Um sistema de fluxo de trabalho é um software ou sistema que automatiza o fluxo de processos e tarefas de negócios dentro de uma organização para melhorar a eficiência. Ao implementá-lo, os processos de negócio serão automatizados, resultando em benefícios como aumento de eficiência, aumento de transparência e redução de erros humanos, o que melhorará a eficiência operacional de toda a organização. Em particular, os sistemas de fluxo de trabalho disponíveis gratuitamente são atraentes porque podem agilizar as operações e, ao mesmo tempo, manter os custos baixos.
Neste artigo, compararemos e apresentaremos detalhadamente sete sistemas de fluxo de trabalho que você pode continuar a usar gratuitamente. Também explicamos as vantagens e desvantagens dos sistemas de fluxo de trabalho, pontos a considerar ao escolher um e pontos a ter cuidado ao introduzir um, e também respondemos às perguntas mais frequentes, por isso, dê uma vista de olhos.
Lista de comparação do sistema de fluxo de trabalho
Os produtos a seguir são sistemas de fluxo de trabalho que você pode continuar a usar de forma totalmente gratuita.
| Nome do Produto | Principais características | Preço da versão paga (Estimativa mensalmente) | fluxo de trabalho Função de | Cloud | No local erro | Número de pessoas limitado Plano grátis | aplicativo correspondência |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bate-papo e Mensageiro | bater papo conferência web Agendar gerenciamento de tarefas gestão da assiduidade fluxo de trabalho | On-premise A partir de 150 ienes Cloud A partir de 300 ienes | Crie formulários de inscrição e rotas sem codificação Prepare um modelo para o formulário Operações de inscrição/aprovação via chat Funções de notificação e lembrete | 〇 | 〇 | 50 pessoas | 〇 |
| Exmento | gestão de clientes gestão de tarefas Visualização de dados | On-premise A partir de 0 ienes Cloud A partir de 1.500 ienes (Taxas separadas são aplicadas para manutenção, serviços de suporte à instalação e desenvolvimento de plug-ins originais, etc.) | Crie rota de aplicativo sem codificação Importar/Exportar Notificações (e-mail, Slack, Teams) | 〇 | 〇 | ilimitado | × |
| Grupo GRIDY | bater papo Horário gestão de tarefas Gestão de presença Gerenciamento de contatos gerenciamento de projetos Compartilhamento de arquivos de reserva de equipamentos de gerenciamento de equipamentos | tudo em um A partir de 16.500 ienes (O custo inicial é 0 ienes) | Crie formulários de inscrição e rotas sem codificação | 〇 | - | ilimitado | △ |
| Sessão de grupo | bater papo quadro de avisos Horário Gestão de presença Gerenciamento de contatos gerenciamento de projetos Reserva de equipamento partilha de ficheiros Confirmação de segurança | Compatível com dispositivos inteligentes 1.000 ienes ~ Notificações push 1.000 ienes ~ Suporte 4.500 ienes ~ | Crie formulários de inscrição e rotas sem codificação Prepare um modelo para o formulário Notificação de exportação (csv, PDF) (e-mail) | 〇 | 〇 | ilimitado | △ |
| SHIRASAGI | mensagem conferência web Horário Gestão de presença Gerenciamento de contatos gerenciamento de projetos Reserva de equipamento partilha de ficheiros | Nuvem 35.000 ienes ~ | Formulário de inscrição/criação de rota Notificações (e-mail, agendador) | 〇 | 〇 | ilimitado | 〇 |
| Tec STORK. | Mail Horário Gestão de presença Reserva de equipamento partilha de ficheiros | (Gratuito devido ao código aberto) | Articulação com sistema de contabilidade | - | 〇 | ilimitado | × |
| Atividades | (Tudo gratuito, pois é de código aberto) | Crie formulários de inscrição e rotas sem codificação Prepare um modelo para o formulário | - | 〇 | ilimitado | × |
O que é um sistema de fluxo de trabalho?
Workflow é a estruturação e documentação do fluxo dos processos de negócios. Isso torna cada etapa do seu trabalho mais clara e melhora a consistência e a eficiência da execução. O principal objetivo do fluxo de trabalho é aumentar a transparência do trabalho e agilizar e otimizar processos.
Isso inclui automatizar tarefas, reduzir erros, melhorar a comunicação e muito mais. Ao gerenciar adequadamente os fluxos de trabalho, as empresas podem aumentar a precisão e a produtividade.
Funções básicas do sistema de fluxo de trabalho
A função básica do fluxo de trabalho é apoiar processos que ajudam as organizações a gerenciar de forma eficaz e eficiente as despesas incorridas por seus funcionários e departamentos. A seguir está um exemplo de funções básicas em um sistema de fluxo de trabalho.
design de formulário de entrada
É uma função para criar formulários de entrada para aplicativos, etc., e vem em vários formatos, e também existem ferramentas que podem importar e processar formulários existentes.
Função de definição de fluxo
Esta é uma função para definir a ordem das solicitações e aprovações do fluxo de trabalho (aprovações). Você pode criar fluxos com operações intuitivas e responder com flexibilidade às mudanças organizacionais. Existem também recursos que permitem configurar regras para atribuição automática de tarefas, fluxos de aprovação, notificações, etc. com base em condições e gatilhos específicos.
Função de aplicação/aprovação
Esta é uma função típica de um sistema de fluxo de trabalho. O requerente usa esta função para enviar uma inscrição e o aprovador confirma o conteúdo e aprova, rejeita ou devolve. A capacidade de acompanhar o andamento das etapas de aprovação (status), aprovadores, etc. torna o trabalho mais eficiente e transparente.
Função de notificação
Esta função notifica as partes relacionadas sobre o status das solicitações e aprovações. Você pode notificar o solicitante quando a inscrição for aprovada ou enviar um lembrete ao aprovador se a aprovação atrasar.
Outra função de cooperação do sistema
Pode ser vinculado a outros sistemas, como gestão de presença, liquidação de despesas e contabilidade. Existem também produtos que podem ser vinculados perfeitamente usando APIs e podem inserir e gerar dados usando arquivos CSV, etc.
Ao utilizar adequadamente essas funções, você pode esperar maior eficiência e transparência em suas operações, fluxos de trabalho mais tranquilos e maior produtividade.
Pontos a considerar ao escolher um sistema de fluxo de trabalho
Aqui estão seis pontos a serem verificados ao escolher um sistema de fluxo de trabalho.
Está disponível gratuitamente?
Se você adotar um sistema de fluxo de trabalho pago, haverá custos iniciais e mensalidades. Esses custos variam dependendo do formato de fornecimento do sistema, funções, número de funcionários, etc., podendo ser necessários custos adicionais para customização, integração de software externo, suporte, etc.
Por outro lado, você pode economizar dinheiro escolhendo um sistema de fluxo de trabalho gratuito. Para escolher um sistema que caiba no orçamento da sua empresa, considere o número de usuários, funções, período de retenção de dados, sistema de suporte, etc., e escolha um sistema com desempenho de alto custo.
Tipo de nuvem ou tipo local?
Existem dois tipos de sistemas de fluxo de trabalho: “on-premises”, onde você gerencia seus próprios servidores e sistemas, e “cloud”, onde o sistema é armazenado em um servidor na Internet.
Os modelos locais têm custos iniciais e de manutenção mais elevados, mas permitem-lhe gerir os seus próprios dados e permitem uma personalização relativamente gratuita. Por outro lado, os sistemas baseados em nuvem têm custos iniciais e de manutenção mais baixos, mas têm a desvantagem de depender do fornecedor do sistema para segurança e backup de dados. Escolha o formato ideal de fornecimento do sistema de acordo com o orçamento e a política de gerenciamento de dados da sua empresa.
Pode ser vinculado a sistemas existentes?
Os sistemas de fluxo de trabalho podem melhorar a eficiência do trabalho e centralizar os dados, vinculando-os a outros sistemas, como sistemas de folha de pagamento e sistemas de gestão de recursos humanos. No entanto, existem vários problemas com a ligação de sistemas, tais como diferenças nos formatos e especificações dos dados, pelo que é necessário ter cuidado. Verifique se é possível vincular-se ao sistema que sua empresa opera e quanto custo e horas de trabalho serão necessárias para isso.
Existe um bom sistema de suporte?
Ao implementar um sistema de fluxo de trabalho, é necessário suporte como configurações do sistema, suporte à implementação e educação. Além disso, mesmo após a implementação, pode ser necessário apoio para lidar com problemas do sistema e revisões legais. Os sistemas de suporte dos provedores de sistema variam, incluindo telefone, e-mail, chat e outros métodos, horários e custos. Verifique se eles oferecem um sistema de suporte que atenda às suas necessidades.
As funções necessárias estão cobertas?
A maioria dos sistemas de fluxo de trabalho está equipada com funções básicas, como registro de data e hora, agregação e funções de gerenciamento de licenças. No entanto, a possibilidade de personalizar ou alterar as configurações para adequá-las ao sistema de trabalho e às regras de trabalho da sua empresa varia dependendo do sistema. Além disso, funções úteis como gerenciamento de turnos e funções de gerenciamento de horas de trabalho também podem estar disponíveis, portanto, verifique se sua empresa possui as funções de que você precisa.
Está em conformidade com a Lei da Escrituração Eletrônica?
A Lei da Escrituração Eletrônica é uma lei que permite que livros e documentos fiscais nacionais, que antes eram mantidos em papel, sejam mantidos eletronicamente. Em Janeiro de 2022, a lei foi revista para promover a tecnologia sem papel, facilitando o armazenamento de dados electrónicos. Essa mudança reduziu o esforço necessário para o processamento contábil e ampliou ainda mais os benefícios da implementação de software de contabilidade em nuvem.
Os documentos sujeitos à Lei de Escrituração Eletrônica são divididos em livros fiscais nacionais e documentos fiscais nacionais (documentos, armazenamento de scanner e transações eletrônicas).
De acordo com a Lei de Escrituração Eletrônica, os requisitos detalhados de armazenamento diferem para cada categoria de documento, mas todos os documentos devem atender a dois requisitos: “garantir autenticidade” e “garantir visibilidade”. “Garantir a autenticidade” refere-se a ser capaz de confirmar que os dados são precisos e não foram adulterados, enquanto “garantir a visibilidade” refere-se a garantir que qualquer pessoa possa visualizar e confirmar facilmente os dados.
O sistema de fluxo de trabalho é necessário para atender aos requisitos de armazenamento de livros fiscais nacionais, documentos relacionados a liquidações e cópias de documentos de transações fiscais nacionais. Exemplos de garantia de autenticidade incluem a capacidade de salvar arquivos com carimbo de data/hora e funcionalidade de histórico de correção/exclusão. Além disso, como exemplos de garantia de visibilidade, são necessárias uma função de pesquisa que utilize a data da transação, o montante da transação e o parceiro de negócios como itens de pesquisa, e uma função para descarregar dados eletrónicos em preparação para auditorias fiscais.
Se você deseja salvar livros e documentos relacionados a impostos nacionais em um sistema de fluxo de trabalho, certifique-se de que esses requisitos sejam atendidos.
Qual sistema de fluxo de trabalho é melhor, gratuito ou pago?
Ao escolher um sistema de fluxo de trabalho, um ponto importante é escolher um gratuito ou pago. Os sistemas gratuitos não possuem taxas iniciais ou mensais e possuem funcionalidades básicas suficientes, mas podem ter restrições de uso e suporte insuficiente. Os sistemas pagos não possuem restrições de uso e possuem amplo armazenamento e suporte de dados, mas têm a desvantagem de serem caros e há muitos casos em que é difícil utilizá-los integralmente por possuírem muitas funções.
É uma boa ideia primeiro verificar a usabilidade e funcionalidade do sistema gratuito e considerar mudar para um plano pago, se necessário.
7 sistemas de fluxo de trabalho gratuitos recomendados
Apresentaremos aqui sete sistemas de fluxo de trabalho que você pode continuar a usar gratuitamente.
Bate-papo e Mensageiro
Visão geral e recursos do produto
Chat&Messenger é um groupware que possui funções como chat de negócios, conferência na web e compartilhamento de arquivos, bem como funções de fluxo de trabalho. A maior característica da função de fluxo de trabalho é que ela usa registros do PC para gerenciar presença e presença em tempo real. Este fluxo de trabalho baseado em registros de PC é baseado em registros objetivos e é eficaz na prevenção de fraudes e relatórios falsos. Ele também possui recursos básicos de fluxo de trabalho, como gerenciamento de licenças e notificações de alerta.
Chat & Messenger, que centraliza chat de negócios, conferência web e funções de fluxo de trabalho, elimina a necessidade de instalação de vários sistemas, reduzindo custos.
Recursos disponíveis com plano gratuito
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Houve muitas críticas positivas em relação à facilidade de uso das funções de chat e messenger.
``Você pode enviar facilmente arquivos grandes que seriam difíceis de enviar por e-mail.''
“Notificações fáceis de entender quando as mensagens chegam”
``Conveniente para verificar o status de leitura e reenviar para usuários offline''
Exmento
Visão geral e recursos do produto
Apresentando um novo sistema web! Gerencie centralmente vários dados.
O novo sistema web mudará completamente o complicado gerenciamento de dados feito com Excel, Access e Google Spreadsheets. Este sistema permite que operações como busca de dados, referências, cadastro e atualizações sejam realizadas sem problemas, facilitando a criação de bancos de dados complexos.
É usado principalmente para gerenciamento de clientes, gerenciamento de contratos, gerenciamento de produtos, gerenciamento de tarefas, etc.
Recursos disponíveis com plano gratuito
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Do ponto de vista de um engenheiro, li o manual do Exment por cerca de uma hora antes de começar a trabalhar nele e achei que era fácil de usar, quase sem problemas. Você pode usá-lo sem nenhum conhecimento de programação.
“Código aberto e sem limitações funcionais”
“A beleza de ser um vendedor japonês”
“Colaboração aprimorada de API”
“Muitos sistemas operacionais são compatíveis”
Grupo GRIDY
Visão geral e recursos do produto
GRIDY Groupware é um aplicativo de groupware que ativa o compartilhamento de informações e fortalece a comunicação dentro e fora da empresa, incluindo organizações como empresas, e até mesmo empresas do grupo e empresas parceiras que transcendem entre empresas.
O conceito convencional de groupware era compartilhar informações apenas dentro da empresa, mas o GRIDY Groupware não apenas permite o compartilhamento de informações dentro da empresa, mas também permite a colaboração com usuários do GRIDY Groupware fora da empresa, mantendo um ambiente seguro, compartilhamento de informações que transcende entre empresas. é possível sem configurações avançadas ou investimento adicional.
Ao partilhar activos de conhecimento, incluindo a partilha de informação dentro e fora da empresa, a comunicação torna-se mais fácil e a eficiência operacional pode ser melhorada ainda mais.
Não há configurações avançadas ou investimentos adicionais necessários. É um groupware do tipo SaaS que qualquer pessoa pode usar imediatamente, desde que tenha um computador e uma conexão à Internet.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
Como o contrato é para uma única empresa e um número ilimitado de pessoas pode utilizar o serviço, os obstáculos à implementação do sistema para todos os funcionários parecem ser baixos. Como este produto oferece uma gama abrangente de funções necessárias aos negócios, desde groupware até gerenciamento de clientes, recebemos feedback de que eles não precisam mais abrir tantas telas e que é mais fácil pesquisar informações.
“Número ilimitado de pessoas, custo fixo e fácil operação”
“Aplicativo de pacote multifuncional tipo nuvem”
“A gestão de clientes e a gestão de status, que antes estavam dispersas, foram unificadas.”
“Seria bom se também pudesse ser usado como ferramenta de comunicação.”
SESSÃO DE GRUPO
Visão geral e recursos do produto
Groupware gratuito e que pode ser iniciado com um número ilimitado de usuários.
Ele tem uma variedade de funções como ``agendamento'', ``reservas de instalações'', ``quadro de avisos'', ``gerenciamento de arquivos'', ``aprovação de aprovação'' e ``WEB mail'', permitindo que as organizações facilitem a comunicação e promovam o compartilhamento de informações.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
GroupSession atualmente tem um índice de satisfação do usuário ITreview de 3,7, classificando-o em 11º lugar entre os produtos na categoria Groupware.
“Livremente personalizável”
“Você pode compilar informações da empresa, como gerenciamento de horários e reservas de instalações.”
"Simples e fácil de usar."
“Gostaria que o quadro de avisos fosse um pouco mais funcional.”
“Tem funções suficientes para um groupware que pode ser usado gratuitamente.”
SHIRASAGI
Visão geral e recursos do produto
"Shirasagi" é um CMS para sites de médio e grande porte que roda em Ruby, Ruby on Rails e MongoDB. Como o design principal é SNS, ele também pode ser usado como plataforma de desenvolvimento de aplicativos web.
Como é de código aberto sob licença do MIT, qualquer pessoa pode usá-lo gratuitamente.
Existem também muitas ferramentas para publicar, compartilhar e utilizar informações no escritório. Por ser de código aberto, todas as funções básicas são obviamente gratuitas. Ao melhorar a comunicação dentro da sua empresa, você pode melhorar a eficiência operacional e reduzir custos.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
Avaliações e reputação
SHIRASAGI tem sido elogiado como um groupware altamente personalizável por ser responsivo (exibindo páginas de acordo com o tamanho da tela do dispositivo) e poder resumir todo tipo de informação.
``Experimentei o SHIRASAGI, que vi no OSC há muito tempo e fiquei curioso, e pode ser usado tanto como CMS quanto como groupware. É responsivo e parece muito fácil de usar.''
``Principalmente para instituições públicas, o groupware pode ser operado como SNS, para que as pequenas e médias empresas possam evitar a entrega incorreta de e-mails e possam solicitar e aprovar feriados do agendador, para que as pequenas e médias empresas possam fazer muito com isso um.''
Tec STORK.
Visão geral e recursos do produto
"Tec STORK." da Tec Information Co., Ltd. é um groupware de código aberto que agrega informações dispersas e melhora a eficiência dos negócios. Além de quadros de avisos e gerenciamento de agenda, é equipado com funções como lembretes e reservas de equipamentos. A funcionalidade pode ser expandida vinculando-se aos dados do sistema comercial.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
(nenhum)
Avaliações e reputação
(nenhum)
Atividades
Visão geral e recursos do produto
Activiti é um mecanismo de fluxo de trabalho implementado em Java que pode executar processos de negócios em BPMN 2.0.
Ele tem duas funções principais: "um designer que pode escrever diagramas de processos compatíveis com BPMN 2.0" e "um mecanismo BPM que pode executar/gerenciar diagramas de processos como processos de negócios".
Destina-se a usuários finais empresariais, desenvolvedores, administradores de sistemas, etc., e ajuda a resolver desafios de automação.
Como usá-lo gratuitamente
O que você pode fazer com o plano pago
(nenhum)
Avaliações e reputação
(nenhum)
Vantagens e desvantagens dos sistemas de fluxo de trabalho
Os benefícios da implementação de um produto de fluxo de trabalho incluem a simplificação das operações, a redução de erros e o aumento da transparência. No entanto, a implementação requer um investimento inicial e pode exigir treinamento dos funcionários e customização do sistema. Além disso, escolher um produto que não atenda às necessidades específicas da sua empresa pode não produzir os resultados desejados.
Pontos a serem observados ao implementar um sistema de fluxo de trabalho gratuito
Tenha cuidado ao implementar um sistema de fluxo de trabalho gratuito. Abaixo estão os principais pontos a serem considerados.
- Verifique as limitações dos recursos
Os sistemas de fluxo de trabalho gratuitos geralmente têm limitações. Revise cuidadosamente a contagem de usuários disponíveis, a capacidade de armazenamento e os limites de recursos avançados para garantir que eles atendam aos requisitos da sua organização.
- Segurança e privacidade
Os processos e dados de negócios podem ser confidenciais. Ao escolher um sistema gratuito, verifique suas políticas de segurança e privacidade para garantir que as informações da sua organização estejam devidamente protegidas.
- Escalabilidade futura
Considere não apenas se ele suporta o tamanho e as necessidades atuais da sua organização, mas também a escalabilidade futura. À medida que a sua organização cresce, é importante que o seu sistema de fluxo de trabalho permaneça flexível.
- Suporte e documentação
Mesmo que o seu serviço seja gratuito, certifique-se de que oferece suporte adequado. Além disso, documentação e recursos de treinamento para usuários podem ajudar na implementação e no uso.
- Possibilidades de integração
Se a sua organização usa ferramentas e sistemas existentes, verifique se o seu sistema de fluxo de trabalho pode ser integrado a eles. A colaboração com diferentes ferramentas é importante para processos de negócios tranquilos.
- Exportar dados
Verificar se você pode exportar dados do seu sistema de fluxo de trabalho facilitará futuras migrações e backups de dados.
- Compreendendo os Termos de Uso
É uma boa ideia compreender totalmente os termos de uso, principalmente as condições, custos e restrições na conversão da versão gratuita para a versão paga.
Ao considerar essas considerações, você pode escolher um sistema de fluxo de trabalho gratuito que atenda aos requisitos e expectativas da sua organização.
Perguntas frequentes sobre o sistema de fluxo de trabalho
P: Para qual setor e tamanho de organização ele é adequado?
R: Os sistemas de fluxo de trabalho são adequados para uma variedade de setores e tamanhos organizacionais. É especialmente útil para gerenciar operações e tarefas onde os processos ocorrem repetidamente.
P: Qual sistema de fluxo de trabalho é melhor: baseado em nuvem ou local?
R: Depende dos requisitos e das políticas de segurança da sua organização. A nuvem é flexível e o local possui fortes controles de segurança.
P: Como meus dados são protegidos?
R: A segurança dos dados depende das medidas de segurança do fornecedor do sistema de fluxo de trabalho. As medidas comuns incluem criptografia SSL e controle de acesso.
P: É possível personalizar o sistema de fluxo de trabalho?
R: Alguns sistemas são altamente personalizáveis e outros oferecem alguma flexibilidade. Depende do sistema que você usa.
P: É necessário treinamento para o sistema de fluxo de trabalho?
R: Geralmente é necessário treinamento, dependendo da complexidade do sistema de fluxo de trabalho que está sendo implementado. Muitos provedores oferecem recursos de treinamento.
P: Como será fornecido o suporte após a implementação do sistema de fluxo de trabalho?
R: O suporte varia de acordo com o provedor, mas normalmente inclui suporte on-line, documentação e atualizações.