Importanza della chat aziendale
Cos'è la chat aziendale?
Conversazione d'affariè un servizio di strumenti di chat specializzato per l'uso sul posto di lavoro e al lavoro. In alcune organizzazionichat di gruppoe ... eChiacchierata internaA volte viene anche chiamato.
Il metodo di comunicazione principale per questo servizio è la chat di testo, solitamente in formato di gruppo con più partecipanti. Le interfacce utente (UI) dei principali prodotti di chat aziendale sono le seguenti e possono includere anche funzionalità di videochiamata, condivisione della pianificazione e gestione delle attività.
La popolarità della chat aziendale continua ad aumentare di anno in anno grazie alla comodità di poter coprire la maggior parte delle comunicazioni aziendali introducendo un servizio di chat aziendale.
Un'altra caratteristica di Business Chat, a differenza dei SNS personali, è che si concentra su funzioni di sicurezza e gestione degli utenti che soddisfano le esigenze aziendali.
Cambiamenti nella comunicazione nel business moderno
Per comprendere l'importanza della chat aziendale, è importante osservare i cambiamenti nella comunicazione nel mondo degli affari moderno. Il contesto imprenditoriale è cambiato radicalmente negli ultimi decenni. I progressi tecnologici, la globalizzazione e, più recentemente, la prevalenza del lavoro a distanza, hanno reso inadeguati i metodi di comunicazione tradizionali.
Gli strumenti di chat aziendale sono stati sviluppati per rispondere a questi cambiamenti. Rispetto ai metodi tradizionali come email e telefonate, la chat aziendale consente una comunicazione più rapida ed efficiente. I messaggi vengono inviati e ricevuti in tempo reale, le informazioni critiche possono essere condivise istantaneamente e i membri del team possono accedervi da qualsiasi luogo, consentendoti di lavorare oltre i vincoli della posizione fisica.
Inoltre, la chat aziendale aumenta la trasparenza interna. Vengono visualizzati l'avanzamento del progetto e i processi decisionali e tutti possono condividere informazioni, promuovendo la collaborazione e la collaborazione tra i team. Pertanto, la chat aziendale svolge un ruolo essenziale nello snellimento e nel miglioramento della comunicazione nel moderno ambiente aziendale.
Caratteristiche principali della chat aziendale
Business Chat dispone di una varietà di funzionalità che migliorano notevolmente la comunicazione e la collaborazione nell'ambiente di lavoro moderno. Le caratteristiche principali sono classificate come segue:
messaggistica in tempo reale
La messaggistica in tempo reale è una caratteristica fondamentale della chat aziendale. Questa funzionalità consente ai membri del team di comunicare istantaneamente sempre e ovunque. Lo scambio immediato di messaggi è particolarmente utile per progetti urgenti e situazioni che richiedono un rapido processo decisionale.
Esistono fondamentalmente due tipi di formati di invio dei messaggi. Uno sono i messaggi diretti, ovvero messaggi privati inviati direttamente a individui specifici. L'altra è la chat di gruppo, che è un'interazione nella chat room con più partecipanti utilizzata per comunicare con un intero team o gruppo. L'uso corretto dei messaggi diretti e delle chat di gruppo renderà la comunicazione aziendale più efficiente.
Gestione presenza utenti
Questa è una caratteristica importante per comprendere lo stato attuale dei membri del team. Questa funzionalità consente agli utenti di vedere lo stato attuale di colleghi e membri del team, incluso se sono online, offline, in riunione o immersi nel lavoro.
Ciò è importante per promuovere una comunicazione efficiente e la collaborazione di gruppo, soprattutto nell'ambiente aziendale odierno in cui sono comuni il lavoro a distanza e le modalità di lavoro flessibili. Conoscere le informazioni sulla presenza di un utente può aiutarti a decidere quando inviare un messaggio o avviare una conversazione.
condivisione di file
Le funzionalità di condivisione file ti consentono di condividere facilmente documenti importanti come documenti e presentazioni tra i membri del team. Molti strumenti di chat aziendale ti consentono di condividere file trascinandoli direttamente nella finestra di chat, rendendo il tuo lavoro molto più efficiente. Inoltre, è possibile inviare commenti e feedback sui file condivisi in tempo reale, facilitando la collaborazione.
Funzione di chiamata vocale/videochiamata
Alcuni prodotti di chat aziendale possono includere chiamate vocali e videochiamate. In particolare, le funzionalità di videochiamata consentono l'interazione diretta con i membri del team e i clienti remoti, facilitando una comprensione e una connessione più profonde attraverso la comunicazione faccia a faccia.
Inoltre, combinandolo con la funzione di presenza di Business Chat, puoi verificare se la persona che stai chiamando è online e disponibile prima di effettuare una chiamata vocale o una videochiamata. Ciò consente di ottimizzare i tempi delle chiamate e ottenere una comunicazione efficiente e fluida.
In questo modo, la combinazione di funzionalità di chiamata vocale/video e funzionalità di presenza negli strumenti di chat aziendale contribuisce a creare un ambiente di lavoro efficiente e produttivo. Ciò rende gli strumenti di chat aziendale più che semplici strumenti di messaggistica e funge da hub di comunicazione multifunzionale ed efficace.
gestione dei compiti
Anche le funzionalità di gestione delle attività svolgono un ruolo importante nella chat aziendale. Assegna attività, monitora i progressi, imposta scadenze e altro ancora direttamente all'interno della chat. Inoltre, molti strumenti di chat aziendale possono integrarsi con strumenti esterni di gestione dei progetti e app di calendario, che possono aiutarti a lavorare in modo più efficiente e migliorare la produttività della tua organizzazione.
Funzionalità di sicurezza e privacy
La sicurezza e la privacy sono estremamente importanti per le aziende. Gli strumenti di chat aziendale offrono funzionalità di sicurezza avanzate, inclusi processi di accesso sicuri, politiche di protezione dei dati e altro ancora. Ciò riduce al minimo il rischio di fuga di informazioni sensibili e consente la comunicazione e la condivisione di file in un ambiente digitale sicuro.
Queste funzionalità trasformano Business Chat da un semplice strumento di messaggistica in un potente strumento di supporto aziendale. Con Business Chat, i team possono collaborare e svolgere il lavoro in modo più efficiente e sicuro.
Vantaggi e svantaggi della chat aziendale
Spiegheremo i vantaggi e gli svantaggi della chat aziendale.
merito
1. Più veloce delle e-mail o delle telefonate
Non è necessario scrivere frasi del tipo "Grazie per il tuo aiuto" o "Grazie per il tuo duro lavoro" tipiche delle email e puoi pubblicare rapidamente l'argomento principale.
Inoltre, a differenza della posta elettronica, le chat di lavoro raggiungono l'interlocutore in tempo reale, quindi puoi comunicare a livello di una conversazione diretta.
2. Condivisione delle informazioni da parte del team
Nel caso della posta elettronica, spesso sei consapevole del CC durante la condivisione, ma nel caso della chat aziendale, puoi creare gruppi con membri del team di progetto o del dipartimento, semplificando la condivisione delle informazioni.
Un altro vantaggio della chat aziendale è che le informazioni estremamente urgenti possono essere comunicate a tutti istantaneamente.
3. Sostenere il lavoro a distanza e modalità di lavoro flessibili
Il lavoro a distanza e le modalità di lavoro flessibili sono tendenze lavorative moderne. La chat aziendale supporta queste modalità di lavoro consentendo una comunicazione efficace che trascende i vincoli geografici. I dipendenti possono rimanere in contatto, condividere informazioni e collaborare con i membri del team anche quando non sono in ufficio. Ciò aumenta la flessibilità del luogo di lavoro, aumentando la produttività e la facilità di lavoro.
4. Il tempo della riunione può essere ridotto
L'introduzione della chat aziendale ridurrà significativamente i tempi delle riunioni. Questo perché l'incontro riguarderà solo argomenti che sarebbe meglio discutere preventivamente tramite chat aziendale e poi direttamente tramite MTG.
Chat e Messenger Se il sistema è dotato di funzioni di chiamata vocale e video, quando si desidera tenere una riunione con membri provenienti dall'estero o da filiali, spesso è possibile farlo da remoto, riducendo i tempi di viaggio.
5. Trasferimento file efficiente
Nel caso della posta elettronica bisogna stare attenti ai limiti di dimensione degli allegati, bisogna usare le password e questo richiede molto impegno. Nel caso delle chat aziendali, tali restrizioni sono minori.
Chat e Messenger Per la LAN sono possibili connessioni peer, quindi è possibile trasferire anche file e cartelle di grandi dimensioni in GB.
Demerito
Sebbene la chat aziendale offra molti vantaggi, presenta anche alcuni svantaggi. È importante comprendere queste sfide e affrontarle in modo appropriato.
1. I messaggi importanti vengono sepolti
Quando più persone partecipano a una chat di gruppo, i messaggi importanti possono andare persi rapidamente poiché molti membri si scambiano costantemente messaggi.
2. Non so a chi sia rivolto il messaggio.
Se sei in una chat di gruppo con più persone, potresti non sapere a chi è stato inviato il messaggio.Ci sono parecchie persone che in realtà si limitano a twittare e alcune addirittura inviano avvisi.
3. Quando ci si collega al cellulare, le notifiche push potrebbero arrivare al di fuori dell'orario lavorativo.
Sebbene le chat di lavoro siano comode, alcune persone devono fare attenzione se ricevono notifiche durante le vacanze o prima di andare a dormire, poiché possono causare stress.
Qual è la soluzione agli svantaggi?
Sebbene esistano gli svantaggi menzionati sopra, ci sono casi in cui vengono presi in considerazione sistematicamente e questi svantaggi possono essere eliminati ideando regole, costumi e usi. Si prega di fare riferimento anche ai seguenti articoli.
Riforma dello stile di lavoro e chat aziendale
Anche il Ministero degli Affari Interni e delle ComunicazioniL’introduzione di strumenti di chat per uso aziendale sosterrà la promozione della riforma dello stile di lavoro, consigliamo l'introduzione della chat aziendale.
Riforma dello stile di lavoro x Utilizzo aziendale degli strumenti di chat
“Diminuzione della popolazione in età lavorativa a causa del calo del tasso di natalità e dell’invecchiamento della popolazione”
“Diversificare le esigenze dei lavoratori, ad esempio bilanciando l’assistenza all’infanzia e l’assistenza infermieristica”
Stiamo dicendo loro che per superare queste sfide e far crescere l’economia giapponese, dobbiamo rendere la comunicazione aziendale più efficiente.Questa è una politica molto importante.
Introducendo la chat aziendale, le aziende possono migliorare l'efficienza della comunicazione interna ed esterna, migliorare la produttività rivedendo i processi aziendali incentrati sugli strumenti di chat e la governance prevenendo lo shadow IT causato dall'uso personale dei social media.・Si dice che l'azienda godrà di vantaggi come una maggiore sicurezza.Man mano che le aziende avanzano le riforme dello stile di lavoro, prevediamo che il numero di aziende che introducono strumenti di chat per uso aziendale aumenterà.
Iniziative di riforma dello stile di lavoro nella città di Seiyo, prefettura di Ehimeecc. sono anche utili.
Lavoro remoto e chat aziendale
Il lavoro a distanza è una modalità di lavoro in cui i dipendenti lavorano da un luogo esterno all'ufficio, come casa, un bar o uno spazio di coworking. A differenza del lavoro in ufficio tradizionale, utilizziamo Internet e varie tecnologie di comunicazione per svolgere il lavoro senza essere vincolati a un luogo fisico. Questo modo di lavorare è stato adottato da molte aziende e organizzazioni, soprattutto con il progresso della tecnologia dell'informazione.
Anche durante il lavoro a distanza, la chat aziendale funge da fulcro della comunicazione aziendale. In alternativa alla comunicazione diretta faccia a faccia, la chat aziendale offre un modo rapido ed efficace per scambiare informazioni tra i membri del team. Tutta la comunicazione, dalla condivisione dello stato di avanzamento del progetto alle interazioni quotidiane, avviene tramite chat aziendale.
Inoltre, la chat aziendale consente stili di lavoro flessibili senza essere vincolati a un luogo fisico, contribuendo a migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti. Rafforza inoltre la coesione tra i membri del team e consente una collaborazione efficace in ambienti di lavoro remoti. In termini di sicurezza, Business Chat svolge un ruolo importante nella protezione delle informazioni sensibili crittografando i dati e gestendo i privilegi di accesso.
In questo modo, la chat aziendale è diventata uno strumento essenziale per supportare il lavoro a distanza e rappresenta la chiave per consentire alle aziende di operare a livello globale ed efficiente.
Come scegliere uno strumento di chat aziendale
La scelta dello strumento di chat aziendale ha un enorme impatto sull'efficienza della comunicazione e della collaborazione di un'azienda. La scelta dello strumento giusto richiede un'attenta considerazione dei costi di implementazione, della sicurezza, delle funzionalità richieste e del formato di distribuzione (cloud o on-premise).
Hai tutte le funzionalità di cui hai bisogno?
La chat aziendale è estremamente utile come strumento SNS interno, ma la semplice introduzione non risolverà tutti i problemi di comunicazione.
Dovresti scegliere un servizio che offra tutte le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno, come la messaggistica in tempo reale, la condivisione di file, le videochiamate e la gestione delle attività. Ad esempio, se desideri tenere un incontro con membri geograficamente lontani, hai bisogno di una funzione di conferenza web e se non disponi ancora di un'infrastruttura interna, ne hai bisogno di una completa con condivisione di file e gestione della pianificazione/attività. Questo servizio è adatto per
Anche la compatibilità mobile è importante. Al giorno d’oggi, la riforma dello stile di lavoro è diventata una parola chiave importante e la capacità di condividere informazioni sempre e ovunque è uno degli elementi importanti per realizzare stili di lavoro flessibili. Controlla anche se è disponibile un'app Android o iOS dedicata e facile da usare.
Come scegliere in base al costo
Il costo è un fattore importante quando si sceglie uno strumento di chat aziendale. Prima di tutto, devi considerare l’equilibrio tra caratteristiche e prezzo. Gli strumenti di chat hanno un'ampia varietà di funzionalità e ogni strumento offre funzionalità e fasce di prezzo significativamente diverse. La chiave è scegliere un’opzione che abbia le funzionalità di cui hai bisogno e che rientri nel tuo budget.
Successivamente, è importante confrontare i piani gratuiti e i piani a pagamento. Molti strumenti di chat aziendale offrono funzionalità di base gratuite, ma alcune funzionalità avanzate e supporto aggiuntivo sono disponibili solo con piani a pagamento. Dovresti comprendere i limiti del piano gratuito, come i limiti al numero di utenti che possono iscriversi e i limiti di archiviazione dei dati, e valutare se soddisfano i tuoi requisiti aziendali.
Scegli dal punto di vista della sicurezza
La sicurezza è uno dei fattori più importanti nella scelta di uno strumento di chat aziendale. Lo scambio di informazioni aziendali coinvolge spesso contenuti altamente riservati, quindi è importante scegliere strumenti con misure di sicurezza adeguate.
Comunicazione e crittografia dei dati
Innanzitutto, controlla se viene offerta la crittografia end-to-end. Questa è una caratteristica importante che garantisce che i messaggi vengano trasmessi in modo sicuro dal mittente al destinatario senza essere leggibili da estranei. Altrettanto importante è il modo in cui i dati vengono archiviati sul server. Dovresti considerare se i tuoi dati sono archiviati crittografati sui tuoi server e se la crittografia è sufficientemente potente.
Gestione centralizzata di ID e password
Dal punto di vista della sicurezza, è importante che gli strumenti di chat aziendale siano in grado di integrarsi con i sistemi di gestione di ID/password esistenti (ad esempio, soluzioni IDaaS o Active Directory aziendale) e utilizzare tale sistema di gestione centralizzato.
Ad esempio, se un'azienda utilizza Active Directory per gestire le informazioni sugli account dei dipendenti, collegando uno strumento di chat aziendale con Active Directory, i dipendenti potranno accedere allo strumento di chat con le stesse informazioni sull'account. Ciò elimina la necessità per gli utenti di ricordare account e password separati, consentendo allo stesso tempo agli amministratori di centralizzare la gestione della sicurezza.
È inoltre importante eseguire l'integrazione con una soluzione IDaaS dotata di funzionalità Single Sign-On (SSO). Attraverso SSO, i dipendenti possono autenticarsi una volta per accedere a più applicazioni, inclusi gli strumenti di chat aziendale, offrendo maggiore comodità e sicurezza.
Quello che segue è un riferimento per il collegamento ad Active Directory ottenuto da Chat&Messenger.
Controlla i registri di accesso, i messaggi e gli allegati
In alcuni settori, la capacità di controllare registri di accesso, messaggi e allegati è importante dal punto di vista della gestione della sicurezza e della conformità. I registri di accesso registrano la cronologia degli accessi degli utenti e i dettagli delle operazioni, contribuendo al rilevamento tempestivo di accessi non autorizzati e fughe di informazioni. Inoltre, il controllo dei messaggi consente di registrare il contenuto delle comunicazioni e di controllarlo successivamente, utile per tracciare e preservare le prove in caso di problemi. Il controllo degli allegati tiene traccia dei file inviati e ricevuti e svolge un ruolo importante nel prevenire fughe di dati.
In questo modo, la presenza o l'assenza di funzioni di controllo per registri di accesso, messaggi e allegati è un fattore importante nel determinare la sicurezza di uno strumento di chat aziendale. È necessario controllarli attentamente e selezionare uno strumento che soddisfi gli standard di sicurezza aziendale per garantire un ambiente di comunicazione sicuro.
Chat&Messenger dispone della seguente schermata di gestione per l'auditing.
Tipo cloud o tipo on-premise?
La chat aziendale in sede è un prodotto in cui gestisci i tuoi server e software, che ha il vantaggio di poter gestire i dati e rafforzare la sicurezza. Tuttavia, alcuni prodotti presentano lo svantaggio di richiedere conoscenze e competenze specializzate per l'installazione e il funzionamento, il che può comportare costi elevati.
Inoltre, la chat aziendale basata su cloud è un prodotto che utilizza servizi tramite Internet e presenta il vantaggio di essere facile da installare e utilizzare e a basso costo. Tuttavia, le organizzazioni che gestiscono informazioni personali o riservate potrebbero non essere in grado di utilizzarle a causa delle politiche di sicurezza.
Vedi sotto per i dettagli.
Scegliere il giusto strumento di chat aziendale è una questione di bilanciare costi, sicurezza, funzionalità e consegna per scegliere quello che meglio si adatta alle esigenze specifiche della tua azienda. È importante valutare in modo completo questi fattori e fare la scelta migliore per la strategia di comunicazione della tua azienda.
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Sintesi e prospettive
Il futuro della chat aziendale
La chat aziendale è diventata uno strumento essenziale nel moderno ambiente aziendale. Con l'evolversi della tecnologia, la chat aziendale acquisirà funzionalità più avanzate e fornirà un'esperienza di comunicazione più fluida.
Si prevede che i sistemi di risposta automatizzata con l’integrazione dell’intelligenza artificiale (AI), l’analisi dei dati più avanzata e l’automazione dei processi aziendali contribuiranno allo sviluppo futuro delle chat aziendali. Ciò semplificherà ulteriormente le operazioni, aumenterà la produttività e accelererà i processi decisionali.
Come utilizzarlo in modo sostenibile nelle aziende
Le aziende dovrebbero considerare la chat aziendale non solo come uno strumento di comunicazione, ma come un modo per migliorare la produttività e l’efficienza organizzativa. Per raggiungere questo obiettivo, la valutazione e il miglioramento regolari, la personalizzazione in base alle esigenze dei dipendenti, la rapida introduzione di nuove funzionalità e la formazione e istruzione dei dipendenti sono fondamentali.
Inoltre, l’ascolto dei dipendenti e l’evoluzione degli strumenti basati sul feedback porteranno a un utilizzo e a una crescita sostenibili.
Consigli finali e raccomandazioni per i lettori
La chiave per una chat aziendale di successo inizia con la selezione degli strumenti giusti, seguita da una corretta implementazione e integrazione all'interno della tua organizzazione. È importante pianificare in anticipo, implementare gradualmente e fornire supporto e formazione continui ai dipendenti.
Inoltre, rispondendo in modo flessibile ai cambiamenti degli ambienti aziendali e sfruttando appieno le funzionalità dello strumento, la chat aziendale diventerà una forza importante nell'aumento della produttività organizzativa e della qualità della comunicazione.
Infine, è essenziale essere sempre consapevoli della sicurezza e della privacy e creare un ambiente in cui i dipendenti possano utilizzarla in tutta tranquillità. Gestendo questi fattori in modo equilibrato, la chat aziendale può diventare una risorsa preziosa per la tua organizzazione.