Importancia del chat empresarial
¿Qué es el chat empresarial?
Chat de negocioses un servicio de herramienta de chat especializado para su uso en el ámbito laboral y laboral. En algunas organizacionesgrupo de chaty ... ychat internoA veces también se le llama.
El principal método de comunicación de este servicio es el chat de texto, normalmente en formato grupal con varios participantes. Las interfaces de usuario (UI) de los principales productos de chat empresarial son las siguientes y también pueden incluir funciones de videollamadas, uso compartido de horarios y administración de tareas.
La popularidad del chat empresarial continúa aumentando año tras año debido a la conveniencia de poder cubrir la mayoría de las comunicaciones comerciales mediante la introducción de un servicio de chat empresarial.
Otra característica de Business Chat, a diferencia del SNS personal, es que se centra en funciones de seguridad y gestión de usuarios que satisfacen las necesidades empresariales.
Cambios en la comunicación en los negocios modernos.
Para comprender la importancia del chat empresarial, es importante observar los cambios en la comunicación en las empresas modernas. El entorno empresarial ha cambiado drásticamente en las últimas décadas. Los avances tecnológicos, la globalización y, más recientemente, la prevalencia del trabajo remoto han hecho que los métodos de comunicación tradicionales sean inadecuados.
Se desarrollaron herramientas de chat empresarial para responder a estos cambios. En comparación con los métodos tradicionales como el correo electrónico y las llamadas telefónicas, el chat empresarial permite una comunicación más rápida y eficiente. Los mensajes se envían y reciben en tiempo real, la información crítica se puede compartir instantáneamente y los miembros del equipo pueden acceder a ella desde cualquier lugar, lo que le permite trabajar más allá de las limitaciones de la ubicación física.
Además, el chat empresarial aumenta la transparencia interna. Se visualizan el progreso del proyecto y los procesos de toma de decisiones y todos pueden compartir información, promoviendo la colaboración y la colaboración entre equipos. Como tal, el chat empresarial desempeña un papel esencial a la hora de agilizar y mejorar la comunicación en el entorno empresarial moderno.
Principales características del chat empresarial
Business Chat tiene una variedad de funciones que mejoran drásticamente la comunicación y la colaboración en el lugar de trabajo moderno. Las características principales se clasifican de la siguiente manera:
mensajería en tiempo real
La mensajería en tiempo real es una característica fundamental del chat empresarial. Esta función permite a los miembros del equipo comunicarse instantáneamente en cualquier momento y en cualquier lugar. El intercambio inmediato de mensajes es especialmente útil para proyectos y situaciones urgentes que requieren una toma de decisiones rápida.
Básicamente existen dos tipos de formatos de envío de mensajes. Uno son los mensajes directos, que son mensajes privados enviados directamente a personas específicas. El otro es el chat grupal, que es una interacción de sala de chat con múltiples participantes que se utiliza para comunicarse con todo un equipo o grupo. El uso adecuado de los mensajes directos y los chats grupales hará que la comunicación empresarial sea más eficiente.
Gestión de presencia de usuarios
Esta es una característica importante para comprender el estado actual de los miembros del equipo. Esta función permite a los usuarios ver el estado actual de colegas y miembros del equipo, incluso si están en línea, fuera de línea, en una reunión o inmersos en el trabajo.
Esto es importante para promover la comunicación eficiente y la colaboración en equipo, especialmente en el entorno empresarial actual donde el trabajo remoto y los acuerdos de trabajo flexibles son comunes. Conocer la información de presencia de un usuario puede ayudarle a decidir cuándo enviar un mensaje o iniciar una conversación.
intercambio de archivos
Las funciones para compartir archivos le permiten compartir fácilmente documentos importantes, como documentos y presentaciones, entre los miembros del equipo. Muchas herramientas de chat empresarial le permiten compartir archivos arrastrándolos y soltándolos directamente en la ventana de chat, lo que hace que su trabajo sea mucho más eficiente. Además, se pueden realizar comentarios y opiniones sobre archivos compartidos en tiempo real, lo que facilita la colaboración.
Función de llamada de voz/videollamada
Algunos productos de chat empresarial pueden incluir llamadas de voz y vídeo. En particular, las capacidades de videollamadas permiten la interacción directa con miembros del equipo remoto y clientes, lo que facilita una comprensión y una conexión más profundas a través de la comunicación cara a cara.
Además, al combinarlo con la función de presencia de Business Chat, puedes verificar si la persona a la que llamas está en línea y disponible antes de realizar una llamada de voz o video. Esto permite optimizar los tiempos de las llamadas y lograr una comunicación eficiente y fluida.
De esta manera, la combinación de funciones de llamadas de voz/video y funciones de presencia en las herramientas de chat empresarial contribuye a crear un entorno de trabajo eficiente y productivo. Esto hace que las herramientas de chat empresarial sean más que simples herramientas de mensajería y sirvan como un centro de comunicación multifuncional y eficaz.
gestión de tareas
Las funciones de gestión de tareas también desempeñan un papel importante en el chat empresarial. Asigne tareas, realice un seguimiento del progreso, establezca plazos y más directamente desde el chat. Además, muchas herramientas de chat empresarial pueden integrarse con herramientas externas de gestión de proyectos y aplicaciones de calendario, lo que puede ayudarle a trabajar de forma más eficiente y mejorar la productividad de su organización.
Funciones de seguridad y privacidad
La seguridad y la privacidad son extremadamente importantes para las empresas. Las herramientas de chat empresarial ofrecen funciones de seguridad avanzadas, incluidos procesos de inicio de sesión seguros, políticas de protección de datos y más. Esto minimiza el riesgo de filtrar información confidencial y permite la comunicación y el intercambio de archivos en un entorno digital seguro.
Estas características transforman Business Chat de una simple herramienta de mensajería a una poderosa herramienta de soporte empresarial. Con Business Chat, los equipos pueden colaborar y realizar el trabajo de manera más eficiente y segura.
Ventajas y desventajas del chat empresarial
Te explicaremos las ventajas y desventajas del chat empresarial.
mérito
1. Más rápido que el correo electrónico o las llamadas telefónicas
No es necesario escribir frases como "Gracias por tu ayuda" o "Gracias por tu arduo trabajo", típicas de los correos electrónicos, y podrás publicar rápidamente el tema principal.
Además, a diferencia del correo electrónico, los chats empresariales llegan a la otra parte en tiempo real, por lo que puedes comunicarte al nivel de una conversación directa.
2. Intercambio de información por equipo
En el caso del correo electrónico, a menudo eres consciente del CC cuando compartes, pero en el caso del chat empresarial, puedes crear grupos con miembros del equipo del proyecto o del departamento, lo que facilita compartir información.
Otra ventaja del chat empresarial es que se puede comunicar información muy urgente a todos al instante.
3. Apoyar el trabajo remoto y los acuerdos laborales flexibles
El trabajo remoto y los acuerdos laborales flexibles son tendencias laborales modernas. El chat empresarial respalda estos arreglos laborales al permitir una comunicación efectiva que trasciende las limitaciones geográficas. Los empleados pueden mantenerse en contacto, compartir información y colaborar con los miembros del equipo incluso cuando no están en la oficina. Esto aumenta la flexibilidad en el lugar de trabajo, aumentando la productividad y la facilidad de trabajo.
4. El tiempo de reunión se puede reducir
La introducción del chat empresarial reducirá significativamente el tiempo de las reuniones. Esto se debe a que la reunión solo tratará asuntos que sería mejor discutir con anticipación a través del chat de negocios y luego directamente a través de MTG.
Chat y mensajería Si el sistema está equipado con funciones de llamadas de voz y video, cuando desee celebrar una reunión con miembros del extranjero o sucursales, a menudo podrá hacerlo de forma remota, lo que reducirá el tiempo de viaje.
5. Transferencia de archivos eficiente
En el caso del correo electrónico, hay que tener cuidado con los límites de tamaño de los archivos adjuntos, hay que utilizar contraseñas y requiere mucho esfuerzo. En el caso del chat empresarial, existen menos restricciones de este tipo.
Chat y mensajería Para LAN, las conexiones entre pares son posibles, por lo que se pueden transferir incluso archivos y carpetas de gran tamaño en GB.
Desmérito
Aunque el chat empresarial ofrece muchos beneficios, también presenta algunas desventajas. Es importante comprender estos desafíos y abordarlos adecuadamente.
1. Los mensajes importantes quedan enterrados
Cuando hay varias personas en un chat grupal, los mensajes importantes pueden perderse rápidamente ya que muchos miembros se envían mensajes constantemente entre sí.
2. No sé para quién es el mensaje.
Si estás en un chat grupal con varias personas, es posible que no sepas a quién se envió el mensaje.Hay bastantes personas que simplemente tuitean y algunas incluso envían alertas.
3. Al vincular al móvil, las notificaciones push pueden llegar fuera del horario comercial.
Aunque los chats de negocios son convenientes, algunas personas deben tener cuidado si reciben notificaciones durante los días festivos o antes de dormir, ya que pueden causar estrés.
¿Cuál es la solución a las desventajas?
Aunque existen desventajas, como se mencionó anteriormente, hay casos en los que se toman en consideración sistemáticamente y estas desventajas pueden eliminarse mediante la elaboración de reglas, modales y usos. Consulte también los siguientes artículos.
Reforma del estilo de trabajo y chat empresarial.
El Ministerio del Interior y Comunicaciones tambiénLa introducción de herramientas de chat para uso empresarial respaldará la promoción de la reforma del estilo de trabajo, recomendamos la introducción del chat empresarial.
Reforma del estilo de trabajo x Uso empresarial de herramientas de chat
“Disminución de la población en edad de trabajar debido a la disminución de la tasa de natalidad y al envejecimiento de la población”
“Diversificar las necesidades de los trabajadores, como equilibrar el cuidado de los niños y los cuidados de enfermería”
Les decimos que para superar estos desafíos y hacer crecer la economía japonesa, debemos hacer que la comunicación empresarial sea más eficiente.Esta es una política muy importante.
Al introducir el chat empresarial, las empresas pueden mejorar la eficiencia de la comunicación interna y externa, mejorar la productividad al revisar los procesos comerciales centrados en las herramientas de chat y la gobernanza al evitar la TI en la sombra causada por el uso personal de las redes sociales.・Se dice que la empresa disfrutará de beneficios como una mayor seguridad.A medida que las empresas avancen en reformas en el estilo de trabajo, esperamos que aumente el número de empresas que introducen herramientas de chat para uso empresarial.
Iniciativas de reforma del estilo de trabajo en la ciudad de Seiyo, prefectura de Ehimeetc. también son útiles.
Trabajo remoto y chat empresarial
El trabajo remoto es una forma de trabajo en la que los empleados trabajan desde un lugar fuera de la oficina, como su casa, una cafetería o un espacio de coworking. A diferencia de trabajar en una oficina tradicional, utilizamos Internet y diversas tecnologías de comunicación para realizar el trabajo sin estar atados a una ubicación física. Esta forma de trabajar ha sido adoptada por muchas empresas y organizaciones, especialmente con el avance de la tecnología de la información.
Incluso durante el trabajo remoto, el chat empresarial funciona como el núcleo de la comunicación corporativa. Como alternativa a la comunicación directa cara a cara, el chat empresarial proporciona una forma rápida y eficaz de intercambiar información entre los miembros del equipo. Toda la comunicación, desde compartir el progreso del proyecto hasta las interacciones diarias, se realiza a través del chat empresarial.
Además, el chat empresarial permite estilos de trabajo flexibles sin estar vinculado a una ubicación física, lo que contribuye a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. También fortalece la cohesión entre los miembros del equipo y permite una colaboración efectiva en entornos de trabajo remoto. En términos de seguridad, Business Chat desempeña un papel importante en la protección de la información confidencial mediante el cifrado de datos y la gestión de privilegios de acceso.
De esta manera, el chat empresarial se ha convertido en una herramienta esencial para apoyar el trabajo remoto y es la clave para que las empresas operen de manera global y eficiente.
Cómo elegir una herramienta de chat empresarial
La elección de la herramienta de chat empresarial tiene un gran impacto en la eficiencia de la comunicación y colaboración de una empresa. Elegir la herramienta adecuada requiere una cuidadosa consideración de los costos de implementación, la seguridad, la funcionalidad requerida y el formato de entrega (en la nube o local).
¿Tienes todas las funciones que necesitas?
El chat empresarial es extremadamente útil como herramienta SNS interna, pero su simple introducción no resolverá todos los problemas de comunicación.
Debe elegir un servicio que ofrezca tantas funciones como su empresa necesite, como mensajería en tiempo real, intercambio de archivos, videollamadas y gestión de tareas. Por ejemplo, si desea tener una reunión con miembros que están geográficamente lejos, necesita una función de conferencia web y, si aún no cuenta con una infraestructura interna, necesita una integral que permita compartir archivos. y gestión de horarios/tareas. Este servicio es adecuado para
La compatibilidad móvil también es importante. Hoy en día, la reforma del estilo de trabajo se ha convertido en una palabra clave importante, y la capacidad de compartir información en cualquier momento y en cualquier lugar es uno de los elementos importantes para lograr estilos de trabajo flexibles. Compruebe también si hay disponible una aplicación dedicada para Android o iOS que sea fácil de usar.
Cómo elegir según el costo
El costo es un factor importante al elegir una herramienta de chat empresarial. En primer lugar, hay que considerar el equilibrio entre características y precio. Las herramientas de chat tienen una amplia variedad de funciones y cada herramienta ofrece funciones y rangos de precios significativamente diferentes. La clave es elegir una opción que tenga las características que necesitas y que esté dentro de tu presupuesto.
A continuación, es importante comparar los planes gratuitos y los planes pagos. Muchas herramientas de chat empresarial ofrecen funciones básicas de forma gratuita, pero algunas funciones avanzadas y soporte adicional solo están disponibles con planes pagos. Debe comprender las limitaciones del plan gratuito, como los límites en la cantidad de usuarios que pueden unirse y los límites de almacenamiento de datos, y considerar si cumplen con los requisitos de su negocio.
Elija desde una perspectiva de seguridad
La seguridad es uno de los factores más importantes a la hora de seleccionar una herramienta de chat empresarial. El intercambio de información empresarial a menudo implica contenido altamente confidencial, por lo que es importante elegir herramientas con medidas de seguridad adecuadas.
Cifrado de comunicaciones y datos.
Primero, verifique si se ofrece cifrado de extremo a extremo. Esta es una característica importante que garantiza que los mensajes se transmitan de forma segura del remitente al destinatario sin que personas externas puedan leerlos. También es importante cómo se almacenan los datos en el servidor. Debe considerar si sus datos se almacenan cifrados en sus servidores y si el cifrado es lo suficientemente fuerte.
Gestión centralizada de ID y contraseñas.
Desde una perspectiva de seguridad, es importante que las herramientas de chat empresarial puedan integrarse con los sistemas de gestión de ID/contraseñas existentes (por ejemplo, soluciones IDaaS o Active Directory corporativo) y utilizar ese sistema de gestión centralizado.
Por ejemplo, si una empresa utiliza Active Directory para administrar la información de la cuenta de los empleados, al vincular una herramienta de chat empresarial con Active Directory, los empleados podrán iniciar sesión en la herramienta de chat con la misma información de la cuenta. Esto elimina la necesidad de que los usuarios recuerden cuentas y contraseñas independientes, al tiempo que permite a los administradores centralizar la gestión de la seguridad.
También es importante la integración con una solución IDaaS que tenga funcionalidad de inicio de sesión único (SSO). A través de SSO, los empleados pueden autenticarse una vez para acceder a múltiples aplicaciones, incluidas herramientas de chat empresarial, lo que brinda mayor comodidad y seguridad.
La siguiente es una referencia para el enlace de Active Directory logrado por Chat&Messenger.
Auditar registros de acceso, mensajes y archivos adjuntos
En algunas industrias, la capacidad de auditar registros de acceso, mensajes y archivos adjuntos es importante desde una perspectiva de cumplimiento y gestión de seguridad. Los registros de acceso registran el historial de acceso de los usuarios y los detalles de operación, lo que contribuye a la detección temprana de accesos no autorizados y fugas de información. Además, la auditoría de mensajes le permite registrar el contenido de las comunicaciones y comprobarlo más tarde, lo que resulta útil para rastrear y preservar pruebas en caso de problemas. La auditoría de archivos adjuntos realiza un seguimiento de los archivos enviados y recibidos y desempeña un papel importante en la prevención de fugas de datos.
De esta manera, la presencia o ausencia de funciones de auditoría para registros de acceso, mensajes y archivos adjuntos es un factor importante para determinar la seguridad de una herramienta de chat empresarial. Es necesario comprobarlos cuidadosamente y seleccionar una herramienta que cumpla con los estándares de seguridad de su empresa para garantizar un entorno de comunicación seguro.
Chat&Messenger tiene la siguiente pantalla de gestión para auditoría.
¿Tipo de nube o tipo local?
El chat empresarial local es un producto en el que usted opera sus propios servidores y software, lo que tiene la ventaja de poder administrar datos y fortalecer la seguridad. Sin embargo, algunos productos tienen la desventaja de que requieren conocimientos y habilidades especializados para su instalación y funcionamiento, lo que puede generar costes elevados.
Además, el chat empresarial basado en la nube es un producto que utiliza servicios a través de Internet y tiene la ventaja de ser fácil de instalar y operar, y de bajo costo. Sin embargo, es posible que las organizaciones que manejan información personal o confidencial no puedan utilizarla debido a políticas de seguridad.
Consulte a continuación para obtener más detalles.
Elegir la herramienta de chat empresarial adecuada es una cuestión de equilibrar el costo, la seguridad, la funcionalidad y la entrega para elegir la que mejor se adapte a las necesidades específicas de su empresa. Es importante evaluar exhaustivamente estos factores y tomar la mejor decisión para la estrategia de comunicación de su empresa.
Pruebe una herramienta de chat empresarial gratis
Chat y mensajería es un software colaborativo que integra chat empresarial, conferencias web, intercambio de archivos, gestión de horarios, gestión de documentos, reserva de salas de conferencias y gestión de asistencia de una manera fácil de usar. Seguridad perfecta para empresas,¡Disponible gratis!
Resumen y perspectivas
El futuro del chat empresarial
El chat empresarial se ha convertido en una herramienta esencial en el entorno empresarial moderno. A medida que la tecnología evolucione, el chat empresarial obtendrá funciones más avanzadas y brindará una experiencia de comunicación más fluida.
Se espera que los sistemas de respuesta automatizados con la integración de inteligencia artificial (IA), análisis de datos más avanzados y automatización de procesos comerciales contribuyan al desarrollo futuro del chat empresarial. Esto agilizará aún más las operaciones, aumentará la productividad y acelerará los procesos de toma de decisiones.
Cómo utilizarlo de forma sostenible en las empresas
Las empresas deberían pensar en el chat empresarial no sólo como una herramienta de comunicación, sino como una forma de mejorar la productividad y la eficiencia organizacional. Para lograr esto, son clave la evaluación y mejora periódicas, la personalización según las necesidades de los empleados, la rápida introducción de nuevas funciones y la capacitación y educación de los empleados.
Además, escuchar a los empleados y desarrollar herramientas basadas en comentarios conducirá a un uso y crecimiento sostenibles.
Consejos y recomendaciones finales para los lectores.
La clave para un chat empresarial exitoso comienza con la selección de las herramientas adecuadas, seguida de la implementación e integración adecuadas dentro de su organización. Es importante planificar con anticipación, realizar la implementación por fases y brindar apoyo y capacitación continuos a sus empleados.
Además, al responder con flexibilidad a los entornos empresariales cambiantes y aprovechar al máximo la funcionalidad de la herramienta, el chat empresarial se convertirá en una fuerza importante para aumentar la productividad organizacional y la calidad de la comunicación.
Por último, es fundamental estar siempre consciente de la seguridad y la privacidad y crear un entorno donde los empleados puedan utilizarla con tranquilidad. Al gestionar estos factores de manera equilibrada, el chat empresarial puede convertirse en un activo valioso para su organización.