Quais as características dos fluxos de trabalho do groupware?

Groupware possui uma variedade de funções para melhorar a eficiência do trabalho. Um desses recursos úteis é o fluxo de trabalho. No entanto, muitos empresários não conhecem as funções do fluxo de trabalho. Então, vamos explicar o fluxo de trabalho em detalhes. Por favor, use isso como referência se você estiver se perguntando se deve instalar groupware que tenha funcionalidade de fluxo de trabalho ou se não tiver conhecimento sobre fluxo de trabalho.

O que é fluxo de trabalho?

O significado literal de fluxo de trabalho é trabalho = trabalho, fluxo = fluxo, ou seja, uma série de fluxos de trabalho. Num processo de candidatura interno, há sempre alguém que inicia o processo e alguém que o aprova no final. Ao digitalizar esse processo, o fluxo de trabalho do groupware é uma função que simplifica o fluxo de aprovação interna e torna o trabalho mais eficiente.

As inscrições e aprovações podem ser feitas independentemente da localização.

Todas as funções de fluxo de trabalho incluídas no groupware podem ser concluídas pela Internet. Portanto, você pode se inscrever e obter aprovação a qualquer momento, independentemente de sua localização. Se a aprovação for obtida por escrito, o pedido não poderá ser apresentado até que a pessoa que efetuou o pagamento retorne ao trabalho. Se o pagador estiver em viagem de negócios ou de férias, ele não poderá se inscrever por um tempo. Isso dificultará trabalhos futuros.

Ao utilizar groupware equipado com fluxo de trabalho, inscrições e aprovações podem ser feitas de qualquer lugar. Você pode trabalhar de qualquer lugar e em um horário conveniente para ambas as partes, tornando seu trabalho mais eficiente.

Conveniente no Japão, onde os cargos são bem divididos.

No Japão, os cargos são divididos em divisões detalhadas. Embora seja diferente dependendo da empresa, a hierarquia geral é funcionário regular → chefe → gerente de seção → gerente de seção → gerente geral → diretor → presidente. Não é incomum que os fluxos de aprovação interna sigam esse mesmo fluxo. Provavelmente levará vários dias para obter aprovação usando este processo. Nos negócios, não é incomum estar numa corrida contra o tempo. Você pode acabar perdendo uma valiosa oportunidade de negócio.

Nesses casos, se você usar o fluxo de trabalho em groupware, poderá aplicar e aprovar solicitações mais rapidamente do que por escrito. A função de fluxo de trabalho é adequada para empresas japonesas onde os cargos são divididos em seções detalhadas e há muitos aprovadores.

Os fluxos de trabalho também podem reduzir custos.

Você também pode reduzir custos usando fluxos de trabalho em groupware. Se você receber aprovação em papel, deverá imprimi-lo sempre. Taxas de impressão e tinta serão cobradas a cada vez. À medida que a empresa cresce, os custos também aumentam. Você também precisará de espaço de armazenamento, pois precisará armazenar os documentos solicitados. Isso exigirá a utilização de espaço interno, o que também pode ser considerado um custo.

Com a função de fluxo de trabalho do groupware, todo o trabalho pode ser concluído pela Internet. Não há custos de impressão ou armazenamento. Como você pode ficar sem papel, poderá manter seu escritório arrumado. Apenas introduzindo groupware que pode usar fluxo de trabalho, você pode ter um impacto positivo não apenas nas operações de negócios, mas também no gerenciamento de custos.

resumo

Explicamos que tipo de funções de fluxo de trabalho estão incluídas no groupware. A função de fluxo de trabalho permite que inscrições e aprovações internas sejam concluídas on-line. Você pode tornar seu trabalho mais eficiente sendo capaz de prosseguir rapidamente, independentemente de sua localização. Esse recurso traz grandes benefícios e pode ajudar a reduzir custos. Ao introduzir o groupware, verifique se ele possui uma função de fluxo de trabalho.