Importance du chat professionnel
Qu'est-ce que le chat professionnel ?
Chat d'affairesest un service d'outil de chat spécialisé pour une utilisation sur le lieu de travail et au travail. Dans certaines organisationsdiscussion de groupeet ... etChat interneOn l'appelle aussi parfois.
La principale méthode de communication de ce service est le chat textuel, généralement sous forme de groupe avec plusieurs participants. Les interfaces utilisateur (UI) des principaux produits de chat professionnel sont les suivantes et peuvent également inclure des fonctionnalités d'appel vidéo, de partage de planning et de gestion des tâches.
La popularité du chat professionnel continue d'augmenter d'année en année en raison de la commodité de pouvoir couvrir la plupart des communications professionnelles en introduisant un seul service de chat professionnel.
Une autre caractéristique de Business Chat, contrairement aux SNS personnels, est qu'il se concentre sur les fonctions de sécurité et de gestion des utilisateurs qui répondent aux besoins de l'entreprise.
Changements dans la communication dans les entreprises modernes
Pour comprendre l’importance du chat professionnel, il est important d’examiner les changements dans la communication dans les entreprises modernes. L’environnement des affaires a radicalement changé au cours des dernières décennies. Les progrès technologiques, la mondialisation et, plus récemment, la prévalence du travail à distance ont rendu les méthodes de communication traditionnelles inadéquates.
Des outils de chat professionnel ont été développés pour répondre à ces changements. Par rapport aux méthodes traditionnelles telles que les e-mails et les appels téléphoniques, le chat professionnel permet une communication plus rapide et plus efficace. Les messages sont envoyés et reçus en temps réel, les informations critiques peuvent être partagées instantanément et les membres de l'équipe peuvent y accéder de n'importe où, vous permettant de travailler au-delà des contraintes de l'emplacement physique.
De plus, le chat professionnel augmente la transparence interne. L’avancement du projet et les processus de prise de décision sont visualisés et chacun peut partager des informations, favorisant ainsi la collaboration et la collaboration entre les équipes. En tant que tel, le chat professionnel joue un rôle essentiel dans la rationalisation et l’amélioration de la communication dans l’environnement commercial moderne.
Principales fonctionnalités du chat professionnel
Business Chat dispose d'une variété de fonctionnalités qui améliorent considérablement la communication et la collaboration sur le lieu de travail moderne. Les principales fonctionnalités sont classées comme suit :
messagerie en temps réel
La messagerie en temps réel est une fonctionnalité essentielle du chat professionnel. Cette fonctionnalité permet aux membres de l'équipe de communiquer instantanément à tout moment et en tout lieu. L’échange immédiat de messages est particulièrement utile pour les projets urgents et les situations nécessitant une prise de décision rapide.
Il existe essentiellement deux types de formats d'envoi de messages. L’un concerne les messages directs, qui sont des messages privés envoyés directement à des personnes spécifiques. L'autre est le chat de groupe, qui est une interaction dans une salle de discussion à plusieurs participants utilisée pour communiquer avec une équipe ou un groupe entier. Une utilisation appropriée des messages directs et des discussions de groupe rendra la communication professionnelle plus efficace.
Gestion de la présence des utilisateurs
Il s'agit d'une fonctionnalité importante pour comprendre le statut actuel des membres de l'équipe. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de voir l'état actuel des collègues et des membres de l'équipe, notamment s'ils sont en ligne, hors ligne, en réunion ou immergés dans le travail.
Ceci est important pour promouvoir une communication efficace et une collaboration en équipe, en particulier dans l'environnement commercial actuel où le travail à distance et les modalités de travail flexibles sont courants. Connaître les informations de présence d'un utilisateur peut vous aider à décider quand envoyer un message ou démarrer une conversation.
partage de fichiers
Les fonctionnalités de partage de fichiers vous permettent de partager facilement des documents importants tels que des documents et des présentations entre les membres de l'équipe. De nombreux outils de chat professionnel vous permettent de partager des fichiers en les faisant glisser et en les déposant directement dans la fenêtre de chat, ce qui rend votre travail beaucoup plus efficace. De plus, les commentaires et retours sur les fichiers partagés peuvent être effectués en temps réel, facilitant ainsi la collaboration.
Fonction d'appel vocal/appel vidéo
Certains produits de chat professionnel peuvent inclure des appels vocaux et vidéo. En particulier, les capacités d'appel vidéo permettent une interaction directe avec les membres de l'équipe et les clients à distance, facilitant ainsi une compréhension et une connexion plus approfondies grâce à une communication en face à face.
De plus, en le combinant avec la fonctionnalité de présence de Business Chat, vous pouvez vérifier si la personne que vous appelez est en ligne et disponible avant de passer un appel vocal ou vidéo. Cela permet d’optimiser le timing des appels et d’obtenir une communication efficace et fluide.
De cette manière, la combinaison des fonctionnalités d'appels vocaux/vidéo et des fonctionnalités de présence dans les outils de chat professionnel contribue à créer un environnement de travail efficace et productif. Cela fait des outils de chat professionnel plus que de simples outils de messagerie et sert de centre de communication multifonctionnel et efficace.
gestion des tâches
Les fonctionnalités de gestion des tâches jouent également un rôle important dans le chat professionnel. Attribuez des tâches, suivez les progrès, fixez des délais et bien plus encore directement dans le chat. De plus, de nombreux outils de chat professionnel peuvent s'intégrer à des outils de gestion de projet externes et à des applications de calendrier, ce qui peut vous aider à travailler plus efficacement et à améliorer la productivité de votre organisation.
Fonctionnalités de sécurité et de confidentialité
La sécurité et la confidentialité sont extrêmement importantes pour les entreprises. Les outils de chat professionnel offrent des fonctionnalités de sécurité avancées, notamment des processus de connexion sécurisés, des politiques de protection des données, etc. Cela minimise le risque de fuite d’informations sensibles et permet la communication et le partage de fichiers dans un environnement numérique sécurisé.
Ces fonctionnalités transforment Business Chat d'un simple outil de messagerie en un puissant outil de support commercial. Avec Business Chat, les équipes peuvent collaborer et travailler plus efficacement et en toute sécurité.
Avantages et inconvénients du chat professionnel
Nous vous expliquerons les avantages et les inconvénients du chat professionnel.
mérite
1. Plus rapide que les e-mails ou les appels téléphoniques
Il n'est pas nécessaire d'écrire des phrases telles que « Merci pour votre aide » ou « Merci pour votre travail acharné » typiques des e-mails, et vous pouvez rapidement publier le sujet principal.
De plus, contrairement au courrier électronique, les discussions professionnelles parviennent à l'autre partie en temps réel, ce qui vous permet de communiquer au niveau d'une conversation directe.
2. Partage d'informations par équipe
Dans le cas du courrier électronique, vous êtes souvent conscient des CC lors du partage, mais dans le cas d'un chat professionnel, vous pouvez créer des groupes avec des membres de l'équipe de projet ou du service, facilitant ainsi le partage d'informations.
Un autre avantage du chat professionnel est que des informations très urgentes peuvent être communiquées instantanément à tout le monde.
3. Soutenir le travail à distance et les modalités de travail flexibles
Le travail à distance et les modalités de travail flexibles sont des tendances de travail modernes. Le chat professionnel soutient ces modalités de travail en permettant une communication efficace qui transcende les contraintes géographiques. Les employés peuvent rester en contact, partager des informations et collaborer avec les membres de l'équipe même lorsqu'ils ne sont pas au bureau. Cela augmente la flexibilité de votre lieu de travail, augmentant ainsi la productivité et la facilité de travail.
4. Le temps de réunion peut être réduit
L’introduction du chat professionnel réduira considérablement le temps de réunion. En effet, la réunion ne portera que sur des sujets qui seraient mieux discutés à l'avance via le chat professionnel, puis directement via MTG.
Chat et messagerie Si le système est équipé de fonctions d'appel vocal et vidéo, lorsque vous souhaitez organiser une réunion avec des membres à l'étranger ou dans des succursales, cela peut souvent se faire à distance, ce qui réduit le temps de déplacement.
5. Transfert de fichiers efficace
Dans le cas du courrier électronique, vous devez faire attention aux limites de taille des pièces jointes, vous devez utiliser des mots de passe et cela demande beaucoup d'efforts. Dans le cas du chat professionnel, ces restrictions sont moins nombreuses.
Chat et messagerie Pour le réseau local, les connexions homologues sont possibles, de sorte que même des fichiers et dossiers volumineux en Go peuvent être transférés.
Démérite
Bien que le chat professionnel offre de nombreux avantages, il présente également certains inconvénients. Il est important de comprendre ces défis et de les relever de manière appropriée.
1. Les messages importants sont enterrés
Lorsque plusieurs personnes participent à une discussion de groupe, des messages importants peuvent rapidement être perdus car de nombreux membres s'envoient constamment des messages.
2. Je ne sais pas à qui s'adresse le message.
Si vous participez à une discussion de groupe avec plusieurs personnes, vous ne savez peut-être pas à qui le message a été envoyé.De nombreuses personnes se contentent de tweeter, et certaines envoient même des alertes.
3. Lors de la connexion à un mobile, des notifications push peuvent arriver en dehors des heures de bureau.
Bien que les discussions professionnelles soient pratiques, certaines personnes doivent faire attention si elles reçoivent des notifications pendant les vacances ou à l'heure du coucher, car elles peuvent provoquer du stress.
Quelle est la solution aux inconvénients ?
Bien qu'il existe des inconvénients comme mentionné ci-dessus, il existe des cas dans lesquels ils sont systématiquement pris en compte, et ces inconvénients peuvent être éliminés en élaborant des règles, des manières et des usages. Veuillez également vous référer aux articles suivants.
Réforme du style de travail et discussion d'affaires
Le ministère de l'Intérieur et des CommunicationsL'introduction d'outils de chat à usage professionnel soutiendra la promotion de la réforme du style de travail, nous recommandons l'introduction du chat professionnel.
Réforme du style de travail x Utilisation professionnelle des outils de chat
« Diminution de la population en âge de travailler en raison de la baisse du taux de natalité et du vieillissement de la population »
« Diversifier les besoins des travailleurs, comme équilibrer la garde des enfants et les soins infirmiers »
Nous leur disons que pour surmonter ces défis et faire croître l'économie japonaise, nous devons rendre la communication d'entreprise plus efficace.C'est une politique très importante.
En introduisant le chat d'affaires, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité de la communication interne et externe, améliorer la productivité en révisant les processus commerciaux centrés sur les outils de chat, et la gouvernance en empêchant le shadow IT causé par l'utilisation personnelle des médias sociaux.・On dit que l'entreprise bénéficiera d'avantages. comme une sécurité renforcée.À mesure que les entreprises progressent dans la réforme de leur style de travail, nous nous attendons à ce que le nombre d'entreprises introduisant des outils de chat à des fins professionnelles augmente.
Initiatives de réforme du style de travail dans la ville de Seiyo, préfecture d'Ehimeetc. sont également utiles.
Travail à distance et chat professionnel
Le travail à distance est une manière de travailler dans laquelle les employés travaillent depuis un endroit extérieur au bureau, comme leur domicile, un café ou un espace de coworking. Contrairement au travail dans un bureau traditionnel, nous utilisons Internet et diverses technologies de communication pour effectuer notre travail sans être liés à un emplacement physique. Cette façon de travailler a été adoptée par de nombreuses entreprises et organisations, notamment avec les progrès des technologies de l'information.
Même pendant le travail à distance, le chat professionnel constitue le cœur de la communication d'entreprise. Alternative à la communication directe en face à face, le chat professionnel constitue un moyen rapide et efficace d'échanger des informations entre les membres de l'équipe. Toutes les communications, du partage de l'avancement du projet aux interactions quotidiennes, se font via le chat professionnel.
De plus, le chat professionnel permet des styles de travail flexibles sans être lié à un emplacement physique, contribuant ainsi à un meilleur équilibre entre travail et vie privée pour les employés. Il renforce également la cohésion entre les membres de l’équipe et permet une collaboration efficace dans des environnements de travail à distance. En termes de sécurité, Business Chat joue un rôle important dans la protection des informations sensibles en cryptant les données et en gérant les privilèges d'accès.
De cette manière, le chat professionnel est devenu un outil essentiel pour soutenir le travail à distance et constitue la clé du fonctionnement efficace et mondial des entreprises.
Comment choisir un outil de chat professionnel
Le choix d'un outil de chat professionnel a un impact énorme sur l'efficacité de la communication et de la collaboration d'une entreprise. Choisir le bon outil nécessite un examen attentif des coûts de mise en œuvre, de la sécurité, des fonctionnalités requises et du format de livraison (cloud ou sur site).
Possède-t-il toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
Le chat professionnel est extrêmement utile en tant qu'outil SNS interne, mais son simple introduction ne résoudra pas tous les problèmes de communication.
Vous devez choisir un service qui offre autant de fonctionnalités dont votre entreprise a besoin, telles que la messagerie en temps réel, le partage de fichiers, les appels vidéo et la gestion des tâches. Par exemple, si vous souhaitez organiser une réunion avec des membres géographiquement éloignés, vous avez besoin d'une fonction de conférence Web, et si vous n'avez pas encore d'infrastructure interne en place, vous avez besoin d'une infrastructure complète avec partage de fichiers. et la gestion des plannings/tâches. Ce service convient aux
La compatibilité mobile est également importante. De nos jours, la réforme du style de travail est devenue un mot clé important, et la possibilité de partager des informations à tout moment et en tout lieu est l'un des éléments importants pour parvenir à des styles de travail flexibles. Veuillez également vérifier si une application Android ou iOS dédiée et facile à utiliser est disponible.
Comment choisir en fonction du coût
Le coût est un facteur important lors du choix d’un outil de chat professionnel. Tout d’abord, vous devez considérer l’équilibre entre les fonctionnalités et le prix. Les outils de chat ont une grande variété de fonctionnalités, et chaque outil offre des fonctionnalités et des gammes de prix très différentes. La clé est de choisir une option qui possède les fonctionnalités dont vous avez besoin et qui respecte votre budget.
Ensuite, il est important de comparer les forfaits gratuits et les forfaits payants. De nombreux outils de chat professionnel offrent gratuitement des fonctionnalités de base, mais certaines fonctionnalités avancées et une assistance supplémentaire ne sont disponibles qu'avec les forfaits payants. Vous devez comprendre les limites du forfait gratuit, telles que les limites du nombre d'utilisateurs pouvant adhérer et les limites de stockage de données, et déterminer si elles répondent aux besoins de votre entreprise.
Choisissez du point de vue de la sécurité
La sécurité est l’un des facteurs les plus importants lors de la sélection d’un outil de chat professionnel. L'échange d'informations commerciales implique souvent du contenu hautement confidentiel, il est donc important de choisir des outils dotés de mesures de sécurité appropriées.
Cryptage des communications et des données
Tout d’abord, vérifiez si le cryptage de bout en bout est proposé. Il s'agit d'une fonctionnalité importante qui garantit que les messages sont transmis en toute sécurité de l'expéditeur au destinataire sans être lisibles par des tiers. La manière dont les données sont stockées sur le serveur est également importante. Vous devez vous demander si vos données sont stockées cryptées sur vos serveurs et si le cryptage est suffisamment puissant.
Gestion centralisée des identifiants et mots de passe
Du point de vue de la sécurité, il est important que les outils de chat d'entreprise puissent s'intégrer aux systèmes de gestion d'identifiants/mots de passe existants (par exemple, les solutions IDaaS ou Active Directory d'entreprise) et utiliser ce système de gestion centralisé.
Par exemple, si une entreprise utilise Active Directory pour gérer les informations de compte des employés, en associant un outil de discussion professionnelle à Active Directory, les employés pourront se connecter à l'outil de discussion avec les mêmes informations de compte. Cela élimine le besoin pour les utilisateurs de mémoriser des comptes et des mots de passe distincts, tout en permettant aux administrateurs de centraliser la gestion de la sécurité.
Il est également important d'intégrer une solution IDaaS dotée d'une fonctionnalité d'authentification unique (SSO). Grâce au SSO, les employés peuvent s'authentifier une seule fois pour accéder à plusieurs applications, y compris les outils de chat professionnel, offrant ainsi plus de commodité et de sécurité.
Ce qui suit est une référence pour la liaison Active Directory réalisée par Chat&Messenger.
Auditer les journaux d'accès, les messages et les pièces jointes
Dans certains secteurs, la possibilité d'auditer les journaux d'accès, les messages et les pièces jointes est importante du point de vue de la gestion de la sécurité et de la conformité. Les journaux d'accès enregistrent l'historique des accès des utilisateurs et les détails des opérations, contribuant ainsi à la détection précoce des accès non autorisés et des fuites d'informations. De plus, l'audit des messages vous permet d'enregistrer le contenu des communications et de le vérifier ultérieurement, ce qui est utile pour suivre et conserver les preuves en cas de problème. L'audit des pièces jointes assure le suivi des fichiers envoyés et reçus et joue un rôle important dans la prévention des fuites de données.
De cette manière, la présence ou l'absence de fonctions d'audit pour les journaux d'accès, les messages et les pièces jointes est un facteur important pour déterminer la sécurité d'un outil de chat professionnel. Il est nécessaire de les vérifier attentivement et de sélectionner un outil répondant aux normes de sécurité de votre entreprise afin de garantir un environnement de communication sécurisé.
Chat&Messenger dispose de l'écran de gestion suivant pour l'audit.
Type cloud ou type sur site ?
Le chat professionnel sur site est un produit dans lequel vous exploitez vos propres serveurs et logiciels, ce qui présente l'avantage de pouvoir gérer les données et de renforcer la sécurité. Cependant, certains produits présentent l’inconvénient de nécessiter des connaissances et des compétences spécialisées pour être installés et utilisés, ce qui peut entraîner des coûts élevés.
De plus, le chat professionnel basé sur le cloud est un produit qui utilise des services via Internet et présente l'avantage d'être facile à installer et à utiliser et à faible coût. Cependant, les organisations qui traitent des informations personnelles ou confidentielles peuvent ne pas être en mesure de les utiliser en raison de politiques de sécurité.
Voir ci-dessous pour plus de détails.
Choisir le bon outil de chat professionnel est une question d'équilibre entre le coût, la sécurité, la fonctionnalité et la livraison pour choisir celui qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il est important d'évaluer globalement ces facteurs et de faire le meilleur choix pour la stratégie de communication de votre entreprise.
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Résumé et perspectives
L'avenir du chat d'entreprise
Le chat professionnel est devenu un outil essentiel dans l’environnement commercial moderne. À mesure que la technologie évolue, le chat professionnel bénéficiera de fonctionnalités plus avancées et offrira une expérience de communication plus fluide.
Les systèmes de réponse automatisés intégrant l’intelligence artificielle (IA), une analyse de données plus avancée et l’automatisation des processus métier devraient contribuer au développement futur du chat professionnel. Cela rationalisera davantage les opérations, augmentera la productivité et accélérera les processus de prise de décision.
Comment l'utiliser durablement en entreprise
Les entreprises doivent considérer le chat professionnel non seulement comme un outil de communication, mais aussi comme un moyen d'améliorer la productivité et l'efficacité de l'organisation. Pour y parvenir, une évaluation et une amélioration régulières, une personnalisation en fonction des besoins des employés, une introduction rapide de nouvelles fonctionnalités ainsi que la formation et l'éducation des employés sont essentielles.
De plus, l’écoute des employés et l’évolution des outils en fonction des commentaires mèneront à une utilisation et une croissance durables.
Conseils finaux et recommandations pour les lecteurs
La clé d’un chat professionnel réussi commence par la sélection des bons outils, suivi d’un déploiement et d’une intégration appropriés au sein de votre organisation. Il est important de planifier tôt, d'échelonner le déploiement et de fournir un soutien et une formation continus à vos employés.
De plus, en répondant avec flexibilité aux environnements commerciaux changeants et en utilisant pleinement les fonctionnalités de l'outil, le chat professionnel deviendra une force majeure dans l'augmentation de la productivité organisationnelle et de la qualité de la communication.
Enfin, il est essentiel de toujours être conscient de la sécurité et de la confidentialité et de créer un environnement dans lequel les employés peuvent l'utiliser en toute tranquillité. En gérant ces facteurs de manière équilibrée, le chat professionnel peut devenir un atout précieux pour votre organisation.