En el mundo empresarial actual, el software colaborativo es una herramienta esencial para la comunicación y la mejora de la eficiencia en el trabajo. En particular, el software colaborativo que se proporciona de forma gratuita aporta grandes beneficios a las pequeñas y medianas empresas y a las nuevas empresas que buscan operar sus negocios de manera eficiente manteniendo los costos bajos.
En este articulo:Una lista comparativa exhaustiva de software colaborativo recomendado que puede seguir usando de forma gratuita, descripción general y funciones del software colaborativo, puntos de comparación, cómo elegir, ventajas y desventajas de la introducción y puntos a tener en cuenta.Le proporcionaremos información detallada.
Profundice su comprensión del software colaborativo y cree el software que se adapte a su empresa.Free Groupware”Elija su producto.
Tabla comparativa de software colaborativo gratuito
Los siguientes productos sonSoftware colaborativo que se puede utilizar de forma totalmente gratuitaes.
| nombre del producto | Principales características | Precio de la versión paga (Estimado mensualmente) | Cloud | en premisa | Androide iOS | idioma admitido |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Charlar& Mensajero | charlar conferencia web Horario gestión de tareas gestión de documentos Reserva de equipo gestión de la asistencia | On-premise Desde 200 yenes Nube Desde 300 yenes | 〇 | 〇 | 〇 | Japonés (idioma) Inglés Chino |
| GRUPO R | Línea de tiempo Horario Tablón de anuncios Tarjeta de tiempo llamadas gratis | Sin versión paga | 〇 | – | 〇 | Japonés (idioma) Inglés Chino |
| oficina e-amplia | Horario nota de mensaje Tarjeta de tiempo Lista de quehaceres Tablón de anuncios intercambio de archivos | Sin versión paga | 〇 | – | 〇 | Japonés (idioma) |
| Zoho Conectar | charlar votar Creación de grupos Horario intercambio de archivos llamada de voz videollamada | inicio 48 yenes empresa 120 yenes Último 360 yenes | 〇 | – | 〇 | Japonés (idioma) Inglés Chino 16 otros idiomas |
| Círculo cuadrado | charlar Horario Tablón de anuncios álbum intercambio de archivos | luz 770 yenes/mes básico 1.430 yenes Premium 1.980 yenes | 〇 | – | 〇 | Japonés Inglés |
| GRADO groupware | Horario Reserva de equipo Tarjeta de tiempo Lista de quehaceres intercambio de archivos Creando minutos | groupware 10,000 yenes~/mes Número de identificaciones: ilimitado Capacidad: 10GB Estándar SFA 50.000 yenes~/mes Número de identificaciones: ilimitado Capacidad: 5GB | 〇 | – | 〇 *Versión de pago | Japonés (idioma) |
| Existencias | Nota intercambio de archivos plantilla Configuración de permisos | Business 600 yenes empresa 1.200 yenes | 〇 | – | 〇 | Japonés (idioma) |
| encerrar | charlar Creación de grupos intercambio de archivos nota gratis Horario | Mi plan 350 yenes negocio Desde 2.000 yenes | 〇 | – | 〇 | Japonés (idioma) Inglés |
| Alondra | charlar traducción automática espacio de trabajo intercambio de archivos llamada de voz video conferencia | Profesional 1.420 yenes empresa Se requiere consulta | 〇 | – | 〇 | Japonés (idioma) Inglés Chino 13 otros idiomas |
| Grupo Sesión | Horario Tablón de anuncios Reserva de instalaciones intercambio de archivos gestión de tareas cuestionario | porCloud Smart 300 yenes~ Sesión de grupo Se requiere consulta | 〇 | 〇 | 〇 | Japonés (idioma) |
| OBRAS DE LÍNEA | llamada de voz videollamada compartir pantalla Tablón de anuncios calendario | Estándar Desde 450 yenes avanzado 800 yenes ~ | 〇 | – | 〇 | Japonés (idioma) Inglés Chino coreano |
| Confluencia | gestión de documentos plantilla documento edición colaborativa | Estándar Desde 790 yenes Premium Desde 1.510 yenes | 〇 | 〇 | 〇 | Japonés (idioma) Inglés Chino 13 otros idiomas |
Funciones básicas del software colaborativo
El groupware es una herramienta esencial para mejorar la eficiencia y la comunicación empresarial. Estos sistemas tienen una amplia gama de capacidades y se utilizan de diversas formas según las necesidades de una organización. Las principales características básicas del software colaborativo se detallan a continuación.
Papel como herramienta de comunicación.
La función más básica del software colaborativo es facilitar la comunicación dentro de un equipo.herramientas de chat, correo electrónico, foro,conferencia web Esto permite compartir información y tomar decisiones en tiempo real. Estas herramientas aumentan la transparencia y aceleran la comunicación entre equipos.
Algunas funciones de correo electrónico vienen incluidas con un servidor de correo, mientras que otras tienen una función de correo web que se puede utilizar como cliente en un navegador.
Además, la funcionalidad de redes sociales internas permite a los empleados compartir su experiencia e intereses dentro de la empresa a través de sus páginas de perfil. Cree grupos y comunidades basados en temas o proyectos específicos para compartir y discutir información relacionada. Las redes sociales internas se han convertido en una característica que fortalece las conexiones entre los empleados y facilita el intercambio de conocimientos y la colaboración.
Gestión de horarios y gestión de tareas.
En software colaborativo,Reparto de horarios yatagestión de tareas Las funciones facilitan la gestión de horarios para individuos y equipos. Esto le permite ver el progreso del trabajo de un vistazo y planificar la finalización de las tareas a tiempo.
Dependiendo del producto, también puede haber una función para reservar salas de conferencias y equipos vinculados a horarios, o una función para emitir automáticamente URL para conferencias web.
Intercambio de archivos y gestión de documentos.
Las funciones de intercambio de archivos y gestión de documentos son fundamentales para garantizar que los miembros del equipo tengan acceso a la información que necesitan en cualquier momento. Optimice su trabajo y garantice la seguridad de la información proporcionando control de versiones de documentos y un único punto de acceso a la información.
Gestión de flujo de trabajo
La funcionalidad de flujo de trabajo permite la automatización y estandarización de los procesos comerciales. Esto simplifica aspectos como los procesos de aprobación y el enrutamiento de documentos, lo que hace que las operaciones sean más transparentes y eficientes.
Tablón de anuncios y portal
La función del tablero de anuncios proporciona una plataforma para compartir anuncios e información importantes dentro de su organización. La funcionalidad del portal, por otro lado, centraliza el acceso a la información que necesita y brinda a los usuarios una experiencia personalizada.
Al administrar de forma centralizada información como reglas de la empresa, guías de uso de la oficina, formatos de documentos, etc., puede ahorrar tiempo en la búsqueda de información y mejorar la eficiencia del trabajo.
gestión de la asistencia
La gestión de asistencia mejora la eficiencia de la gestión de recursos humanos al realizar un seguimiento de las horas de trabajo, las vacaciones y el estado de asistencia de los empleados. A través de esta función, se mantiene la transparencia de las horas de trabajo, lo que permite una gestión adecuada de la dotación de personal y la mano de obra.
¿Qué tipo de software colaborativo?
Los productos de software colaborativo incluyen productos con diversas funciones y características además de comunicación e intercambio de información. Aquí explicaremos cada característica en detalle.
Software colaborativo disponible de forma gratuita
Se recomienda el software colaborativo gratuito para empresas que desean mantener bajos los costos, nuevas empresas con un número reducido de personas y pequeñas empresas. Sin embargo, tenga en cuenta que algunos productos de software colaborativo gratuitos tienen límites en el número de usuarios y la capacidad.
Además, las funciones suelen ser limitadas en comparación con la versión paga, por lo que si desea optimizar sus operaciones administrativas, asegúrese de tener todas las funciones que necesita.
Software colaborativo multifuncional
El software colaborativo multifuncional tiene una variedad de funciones como correo web, chat, conferencias web, intercambio de archivos, tarjetas de tiempo, gestión de horarios, gestión del progreso del proyecto y flujo de trabajo.
Esto le permite obtener la información que necesita para su trabajo con solo abrir el software colaborativo y realizar todo sin problemas, desde la confirmación de la información hasta la comunicación, informes de trabajo, aprobaciones y reservas de equipos. Se recomienda el software colaborativo multifuncional para empresas que desean gestionar la información de forma centralizada y mejorar la eficiencia empresarial.
Software colaborativo adecuado para pequeñas y medianas empresas
Muchos software colaborativo para pequeñas y medianas empresas pueden ser utilizados por un pequeño número de personas, y también existen productos basados en la nube que pueden utilizarse a bajo coste.
Además, algunos productos ofrecen planes gratuitos para un máximo de un número determinado de personas, por lo que están especialmente recomendados para pequeñas empresas que quieran introducirlos a bajo coste. Sin embargo, algunos productos tienen un límite superior en el número de usuarios, por lo que es necesario tener en cuenta las fluctuaciones en el número de empleados al introducir el producto.
Software colaborativo apto para grandes empresas
El software colaborativo adecuado para grandes empresas suele abarcar desde miles hasta decenas de miles de personas.
Es adecuado para situaciones en las que hay muchos departamentos y puestos y se requiere una gestión detallada, como el intercambio de información entre múltiples ubicaciones y flujos de trabajo complejos exclusivos de las grandes empresas. Dependiendo del producto, además de la gestión de registros, también es posible gestionar privilegios de acceso detallados, como la configuración de aplicaciones y la visualización de documentos.
Además, existen productos que admiten múltiples idiomas y zonas horarias y son fáciles de usar para bases en el extranjero y miembros extranjeros. Muchos de nuestros productos son totalmente compatibles con sistemas externos y también cuentan con la capacidad de integrarse sin problemas con los sistemas existentes.
Puntos de comparación de software colaborativo
Cada software colaborativo tiene diferentes funciones y características. A continuación presentamos cuatro puntos de comparación que le ayudarán a elegir el software colaborativo que satisfaga las necesidades de su empresa.
¿Existe un plan gratuito?
El primer punto es si existe o no un plan gratuito. El software colaborativo facilita el intercambio de información y la comunicación, y se puede esperar que mejore la eficiencia del trabajo. Sin embargo, dado que el software colaborativo por sí solo no genera ingresos, la idea general es reducir los costos tanto como sea posible. Algunos programas colaborativos ofrecen planes gratuitos o te permiten probarlos gratis durante un período de tiempo determinado.
Es importante comprobar si existe algún plan gratuito, no sólo para reducir costes, sino también para ver si se adapta a las necesidades de tu empresa.
Disponibilidad de funciones básicas.
También es importante que tu empresa cuente con las funciones básicas que necesitas. Groupware tiene una amplia variedad de funciones, por lo que al comparar productos, asegúrese de organizar el propósito de uso y las funciones requeridas, y verifique si pueden satisfacer las necesidades de su empresa.
Sin embargo, si hay demasiadas funciones, el costo será alto y existe el riesgo de que no pueda utilizar todas las funciones por completo. Seleccione cuidadosamente las funciones que necesita y las que no, y elija el producto que satisfaga las necesidades de su empresa.
¿Se aplica a políticas organizacionales como las locales y la nube?
Es posible que las organizaciones que utilizan información personal o confidencial no puedan utilizar software colaborativo basado en la nube debido a una política. En ese caso, verifique si es local. En cambio, si quieres utilizarlo para teletrabajo o ubicaciones comerciales fuera de la oficina, optarás por el software colaborativo de tipo nube.
Además, las grandes organizaciones tienen decenas de miles de personas, por lo que se requieren configuraciones detalladas de restricción de acceso y configuraciones para cada equipo o departamento. En ese caso, sería una buena idea elegir un sistema con funcionamiento flexible y funciones de gestión avanzadas.
Presencia de funciones y aplicaciones móviles.
La funcionalidad móvil y la disponibilidad de aplicaciones también son puntos de comparación. Si lo utiliza con frecuencia fuera de la empresa, sería una buena idea elegir un software colaborativo que tenga una aplicación móvil dedicada. Los servicios que no tienen aplicaciones dedicadas se pueden utilizar desde el navegador de un teléfono inteligente, pero las aplicaciones dedicadas son más convenientes, por lo que recomendamos productos que admitan aplicaciones.
Comparación de 12 software colaborativo gratuito recomendado
Aquí presentaremos 12 software colaborativo recomendado que puede utilizar de forma gratuita. Hemos resumido descripciones generales de productos, características, reseñas y reputaciones, así que utilícelas como referencia al elegir un producto.
Chat y mensajería
Descripción general y características del producto
Chat&Messenger es un software colaborativo fácil de usar que integra las herramientas necesarias, como chat empresarial, conferencias web, intercambio de archivos, gestión de horarios/tareas y reservas de salas de reuniones.
Es único porque integra varias funciones de software colaborativo para compartir información en tiempo real, como chat de negocios y conferencias web. El formato del servicio es compatible tanto con el entorno local como con la nube, y tiene un historial de uso por parte de una amplia gama de organizaciones, incluidas agencias gubernamentales y grandes empresas.
Cómo usarlo gratis
Chat&Messenger ofrece un plan gratuito. Puedes acceder a ella con un navegador o instalar la app en tu smartphone y registrarte como usuario.
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
Hubo muchas críticas positivas sobre la facilidad de uso de las funciones de chat y mensajería.
"Puede enviar sin problemas archivos grandes que son difíciles de enviar por correo electrónico".
"Notificaciones fáciles de entender cuando llegan mensajes"
"Conveniente para comprobar el estado de lectura y reenviarlo a usuarios sin conexión"
GRUPO R
Descripción general y características del producto
R-GROUP es un software colaborativo basado en la nube completamente gratuito que ha sido instalado por más de 2000 empresas en Japón.
Tiene 12 funciones para facilitar la comunicación empresarial como horarios, tarjetas de tiempo, diagramas de turnos, correo electrónico y chat.
Dado que no hay límite en el número de usuarios y se puede utilizar de forma gratuita, también se recomienda para empresas que implementan software colaborativo por primera vez.
También se puede utilizar en teléfonos inteligentes sin coste adicional.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
Hubo muchas críticas que quedaron satisfechas con el hecho de que era gratuito y tenía muchas funciones.
“100% se puede utilizar de forma gratuita y tiene todas las funciones básicas del software colaborativo”
"Puedes chatear, tablones de anuncios y gestionar horarios de forma totalmente gratuita".
“Recomendado para pequeñas y medianas empresas porque se puede utilizar de forma gratuita, sin fecha de caducidad ni restricciones de número de personas”.
oficina e-amplia
Descripción general y características del producto
e-Broad Office es un software colaborativo de alto rendimiento que se puede utilizar de forma gratuita.
Puede utilizar de manera flexible las funciones que necesita, como horarios, notas de mensajes, tarjetas de tiempo, listas de tareas pendientes, tableros de anuncios, libretas de direcciones, listas de miembros de la empresa y confirmación de empleados.
La programación, la nota de mensaje, la lista de tareas pendientes y la libreta de direcciones también son compatibles con dispositivos móviles, lo que le permite utilizarlos sin problemas incluso cuando está en movimiento.
El proveedor, E-Broad Communications Co., Ltd., ha adquirido la Marca de Privacidad y es fiable en términos de seguridad.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
No se pudo encontrar ninguna reseña. (Revisión de TI, tendencia de TI, búsqueda X no aplicable)
Zoho Conectar
Descripción general y características del producto
Zoho Connect es un servicio de red social para empresas que ayuda a las empresas a compartir información e intercambiar ideas.
Desde comunicaciones internas hasta encuestas a empleados, gestión de archivos y colaboración en equipo, ofrece una gran cantidad de funciones para ayudar a crear un sentido de unidad en su organización.
Las características incluyen centralizar el conocimiento a través de una base de conocimientos y optimizar la comunicación del equipo mediante la creación de grupos basados en características comunes.
Además, puede integrarse sin problemas con una amplia gama de servicios externos como Google, Zoho, Outlook e iCloud.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
En las reseñas hubo muchas opiniones que elogiaron mucho la función de la red externa.
“El intercambio de información entre varias empresas es gratuito”
"Utilizamos funciones de red externa como infraestructura para la atención al cliente, lo que facilita la asistencia remota".
“La función de red externa es útil para la gestión de comunidades pequeñas”
plaza Circular
Descripción general y características del producto
Circle Square es una aplicación para gestionar equipos, organizaciones y comunidades que cuenta con el respaldo de más de 620.000 usuarios durante más de 20 años.
Equipado con 18 funciones útiles, puede administrar fácilmente su agenda y asistencia en línea.
Además, mediante el uso de herramientas como chat, tableros de anuncios y encuestas, es posible fomentar la comunicación activa.
Entre ellas, la función de correo electrónico es especialmente completa y puede utilizarse como alternativa a una lista de correo.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
En las reseñas hubo muchas opiniones que elogiaron la facilidad de uso y el hecho de que era simple y fácil de entender.
"La pantalla es intuitiva y se puede utilizar fácilmente incluso sin manual".
"Es muy simple y fácil de entender, por lo que puede ser utilizado por una amplia gama de personas".
"Tiene una estructura simple, por lo que incluso los usuarios nuevos pueden usarlo sin confusión".
Software colaborativo GRIDY
Descripción general y características del producto
GRIDY Groupware es un software colaborativo WEB que mejora el intercambio de información y la comunicación dentro y fuera de la empresa.
Equipado con 23 funciones, como horarios, correos electrónicos, tarjetas de tiempo y flujos de trabajo, se puede esperar que mejore la eficiencia del trabajo, comparta información sin problemas y active la comunicación.
No hay costes iniciales ni costes mensuales, el número de usuarios es ilimitado y también es posible colaborar con usuarios externos ajenos a la empresa.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
En las revisiones, hubo muchas opiniones sobre el uso de funciones de gestión de horarios e intercambio de información.
"Ya no necesito usar una aplicación separada para administrar mi horario de trabajo".
"Se ha vuelto más fácil compartir información y gestionar horarios, lo que antes era difícil de hacer verbalmente".
"Puede utilizar TI para comprender los horarios del personal, compartir información, hacer reservas de instalaciones, etc."
Existencias
Descripción general y características del producto
Stock es el software colaborativo más simple que cualquiera puede empezar a utilizar.
Está equipado con varias funciones como mensajes, notas, gestión de tareas, configuración de permisos, etc., y algunas funciones, como la función de notas, se pueden utilizar sin conexión.
Otra característica es la capacidad de colaborar con sistemas externos como Slack, Chatwork y Evernote, y la capacidad de colaborar no sólo dentro de la empresa sino también con miembros externos.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
En las reseñas hubo muchas opiniones que elogiaron mucho la función de notas para resumir información.
"La función de nota es realmente útil para resumir información".
"Puedes visualizar todo tipo de casos escribiéndolos todos en un cuaderno como si fuera una nota".
"Los cuadernos son fáciles de usar porque no sólo puedes decorarlos con fuentes, sino también incluir tablas y listas".
encerrar
Descripción general y características del producto
enclo es una aplicación en la nube que te permite compartir fácilmente datos de archivos, chats, notas, etc. en un grupo.
Con una interfaz de usuario y operatividad fáciles de usar, cualquiera puede colaborar fácilmente tanto dentro como fuera de la empresa.
Las características incluyen una función de nota de texto enriquecido que también admite escritura a mano.
Las cosas que son difíciles de transmitir únicamente mediante texto se pueden transmitir de una manera fácil de entender mediante el uso de ilustraciones escritas a mano.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
Las revisiones incluyeron opiniones sobre el intercambio de archivos y las funciones de chat.
"Puedes utilizar la función de chat a un precio asequible"
"Puede enviar archivos grandes con precisión"
"Trabajar desde casa se ha vuelto más sencillo gracias al uso de archivos adjuntos de chat".
Alondra
Descripción general y características del producto
Lark es una herramienta DX que tiene todas las aplicaciones que necesita en el campo, incluido chat, correo electrónico, calendario, videoconferencia, documentos, flujo de trabajo y funciones administrativas.
También está equipado con una función de traducción automática que admite múltiples idiomas, lo que permite una comunicación global fluida, lo que se puede esperar que reduzca los costos y mejore la productividad.
Además, dado que puede recibir un cuidadoso soporte de implementación por parte de consultores digitales, puede implementarlo fácilmente incluso si no tiene un departamento de TI dedicado.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
En las revisiones hubo muchas opiniones sobre el uso de múltiples métodos de comunicación.
"Las conversaciones de chat se pueden conectar a videollamadas con solo tocar un botón".
"Las empresas que han introducido el sistema pueden conectarse fácilmente entre sí mediante la función de chat".
"La función de chat te permite crear grupos, lo cual es útil para la gestión de proyectos".
Sesión de grupo
Descripción general y características del producto
GroupSession es un software colaborativo que se puede iniciar de forma gratuita y con un número ilimitado de usuarios. Todas las funciones básicas, como la gestión de horarios, el tablón de anuncios y el intercambio de información, se pueden utilizar de forma gratuita.
Puedes empezar a utilizar la versión en la nube del sistema por tan solo 300 yenes al mes, por lo que es un servicio con una excelente rentabilidad. Este servicio se recomienda para quienes estén considerando una implementación de bajo costo.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
Muchas reseñas dijeron que era multifuncional y que tenía una buena relación calidad-precio.
``Groupware que se puede utilizar de forma gratuita, pero que tiene funcionalidad suficiente.
"Puedes utilizar las mismas funciones que el famoso software colaborativo, pero a un coste menor".
"Sentí que la versión en la nube del servidor dedicado tenía el mejor rendimiento en términos de costos".
OBRAS DE LÍNEA
Descripción general y características del producto
LINE WORKS es un software colaborativo que se puede utilizar con una facilidad de uso similar a LINE. Puedes usarlo desde el día que lo instalas y puedes comunicarte usando el chat y los sellos que conoces en LINE.
Tiene la participación número uno en chat empresarial pago en 2022 y, en enero de 2023, más de 430.000 empresas lo han adoptado. Se utiliza en una variedad de industrias, incluidas la venta minorista, la peluquería, la logística, la construcción, el sector inmobiliario y la atención médica y de enfermería, por lo que puede introducirse sin problemas.
Cómo usarlo gratis
LINE WORKS tiene un plan gratuito, que puedes utilizar suscribiéndote al plan gratuito.
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
En las revisiones, muchas personas dijeron que debido a que LINE es una herramienta muy conocida, es fácil de usar para muchas personas.
"Dado que hay muchos usuarios de LINE en su vida privada, la penetración tras la introducción es fluida".
"Dado que es una versión comercial de LINE, todo, desde la introducción hasta el uso, fue sencillo como ya se sabía".
"El servicio es amigable y fácil de entender, por lo que incluso las personas con bajos conocimientos de TI pueden usarlo".
Confluencia
Descripción general y características del producto
Confluence es una herramienta que te permite crear y organizar tu trabajo prácticamente desde cualquier lugar. Utilizado por más de 75.000 usuarios, se utiliza ampliamente en todo el mundo.
También tiene un plan gratuito, por lo que puedes usarlo gratis.
Sin embargo, dado que la oficina central es una herramienta extranjera con sede en Australia, el japonés en la página de inicio puede ser difícil de leer en algunas partes y puede haber algunos problemas con la usabilidad.
Cómo usarlo gratis
El plan gratuito permite hasta 10 usuarios.
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
En las revisiones de boca en boca, encontramos muchas opiniones sobre su uso como base de conocimientos.
"Puedes consolidar el conocimiento interno por ítem y organizar la información".
"La información interna está consolidada en un solo lugar, por lo que puede acceder a la información que necesita incluso cuando trabaja de forma remota".
"Se está utilizando como un portal compartido internamente a gran escala".
¿Cuáles son los puntos a la hora de introducir software colaborativo?
Aquí explicaremos los puntos a considerar a la hora de introducir el software colaborativo. Hay seis puntos a continuación.
- ¿Tiene características que se adapten a su propósito?
- ¿Es adecuado para la escala empresarial?
- ¿Es adecuado para el entorno y el contenido de trabajo utilizado?
- ¿Es fácil de operar?
- ¿Puedo probarlo gratis?
¿Tiene características que se adapten a su propósito?
El primer punto es si el software colaborativo está equipado con funciones que se adaptan a su propósito. Al introducir software colaborativo, primero organice el propósito y los problemas de la introducción del software colaborativo y aclare las funciones necesarias.
Por ejemplo, si desea agilizar las operaciones de liquidación de gastos, será útil un producto con funciones de flujo de trabajo enriquecidas que puedan cubrir todo, desde la solicitud hasta la aprobación y el pago. Si desea continuar utilizando su sistema actual, es una buena idea elegir un producto con amplias funciones de integración.
Al identificar las funciones necesarias de esta manera, podrá seleccionar eficazmente el software colaborativo que satisfaga las necesidades de su empresa.
¿Es adecuado para la escala empresarial?
También es importante elegir un producto que sea apropiado para el tamaño de su empresa. Algunos programas colaborativos tienen una cantidad mínima de usuarios, por lo que si su empresa es pequeña, deberá consultar con el fabricante para ver si puede instalar el producto.
Además, algunos software colaborativo tienen un límite superior en la escala que pueden admitir, por lo que incluso si su negocio es grande, debe verificar si puede manejar la escala de su empresa.
Asegúrese de verificar los límites superior e inferior de la escala admitida y si su empresa es adecuada para su uso.
¿Es adecuado para el entorno y el contenido de trabajo utilizado?
Asegúrese de que coincida con los métodos de comunicación y el contenido de trabajo de su empresa.
Diferentes empresas utilizan diferentes métodos de comunicación, como correo electrónico, chat y tableros de anuncios. Muchos software colaborativo tienen estas funciones, pero primero compruebe si se adapta al estilo de comunicación de su empresa.
Además, si planea aumentar el número de empleados o expandir su empresa en el futuro, le recomendamos utilizar software colaborativo escalable.
¿Es fácil de operar?
Incluso si el software colaborativo tiene muchas funciones, puede resultar difícil penetrar en la organización si no es fácil de utilizar. Algunos productos de software colaborativo ofrecen pruebas gratuitas, por lo que es una buena idea probarlos y elegir un producto que cualquiera pueda utilizar fácilmente. Además, el sistema de soporte del fabricante también es importante para poder aprovechar al máximo las funciones.
¿Puedo probarlo gratis?
Al elegir software colaborativo, es muy importante considerar si está disponible para una prueba gratuita. El software colaborativo que ofrece un período de prueba gratuito brinda la oportunidad de evaluar previamente la funcionalidad y usabilidad en un entorno empresarial real. Esto permite a las organizaciones ver si el producto satisface sus necesidades y requisitos específicos.
Al utilizar la prueba gratuita, puede probar las funciones del software colaborativo y comprobar la facilidad de uso de la interfaz de usuario y la utilidad de varias funciones. Además, al recopilar comentarios de los empleados durante el período de prueba gratuito, es posible predecir qué tipo de capacitación y soporte se necesitarán para las operaciones posteriores a la implementación.
¿Cuáles son los beneficios de introducir software colaborativo?
La implementación de software colaborativo tiene las siguientes ventajas:
El intercambio de información se vuelve más fluido
Groupware centraliza funciones de comunicación como correo electrónico, chat y tableros de anuncios, lo que permite compartir información sin problemas.
Además, puede compartir archivos, administrar tareas y ver horarios, todo a la vez con una sola herramienta, lo que facilita realizar cambios repentinos en el horario o convocar conferencias web.
Esto hará que su trabajo sea más eficiente y evitará errores y problemas causados por omisiones.
El trabajo de oficina puede hacerse más eficiente
El software colaborativo equipado con funciones de flujo de trabajo le permite realizar el trabajo de oficina de manera eficiente.
Al configurar el flujo de solicitud/aprobación para gastos y asistencia por adelantado, puede completar rápida y completamente el proceso de solicitud → aprobación dentro de la herramienta.
Además, puede esperar mejorar la eficiencia del trabajo de oficina al hacer reservas de salas de conferencias y proyectores vinculados a horarios y gestión del progreso en tiempo real.
FB se puede utilizar inmediatamente
Al utilizar software colaborativo, puede comprobar el progreso del trabajo de los miembros en una lista, lo que permite obtener comentarios rápidamente.
Al visualizar los retrasos en el trabajo, puede investigar sin problemas la causa y formular contramedidas.
Además, como puedes chatear mientras consultas información como actas e informes, será útil para dar retroalimentación sobre evaluaciones del personal.
El trabajo remoto se puede realizar sin problemas
Incluso cuando se trabaja de forma remota, donde la comunicación es difícil, puede esperar una comunicación activa mediante el uso de tableros de anuncios, redes sociales internas y conferencias web.
Además, las funciones de gestión de horarios, intercambio de información y archivos permiten realizar comprobaciones remotas del estado de las operaciones y una entrega fluida de materiales.
Dado que estas funciones pueden cubrirse con un único software colaborativo, también se puede utilizar como oficina virtual.
Desventajas del software colaborativo
A la hora de implementar software colaborativo, también hay que tener en cuenta sus desventajas.
Aquí presentaremos cinco desventajas específicas, así que compruebe si se aplican a su empresa e implemente el software colaborativo sin remordimientos.
Se requiere costo inicial
Al introducir el software colaborativo, existen muchos costos iniciales, como la instalación del sistema, la personalización y la capacitación del personal.
Tenga en cuenta que los costos pueden ser altos, especialmente si es una organización grande o necesita personalización para adaptarse a su negocio.
Algunos servicios son difíciles de operar.
En los últimos años, el software colaborativo tiene muchas funciones, por lo que puede resultar difícil de operar dependiendo de los conocimientos de TI del usuario.
Si elige un servicio que es difícil de operar, será difícil penetrar en la organización y no podrá utilizar sus funciones de manera efectiva.
Elija un producto que tenga buena operabilidad, como uno que cualquiera pueda usar fácilmente o uno que pueda operarse de manera intuitiva.
El intercambio de información puede volverse demasiado estrecho
Otra desventaja es que el intercambio de información puede volverse demasiado íntimo.
Aunque el software colaborativo facilita el intercambio de información, existe la preocupación de que pueda aumentar la información innecesaria y que la información que realmente se necesita pueda quedar oculta.
Elija un producto con función de alerta o establezca reglas para evitar completar la información necesaria.
Se requieren medidas de seguridad
El software colaborativo maneja una gran cantidad de información, por lo que se requieren medidas de seguridad suficientes.
Si no se toman medidas suficientes, el acceso no autorizado desde el exterior y la fuga de información se convertirán en un riesgo importante.
Asegúrese de elegir software colaborativo con excelentes medidas de seguridad.
La personalización es limitada
Muchos productos de software colaborativo se pueden personalizar para adaptarlos al negocio de su empresa, pero la personalización tiene límites.
Como resultado, puede resultar difícil satisfacer completamente las necesidades de su empresa, así que compare varios productos y elija el software colaborativo que mejor se adapte a sus necesidades.
Puntos a tener en cuenta al introducir software colaborativo
Al instalar software colaborativo, tenga en cuenta los siguientes puntos.
Estos son puntos importantes para una implementación exitosa del software colaborativo, así que asegúrese de revisarlos.
Verifique la usabilidad con el personal en el sitio
Al introducir software colaborativo, consulte con el personal de campo real para ver cómo se siente y conocer sus opiniones.
Gran parte del personal de campo utiliza el software colaborativo, por lo que es importante que sea fácil de utilizar para cualquiera.
Al incorporar las opiniones del personal de campo al seleccionar el software colaborativo, existe una mayor posibilidad de que la penetración del software colaborativo se realice sin problemas después de su introducción.
Identificar las funciones necesarias.
Antes de introducir software colaborativo, identifique de antemano las funciones necesarias.
Las funciones requeridas variarán según el método de operación y si se continúa usando el sistema existente.
Al considerar el método de operación apropiado e identificar las funciones necesarias, podrá implementarlo de manera eficiente y sin problemas.
Entienda el software colaborativo y haga su trabajo más fluido
En este artículo, proporcionamos una explicación detallada de cómo comparar empresas de software colaborativo, cómo utilizarlas de forma gratuita y puntos a considerar al elegir una.
También presentamos 18 productos de software colaborativo recomendados que se pueden usar de forma gratuita, así que utilícelos como referencia al elegir un producto.
Si comprende el software colaborativo y lo utiliza de forma eficaz, podrá gestionar su negocio sin problemas.
Comprenda los puntos de comparación, ventajas y desventajas, y elija el software colaborativo más adecuado que satisfaga las necesidades de su empresa.