Quali sono le caratteristiche dei flussi di lavoro del groupware?

Groupware ha una varietà di funzioni per migliorare l'efficienza del lavoro. Una di queste funzionalità utili è il flusso di lavoro. Tuttavia, molti uomini d'affari non conoscono le funzioni del flusso di lavoro. Quindi spieghiamo il flusso di lavoro in dettaglio. Utilizzalo come riferimento se ti stai chiedendo se installare un groupware con funzionalità di flusso di lavoro o se non hai conoscenze sul flusso di lavoro.

Cos'è il flusso di lavoro?

Il significato letterale di flusso di lavoro è lavoro = lavoro, flusso = flusso, in altre parole, una serie di flussi di lavoro. In un processo di candidatura interno c'è sempre qualcuno che avvia il processo e qualcuno che lo approva alla fine. Digitalizzando questo processo, il flusso di lavoro del groupware è una funzione che semplifica il flusso di approvazione interno e rende il lavoro più efficiente.

Le richieste e le approvazioni possono essere presentate indipendentemente dal luogo.

Tutte le funzioni del flusso di lavoro incluse nel groupware possono essere completate tramite Internet. Pertanto, puoi presentare domanda e ottenere l'approvazione in qualsiasi momento, indipendentemente dalla tua posizione. Se l'approvazione viene ottenuta per iscritto, la domanda non può essere presentata fino al rientro al lavoro della persona che effettua il pagamento. Se il pagatore è in viaggio d'affari o in vacanza, non potrà presentare domanda per un po'. Ciò ostacolerà il lavoro futuro.

Utilizzando un groupware dotato di flusso di lavoro, le richieste e le approvazioni possono essere eseguite da qualsiasi luogo. Puoi lavorare da qualsiasi luogo e in un momento conveniente per entrambe le parti, rendendo il tuo lavoro più efficiente.

Conveniente in Giappone, dove i titoli di lavoro sono finemente suddivisi.

In Giappone, le posizioni sono suddivise in divisioni dettagliate. Sebbene differisca a seconda dell'azienda, la gerarchia generale è dipendente regolare → capo → direttore di sezione → direttore di sezione → direttore generale → direttore → presidente. Non è raro che i flussi di approvazione interna seguano questo stesso flusso. Probabilmente ci vorranno diversi giorni per ottenere l'approvazione utilizzando questo processo. Nel mondo degli affari non è raro trovarsi in una corsa contro il tempo. Potresti finire per perdere una preziosa opportunità di business.

In questi casi, se utilizzi il flusso di lavoro nel groupware, puoi applicare e approvare le richieste più rapidamente che per iscritto. La funzione del flusso di lavoro è adatta per le aziende giapponesi in cui le posizioni sono divise in sezioni dettagliate e ci sono molti approvatori.

I flussi di lavoro possono anche ridurre i costi.

Puoi anche ridurre i costi utilizzando i flussi di lavoro nel groupware. Se ricevi l'approvazione cartacea, devi stamparla ogni volta. Le spese di stampa e inchiostro verranno addebitate ogni volta. Man mano che l’azienda cresce, anche i costi aumenteranno. Avrai anche bisogno di spazio di archiviazione poiché dovrai archiviare i documenti che hai richiesto. Ciò richiederà l’utilizzo di spazio interno, che può anche essere considerato un costo.

Con la funzione flusso di lavoro del groupware, tutto il lavoro può essere completato su Internet. Non ci sono costi di stampa o di archiviazione. Poiché puoi eliminare la carta, sarai in grado di mantenere il tuo ufficio in ordine. Semplicemente introducendo un groupware in grado di utilizzare il flusso di lavoro, puoi avere un impatto positivo non solo sulle operazioni aziendali ma anche sulla gestione dei costi.

riepilogo

Abbiamo spiegato che tipo di funzioni del flusso di lavoro sono incluse nel groupware. La funzione flusso di lavoro consente di completare online le domande e le approvazioni interne. Puoi rendere il tuo lavoro più efficiente potendo procedere rapidamente indipendentemente dalla tua posizione. Questa funzionalità offre grandi vantaggi e può aiutare a ridurre i costi. Quando introduci il groupware, controlla se ha una funzione di flusso di lavoro.