Num ambiente de negócios cada vez mais digital, a comunicação eficiente e segura é fundamental para aumentar a produtividade e a competitividade. Para empresas focadas em melhorar a segurança e a privacidade dos dados,Groupware localTem um papel importante.
As principais vantagens dos sistemas locais são:Operar em nossos próprios data centers reduz o risco de vazamento de informações e nos permite nos adaptar a padrões regulatórios rígidos e requisitos de segurança exclusivos. Também oferece benefícios significativos em termos de personalização e eficiência de custos.
Este guia fornece uma explicação detalhada do processo de seleção, implementação e operação de groupware local, fornecendo informações essenciais e conselhos práticos ao considerar a implementação.
Noções básicas de groupware
O que é groupware?
Groupware refere-se a software ou plataformas que facilitam a comunicação, colaboração e compartilhamento de informações dentro de uma empresa ou organização.
Esta ferramenta permite uma comunicação eficiente entre os membros da equipe e oferece suporte a diversos processos de negócios, como gerenciamento de projetos, agendamento e compartilhamento de documentos. O groupware tornou-se especialmente importante no ambiente de negócios atual, onde o trabalho remoto e as equipes distribuídas são comuns.
Papel como ferramenta de comunicação
A função mais básica do groupware é facilitar a comunicação dentro de uma equipe.ferramentas de bate-papo, e-mail, fórum,conferência web Isso permite compartilhar informações e tomar decisões em tempo real. Essas ferramentas aumentam a transparência e agilizam a comunicação entre as equipes.
Gerenciamento de cronograma e gerenciamento de tarefas
No groupware,Partilha de horários Yatagestão de tarefas Os recursos facilitam o gerenciamento de agendas de indivíduos e equipes. Isso permite que você veja rapidamente o progresso do trabalho e planeje concluir as tarefas no prazo.
Dependendo do produto, também pode existir uma função de reserva de salas de conferência e equipamentos vinculados a horários, ou uma função de emissão automática de URLs para webconferências.
Compartilhamento de arquivos e gerenciamento de documentos
Compartilhamento de arquivos e gerenciamento de documentos Os recursos são importantes para garantir que os membros da equipe tenham acesso às informações de que precisam a qualquer momento. Agilize seu trabalho e garanta a segurança das informações, fornecendo controle de versão de documentos e um ponto único de acesso às informações.
Gestão de fluxo de trabalho
Gestão de fluxo de trabalho Os recursos permitem a automação e padronização de processos de negócios. Isso simplifica processos como processos de aprovação e roteamento de documentos, tornando as operações mais transparentes e eficientes.
Quadro de avisos e portal
O recurso de quadro de avisos fornece uma plataforma para compartilhar anúncios e informações importantes dentro da sua organização. A funcionalidade do portal, por outro lado, centraliza o acesso às informações de que você precisa e proporciona aos usuários uma experiência personalizada.
Ao gerenciar centralmente informações como regras da empresa, guias de uso do escritório, formatos de documentos, etc., você pode economizar tempo na busca de informações e melhorar a eficiência do trabalho.
gestão da assiduidade
A função de gerenciamento de presença melhora a eficiência do gerenciamento de recursos humanos, rastreando as horas de trabalho, férias e status de presença dos funcionários. Através desta função, é mantida a transparência do horário de trabalho, permitindo a contratação adequada e a gestão do trabalho.
Diferença entre local e nuvem
On-premises é um sistema no qual uma empresa opera seus próprios servidores e software.Neste método, o sistema de informação é mantido dentro da rede da empresa e o acesso externo é restrito. Isso permite que as empresas mantenham total controle e segurança sobre seus sistemas.
em contraste,Os serviços em nuvem referem-se à forma como os serviços de TI necessários são usados através da Internet.. As empresas não possuem hardware ou software; elas usam recursos fornecidos por provedores de serviços. Este método proporciona flexibilidade e economia de custos, reduzindo a carga de investimento e manutenção da infraestrutura física.
O local oferece segurança e personalização, enquanto a nuvem oferece escalabilidade e facilidade de operação. É importante compreender essas diferenças para que as empresas possam fazer a melhor escolha de acordo com suas necessidades.
Vantagens do local
Como os sistemas locais são construídos internamente, o sistema é flexível e fácil de personalizar, além de ser fácil de integrar com seus próprios sistemas. Além disso, por operar na rede própria da empresa, o sistema tem a vantagem de ser altamente seguro.
Recente groupware A procura por produtos do tipo nuvem está a crescer, mas existem problemas ao nível do pessoal, onde mesmo informações confidenciais e pessoais que não são divulgadas a terceiros são facilmente carregadas na nuvem e partilhadas interna e externamente. Há muitas necessidades para operar groupware localmente em um ambiente exclusivo da empresa, considerando vazamentos de informações pessoais, questões de uso de informações privilegiadas, conformidade, espionagem industrial e riscos inesperados.
Desvantagens do local
De modo geral, as desvantagens do local são as seguintes:
- O custo inicial de implementação é alto
- Habilidades de TI (infraestrutura, servidor web, servidor de banco de dados, etc.) necessárias
- Ao conectar-se a bases ou teletrabalho VPN Requer infraestrutura dedicada, como
- Você precisa lidar com as falhas sozinho
Recentemente, o Ministério da Administração Interna e Comunicações tem recomendado groupware adequado para teletrabalho como parte da reforma do estilo de trabalho. Além disso, à medida que a conveniência de usar dispositivos móveis melhorou, a necessidade de computação em nuvem aumentou e há muito poucos produtos de groupware locais que sejam compatíveis com teletrabalho e dispositivos móveis.
Estratégia de integração de groupware local
Mesmo no mundo atual, onde a computação em nuvem é amplamente utilizada, muitas empresas ainda estão preocupadas com a segurança e a flexibilidade de personalização.Os principais sistemas de negócios podem ser operados localmente.A escolha no local é especialmente importante quando estão envolvidas informações confidenciais ou regulamentações específicas do setor.
Considerando esta situação,A integração de groupware local é muito eficiente do ponto de vista da consistência e segurança dos dados.
rápido e seguroRealização de ligação de dados
A ligação de API segura e de alta velocidade pode ser alcançada entre groupware local e sistemas existentes (sistemas de negócios principais, etc.) usando a rede interna dentro da intranet. Isso permite o compartilhamento rápido de informações e apoia a tomada de decisões em tempo real. Além disso, a gestão unificada dos dados pode melhorar a consistência das informações, contribuindo sobremaneira para agilizar os processos de negócio.
Segurança melhorada
O gerenciamento de dados local desempenha um papel fundamental na proteção de informações valiosas de uma empresa contra ameaças externas. A segurança dos dados também é uma prioridade quando se trata de integração. Reforce a segurança e proteja-se contra vazamentos de dados e acesso não autorizado por meio de firewalls, tecnologia de criptografia e controle rigoroso de privilégios de acesso.
Possibilidades flexíveis de personalização
O groupware local permite um maior grau de personalização do que as soluções baseadas em nuvem. As empresas podem personalizá-lo para atender às suas necessidades específicas e criar fluxos de negócios eficientes. Isso contribui diretamente para o aumento da produtividade dos funcionários e produz resultados que melhoram o desempenho geral da organização.
Como tal, a integração de groupware local é um elemento-chave para impulsionar a transformação digital de uma empresa e aumentar a sua competitividade através da consistência de dados, maior segurança e possibilidades flexíveis de personalização. Ao fornecer ferramentas de comunicação eficientes e seguras, as empresas serão capazes de realizar operações comerciais mais tranquilas e eficazes.
[Tabela de comparação] Principais produtos de groupware e status de compatibilidade local
A tabela de comparação a seguir lista os principais produtos de groupware na ordem de suporte local (rede fechada) e preço.
| Nome do Produto | Principais características | On-premise correspondência | Plano grátis | Preços locais |
|---|---|---|---|---|
| Bate-papo e Mensageiro | bater papo conferência web Horário gestão de tarefas gerenciamento de documento Reserva de equipamento gestão da assiduidade | 〇 | Sim | 20 usuários A partir de 36.000 ienes |
| Sessão de Grupo | Horário quadro de avisos Reserva de instalações partilha de ficheiros gestão de tarefas questionário | 〇 | Sim | Básico 0 ienes como custo de suporte 10 usuários 54.000 ienes ~ |
| NEO da desknet | Mail Horário quadro de avisos Reserva de instalações partilha de ficheiros gestão de tarefas questionário | 〇 | Nada | 5 usuários A partir de 75.000 ienes |
| Garoon Cybozu | Mail Horário quadro de avisos Reserva de instalações partilha de ficheiros gestão de tarefas questionário | 〇 | Nada | 50 usuários A partir de 600.000 ienes |
| GRUPO R | Linha do tempo Horário quadro de avisos Cartão de ponto ligações gratuitas | incompatível | – | – |
| Escritório e-Broad | Horário memorando de mensagem Cartão de ponto Lista de afazeres quadro de avisos partilha de ficheiros | incompatível | – | – |
| Zoho Connect | bater papo voto Criação de grupo Horário partilha de ficheiros chamada de voz Video chamada | incompatível | – | – |
| Círculo quadrado | bater papo Horário quadro de avisos álbum partilha de ficheiros | incompatível | – | – |
| GRID groupware | Horário Reserva de equipamento Cartão de ponto Lista de afazeres partilha de ficheiros Criando minutos | incompatível | – | – |
| encerrar | bater papo Criação de grupo partilha de ficheiros memorando grátis Horário | incompatível | – | – |
| Cotovia | bater papo tradução automática área de trabalho partilha de ficheiros chamada de voz Videoconferência | incompatível | – | – |
| TRABALHOS DE LINHA | chamada de voz Video chamada Compartilhamento de tela quadro de avisos calendário | incompatível | – | – |
Como escolher um produto de groupware local
Em particular, ao escolher um sistema de groupware local, é importante considerar os seguintes pontos:
1. Critérios de avaliação para seleção do sistema
Ao escolher um produto de groupware local, avalie de forma abrangente sua funcionalidade, compatibilidade com smartphones, desempenho, segurança, custo, sistema de suporte e facilidade de uso da interface do usuário. Além disso, muitos produtos de groupware estão equipados com webconferência e gerenciamento de tarefas, por isso é importante escolher o sistema mais adequado de acordo com as necessidades e objetivos específicos da sua empresa.
2. Controle de acesso e registros de auditoria
Do ponto de vista da segurança, verifique se as funções de controle de acesso do usuário e o registro do log de auditoria são possíveis. Os registros de auditoria permitem rastrear registros de acesso e operação do sistema, permitindo que você tome medidas imediatas em caso de atividades suspeitas ou violações de segurança. Isso reduz os riscos de segurança, portanto, certifique-se de que seu produto de groupware possua esses recursos.
3. Vinculação do Active Directory
Verifique se a autenticação de senha do sistema operacional e o logon único (SSO) são possíveis vinculando-se ao Active Directory. Isso simplifica o gerenciamento de usuários e aumenta a usabilidade, ao mesmo tempo que aumenta a segurança. Por favor, investigue antecipadamente até que nível a ligação do Active Directory é possível com o produto de groupware que você está considerando.
A seguir está uma referência para a vinculação do Active Directory obtida pelo Chat&Messenger.
4. Método de backup de dados
Para manter a estabilidade do sistema, é essencial ter backups regulares dos dados. Certifique-se de que seu produto de groupware tenha uma boa estratégia de backup integrada para que você possa recuperar rapidamente seus dados em caso de desastre ou falha do sistema.
5. Compatível com redundância e balanceamento de carga
Para aumentar a confiabilidade do sistema, considere se uma configuração de servidor redundante é possível. Isso garante que, mesmo que um servidor falhe, outro servidor possa atuar como substituto e evitar a interrupção do serviço. Configurações redundantes são necessárias quando o número de usuários atinge vários milhares de usuários, portanto, verifique se o produto de groupware que você está considerando pode suportar isso.
6. Personalização e extensões
Outro fator importante é se o sistema pode ser customizado e ampliado para atender às necessidades específicas da empresa. É desejável escolher um sistema que possa responder com flexibilidade ao crescimento e às mudanças futuras do negócio.
Ao selecionar um produto de groupware local, é importante considerar esses fatores de forma holística e escolher o produto que melhor atenda às necessidades atuais e futuras da sua empresa. Escolher o sistema certo pode tornar seu negócio mais eficiente e seguro.
Introdução de produtos recomendados para groupware local
Bate-papo e Mensageiro dentes,Chat de negócios ,,conferência web,,partilha de ficheiros,,Horário,,Reserva de sala de conferênciaÉ um groupware que integra ferramentas periféricas fáceis de usar e é compatível tanto com o local quanto com a nuvem.
Como todos os dados podem ser gerenciados dentro da organização, é possível gerenciar ambientes com regulamentações de conexão à Internet (redes fechadas) e dados altamente confidenciais (foi implementado em muitas organizações que lidam com dados que não podem ser armazenados na nuvem.
Mesmo no local, o Chat&Messenger é fácil de instalar, otimizado para lidar com mais de 5.000 usuários e não requer conhecimentos de TI. Em termos de preço, também é esmagadoramente mais barato do que as nuvens de outras empresas, e as desvantagens gerais das nuvens locais não se aplicam.
Além disso, é caracterizado pelas seguintes funções, que são altamente difíceis e desafiadoras na construção de sistemas locais.
- Mensagens de auditoria e anexos de arquivos
- Certificado SSL compatível
- Compatível com redundância e balanceamento de carga
- Ligação ao Active Directory
- Vinculação com servidor de e-mail local
- Backup diferencial de alta velocidade
- Controle de acesso e suporte a registros de auditoria
A versão local do Chat&Messenger é um plano pago, mas em comparação com outras empresas, oferecemos alta funcionalidade e um preço extremamente baixo.