O que é bate-papo de negócios? Explicação completa dos benefícios da introdução e como escolher

Importância do chat de negócios

O que é bate-papo de negócios?

Chat de negóciosé um serviço de ferramenta de chat especializado para uso no local de trabalho e no trabalho. Em algumas organizaçõesconversa em grupoe ... eBate-papo internoÀs vezes também é chamado.

O principal meio de comunicação deste serviço é o chat de texto, geralmente em formato de grupo com vários participantes. As interfaces de usuário (UIs) dos principais produtos de chat de negócios são as seguintes e também podem incluir videochamada, compartilhamento de programação e recursos de gerenciamento de tarefas.

A popularidade do chat empresarial continua a aumentar ano após ano devido à conveniência de poder cobrir a maioria das comunicações empresariais através da introdução de um serviço de chat empresarial.

Outra característica do Business Chat, diferentemente do SNS pessoal, é que ele se concentra em funções de segurança e gerenciamento de usuários que atendem às necessidades de negócios.

Mudanças na comunicação nos negócios modernos

Para compreender a importância do chat empresarial, é importante observar as mudanças na comunicação nas empresas modernas. O ambiente de negócios mudou drasticamente nas últimas décadas. Os avanços na tecnologia, a globalização e, mais recentemente, a prevalência do trabalho remoto tornaram os métodos de comunicação tradicionais inadequados.

Ferramentas de chat de negócios foram desenvolvidas para responder a essas mudanças. Comparado aos métodos tradicionais, como e-mail e telefonemas, o chat empresarial permite uma comunicação mais rápida e eficiente. As mensagens são enviadas e recebidas em tempo real, informações críticas podem ser compartilhadas instantaneamente e os membros da equipe podem acessá-las de qualquer lugar, permitindo que você trabalhe além das restrições da localização física.

Além disso, o chat comercial aumenta a transparência interna. O progresso do projeto e os processos de tomada de decisão são visualizados e todos podem compartilhar informações, promovendo a colaboração e a colaboração entre as equipes. Como tal, o chat empresarial desempenha um papel essencial na agilização e melhoria da comunicação no ambiente empresarial moderno.

Principais recursos do chat de negócios

O Business Chat possui uma variedade de recursos que melhoram drasticamente a comunicação e a colaboração no local de trabalho moderno. Os principais recursos são categorizados da seguinte forma:

mensagens em tempo real

Mensagens em tempo real são um recurso central do bate-papo comercial. Este recurso permite que os membros da equipe se comuniquem instantaneamente a qualquer hora e em qualquer lugar. A troca imediata de mensagens é especialmente útil para projetos urgentes e situações que exigem tomadas de decisão rápidas.

Existem basicamente dois tipos de formatos de envio de mensagens. Uma delas são as mensagens diretas, que são mensagens privadas enviadas diretamente para indivíduos específicos. O outro é o chat em grupo, que é uma interação de sala de chat com vários participantes usada para se comunicar com uma equipe ou grupo inteiro. O uso adequado de mensagens diretas e bate-papos em grupo tornará a comunicação empresarial mais eficiente.

Gerenciamento de presença do usuário

Este é um recurso importante para compreender o status atual dos membros da equipe. Esse recurso permite que os usuários vejam o status atual de colegas e membros da equipe, inclusive se estão online, offline, em uma reunião ou imersos no trabalho.

Isto é importante para promover a comunicação eficiente e a colaboração em equipa, especialmente no ambiente empresarial atual, onde o trabalho remoto e os regimes de trabalho flexíveis são comuns. Conhecer as informações de presença de um usuário pode ajudá-lo a decidir quando enviar uma mensagem ou iniciar uma conversa.

partilha de ficheiros

Os recursos de compartilhamento de arquivos permitem que você compartilhe facilmente documentos importantes, como documentos e apresentações, entre membros da equipe. Muitas ferramentas de bate-papo empresarial permitem que você compartilhe arquivos arrastando-os e soltando-os diretamente na janela de bate-papo, tornando seu trabalho muito mais eficiente. Além disso, comentários e feedback sobre arquivos compartilhados podem ser feitos em tempo real, facilitando a colaboração.

Função de chamada de voz/chamada de vídeo

Alguns produtos de chat empresarial podem incluir chamadas de voz e vídeo. Em particular, os recursos de videochamada permitem a interação direta com membros remotos da equipe e clientes, facilitando uma compreensão e conexão mais profundas por meio da comunicação face a face.

Além disso, ao combiná-lo com o recurso de presença do Business Chat, você pode verificar se a pessoa para quem está ligando está online e disponível antes de fazer uma chamada de voz ou vídeo. Isso permite otimizar o tempo das chamadas e obter uma comunicação eficiente e tranquila.

Desta forma, a combinação de recursos de chamada de voz/vídeo e recursos de presença em ferramentas de chat empresarial contribui para a criação de um ambiente de trabalho eficiente e produtivo. Isso torna as ferramentas de chat de negócios mais do que apenas ferramentas de mensagens e serve como um centro de comunicação multifuncional e eficaz.

gestão de tarefas

Os recursos de gerenciamento de tarefas também desempenham um papel importante no bate-papo comercial. Atribua tarefas, acompanhe o progresso, estabeleça prazos e muito mais diretamente no chat. Além disso, muitas ferramentas de chat de negócios podem ser integradas a ferramentas externas de gerenciamento de projetos e aplicativos de calendário, o que pode ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência e melhorar a produtividade da sua organização.

Recursos de segurança e privacidade

Segurança e privacidade são extremamente importantes para as empresas. As ferramentas de chat empresarial oferecem recursos avançados de segurança, incluindo processos de login seguros, políticas de proteção de dados e muito mais. Isto minimiza o risco de vazamento de informações confidenciais e permite a comunicação e o compartilhamento de arquivos em um ambiente digital seguro.

Esses recursos transformam o Business Chat de uma simples ferramenta de mensagens em uma poderosa ferramenta de suporte comercial. Com o Business Chat, as equipes podem colaborar e realizar o trabalho com mais eficiência e segurança.

Vantagens e desvantagens do chat de negócios

Explicaremos as vantagens e desvantagens do chat de negócios.

mérito

1. Mais rápido que e-mail ou telefonemas

Não há necessidade de escrever frases como “Obrigado pela sua ajuda” ou “Obrigado pelo seu trabalho árduo”, típicas de e-mails, e você pode postar rapidamente o tópico principal.
Além disso, ao contrário do e-mail, os chats de negócios chegam à outra parte em tempo real, para que você possa se comunicar no nível de uma conversa direta.

2. Compartilhamento de informações por equipe

No caso do e-mail, muitas vezes você fica ciente do CC ao compartilhar, mas no caso do chat de negócios, você pode criar grupos com membros da equipe do projeto ou do departamento, facilitando o compartilhamento de informações.
Outra vantagem do chat de negócios é que informações altamente urgentes podem ser comunicadas a todos instantaneamente.

3. Apoiar o trabalho remoto e regimes de trabalho flexíveis

O trabalho remoto e os regimes de trabalho flexíveis são tendências modernas de trabalho. O bate-papo comercial apoia esses arranjos de trabalho, permitindo uma comunicação eficaz que transcende as restrições geográficas. Os funcionários podem manter contato, compartilhar informações e colaborar com os membros da equipe mesmo quando não estão no escritório. Isso aumenta a flexibilidade no local de trabalho, aumentando a produtividade e a facilidade de trabalho.

4. O tempo da reunião pode ser reduzido

A introdução do chat de negócios reduzirá significativamente o tempo das reuniões. Isso porque a reunião envolverá apenas assuntos que seriam melhor discutidos previamente via chat de negócios e depois diretamente via MTG.

Bate-papo e Mensageiro Se o sistema estiver equipado com funções de chamada de voz e vídeo, quando você quiser realizar uma reunião com membros do exterior ou de filiais, muitas vezes isso poderá ser feito remotamente, reduzindo o tempo de viagem.

5. Transferência eficiente de arquivos

No caso do e-mail, é preciso ter cuidado com os limites de tamanho dos anexos, é preciso usar senhas e isso exige muito esforço. No caso do chat de negócios, existem menos restrições desse tipo.

Bate-papo e Mensageiro Para LAN, conexões peer são possíveis, portanto, até mesmo arquivos e pastas grandes em GB podem ser transferidos.

Demérito

Embora o chat de negócios ofereça muitos benefícios, também existem algumas desvantagens. É importante compreender esses desafios e enfrentá-los de forma adequada.

1. Mensagens importantes ficam enterradas

Quando várias pessoas estão em um bate-papo em grupo, mensagens importantes podem ser perdidas rapidamente, pois muitos membros enviam mensagens constantemente uns aos outros.

2. Não sei para quem é a mensagem.

Se você estiver em um bate-papo em grupo com várias pessoas, talvez não saiba para quem a mensagem foi enviada.Existem algumas pessoas que apenas tweetam e algumas até enviam alertas.

3. Ao vincular ao celular, as notificações push podem chegar fora do horário comercial.

Embora os bate-papos de negócios sejam convenientes, algumas pessoas precisam ter cuidado ao receber notificações nos feriados ou na hora de dormir, pois podem causar estresse.

Qual é a solução para as desvantagens?

Embora existam desvantagens mencionadas acima, há casos em que elas são levadas em consideração sistematicamente, e essas desvantagens podem ser eliminadas através da elaboração de regras, maneiras e usos. Consulte também os seguintes artigos.

Reforma do estilo de trabalho e bate-papo de negócios

O Ministério da Administração Interna e das Comunicações tambémA introdução de ferramentas de chat para uso empresarial apoiará a promoção da reforma do estilo de trabalho, recomendamos a introdução do chat de negócios.

Reforma do estilo de trabalho x Uso comercial de ferramentas de chat

“Diminuição da população em idade ativa devido ao declínio da taxa de natalidade e ao envelhecimento da população”
“Diversificar as necessidades dos trabalhadores, como equilibrar cuidados infantis e cuidados de enfermagem”

Dizemos-lhes que, para superar estes desafios e fazer crescer a economia japonesa, temos de tornar a comunicação empresarial mais eficiente.Esta é uma política muito importante.

Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar: Rumo à realização da “reforma do estilo de trabalho”

Ao introduzir o chat de negócios, as empresas podem melhorar a eficiência da comunicação interna e externa, melhorar a produtividade ao revisar os processos de negócios centrados em ferramentas de chat e a governança, evitando a sombra da TI causada pelo uso pessoal das mídias sociais.・Diz-se que a empresa desfrutará de benefícios como segurança aprimorada.À medida que as empresas avançam nas reformas do estilo de trabalho, esperamos que aumente o número de empresas que introduzem ferramentas de chat para uso empresarial.

Iniciativas de reforma do estilo de trabalho na cidade de Seiyo, província de Ehimeetc. também são úteis.

Trabalho remoto e bate-papo comercial

O trabalho remoto é uma forma de trabalho em que os funcionários trabalham em um local fora do escritório, como sua casa, um café ou um espaço de trabalho compartilhado. Ao contrário de trabalhar num escritório tradicional, utilizamos a Internet e diversas tecnologias de comunicação para realizar o trabalho sem estarmos vinculados a um local físico. Essa forma de trabalhar tem sido adotada por diversas empresas e organizações, principalmente com o avanço da tecnologia da informação.

Mesmo durante o trabalho remoto, o chat empresarial funciona como o núcleo da comunicação corporativa. Como alternativa à comunicação direta cara a cara, o chat empresarial oferece uma maneira rápida e eficaz de trocar informações entre os membros da equipe. Toda a comunicação, desde o compartilhamento do andamento do projeto até as interações diárias, é feita por meio de chat empresarial.

Além disso, o chat de negócios permite estilos de trabalho flexíveis sem estar vinculado a um local físico, contribuindo para um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos funcionários. Também fortalece a coesão entre os membros da equipe e permite a colaboração eficaz em ambientes de trabalho remotos. Em termos de segurança, o Business Chat desempenha um papel importante na proteção de informações confidenciais, criptografando dados e gerenciando privilégios de acesso.

Desta forma, o chat empresarial tornou-se uma ferramenta essencial para apoiar o trabalho remoto e é a chave para as empresas que operam globalmente e de forma eficiente.

Como escolher uma ferramenta de chat empresarial

A escolha da ferramenta de chat empresarial tem um enorme impacto na eficiência da comunicação e colaboração de uma empresa. A escolha da ferramenta certa requer uma consideração cuidadosa dos custos de implementação, segurança, funcionalidade necessária e formato de entrega (nuvem ou local).

Você tem todos os recursos que precisa?

O chat de negócios é extremamente útil como ferramenta SNS interna, mas a simples introdução dele não resolverá todos os problemas de comunicação.

Você deve escolher um serviço que ofereça tantos recursos que sua empresa precisa, como mensagens em tempo real, compartilhamento de arquivos, videochamadas e gerenciamento de tarefas. Por exemplo, se você deseja realizar uma reunião com membros que estão geograficamente distantes, você precisa de uma função de webconferência, e se ainda não possui uma infraestrutura interna instalada, você precisa de uma infraestrutura abrangente que tenha compartilhamento de arquivos e gerenciamento de agenda/tarefas. Este serviço é adequado para

A compatibilidade móvel também é importante. Hoje em dia, a reforma do estilo de trabalho tornou-se uma palavra-chave importante, e a capacidade de partilhar informações a qualquer hora e em qualquer lugar é um dos elementos importantes na concretização de estilos de trabalho flexíveis. Verifique também se está disponível um aplicativo dedicado para Android ou iOS que seja fácil de usar.

Como escolher com base no custo

O custo é um fator importante na escolha de uma ferramenta de chat empresarial. Em primeiro lugar, é necessário considerar o equilíbrio entre características e preço. As ferramentas de bate-papo têm uma ampla variedade de recursos e cada ferramenta oferece recursos e faixas de preços significativamente diferentes. O segredo é escolher uma opção que tenha os recursos de que você precisa e esteja dentro do seu orçamento.

A seguir, é importante comparar planos gratuitos e planos pagos. Muitas ferramentas de bate-papo empresarial oferecem funcionalidades básicas gratuitamente, mas alguns recursos avançados e suporte adicional estão disponíveis apenas em planos pagos. Você deve compreender as limitações do plano gratuito, como limites no número de usuários que podem ingressar e limites de armazenamento de dados, e considerar se eles atendem aos seus requisitos de negócios.

Escolha de uma perspectiva de segurança

A segurança é um dos fatores mais importantes ao selecionar uma ferramenta de chat empresarial. A troca de informações comerciais envolve muitas vezes conteúdos altamente confidenciais, por isso é necessário escolher ferramentas com medidas de segurança adequadas.

Comunicação e criptografia de dados

Primeiro, verifique se a criptografia ponta a ponta é oferecida. Este é um recurso importante que garante que as mensagens sejam transmitidas com segurança do remetente ao destinatário, sem serem legíveis por terceiros. Também importante é como os dados são armazenados no servidor. Você deve considerar se seus dados são armazenados criptografados em seus servidores e se a criptografia é forte o suficiente.

Gerenciamento centralizado de IDs e senhas

Do ponto de vista da segurança, é importante que as ferramentas de chat de negócios sejam capazes de se integrar aos sistemas de gerenciamento de ID/senha existentes (por exemplo, soluções IDaaS ou Active Directory corporativo) e usar esse sistema de gerenciamento centralizado.

Por exemplo, se uma empresa usa o Active Directory para gerenciar informações de contas de funcionários, ao vincular uma ferramenta de bate-papo comercial ao Active Directory, os funcionários poderão fazer login na ferramenta de bate-papo com as mesmas informações de conta. Isso elimina a necessidade de os usuários se lembrarem de contas e senhas separadas, ao mesmo tempo que permite que os administradores centralizem o gerenciamento de segurança.

Também é importante integrar-se a uma solução IDaaS que tenha funcionalidade de logon único (SSO). Através do SSO, os funcionários podem se autenticar uma vez para acessar diversos aplicativos, incluindo ferramentas de chat empresarial, proporcionando maior comodidade e segurança.

A seguir está uma referência para a vinculação do Active Directory obtida pelo Chat&Messenger.

Auditar registros de acesso, mensagens e anexos

Em alguns setores, a capacidade de auditar logs de acesso, mensagens e anexos é importante do ponto de vista do gerenciamento de segurança e da conformidade. Os logs de acesso registram o histórico de acesso do usuário e detalhes da operação, contribuindo para a detecção precoce de acessos não autorizados e vazamentos de informações. Além disso, a auditoria de mensagens permite registrar o conteúdo das comunicações e verificá-lo posteriormente, o que é útil para rastrear e preservar evidências em caso de problemas. A auditoria de anexos rastreia os arquivos enviados e recebidos e desempenha um papel importante na prevenção de vazamentos de dados.

Desta forma, a presença ou ausência de funções de auditoria para logs de acesso, mensagens e anexos é um fator importante para determinar a segurança de uma ferramenta de chat empresarial. É necessário verificá-los cuidadosamente e selecionar uma ferramenta que atenda aos padrões de segurança do seu negócio, a fim de garantir um ambiente de comunicação seguro.

 O Chat&Messenger possui a seguinte tela de gerenciamento para auditoria.

Tipo de nuvem ou tipo local?

O chat empresarial local é um produto onde você opera seus próprios servidores e software, que tem a vantagem de poder gerenciar dados e fortalecer a segurança. No entanto, alguns produtos têm a desvantagem de exigirem conhecimentos e competências especializadas para serem instalados e operados, o que pode resultar em custos elevados.

Além disso, o chat empresarial baseado em nuvem é um produto que utiliza serviços via Internet e tem a vantagem de ser fácil de instalar e operar e de baixo custo. No entanto, as organizações que lidam com informações pessoais ou confidenciais podem não conseguir utilizá-las devido a políticas de segurança.

Veja abaixo para obter detalhes.

Escolher a ferramenta de chat empresarial certa é uma questão de equilibrar custo, segurança, funcionalidade e entrega para escolher aquela que melhor se adapta às necessidades específicas da sua empresa. É importante avaliar de forma abrangente estes fatores e fazer a melhor escolha para a estratégia de comunicação da sua empresa.

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Resumo e perspectivas

O futuro do bate-papo empresarial

O chat de negócios tornou-se uma ferramenta essencial no ambiente empresarial moderno. À medida que a tecnologia evolui, o chat empresarial ganhará recursos mais avançados e proporcionará uma experiência de comunicação mais integrada.

Espera-se que sistemas de resposta automatizados com integração de inteligência artificial (IA), análise de dados mais avançada e automação de processos de negócios contribuam para o desenvolvimento futuro do chat de negócios. Isso agilizará ainda mais as operações, aumentará a produtividade e acelerará os processos de tomada de decisão.

Como usá-lo de forma sustentável nas empresas

As empresas devem pensar no chat empresarial não apenas como uma ferramenta de comunicação, mas como uma forma de melhorar a produtividade e eficiência organizacional. Para conseguir isso, avaliação e melhoria regulares, personalização de acordo com as necessidades dos funcionários, introdução rápida de novos recursos e treinamento e educação dos funcionários são fundamentais.

Além disso, ouvir os funcionários e desenvolver ferramentas com base no feedback levará ao uso e ao crescimento sustentáveis.

Conselhos finais e recomendações para leitores

A chave para um bate-papo comercial bem-sucedido começa com a seleção das ferramentas certas, seguida pela implantação e integração adequadas em sua organização. É importante planejar com antecedência, fasear a implementação e fornecer suporte e treinamento contínuos aos seus funcionários.

Além disso, ao responder de forma flexível às mudanças nos ambientes de negócios e ao fazer pleno uso da funcionalidade da ferramenta, o chat de negócios se tornará uma força importante no aumento da produtividade organizacional e da qualidade da comunicação.

Por fim, é fundamental estar sempre atento à segurança e privacidade e criar um ambiente que os colaboradores possam utilizar com tranquilidade. Ao gerenciar esses fatores de maneira equilibrada, o chat de negócios pode se tornar um ativo valioso para sua organização.