus d'approbation et l'acheminement des documents, rendant les opérations plus transparentes et efficaces.
Tableau d'affichage et portail
La fonction de tableau d'affichage fournit une plate-forme pour partager des annonces et des informations importantes au sein de votre organisation. La fonctionnalité du portail, quant à elle, centralise l'accès aux informations dont vous avez besoin et offre aux utilisateurs une expérience personnalisée.
En gérant de manière centralisée les informations telles que les règles de l'entreprise, les guides d'utilisation du bureau, les formats de documents, etc., vous pouvez gagner du temps dans la recherche d'informations et améliorer l'efficacité du travail.
gestion des présences
La gestion des présences améliore l'efficacité de la gestion des ressources humaines en suivant les heures de travail, les vacances et l'état des présences des employés. Grâce à cette fonction, la transparence des horaires de travail est maintenue, permettant une gestion appropriée du personnel et de la main-d'œuvre.
Quel type de groupware ?
Les produits Groupware comprennent des produits dotés de diverses fonctions et fonctionnalités en plus de la communication et du partage d'informations. Ici, nous expliquerons chaque fonctionnalité en détail.
Groupware disponible gratuitement
Le groupware gratuit est recommandé aux entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts, aux startups comptant un petit nombre de personnes et aux petites entreprises. Sachez cependant que certains produits de groupware gratuits ont des limites en termes de nombre d'utilisateurs et de capacité.
De plus, les fonctions sont souvent limitées par rapport à la version payante, donc si vous souhaitez rationaliser vos opérations de back-office, assurez-vous de disposer de toutes les fonctions dont vous avez besoin.
Logiciel de groupe multifonctionnel
Le logiciel de groupe multifonctionnel possède une variété de fonctions telles que la messagerie Web, le chat, la conférence Web, le partage de fichiers, les cartes de pointage, la gestion du calendrier, la gestion de l'avancement du projet et le flux de travail.
Cela vous permet d'obtenir les informations dont vous avez besoin pour votre travail simplement en ouvrant le groupware et d'effectuer tout en douceur, de la confirmation des informations à la communication, en passant par les rapports de travail, les approbations et les réservations d'équipement. Un logiciel de groupe multifonctionnel est recommandé aux entreprises qui souhaitent gérer les informations de manière centralisée et améliorer l'efficacité de leur entreprise.
Groupware adapté aux petites et moyennes entreprises
De nombreux logiciels de groupe destinés aux petites et moyennes entreprises peuvent être utilisés par un petit nombre de personnes, et il existe également des produits basés sur le cloud qui peuvent être utilisés à faible coût.
De plus, certains produits proposent des forfaits gratuits jusqu'à un certain nombre de personnes, ils sont donc particulièrement recommandés aux petites entreprises qui souhaitent les introduire à faible coût. Cependant, certains produits ont une limite supérieure quant au nombre d'utilisateurs, il est donc nécessaire de prendre en compte les fluctuations du nombre d'employés lors de l'introduction du produit.
Groupware adapté aux grandes entreprises
Les logiciels de groupe adaptés aux grandes entreprises s'étendent généralement de plusieurs milliers à plusieurs dizaines de milliers de personnes.
Il convient aux situations où il existe de nombreux départements et postes et où une gestion détaillée est requise, comme le partage d'informations entre plusieurs sites et des flux de travail complexes propres aux grandes entreprises. Selon le produit, outre la gestion des journaux, il est également possible de gérer des privilèges d'accès détaillés, tels que les paramètres des applications et la visualisation des documents.
De plus, il existe des produits prenant en charge plusieurs langues et fuseaux horaires et qui sont faciles à utiliser pour les bases à l'étranger et les membres étrangers. Beaucoup de nos produits sont entièrement compatibles avec les systèmes externes et offrent également la possibilité de s’intégrer facilement aux systèmes existants.
Points de comparaison des logiciels de groupe
Chaque groupware a des fonctions et des fonctionnalités différentes. Voici quatre points de comparaison qui vous aideront à choisir un groupware répondant aux besoins de votre entreprise.
Existe-t-il un forfait gratuit ?
Le premier point est de savoir s’il existe ou non un forfait gratuit. Les logiciels de groupe facilitent le partage d'informations et la communication et devraient améliorer l'efficacité du travail. Cependant, comme le groupware en lui-même ne génère pas de revenus, l’idée générale est de réduire les coûts au maximum. Certains groupwares proposent des formules gratuites ou permettent de l'essayer gratuitement pendant une certaine durée.
Il est important de vérifier s'il existe un forfait gratuit, non seulement pour réduire les coûts, mais aussi pour voir s'il répond aux besoins de votre entreprise.
Disponibilité des fonctions de base
Il est également important que votre entreprise dispose des fonctions de base dont vous avez besoin. Le Groupware a une grande variété de fonctions, donc lorsque vous comparez des produits, assurez-vous d'organiser le but d'utilisation et les fonctions requises, et vérifiez si elles peuvent répondre aux besoins de votre entreprise.
Cependant, s’il y a trop de fonctions, le coût sera élevé et vous risquerez de ne pas pouvoir utiliser pleinement toutes les fonctions. Triez soigneusement les fonctions dont vous avez besoin et celles dont vous n'avez pas besoin et choisissez le produit qui répond aux besoins de votre entreprise.
Est-il appliqué aux politiques organisationnelles telles que les politiques sur site et dans le cloud ?
Les organisations qui utilisent des informations personnelles ou confidentielles peuvent ne pas être en mesure d'utiliser un logiciel de groupe basé sur le cloud en raison de politiques. Dans ce cas, veuillez vérifier s'il s'agit d'un système sur site. En revanche, si vous souhaitez l’utiliser pour du télétravail ou des implantations professionnelles hors bureau, vous choisirez un groupware de type cloud.
De plus, les grandes organisations comptent des dizaines de milliers de personnes, des paramètres de restriction d'accès et des paramètres détaillés pour chaque équipe ou service sont donc nécessaires. Dans ce cas, il serait judicieux de choisir un système doté d’un fonctionnement flexible et de fonctions de gestion avancées.
Présence de fonctions et d'applications mobiles
La fonctionnalité mobile et la disponibilité des applications sont également des points de comparaison. Si vous l’utilisez souvent en dehors de l’entreprise, il serait judicieux de choisir un groupware doté d’une application mobile dédiée. Les services qui ne disposent pas d'applications dédiées peuvent être utilisés à partir d'un navigateur de smartphone, mais les applications dédiées sont plus pratiques, nous recommandons donc les produits prenant en charge les applications.
Comparatif de 12 groupwares gratuits recommandés
Nous présenterons ici 12 groupwares recommandés que vous pouvez utiliser gratuitement. Nous avons résumé les présentations, les caractéristiques, les avis et les réputations des produits, veuillez donc les utiliser comme référence lors du choix d'un produit.
Chat et messagerie
Présentation du produit et fonctionnalités
Chat&Messenger est un logiciel de groupe facile à utiliser qui intègre les outils nécessaires tels que le chat professionnel, les conférences Web, le partage de fichiers, la gestion des plannings/tâches et les réservations de salles de réunion.
Il est unique en ce sens qu'il intègre diverses fonctions de logiciel de groupe pour le partage d'informations en temps réel, telles que les discussions professionnelles et les conférences Web. Le format de service est compatible à la fois sur site et dans le cloud, et est utilisé par un large éventail d'organisations, notamment des agences gouvernementales et de grandes entreprises.
Comment l'utiliser gratuitement
Chat&Messenger propose un forfait gratuit. Vous pouvez y accéder avec un navigateur ou installer l'application sur votre smartphone et vous inscrire en tant qu'utilisateur.
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Il y a eu de nombreuses critiques positives concernant la facilité d'utilisation des fonctions de chat et de messagerie.
« Vous pouvez facilement envoyer des fichiers volumineux difficiles à envoyer par courrier électronique. »
« Notifications faciles à comprendre lorsque les messages arrivent »
"Pratique pour vérifier l'état de lecture et renvoyer aux utilisateurs hors ligne"
GROUPE R
Présentation du produit et fonctionnalités
R-GROUP est un logiciel de groupe entièrement gratuit basé sur le cloud et installé par plus de 2 000 entreprises au Japon.
Il dispose de 12 fonctions pour faciliter la communication professionnelle, telles que les horaires, les cartes de pointage, les tableaux de quarts de travail, les e-mails et le chat.
Comme il n’y a pas de limite au nombre d’utilisateurs et qu’il peut être utilisé gratuitement, il est également recommandé aux entreprises qui mettent en œuvre un groupware pour la première fois.
Il peut également être utilisé sur les smartphones sans frais supplémentaires.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
De nombreuses critiques étaient satisfaites du fait qu’il était gratuit et qu’il comportait de nombreuses fonctionnalités.
« 100% peut être utilisé gratuitement et possède toutes les fonctions de base du groupware »
« Vous pouvez discuter, créer des tableaux d'affichage et gérer votre emploi du temps de manière entièrement gratuite. »
« Recommandé aux petites et moyennes entreprises car il peut être utilisé gratuitement, sans date d'expiration ni restriction quant au nombre de personnes. »
e-Broad office
Présentation du produit et fonctionnalités
e-Broad Office est un logiciel collaboratif performant et utilisable gratuitement.
Vous pouvez utiliser de manière flexible les fonctions dont vous avez besoin, telles que les plannings, les mémos, les cartes de pointage, les listes de tâches, les tableaux d'affichage, les carnets d'adresses, les listes des membres de l'entreprise et la confirmation des employés.
L'agenda, le mémo, la liste de tâches et le carnet d'adresses sont également compatibles avec les appareils mobiles, vous permettant de les utiliser facilement même lorsque vous êtes en déplacement.
Le fournisseur, E-Broad Communications Co., Ltd., a acquis le label Privacy Mark et est fiable en termes de sécurité.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Je n'ai trouvé aucun avis. (Revue informatique, tendance informatique, recherche X non applicable)
Zoho Connecter
Présentation du produit et fonctionnalités
Zoho Connect est un service de réseau social destiné aux entreprises qui aide les entreprises à partager des informations et à échanger des idées.
Des communications internes aux enquêtes auprès des employés, en passant par la gestion de fichiers et la collaboration en équipe, il offre une multitude de fonctionnalités pour vous aider à créer un sentiment d'unité dans votre organisation.
Les fonctionnalités incluent la centralisation des connaissances via une base de connaissances et la rationalisation de la communication d'équipe en créant des groupes basés sur des caractéristiques communes.
De plus, il peut s'intégrer facilement à une large gamme de services externes tels que Google, Zoho, Outlook et iCloud.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Dans les critiques, de nombreux avis ont fait l’éloge de la fonction de réseau externe.
"Le partage d'informations entre plusieurs entreprises est gratuit"
« Nous utilisons des fonctions de réseau externe comme infrastructure pour le support client, ce qui facilite l'assistance à distance. »
« La fonction réseau externe est utile pour la gestion de petites communautés »
carré cercle
Présentation du produit et fonctionnalités
Circle Square est une application de gestion d'équipes, d'organisations et de communautés prise en charge par plus de 620 000 utilisateurs depuis plus de 20 ans.
Equipé de 18 fonctions utiles, vous pouvez facilement gérer votre emploi du temps et vos présences en ligne.
De plus, en utilisant des outils tels que le chat, les tableaux d’affichage et les enquêtes, il est possible d’encourager une communication active.
Parmi celles-ci, la fonction email est particulièrement complète et peut être utilisée comme alternative à une liste de diffusion.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Dans les critiques, de nombreux avis louaient la facilité d'utilisation et le fait qu'il était simple et facile à comprendre.
``L'écran est intuitif et peut être facilement utilisé même sans manuel.''
« C’est très simple et facile à comprendre, donc il peut être utilisé par un large éventail de personnes. »
"Il a une structure simple, de sorte que même les nouveaux utilisateurs peuvent l'utiliser sans aucune confusion."
Logiciel de groupe GRIDY
Présentation du produit et fonctionnalités
GRIDY Groupware est un groupware WEB qui améliore le partage d'informations et la communication au sein et à l'extérieur de l'entreprise.
Équipé de 23 fonctions telles que les horaires, les e-mails, les cartes de pointage et les flux de travail, on peut s'attendre à ce qu'il améliore l'efficacité du travail, partage facilement les informations et active la communication.
Il n'y a pas de frais initiaux ni de frais mensuels, le nombre d'utilisateurs est illimité et il est également possible de collaborer avec des utilisateurs externes au-delà de l'entreprise.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Dans les examens, de nombreuses opinions ont été exprimées concernant l'utilisation des fonctions de gestion des horaires et de partage d'informations.
"Je n'ai plus besoin d'utiliser une application distincte pour gérer mon horaire de travail."
« Il est devenu plus facile de partager des informations et de gérer des horaires, ce qui était auparavant difficile à faire verbalement. »
« Vous pouvez utiliser l'informatique pour comprendre les horaires du personnel, partager des informations, effectuer des réservations d'installations, etc. »
Action
Présentation du produit et fonctionnalités
Stock est le groupware le plus simple que tout le monde puisse commencer à utiliser.
Il est équipé de diverses fonctions telles que les messages, les notes, la gestion des tâches, les paramètres d'autorisation, etc., et certaines fonctions telles que la fonction note peuvent être utilisées hors ligne.
Une autre fonctionnalité est la possibilité de collaborer avec des systèmes externes tels que Slack, Chatwork et Evernote, et la possibilité de collaborer non seulement au sein de l'entreprise mais également avec des membres externes.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Dans les critiques, de nombreux avis ont fait l'éloge de la fonction de note pour résumer les informations.
``La fonction note est vraiment utile pour résumer des informations.''
``Vous pouvez visualiser toutes sortes de cas en écrivant tous les cas dans un cahier comme un mémo.''
``Les cahiers sont faciles à utiliser car vous pouvez non seulement décorer avec des polices, mais également inclure des tableaux et des listes.''
enclos
Présentation du produit et fonctionnalités
enclo est une application cloud qui vous permet de partager facilement des données de fichiers, des discussions, des notes, etc. dans un groupe.
Grâce à une interface utilisateur et une opérabilité faciles à utiliser, n'importe qui peut facilement collaborer à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.
Les fonctionnalités incluent une fonction de mémo en texte enrichi qui prend également en charge l'écriture manuscrite.
Les choses difficiles à transmettre par le texte seul peuvent être transmises de manière facile à comprendre en utilisant des illustrations manuscrites.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Les avis comprenaient des opinions sur le partage de fichiers et les fonctionnalités de chat.
« Vous pouvez utiliser la fonction de chat à un prix abordable »
"Peut envoyer des fichiers volumineux avec précision"
"Le travail à domicile est devenu plus fluide grâce à l'utilisation de pièces jointes de fichiers de chat."
Alouette
Présentation du produit et fonctionnalités
Lark est un outil DX qui contient toutes les applications dont vous avez besoin sur le terrain, notamment le chat, la messagerie électronique, le calendrier, la vidéoconférence, les documents, le flux de travail et les fonctions de back-office.
Il est également équipé d'une fonction de traduction automatique prenant en charge plusieurs langues, permettant une communication mondiale fluide, ce qui devrait réduire les coûts et améliorer la productivité.
De plus, puisque vous pouvez bénéficier d’un accompagnement minutieux dans la mise en œuvre de la part de consultants numériques, vous pouvez facilement la mettre en œuvre même si vous ne disposez pas d’un service informatique dédié.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Dans les critiques, de nombreuses opinions ont été exprimées sur l'utilisation de plusieurs méthodes de communication.
« Les conversations de chat peuvent être connectées aux appels vidéo en appuyant simplement sur un bouton. »
« Les entreprises qui ont introduit le système peuvent facilement se connecter entre elles grâce à la fonction de chat. »
``La fonctionnalité de chat vous permet de créer des groupes, ce qui est utile pour la gestion de projet.''
Session de groupe
Présentation du produit et fonctionnalités
GroupSession est un groupware qui peut être démarré gratuitement et avec un nombre illimité d'utilisateurs. Toutes les fonctions de base telles que la gestion des horaires, le tableau d'affichage et le partage d'informations peuvent être utilisées gratuitement.
Vous pouvez commencer à utiliser la version cloud du système pour seulement 300 yens par mois, il s'agit donc d'un service avec un excellent rapport qualité-prix. Ce service est recommandé à ceux qui envisagent une mise en œuvre à faible coût.
Comment l'utiliser gratuitement
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
De nombreuses critiques ont indiqué qu'il était multifonctionnel et d'un bon rapport qualité-prix.
``Un groupware qui peut être utilisé gratuitement, mais qui possède des fonctionnalités suffisantes.
« On peut utiliser les mêmes fonctions que les célèbres groupwares, mais à moindre coût. »
"J'ai estimé que la version cloud du serveur dédié offrait le meilleur rapport coût/performance."
TRAVAUX EN LIGNE
Présentation du produit et fonctionnalités
LINE WORKS est un logiciel de groupe qui peut être utilisé avec une facilité d'utilisation similaire à LINE. Vous pouvez l'utiliser dès le jour de son installation et vous pouvez communiquer en utilisant le chat et les tampons que vous connaissez sur LINE.
Il détient la part n°1 du chat professionnel payant en 2022, et en janvier 2023, plus de 430 000 entreprises l'ont adopté. Il est utilisé dans divers secteurs, notamment la vente au détail, la coiffure, la logistique, la construction, l'immobilier et les soins médicaux/infirmiers, afin de pouvoir être introduit en douceur.
Comment l'utiliser gratuitement
LINE WORKS propose un forfait gratuit, que vous pouvez utiliser en vous abonnant au forfait gratuit.
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Dans les critiques, de nombreuses personnes ont déclaré que, parce que LINE est un outil bien connu, il est facile à utiliser pour de nombreuses personnes.
"Comme il y a de nombreux utilisateurs de LINE dans leur vie privée, la pénétration après l'introduction se fait en douceur."
"Comme il s'agit d'une version professionnelle de LINE, tout s'est déroulé sans problème, de l'introduction à l'utilisation, comme on le savait déjà."
« Le service est convivial et facile à comprendre, de sorte que même les personnes ayant de faibles connaissances en informatique peuvent l'utiliser. »
Confluence
Présentation du produit et fonctionnalités
Confluence est un outil qui vous permet de créer et d'organiser votre travail virtuellement depuis n'importe où. Utilisé par plus de 75 000 utilisateurs, il est largement utilisé partout dans le monde.
Il dispose également d’un forfait gratuit, vous pouvez donc l’utiliser gratuitement.
Cependant, étant donné que le siège social est un outil étranger basé en Australie, le japonais sur la page d'accueil peut être difficile à lire dans certaines parties, et il peut y avoir des problèmes de convivialité.
Comment l'utiliser gratuitement
Le plan gratuit permet jusqu'à 10 utilisateurs.
Ce que vous pouvez faire avec le forfait payant
Avis et réputation
Dans les critiques de bouche à oreille, nous avons trouvé de nombreuses opinions sur son utilisation comme base de connaissances.
``Vous pouvez consolider les connaissances internes par élément et organiser l'information.''
« Les informations internes sont regroupées en un seul endroit, afin que vous puissiez accéder aux informations dont vous avez besoin même lorsque vous travaillez à distance. »
"Il est utilisé comme un portail partagé en interne à grande échelle."
Quels sont les points importants lors de l’introduction du groupware ?
Nous expliquerons ici les points à considérer lors de l’introduction du groupware. Il y a six points ci-dessous.
- A-t-il des fonctionnalités adaptées à votre objectif ?
- Est-il adapté à l’échelle de l’entreprise ?
- Est-il adapté à l’environnement et au contenu du travail utilisé ?
- Est-ce facile à utiliser ?
- Puis-je l'essayer gratuitement ?
A-t-il des fonctionnalités adaptées à votre objectif ?
Le premier point est de savoir si le collecticiel est doté de fonctions adaptées à votre objectif. Lors de l'introduction du groupware, organisez d'abord le but et les enjeux de l'introduction du groupware, et clarifiez les fonctions nécessaires.
Par exemple, si vous souhaitez rationaliser les opérations de règlement des dépenses, un produit doté de riches fonctions de flux de travail pouvant couvrir tout, de la demande à l'approbation et au paiement, vous sera utile. Si vous souhaitez continuer à utiliser votre système existant, c'est une bonne idée de choisir un produit doté de fonctionnalités d'intégration étendues.
En identifiant ainsi les fonctions nécessaires, vous pourrez sélectionner efficacement les groupwares répondant aux besoins de votre entreprise.
Est-il adapté à l’échelle de l’entreprise ?
Il est également important de choisir un produit adapté à la taille de votre entreprise. Certains logiciels de groupe ont un nombre minimum d'utilisateurs, donc si votre entreprise est petite, vous devrez vérifier auprès du fabricant si vous pouvez installer le produit.
De plus, certains logiciels de groupe ont une limite supérieure quant à l'échelle qui peut être prise en charge. Ainsi, même si votre entreprise est de grande taille, vous devez vérifier si elle peut gérer l'échelle de votre entreprise.
Assurez-vous de vérifier les limites supérieure et inférieure de l'échelle prise en charge et si votre entreprise est adaptée ou non à son utilisation.
Est-il adapté à l’environnement et au contenu du travail utilisé ?
Assurez-vous qu'il corresponde aux méthodes de communication et au contenu du travail de votre entreprise.
Différentes entreprises utilisent différentes méthodes de communication, telles que le courrier électronique, le chat et les tableaux d'affichage. De nombreux logiciels de groupe disposent de ces fonctions, mais vérifiez d'abord s'ils conviennent au style de communication de votre entreprise.
De plus, si vous envisagez d’augmenter le nombre d’employés ou de développer votre entreprise à l’avenir, nous vous recommandons d’utiliser un groupware évolutif.
Est-ce facile à utiliser ?
Même si le groupware possède de nombreuses fonctions, il peut être difficile de pénétrer dans l’organisation s’il n’est pas simple à utiliser. Certains produits de collecticiel proposent des essais gratuits, c'est donc une bonne idée de l'essayer et de choisir un produit que tout le monde peut facilement utiliser. De plus, le système d'assistance du fabricant est également important pour pouvoir utiliser pleinement les fonctions.
Puis-je l'essayer gratuitement ?
Lors du choix d’un logiciel de groupe, il est très important de déterminer s’il est disponible en essai gratuit. Les logiciels de groupe qui offrent une période d'essai gratuite offrent la possibilité de pré-évaluer les fonctionnalités et la convivialité dans un environnement professionnel réel. Cela permet aux organisations de voir si le produit répond à leurs besoins et exigences spécifiques.
En utilisant l'essai gratuit, vous pouvez réellement essayer les fonctions du groupware et vérifier la facilité d'utilisation de l'interface utilisateur et l'utilité des différentes fonctions. De plus, en recueillant les commentaires des employés pendant la période d'essai gratuite, il est possible de prédire quel type de formation et d'assistance seront nécessaires pour les opérations post-implémentation.
Quels sont les avantages de l’introduction du groupware ?
La mise en œuvre d’un groupware présente les avantages suivants :
Le partage d’informations devient plus fluide
Le groupware centralise les fonctions de communication telles que la messagerie électronique, le chat et les tableaux d'affichage, permettant un partage fluide des informations.
De plus, vous pouvez partager des fichiers, gérer des tâches et afficher les plannings en même temps avec un seul outil, ce qui facilite les changements soudains de planning ou la convocation de conférences Web.
Cela rendra votre travail plus efficace et évitera les erreurs et les problèmes causés par des omissions.
Le travail de bureau peut être rendu plus efficace
Le groupware équipé de fonctions de workflow vous permet d'effectuer efficacement le travail de bureau.
En définissant à l'avance le flux de candidature/approbation pour les dépenses et les présences, vous pouvez terminer rapidement et complètement le processus de candidature → approbation au sein de l'outil.
De plus, vous pouvez espérer améliorer l'efficacité du travail de bureau en effectuant des réservations de salles de conférence et de projecteurs liées aux plannings, et en gérant l'avancement en temps réel.
FB peut être utilisé immédiatement
En utilisant le groupware, vous pouvez vérifier la progression du travail des membres dans une liste, permettant un retour rapide.
En visualisant les retards de travail, vous pouvez en rechercher facilement la cause et formuler des contre-mesures.
De plus, comme vous pouvez discuter tout en vous référant à des informations telles que des procès-verbaux et des rapports, cela sera utile pour donner votre avis sur les évaluations du personnel.
Le travail à distance peut se faire en douceur
Même lorsque vous travaillez à distance, où la communication est difficile, vous pouvez vous attendre à une communication active via des tableaux d'affichage, des réseaux sociaux internes et des conférences Web.
De plus, les fonctions de gestion des plannings, de partage d'informations et de partage de fichiers permettent de vérifier l'état des opérations à distance et de garantir une livraison fluide des matériaux.
Ces fonctions pouvant être couvertes par un seul groupware, celui-ci peut également être utilisé comme bureau virtuel.
Inconvénients du groupware
Lors de la mise en œuvre d’un groupware, il faut également considérer ses inconvénients.
Nous présenterons ici cinq inconvénients spécifiques, alors vérifiez s'ils s'appliquent à votre entreprise et mettez en œuvre le groupware sans regret.
Le coût initial est requis
Lors de l’introduction d’un logiciel de groupe, de nombreux coûts initiaux sont nécessaires, tels que l’installation du système, la personnalisation et la formation du personnel.
Veuillez noter que les coûts peuvent être élevés, surtout si vous êtes une grande organisation ou si vous avez besoin d'une personnalisation adaptée à votre entreprise.
Certains services sont difficiles à exploiter
Les logiciels de groupe ont de nombreuses fonctions ces dernières années, ils peuvent donc être difficiles à utiliser en fonction des connaissances informatiques de l'utilisateur.
Si vous choisissez un service difficile à exploiter, il vous sera difficile de pénétrer dans l’organisation et vous ne pourrez pas utiliser efficacement ses fonctionnalités.
Choisissez un produit qui a une bonne opérabilité, par exemple un produit que tout le monde peut utiliser facilement ou un produit qui peut être utilisé de manière intuitive.
Le partage d’informations peut devenir trop étroit
Un autre inconvénient est que le partage d’informations peut devenir trop intime.
Bien que les logiciels de groupe facilitent le partage d'informations, il existe un risque que les informations inutiles augmentent et que les informations réellement nécessaires soient masquées.
Choisissez un produit doté d'une fonction d'alerte ou fixez des règles pour éviter de remplir les informations nécessaires.
Des mesures de sécurité sont nécessaires
Le groupware gère une grande quantité d’informations, des mesures de sécurité suffisantes sont donc nécessaires.
Si des mesures suffisantes ne sont pas prises, les accès non autorisés de l’extérieur et les fuites d’informations constitueront un risque majeur.
Assurez-vous de choisir un groupware doté d’excellentes mesures de sécurité.
La personnalisation est limitée
De nombreux produits de collecticiel peuvent être personnalisés pour s'adapter aux activités de votre entreprise, mais il existe des limites à la personnalisation.
Par conséquent, il peut être difficile de répondre complètement aux besoins de votre entreprise, alors comparez plusieurs produits et choisissez le groupware qui correspond le mieux à vos besoins.
Points à noter lors de l'introduction du groupware
Lors de l'installation du groupware, veuillez noter les points suivants.
Ce sont des points importants pour une mise en œuvre réussie du groupware, alors assurez-vous de les consulter.
Vérifier la convivialité avec le personnel sur place
Lorsque vous introduisez le groupware, vérifiez auprès du personnel de terrain réel ce que vous ressentez et obtenez leur avis.
Le groupware est utilisé par de nombreux employés de terrain, il est donc important qu'il soit facile à utiliser pour tout le monde.
En intégrant les opinions du personnel de terrain lors de la sélection du groupware, il est plus probable que la pénétration du groupware se fasse sans problème après son introduction.
Identifier les fonctions nécessaires
Avant d’introduire le groupware, identifiez au préalable les fonctions nécessaires.
Les fonctions requises varient en fonction de la méthode de fonctionnement et de la nécessité de continuer à utiliser le système existant.
En considérant la méthode de fonctionnement appropriée et en identifiant les fonctions nécessaires, vous serez en mesure de la mettre en œuvre de manière efficace et fluide.
Comprendre le groupware et fluidifier votre travail
Dans cet article, nous avons fourni une explication détaillée sur la façon de comparer les sociétés de logiciels de groupe, comment les utiliser gratuitement et les points à prendre en compte lors du choix d'une.
Nous présentons également 18 produits de groupware recommandés qui peuvent être utilisés gratuitement, veuillez donc les utiliser comme référence lors du choix d'un produit.
En comprenant le groupware et en l’utilisant efficacement, vous pouvez gérer votre entreprise en douceur.
Comprenez les points de comparaison, les avantages et les inconvénients, et choisissez le groupware le plus adapté aux besoins de votre entreprise.