In un ambiente aziendale sempre più digitale, una comunicazione efficiente e sicura è fondamentale per aumentare la produttività e la competitività. Per le aziende focalizzate sul miglioramento della sicurezza e della privacy dei dati,Groupware in sedegioca un ruolo importante.
I principali vantaggi dei sistemi on-premise sono:Operare nei nostri data center riduce il rischio di fughe di informazioni e ci consente di adattarci a rigorosi standard normativi e requisiti di sicurezza unici. Offre inoltre vantaggi significativi in termini di personalizzazione ed efficienza dei costi.
Questa guida fornisce una spiegazione dettagliata del processo di selezione, implementazione e funzionamento del groupware in locale, fornendo informazioni essenziali e consigli pratici quando si considera l'implementazione.
Nozioni di base sul groupware
Cos'è il groupware?
Il groupware si riferisce a software o piattaforme che facilitano la comunicazione, la collaborazione e la condivisione delle informazioni all'interno di un'azienda o organizzazione.
Questo strumento consente una comunicazione efficiente tra i membri del team e supporta vari processi aziendali come la gestione dei progetti, la pianificazione e la condivisione dei documenti. Il groupware è diventato particolarmente importante nell'ambiente aziendale odierno, dove il lavoro remoto e i team distribuiti sono all'ordine del giorno.
Ruolo come strumento di comunicazione
La funzione più basilare del groupware è facilitare la comunicazione all'interno di un team.strumenti di chat, posta elettronica, forum,conferenza web Ciò consente di condividere informazioni e prendere decisioni in tempo reale. Questi strumenti aumentano la trasparenza e velocizzano la comunicazione tra i team.
Gestione della pianificazione e gestione delle attività
Nel groupware,Condivisione del programma Yatagestione dei compiti Le funzionalità semplificano la gestione della pianificazione per individui e team. Ciò ti consente di vedere a colpo d'occhio l'avanzamento del lavoro e pianificare il completamento delle attività in tempo.
A seconda del prodotto può essere presente anche una funzione per la prenotazione di sale conferenze e apparecchiature collegate a orari oppure una funzione per l'emissione automatica di URL per conferenze web.
Condivisione di file e gestione dei documenti
Condivisione di file e gestione dei documenti Le funzionalità sono importanti per garantire che i membri del team abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. Semplifica il tuo lavoro e garantisci la sicurezza delle informazioni fornendo il controllo della versione dei documenti e un unico punto di accesso alle informazioni.
Gestione del flusso di lavoro
Gestione del flusso di lavoro Le funzionalità consentono l'automazione e la standardizzazione dei processi aziendali. Ciò semplifica aspetti come i processi di approvazione e l'instradamento dei documenti, rendendo le operazioni più trasparenti ed efficienti.
Bacheca e portale
La funzione bacheca fornisce una piattaforma per condividere annunci e informazioni importanti all'interno dell'organizzazione. La funzionalità del portale, invece, centralizza l'accesso alle informazioni di cui hai bisogno e offre agli utenti un'esperienza personalizzata.
Gestendo centralmente informazioni come regole aziendali, guide all'uso dell'ufficio, formati di documenti, ecc., puoi risparmiare tempo nella ricerca delle informazioni e migliorare l'efficienza del lavoro.
Gestione delle presenze
La funzione di gestione delle presenze migliora l'efficienza della gestione delle risorse umane monitorando l'orario di lavoro, le ferie e lo stato di presenza dei dipendenti. Attraverso questa funzione viene mantenuta la trasparenza dell'orario di lavoro, consentendo un'adeguata gestione del personale e del lavoro.
Differenza tra locale e cloud
Locale è un sistema in cui un'azienda gestisce i propri server e software.In questo metodo il sistema informativo è mantenuto all'interno della rete aziendale e l'accesso dall'esterno è limitato. Ciò consente alle aziende di mantenere il controllo e la sicurezza completi sui propri sistemi.
in contrasto,I servizi cloud si riferiscono alla forma in cui i servizi IT necessari vengono utilizzati tramite Internet.. Le aziende non possiedono l’hardware o il software; utilizzano le risorse fornite dai fornitori di servizi. Questo metodo offre flessibilità e risparmi sui costi, riducendo gli oneri di investimento e manutenzione sull'infrastruttura fisica.
L'on-premise offre sicurezza e personalizzazione, mentre il cloud offre scalabilità e facilità d'uso. È importante comprendere queste differenze affinché le aziende possano fare la scelta migliore in base alle proprie esigenze.
Vantaggi dell'on-premise
Poiché i sistemi locali sono realizzati internamente, il sistema è flessibile e facile da personalizzare ed è facile da integrare con i tuoi sistemi. Inoltre, poiché il sistema opera all'interno della rete aziendale, ha il vantaggio di essere altamente sicuro.
Recente groupware La domanda di prodotti di tipo cloud è in crescita, ma ci sono problemi a livello del personale in cui anche le informazioni riservate e personali che non vengono divulgate a terzi vengono facilmente caricate nel cloud e condivise internamente ed esternamente. Le esigenze di utilizzo del groupware on-premise in un ambiente esclusivamente aziendale sono molteplici, in considerazione di fughe di informazioni personali, problemi di insider trading, conformità, spionaggio industriale e rischi imprevisti.
Svantaggi del locale
In generale, gli svantaggi dell’on-premise sono i seguenti:
- Il costo di implementazione iniziale è elevato
- Sono richieste competenze informatiche (infrastruttura, web server, DB server, ecc.).
- Quando ci si collega alle basi o si telelavora VPN Richiede infrastrutture dedicate come
- Devi affrontare i fallimenti da solo
Recentemente, il Ministero degli Affari Interni e delle Comunicazioni ha raccomandato un groupware adatto al telelavoro come parte della riforma dello stile di lavoro. Inoltre, con il miglioramento della comodità di utilizzo dei dispositivi mobili, è aumentata anche la necessità del cloud computing e sono pochissimi i prodotti groupware locali compatibili con il telelavoro e i dispositivi mobili.
Strategia di integrazione del groupware locale
Anche nel mondo di oggi, in cui il cloud computing è ampiamente utilizzato, molte aziende sono ancora preoccupate per la sicurezza e la flessibilità di personalizzazione.I sistemi aziendali principali possono essere gestiti in sede.La scelta on-premise è particolarmente importante quando sono coinvolte informazioni sensibili o normative specifiche del settore.
Considerando questa situazione,L'integrazione del groupware locale è molto efficiente dal punto di vista della coerenza dei dati e della sicurezza.
veloce e sicuroRealizzazione del collegamento dei dati
È possibile ottenere un collegamento API sicuro e ad alta velocità tra il groupware locale e i sistemi esistenti (sistemi aziendali principali, ecc.) utilizzando la rete interna all'interno dell'intranet. Ciò consente una rapida condivisione delle informazioni e supporta il processo decisionale in tempo reale. Inoltre, la gestione centralizzata dei dati aumenta la coerenza delle informazioni, contribuendo notevolmente a snellire i processi aziendali.
Maggiore sicurezza
La gestione dei dati in sede svolge un ruolo fondamentale nella protezione delle informazioni preziose di un'azienda dalle minacce esterne. Anche in termini di integrazione la sicurezza dei dati è una priorità assoluta. Rafforza la sicurezza e proteggiti da fughe di dati e accessi non autorizzati tramite firewall, tecnologia di crittografia e controllo rigoroso dei privilegi di accesso.
Possibilità di personalizzazione flessibili
Il groupware locale consente un grado di personalizzazione più elevato rispetto alle soluzioni basate su cloud. Le aziende possono personalizzarlo per soddisfare le loro esigenze specifiche e creare flussi aziendali efficienti. Ciò contribuisce direttamente ad aumentare la produttività dei dipendenti e produce risultati che migliorano le prestazioni complessive dell’organizzazione.
Pertanto, l'integrazione del groupware in sede è un elemento chiave nel guidare la trasformazione digitale di un'azienda e nell'aumentare la sua competitività attraverso la coerenza dei dati, una maggiore sicurezza e possibilità di personalizzazione flessibili. Fornendo strumenti di comunicazione efficienti e sicuri, le aziende saranno in grado di realizzare operazioni commerciali più fluide ed efficaci.
[Tabella comparativa] Principali prodotti groupware e stato di compatibilità locale
La seguente tabella comparativa elenca i principali prodotti groupware in ordine di supporto locale (rete chiusa) e prezzo.
| nome del prodotto | Caratteristiche principali | On-premise corrispondenza | Piano gratuito | Prezzi in sede |
|---|---|---|---|---|
| Chat e Messenger | chiacchierata conferenza web Programma gestione dei compiti gestione documenti Prenotazione attrezzatura Gestione delle presenze | 〇 | SÌ | 20 utenti A partire da 36.000 yen |
| Sessione di gruppo | Programma albo Prenotazione della struttura condivisione di file gestione dei compiti questionario | 〇 | SÌ | Base 0 yen come costo di supporto 10 utenti 54.000 yen ~ |
| NEO di Desknet | Mail Programma albo Prenotazione della struttura condivisione di file gestione dei compiti questionario | 〇 | Niente | 5 utenti A partire da 75.000 yen |
| Cybozu Garoon | Mail Programma albo Prenotazione della struttura condivisione di file gestione dei compiti questionario | 〇 | Niente | 50 utenti A partire da 600.000 yen |
| GRUPPO R | Sequenza temporale Programma albo Cartellino chiamate gratuite | incompatibile | – | – |
| Ufficio e-Broad | Programma promemoria del messaggio Cartellino Lista di cose da fare albo condivisione di file | incompatibile | – | – |
| Zoho Connect | chiacchierata votazione Creazione del gruppo Programma condivisione di file chiamata vocale video chiamata | incompatibile | – | – |
| Cerchio piazza | chiacchierata Programma albo album condivisione di file | incompatibile | – | – |
| GRIDIO groupware | Programma Prenotazione attrezzatura Cartellino Lista di cose da fare condivisione di file Creazione di minuti | incompatibile | – | – |
| allegato | chiacchierata Creazione del gruppo condivisione di file promemoria gratuito Programma | incompatibile | – | – |
| Allodola | chiacchierata traduzione automatica spazio di lavoro condivisione di file chiamata vocale video conferenza | incompatibile | – | – |
| LA LINEA FUNZIONA | chiamata vocale video chiamata condivisione dello schermo albo calendario | incompatibile | – | – |
Come scegliere un prodotto groupware locale
In particolare, quando si sceglie un sistema groupware on-premises, è importante considerare i seguenti punti:
1. Criteri di valutazione per la scelta del sistema
Quando si sceglie un prodotto groupware on-premise, valutarne in modo completo la funzionalità, la compatibilità con lo smartphone, le prestazioni, la sicurezza, i costi, il sistema di supporto e la facilità d'uso dell'interfaccia utente. Inoltre, molti prodotti groupware sono dotati di web conferencing e gestione delle attività, quindi è importante scegliere il sistema più appropriato in base alle esigenze e agli obiettivi specifici della propria azienda.
2. Controllo degli accessi e registri di audit
Dal punto di vista della sicurezza, verificare se sono possibili le funzioni di controllo dell'accesso degli utenti e la registrazione del registro di controllo. I registri di controllo ti consentono di tenere traccia degli accessi al sistema e dei record delle operazioni, consentendoti di intraprendere azioni immediate in caso di attività sospette o violazioni della sicurezza. Ciò riduce i rischi per la sicurezza, quindi assicurati che il tuo prodotto groupware disponga di queste funzionalità.
3. Collegamento ad Active Directory
Verificare se l'autenticazione della password del sistema operativo e il Single Sign-On (SSO) sono possibili collegandosi ad Active Directory. Ciò semplifica la gestione degli utenti e aumenta l'usabilità aumentando al tempo stesso la sicurezza. Si prega di verificare in anticipo fino a che livello è possibile il collegamento di Active Directory con il prodotto groupware che si sta considerando.
Quello che segue è un riferimento per il collegamento ad Active Directory ottenuto da Chat&Messenger.
4. Metodo di backup dei dati
Per mantenere la stabilità del sistema, è essenziale disporre di backup regolari dei dati. Assicurati che il tuo prodotto groupware disponga di una buona strategia di backup integrata in modo da poter ripristinare rapidamente i tuoi dati in caso di disastro o guasto del sistema.
5. Compatibile con ridondanza e bilanciamento del carico
Per aumentare l'affidabilità del sistema, valutare se è possibile una configurazione server ridondante. Ciò garantisce che anche in caso di guasto di un server, un altro server possa fungere da sostituto e prevenire l'interruzione del servizio. Sono necessarie configurazioni ridondanti quando il numero di utenti raggiunge diverse migliaia di utenti, quindi controlla se il prodotto groupware che stai considerando può supportarlo.
6. Personalizzazione ed estensioni
Un altro fattore importante è se il sistema può essere personalizzato ed ampliato per soddisfare le esigenze specifiche di un'azienda. È auspicabile scegliere un sistema in grado di rispondere in modo flessibile alla crescita e ai cambiamenti futuri del business.
Quando si seleziona un prodotto groupware locale, è importante considerare questi fattori in modo olistico e scegliere il prodotto che meglio soddisfa le esigenze attuali e future della propria azienda. Scegliere il sistema giusto può rendere la tua azienda più efficiente e più sicura.
Introduzione di prodotti consigliati per il groupware locale
Chat e Messenger denti,Conversazione d'affari ,,conferenza web,,condivisione di file,,Programma,,Prenotazione sala conferenzeÈ un groupware che integra strumenti periferici di facile utilizzo ed è compatibile sia con on-premise che con cloud.
Poiché tutti i dati possono essere gestiti all'interno dell'organizzazione, è possibile gestire ambienti con normative di connessione Internet (reti chiuse) e dati altamente riservati (è stato implementato in molte organizzazioni che gestiscono dati che non possono essere archiviati nel cloud.
Anche on-premise, Chat&Messenger è facile da installare, ottimizzato per gestire oltre 5000 utenti e non richiede competenze IT. Anche in termini di prezzo è decisamente più economico rispetto ai cloud di altre aziende e non si applicano gli svantaggi generali dell'on-premise.
Inoltre, è caratterizzato dalle seguenti funzioni, che sono estremamente difficili e impegnative quando si costruiscono sistemi locali.
- Controlla messaggi e file allegati
- Compatibile con certificato SSL
- Compatibile con ridondanza e bilanciamento del carico
- Collegamento a Active Directory
- Collegamento con il server di posta elettronica locale
- Backup differenziale ad alta velocità
- Controllo degli accessi e supporto del registro di controllo
La versione locale di Chat&Messenger è un piano a pagamento, ma rispetto ad altre società offriamo funzionalità elevate e un prezzo incredibilmente basso.