En un entorno empresarial cada vez más digital, la comunicación eficiente y segura es clave para aumentar la productividad y la competitividad. Para empresas centradas en mejorar la seguridad y privacidad de los datos,Software colaborativo localJuega un papel importante.
Las principales ventajas de los sistemas locales son:Operar en nuestros propios centros de datos reduce el riesgo de fugas de información y nos permite adaptarnos a estrictos estándares regulatorios y requisitos de seguridad únicos. También ofrece importantes beneficios en términos de personalización y rentabilidad.
Esta guía proporciona una explicación detallada del proceso de selección, implementación y operación de software colaborativo local, brindando información esencial y consejos prácticos al considerar la implementación.
Conceptos básicos del software colaborativo
¿Qué es el software colaborativo?
Groupware se refiere a software o plataformas que facilitan la comunicación, la colaboración y el intercambio de información dentro de empresas y organizaciones.
Esta herramienta permite una comunicación eficiente entre los miembros del equipo y respalda diversos procesos comerciales, como la gestión de proyectos, la programación y el intercambio de documentos. El software colaborativo se ha vuelto especialmente importante en el entorno empresarial actual, donde el trabajo remoto y los equipos distribuidos son algo común.
Papel como herramienta de comunicación.
La función más básica del software colaborativo es facilitar la comunicación dentro de un equipo.herramientas de chat, correo electrónico, foro,conferencia web Esto permite compartir información y tomar decisiones en tiempo real. Estas herramientas aumentan la transparencia y aceleran la comunicación entre equipos.
Gestión de horarios y gestión de tareas.
En software colaborativo,Reparto de horarios yatagestión de tareas Las funciones facilitan la gestión de horarios para individuos y equipos. Esto le permite ver el progreso del trabajo de un vistazo y planificar la finalización de las tareas a tiempo.
Dependiendo del producto, también puede haber una función para reservar salas de conferencias y equipos vinculados a horarios, o una función para emitir automáticamente URL para conferencias web.
Intercambio de archivos y gestión de documentos.
Intercambio de archivos y gestión de documentos. Las funciones son importantes para garantizar que los miembros del equipo tengan acceso a la información que necesitan en cualquier momento. Optimice su trabajo y garantice la seguridad de la información proporcionando control de versiones de documentos y un único punto de acceso a la información.
Gestión de flujo de trabajo
Gestión de flujo de trabajo Las funciones permiten la automatización y estandarización de los procesos comerciales. Esto simplifica aspectos como los procesos de aprobación y el enrutamiento de documentos, lo que hace que las operaciones sean más transparentes y eficientes.
Tablón de anuncios y portal
La función del tablero de anuncios proporciona una plataforma para compartir anuncios e información importantes dentro de su organización. La funcionalidad del portal, por otro lado, centraliza el acceso a la información que necesita y brinda a los usuarios una experiencia personalizada.
Al administrar de forma centralizada información como reglas de la empresa, guías de uso de la oficina, formatos de documentos, etc., puede ahorrar tiempo en la búsqueda de información y mejorar la eficiencia del trabajo.
gestión de la asistencia
La función de gestión de asistencia mejora la eficiencia de la gestión de recursos humanos al realizar un seguimiento de las horas de trabajo, las vacaciones y el estado de asistencia de los empleados. A través de esta función, se mantiene la transparencia de las horas de trabajo, lo que permite una gestión adecuada de la dotación de personal y la mano de obra.
Diferencia entre local y nube
Local es un sistema en el que una empresa opera sus propios servidores y software.En este método, el sistema de información se mantiene dentro de la red de la empresa y el acceso desde el exterior está restringido. Esto permite a las empresas mantener un control y una seguridad totales sobre sus sistemas.
a diferencia de,Los servicios en la nube se refieren a la forma en que se utilizan los servicios de TI necesarios a través de Internet.. Las empresas no son propietarias del hardware ni del software; utilizan recursos proporcionados por los proveedores de servicios. Este método proporciona flexibilidad y ahorro de costos, reduciendo la carga de inversión y mantenimiento de la infraestructura física.
El entorno local ofrece seguridad y personalización, mientras que la nube ofrece escalabilidad y facilidad de operación. Es importante comprender estas diferencias para que las empresas puedan tomar la mejor decisión según sus necesidades.
Ventajas de lo local
Debido a que los sistemas locales se construyen internamente, el sistema es flexible y fácil de personalizar, y es fácil de integrar con sus propios sistemas. Además, dado que el sistema opera dentro de la red propia de la empresa, tiene la ventaja de ser altamente seguro.
Reciente groupware La demanda de productos tipo nube está creciendo, pero hay problemas a nivel del personal donde incluso la información personal y confidencial que no se revela a terceros se carga fácilmente en la nube y se comparte interna y externamente. Hay muchas necesidades para operar software colaborativo local en un entorno exclusivo de la empresa teniendo en cuenta las filtraciones de información personal, problemas de uso de información privilegiada, cumplimiento, espionaje industrial y riesgos inesperados.
Desventajas de lo local
En términos generales, las desventajas del sistema local son las siguientes:
- El costo inicial de implementación es alto.
- Se requieren habilidades de TI (infraestructura, servidor web, servidor de base de datos, etc.)
- Al conectarse a bases o teletrabajar vpn Requiere infraestructura dedicada como
- Necesitas lidiar con los fracasos por tu cuenta.
Recientemente, el Ministerio del Interior y Comunicaciones ha recomendado software colaborativo adecuado para el teletrabajo como parte de la reforma del estilo de trabajo. Además, a medida que ha mejorado la comodidad del uso de dispositivos móviles, ha aumentado la necesidad de computación en la nube y hay muy pocos productos de software colaborativo locales que sean compatibles con el teletrabajo y los dispositivos móviles.
Estrategia de integración de software colaborativo local
Incluso en el mundo actual, donde la computación en la nube se utiliza ampliamente, muchas empresas todavía están preocupadas por la seguridad y la flexibilidad de personalización.Los sistemas comerciales centrales pueden operarse en las instalaciones.La elección local es especialmente importante cuando se trata de información confidencial o regulaciones específicas de la industria.
Considerando esta situación,La integración de software colaborativo local es muy eficiente desde el punto de vista de la coherencia y la seguridad de los datos.
rápido y seguroRealización del enlace de datos.
Se puede lograr una vinculación API segura y de alta velocidad entre el software colaborativo local y los sistemas existentes (sistemas comerciales centrales, etc.) utilizando la red interna dentro de la intranet. Esto permite compartir información rápidamente y respalda la toma de decisiones en tiempo real. Además, la gestión unificada de datos puede mejorar la coherencia de la información, contribuyendo en gran medida a agilizar los procesos de negocio.
Seguridad mejorada
La gestión de datos local desempeña un papel fundamental en la protección de la información valiosa de una empresa frente a amenazas externas. La seguridad de los datos también es una prioridad máxima cuando se trata de integración. Fortalezca la seguridad y protéjase contra fugas de datos y acceso no autorizado a través de firewalls, tecnología de cifrado y control estricto de los privilegios de acceso.
Posibilidades de personalización flexibles
El software colaborativo local permite un mayor grado de personalización que las soluciones basadas en la nube. Las empresas pueden personalizarlo para satisfacer sus necesidades específicas y crear flujos comerciales eficientes. Esto contribuye directamente a aumentar la productividad de los empleados y produce resultados que mejoran el desempeño general de la organización.
Como tal, la integración de software colaborativo local es un elemento clave para impulsar la transformación digital de una empresa y aumentar su competitividad a través de la coherencia de los datos, una mayor seguridad y posibilidades de personalización flexibles. Al proporcionar herramientas de comunicación eficientes y seguras, las empresas podrán lograr operaciones comerciales más fluidas y efectivas.
[Tabla comparativa] Principales productos de software colaborativo y estado de compatibilidad local
La siguiente tabla comparativa enumera los principales productos de software colaborativo en orden según su compatibilidad local (red cerrada) y su precio.
| nombre del producto | Principales características | On-premise correspondencia | Plan gratuito | Precios locales |
|---|---|---|---|---|
| Chat y mensajería | charlar conferencia web Horario gestión de tareas gestión de documentos Reserva de equipo gestión de la asistencia | 〇 | Sí | 20 usuarios Desde 36.000 yenes |
| Sesión grupal | Horario Tablón de anuncios Reserva de instalaciones intercambio de archivos gestión de tareas cuestionario | 〇 | Sí | Básico 0 yenes como costo de soporte 10 usuarios 54.000 yenes ~ |
| NEO de Desknet | Mail Horario Tablón de anuncios Reserva de instalaciones intercambio de archivos gestión de tareas cuestionario | 〇 | Nada | 5 usuarios Desde 75.000 yenes |
| Garoon Cybozu | Mail Horario Tablón de anuncios Reserva de instalaciones intercambio de archivos gestión de tareas cuestionario | 〇 | Nada | 50 usuarios Desde 600.000 yenes |
| GRUPO R | Línea de tiempo Horario Tablón de anuncios Tarjeta de tiempo llamadas gratis | incompatible | – | – |
| oficina e-amplia | Horario nota de mensaje Tarjeta de tiempo Lista de quehaceres Tablón de anuncios intercambio de archivos | incompatible | – | – |
| Zoho Conectar | charlar votar Creación de grupos Horario intercambio de archivos llamada de voz videollamada | incompatible | – | – |
| Círculo cuadrado | charlar Horario Tablón de anuncios álbum intercambio de archivos | incompatible | – | – |
| GRADO groupware | Horario Reserva de equipo Tarjeta de tiempo Lista de quehaceres intercambio de archivos Creando minutos | incompatible | – | – |
| encerrar | charlar Creación de grupos intercambio de archivos nota gratis Horario | incompatible | – | – |
| Alondra | charlar traducción automática espacio de trabajo intercambio de archivos llamada de voz video conferencia | incompatible | – | – |
| OBRAS DE LÍNEA | llamada de voz videollamada compartir pantalla Tablón de anuncios calendario | incompatible | – | – |
Cómo elegir un producto de software colaborativo local
En particular, al elegir un sistema de software colaborativo local, es importante tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Criterios de evaluación para la selección del sistema.
Al elegir un producto de software colaborativo local, evalúe exhaustivamente su funcionalidad, compatibilidad con teléfonos inteligentes, rendimiento, seguridad, costo, sistema de soporte y facilidad de uso de la interfaz de usuario. Además, muchos productos de software colaborativo están equipados con conferencias web y gestión de tareas, por lo que es importante elegir el sistema más adecuado según las necesidades y objetivos específicos de su empresa.
2. Control de acceso y registros de auditoría
Desde una perspectiva de seguridad, verifique si las funciones de control de acceso de usuarios y el registro de registros de auditoría son posibles. Los registros de auditoría le permiten realizar un seguimiento de los registros de operación y acceso al sistema, lo que le permite tomar medidas inmediatas en caso de actividad sospechosa o violaciones de seguridad. Esto reduce los riesgos de seguridad, así que asegúrese de que su producto de software colaborativo tenga estas características.
3. Vinculación de Active Directory
Compruebe si es posible la autenticación de contraseña del sistema operativo y el inicio de sesión único (SSO) mediante la vinculación con Active Directory. Esto simplifica la gestión de usuarios y aumenta la usabilidad al tiempo que aumenta la seguridad. Investigue de antemano hasta qué nivel es posible la vinculación de Active Directory con el producto de software colaborativo que está considerando.
La siguiente es una referencia para el enlace de Active Directory logrado por Chat&Messenger.
4. Método de copia de seguridad de datos
Para mantener la estabilidad del sistema, es esencial contar con copias de seguridad de datos periódicas. Asegúrese de que su producto de software colaborativo tenga incorporada una buena estrategia de copia de seguridad para que pueda recuperar rápidamente sus datos en caso de un desastre o falla del sistema.
5. Compatible con redundancia y equilibrio de carga.
Para aumentar la confiabilidad del sistema, considere si es posible una configuración de servidor redundante. Esto garantiza que incluso si un servidor falla, otro servidor puede actuar como reemplazo y evitar la interrupción del servicio. Se requieren configuraciones redundantes cuando el número de usuarios alcanza varios miles de usuarios, así que verifique si el producto de software colaborativo que está considerando puede admitir esto.
6. Personalización y extensiones
Otro factor importante es si el sistema se puede personalizar y ampliar para satisfacer las necesidades específicas de una empresa. Es deseable elegir un sistema que pueda responder de manera flexible al crecimiento y cambios futuros del negocio.
Al seleccionar un producto de software colaborativo local, es importante considerar estos factores de manera integral y elegir el producto que mejor satisfaga las necesidades actuales y futuras de su empresa. Elegir el sistema adecuado puede hacer que su negocio sea más eficiente y seguro.
Introducción de productos recomendados para software colaborativo local
Chat y mensajería dientes,Chat de negocios ,,conferencia web,,intercambio de archivos,,Horario,,Reserva de sala de conferenciasEs un software colaborativo que integra herramientas periféricas de fácil uso y es compatible tanto con el entorno local como con la nube.
Debido a que todos los datos se pueden gestionar dentro de la organización, es posible gestionar entornos con regulaciones de conexión a Internet (redes cerradas) y datos altamente confidenciales (se ha implementado en muchas organizaciones que manejan datos que no se pueden almacenar en la nube).
Incluso en las instalaciones, Chat&Messenger es fácil de instalar, está optimizado para manejar más de 5000 usuarios y no requiere conocimientos de TI. En términos de precio, también es abrumadoramente más barato que las nubes de otras empresas y no se aplican las desventajas generales de las instalaciones locales.
Además, se caracteriza por las siguientes funciones, que son muy difíciles y desafiantes al crear sistemas locales.
- Auditar mensajes y archivos adjuntos
- Compatible con certificado SSL
- Compatible con redundancia y equilibrio de carga
- Vinculación con Active Directory
- Vinculación con el servidor de correo electrónico local
- Copia de seguridad diferencial de alta velocidad
- Control de acceso y soporte de registro de auditoría
La versión local de Chat&Messenger es un plan pago, pero en comparación con otras empresas, ofrecemos una alta funcionalidad y un precio abrumadoramente bajo.