¿En qué piensas cuando escuchas la palabra sin papel? Mucha gente puede pensar que es "ecológico". Es cierto que sin papel es más respetuoso con el medio ambiente. Pero los beneficios de dejar de usar papel no terminan ahí.
Entonces, aquí presentaremos los beneficios de las operaciones sin papel y cómo lograrlos con software colaborativo.
¿Qué es sin papel?
Sin papel significa hacer pleno uso de la comunicación electrónica (por ejemplo, correo electrónico, chat, etc.) y evitar el uso de papel en la medida de lo posible. Por ejemplo, se pueden realizar esfuerzos para convertir documentos en papel en archivos PDF y almacenarlos en un servidor de archivos compartido.
Sin embargo, no utilizar papel "no significa no utilizar ni una sola hoja de papel". El objetivo es separar y organizar los documentos que deben conservarse en papel y los que no.
¿Qué es el software colaborativo?
Groupware es un grupo de herramientas que tienen como objetivo mejorar la eficiencia y la productividad del trabajo compartiendo información y comunicándose. Tiene funciones como chat, gestión de tareas, gestión de horarios, intercambio de archivos y conferencias web.
Chat y mensajería es un software colaborativo que integra chat empresarial, conferencias web, intercambio de archivos, gestión de horarios, gestión de documentos, reserva de salas de conferencias y gestión de asistencia de una manera fácil de usar. Seguridad perfecta para empresas,¡Disponible gratis!
Ventajas de dejar de usar papel
Echemos un vistazo a los beneficios de dejar de usar papel.
Encontrar documentos es relativamente fácil
En lugar de guardar documentos en papel en una carpeta, puede digitalizarlos y ordenarlos por categoría o fecha para acceder rápidamente a la información que desea.
Reducir el riesgo de fugas de información
Si lleva papel fuera de la oficina, existe la posibilidad de que se le caiga accidentalmente el documento. En el caso de los medios electrónicos, al asignar permisos de visualización dependiendo del documento, no hay necesidad de preocuparse por la visualización del documento incluso si la PC cliente está fuera de lugar.
Tiene efecto de reducción de costos.
Los medios de papel generan costos como costos de papel, costos de impresión y espacio de almacenamiento (gabinete). La digitalización puede reducir estos costos.
Los documentos se pueden compartir con ubicaciones remotas
Los documentos en papel no se pueden compartir con el personal en ubicaciones remotas. Con los medios electrónicos, puede compartir información con personal remoto a través de una red colocando documentos electrónicos en una ubicación compartida y visible.
Cómo lograr la eliminación del papel utilizando software colaborativo
Ahora que entendemos los beneficios de dejar de usar papel, echemos un vistazo a cómo lograrlo utilizando software colaborativo.
Olvídese del papel con la funcionalidad para compartir archivos
El software colaborativo tiene funcionalidad para compartir archivos. Al utilizar la función para compartir archivos, puede dejar de utilizar papel.
Sin embargo, no basta con tener una función para compartir archivos. Es importante elegir software colaborativo que le permita beneficiarse del sistema sin papel mencionado anteriormente.
En particular, "búsqueda de archivos ágil y de alta velocidad" y "seguridad" son características que tiene cada software colaborativo. Utilice esto como referencia para determinar qué software colaborativo es mejor para usted.
También puede utilizar el tablón de anuncios y las funciones de chat empresarial.
Puede haber casos en los que no valga la pena reunir el contenido en un solo archivo. En ese caso, las funciones de tablón de anuncios y chat empresarial pueden resultar útiles.
La comunicación mediante foros de mensajes y chats permanece en el software colaborativo, lo que resulta útil si desea revisarla más tarde.
Las conferencias web también son eficaces para dejar de utilizar papel
La conferencia web es un sistema que le permite celebrar reuniones con varios miembros del personal en lugares distantes a través de Internet.
Las conferencias web son "una herramienta útil para comunicarse utilizando información electrónica". Cuando se utilizan conferencias web, los medios electrónicos son más convenientes que los medios en papel porque están perfectamente conectados con funciones para compartir archivos, tableros de anuncios y funciones de chat.
¡Disfrute de los beneficios de dejar de usar papel con software colaborativo!
Espero que puedan comprender que la tecnología sin papel no sólo es respetuosa con el medio ambiente, sino que también tiene ventajas en términos de costo, seguridad e intercambio de información.
Si hace un buen uso del software colaborativo, podrá aprovechar plenamente los beneficios de dejar de usar papel. Por favor considere presentarlo una vez.