Groupware tiene una variedad de funciones para mejorar la eficiencia del trabajo. Una de esas características útiles es el flujo de trabajo. Sin embargo, muchos empresarios no conocen las funciones del flujo de trabajo. Entonces, expliquemos el flujo de trabajo en detalle. Utilice esto como referencia si se pregunta si debe instalar software colaborativo que tenga funcionalidad de flujo de trabajo o si no tiene conocimientos sobre el flujo de trabajo.
¿Qué es el flujo de trabajo?
El significado literal de flujo de trabajo es trabajo = trabajo, flujo = flujo, en otras palabras, una serie de flujos de trabajo. En un proceso de solicitud interno, siempre hay alguien que inicia el proceso y alguien que lo aprueba al final. Al digitalizar este proceso, el flujo de trabajo del software colaborativo es una función que simplifica el flujo de aprobación interna y hace que el trabajo sea más eficiente.
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Las solicitudes y aprobaciones se pueden realizar independientemente de la ubicación.
Todas las funciones de flujo de trabajo incluidas en el software colaborativo se pueden completar a través de Internet. Por lo tanto, puede presentar su solicitud y obtener la aprobación en cualquier momento, independientemente de su ubicación. Si se obtiene la aprobación por escrito, la solicitud no se puede presentar hasta que la persona que realiza el pago regrese a trabajar. Si el pagador se encuentra en un viaje de negocios o de vacaciones, no podrá presentar la solicitud por un tiempo. Esto dificultará el trabajo futuro.
Al utilizar software colaborativo equipado con flujo de trabajo, las solicitudes y aprobaciones se pueden realizar desde cualquier lugar. Podrás trabajar desde cualquier lugar y en el horario que sea conveniente para ambas partes, haciendo tu trabajo más eficiente.
Conveniente en Japón, donde los títulos de trabajo están finamente divididos.
En Japón, los puestos se dividen en divisiones detalladas. Aunque difiere según la empresa, la jerarquía general es empleado regular → jefe → jefe de sección → jefe de sección → director general → director → presidente. No es raro que los flujos de aprobación interna sigan este mismo flujo. Probablemente llevará varios días obtener la aprobación mediante este proceso. En los negocios, no es raro encontrarse en una carrera contra el tiempo. Puede terminar perdiendo una valiosa oportunidad de negocio.
En tales casos, si utiliza el flujo de trabajo en software colaborativo, puede solicitar y aprobar solicitudes más rápidamente que por escrito. La función de flujo de trabajo es adecuada para empresas japonesas donde los puestos se dividen en secciones detalladas y hay muchos aprobadores.
Los flujos de trabajo también pueden reducir los costos.
También puede reducir costos utilizando flujos de trabajo en software colaborativo. Si recibe la aprobación en papel, debe imprimirla cada vez. Se cobrarán tarifas de impresión y tinta cada vez. A medida que la empresa crece, los costos también aumentarán. También necesitará espacio de almacenamiento, ya que necesitará guardar los documentos que ha solicitado. Esto requerirá el uso de espacio interno, lo que también puede considerarse un costo.
Con la función de flujo de trabajo del software colaborativo, todo el trabajo se puede completar a través de Internet. No hay costos de impresión ni almacenamiento. Como puede prescindir del papel, podrá mantener su oficina ordenada. Con solo introducir software colaborativo que pueda utilizar el flujo de trabajo, se puede tener un impacto positivo no sólo en las operaciones comerciales sino también en la gestión de costos.
resumen
Hemos explicado qué tipo de funciones de flujo de trabajo se incluyen en el software colaborativo. La función de flujo de trabajo permite completar en línea las solicitudes y aprobaciones internas. Puede hacer que su trabajo sea más eficiente al poder proceder rápidamente independientemente de su ubicación. Esta característica tiene grandes beneficios y puede ayudar a reducir costos. Al introducir software colaborativo, compruebe si tiene una función de flujo de trabajo.