Un sistema de flujo de trabajo es un software o un sistema que automatiza el flujo de procesos y tareas comerciales dentro de una organización para mejorar la eficiencia. Al implementarlo, se automatizarán los procesos de negocio, lo que se traducirá en beneficios como una mayor eficiencia, una mayor transparencia y una reducción del error humano, lo que mejorará la eficiencia operativa de toda la organización. En particular, los sistemas de flujo de trabajo que están disponibles de forma gratuita son atractivos porque pueden optimizar las operaciones manteniendo bajos los costos.
En este artículo, compararemos e introduciremos minuciosamente siete sistemas de flujo de trabajo que puede seguir utilizando de forma gratuita. También explicamos las ventajas y desventajas de los sistemas de flujo de trabajo, los puntos a considerar al elegir uno y los puntos a tener en cuenta al presentar uno, y también respondemos preguntas frecuentes, así que eche un vistazo.
Lista comparativa del sistema de flujo de trabajo
Los siguientes productos son sistemas de flujo de trabajo que puede seguir utilizando de forma totalmente gratuita.
| nombre del producto | Principales características | Precio de la versión paga (Estimado mensualmente) | flujo de trabajo Funcion de | Cloud | Local error | Número de personas limitado Plan gratuito | aplicación correspondencia |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chat y mensajería | charlar conferencia web Programar la gestión de tareas gestión de la asistencia flujo de trabajo | On-premise Desde 150 yenes Cloud Desde 300 yenes | Cree formularios de solicitud y rutas sin codificación Prepare una plantilla para el formulario. Operaciones de solicitud/aprobación vía chat Funciones de notificación y recordatorio. | 〇 | 〇 | 50 personas | 〇 |
| exmento | gestión de clientes gestión de tareas Visualización de datos | On-premise Desde 0 yenes Cloud Desde 1.500 yenes (Se aplican cargos separados por mantenimiento, servicios de soporte de instalación y desarrollo de complementos originales, etc.) | Crear ruta de aplicación sin codificación Importación y exportación Notificaciones (correo electrónico, Slack, Teams) | 〇 | 〇 | ilimitado | × |
| Software colaborativo GRIDY | charlar Horario gestión de tareas Gestión de asistencia Gestión de contactos gestión de proyectos Gestión de equipos, intercambio de archivos de reserva de equipos. | todo en uno Desde 16.500 yenes (El costo inicial es 0 yenes) | Cree formularios de solicitud y rutas sin codificación | 〇 | - | ilimitado | △ |
| Sesión de grupo | charlar Tablón de anuncios Horario Gestión de asistencia Gestión de contactos gestión de proyectos Reserva de equipo intercambio de archivos Confirmación de seguridad | Compatible con dispositivos inteligentes 1000 yenes ~ Notificaciones push 1000 yenes ~ Soporte 4500 yenes ~ | Cree formularios de solicitud y rutas sin codificación Prepare una plantilla para el formulario. Notificación de exportación (csv, PDF) (correo electrónico) | 〇 | 〇 | ilimitado | △ |
| SHIRASAGI | mensaje conferencia web Horario Gestión de asistencia Gestión de contactos gestión de proyectos Reserva de equipo intercambio de archivos | Nube 35.000 yenes ~ | Formulario de solicitud/creación de ruta Notificaciones (correo electrónico, programador) | 〇 | 〇 | ilimitado | 〇 |
| Tec cigüeña. | Mail Horario Gestión de asistencia Reserva de equipo intercambio de archivos | (Gratis debido al código abierto) | Vinculación con el sistema contable | - | 〇 | ilimitado | × |
| actividades | (Todo gratis ya que es de código abierto) | Cree formularios de solicitud y rutas sin codificación Prepare una plantilla para el formulario. | - | 〇 | ilimitado | × |
¿Qué es un sistema de flujo de trabajo?
El flujo de trabajo es la estructuración y documentación del flujo de los procesos de negocio. Esto hace que cada paso de su trabajo sea más claro y mejora la coherencia y eficiencia de la ejecución. El objetivo principal del flujo de trabajo es aumentar la transparencia del trabajo y agilizar y optimizar los procesos.
Esto incluye automatizar tareas, reducir errores, mejorar la comunicación y más. Al gestionar adecuadamente los flujos de trabajo, las empresas pueden aumentar la precisión y la productividad.
Funciones básicas del sistema de flujo de trabajo.
La función básica del flujo de trabajo es respaldar procesos que ayudan a las organizaciones a gestionar de forma eficaz y eficiente los gastos incurridos por sus empleados y departamentos. El siguiente es un ejemplo de funciones básicas en un sistema de flujo de trabajo.
diseño de formulario de entrada
Es una función para crear formularios de entrada para aplicaciones, etc., y viene en múltiples formatos, y también hay herramientas que pueden importar y procesar formularios existentes.
Función de definición de flujo
Esta es una función para establecer el orden de las aplicaciones y aprobaciones del flujo de trabajo (aprobaciones). Puede crear flujos con operaciones intuitivas y responder con flexibilidad a los cambios organizacionales. También hay funciones que le permiten configurar reglas para la asignación automática de tareas, flujos de aprobación, notificaciones, etc. en función de condiciones y activadores específicos.
Función de solicitud/aprobación
Esta es una función típica de un sistema de flujo de trabajo. El solicitante utiliza esta función para enviar una solicitud y el aprobador confirma el contenido y lo aprueba, rechaza o devuelve. La capacidad de realizar un seguimiento del progreso de las etapas de aprobación (estado), aprobadores, etc. hace que el trabajo sea más eficiente y transparente.
Función de notificación
Esta función notifica a las partes relacionadas sobre el estado de las solicitudes y aprobaciones. Puede notificar al solicitante cuando se aprueba la solicitud o enviar un recordatorio al aprobador si la aprobación se retrasa.
Otra función de cooperación del sistema.
Se puede vincular con otros sistemas como gestión de asistencia, liquidación de gastos y contabilidad. También hay productos que se pueden vincular sin problemas mediante API y pueden ingresar y generar datos mediante archivos CSV, etc.
Al utilizar correctamente estas funciones, puede esperar una mayor eficiencia y transparencia en sus operaciones, flujos de trabajo más fluidos y una mayor productividad.
Puntos a considerar al elegir un sistema de flujo de trabajo
Aquí hay seis puntos que debe verificar al elegir un sistema de flujo de trabajo.
¿Está disponible de forma gratuita?
Si adopta un sistema de flujo de trabajo pago, habrá costos iniciales y tarifas mensuales. Estos costos varían dependiendo del formato de provisión del sistema, funciones, número de empleados, etc., y es posible que se requieran costos adicionales para personalización, integración de software externo, soporte, etc.
Por otro lado, puedes ahorrar dinero eligiendo un sistema de flujo de trabajo gratuito. Para elegir un sistema que se ajuste al presupuesto de su empresa, considere la cantidad de usuarios, funciones, período de retención de datos, sistema de soporte, etc., y elija un sistema con un rendimiento de alto costo.
¿Tipo de nube o tipo local?
Hay dos tipos de sistemas de flujo de trabajo: "locales", donde usted administra sus propios servidores y sistemas, y "en la nube", donde el sistema se almacena en un servidor en Internet.
Los modelos locales tienen costos iniciales y de mantenimiento más altos, pero le permiten administrar sus propios datos y permiten una personalización relativamente gratuita. Por otro lado, los sistemas basados en la nube tienen costos iniciales y de mantenimiento más bajos, pero tienen la desventaja de depender del proveedor del sistema para la seguridad y el respaldo de los datos. Elija el formato de provisión del sistema óptimo según el presupuesto y la política de gestión de datos de su empresa.
¿Se puede vincular con los sistemas existentes?
Los sistemas de flujo de trabajo pueden mejorar la eficiencia del trabajo y centralizar los datos al vincularlos con otros sistemas, como los sistemas de nómina y los sistemas de gestión de recursos humanos. Sin embargo, existen varios problemas con los sistemas de vinculación, como diferencias en los formatos y especificaciones de los datos, por lo que se debe tener cuidado. Verifique si es posible vincularse con el sistema que opera su empresa y cuánto costo y horas de mano de obra tomará hacerlo.
¿Existe un buen sistema de apoyo?
Al implementar un sistema de flujo de trabajo, se requiere soporte, como la configuración del sistema, soporte de implementación y educación. Además, incluso después de la implementación, es posible que se requiera soporte para solucionar problemas del sistema y revisiones legales. Los sistemas de soporte de los proveedores de sistemas varían, incluido el teléfono, el correo electrónico, el chat y otros métodos, horarios y costos. Verifique si ofrecen un sistema de soporte que satisfaga sus necesidades.
¿Están cubiertas las funciones necesarias?
La mayoría de los sistemas de flujo de trabajo están equipados con funciones básicas como funciones de marca de tiempo, agregación y gestión de licencias. Sin embargo, si puede personalizar o cambiar la configuración para adaptarla al sistema de trabajo y las reglas de trabajo de su empresa varía según el sistema. Además, también pueden estar disponibles funciones útiles como gestión de turnos y gestión de horas de trabajo, así que asegúrese de comprobar si su empresa tiene las funciones que necesita.
¿Cumple con la Ley de Contabilidad Electrónica?
La Ley de Contabilidad Electrónica es una ley que permite que los libros y documentos relacionados con los impuestos nacionales, que antes debían llevarse en papel, se mantengan electrónicamente. En enero de 2022, se revisó la ley para promover la tecnología sin papel, facilitando el almacenamiento de datos electrónicos. Este cambio ha reducido el esfuerzo requerido para el procesamiento de contabilidad y ha ampliado aún más los beneficios de implementar software de contabilidad en la nube.
Los documentos sujetos a la Ley de contabilidad electrónica se dividen en libros relacionados con impuestos nacionales y documentos relacionados con impuestos nacionales (documentos, almacenamiento en escáner y transacciones electrónicas).
Según la Ley de contabilidad electrónica, los requisitos de almacenamiento detallados difieren para cada categoría de documentos, pero todos los documentos deben satisfacer dos requisitos: "garantizar la autenticidad" y "garantizar la visibilidad". "Garantizar la autenticidad" se refiere a poder confirmar que los datos son precisos y no han sido manipulados, mientras que "garantizar la visibilidad" se refiere a garantizar que cualquiera pueda ver y confirmar los datos fácilmente.
Se requiere que el sistema de flujo de trabajo cumpla con los requisitos de almacenamiento de libros relacionados con impuestos nacionales, documentos relacionados con liquidaciones y copias de documentos de transacciones relacionados con impuestos nacionales. Ejemplos de cómo garantizar la autenticidad incluyen la capacidad de guardar archivos con marca de tiempo y la funcionalidad del historial de corrección/eliminación. Además, como ejemplos de cómo garantizar la visibilidad, se requiere una función de búsqueda que utilice la fecha de la transacción, el monto de la transacción y el socio comercial como elementos de búsqueda, y una función para descargar datos electrónicos en preparación para las auditorías fiscales.
Si desea guardar libros y documentos relacionados con impuestos nacionales en un sistema de flujo de trabajo, asegúrese de que se cumplan estos requisitos.
¿Qué sistema de flujo de trabajo es mejor, gratuito o de pago?
A la hora de elegir un sistema de flujo de trabajo, un punto importante es si elegir uno gratuito o de pago. Los sistemas gratuitos no tienen tarifas iniciales ni mensuales y tienen suficiente funcionalidad básica, pero pueden tener restricciones de uso y soporte insuficiente. Los sistemas pagos no tienen restricciones de uso y cuentan con un amplio almacenamiento de datos y soporte, pero tienen la desventaja de ser costosos y hay muchos casos en los que es difícil utilizarlos en su totalidad porque tienen demasiadas funciones.
Es una buena idea comprobar primero la usabilidad y funcionalidad del sistema gratuito y considerar pasar a un plan pago si es necesario.
7 sistemas de flujo de trabajo gratuitos recomendados
Aquí presentaremos siete sistemas de flujo de trabajo que puede seguir usando de forma gratuita.
Chat y mensajería
Descripción general y características del producto
Chat&Messenger es un software colaborativo que tiene funciones como chat empresarial, conferencias web y uso compartido de archivos, así como funciones de flujo de trabajo. La característica más importante de la función de flujo de trabajo es que utiliza registros de PC para gestionar la asistencia y la asistencia en tiempo real. Este flujo de trabajo basado en registros de PC se basa en registros objetivos y es eficaz para prevenir fraudes e informes falsos. También tiene funciones básicas de flujo de trabajo, como gestión de licencias y notificaciones de alerta.
Chat & Messenger, que centraliza el chat empresarial, las conferencias web y las funciones de flujo de trabajo, elimina la necesidad de instalar múltiples sistemas, lo que reduce los costos.
Funciones disponibles con plan gratuito
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
Hubo muchas críticas positivas sobre la facilidad de uso de las funciones de chat y mensajería.
"Puedes enviar fácilmente archivos grandes que serían difíciles de enviar por correo electrónico".
"Notificaciones fáciles de entender cuando llegan mensajes"
``Conveniente para comprobar el estado de lectura y reenviar a usuarios sin conexión''
exmento
Descripción general y características del producto
¡Presentamos un nuevo sistema web! Gestione de forma centralizada diversos datos.
El nuevo sistema web cambiará por completo la complicada gestión de datos que se ha realizado mediante Excel, Access y Google Spreadsheets. Este sistema permite realizar operaciones como búsqueda de datos, referencias, registros y actualizaciones sin problemas, facilitando la creación de bases de datos complejas.
Se utiliza principalmente para la gestión de clientes, gestión de contratos, gestión de productos, gestión de tareas, etc. para miembros.
Funciones disponibles con plan gratuito
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
Desde el punto de vista de un ingeniero, leí el manual de Exment durante aproximadamente una hora antes de comenzar a trabajar en él y descubrí que es muy fácil de operar. Puedes usarlo sin ningún conocimiento de programación.
“Código abierto y sin limitaciones funcionales”
“La belleza de ser un vendedor japonés”
"Colaboración API mejorada"
"Muchos sistemas operativos son compatibles"
Software colaborativo GRIDY
Descripción general y características del producto
GRIDY Groupware es una aplicación de software colaborativo que activa el intercambio de información y fortalece la comunicación dentro y fuera de la empresa, incluyendo organizaciones como empresas, e incluso empresas del grupo y empresas colaboradoras que trascienden entre empresas.
El concepto convencional del groupware era compartir información sólo dentro de la empresa, pero GRIDY Groupware no sólo permite compartir información dentro de la empresa, sino que también permite la colaboración con usuarios de GRIDY Groupware fuera de la empresa manteniendo un entorno seguro, intercambio de información que trasciende entre empresas. es posible sin configuraciones avanzadas ni inversiones adicionales.
Al compartir activos de conocimiento, incluido el intercambio de información tanto dentro como fuera de la empresa, la comunicación se vuelve más fluida y la eficiencia operativa se puede mejorar aún más.
No se requieren configuraciones avanzadas ni inversiones adicionales. Es un software colaborativo tipo SaaS que cualquiera puede utilizar de inmediato siempre que tenga una computadora y una conexión a Internet.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
Dado que el contrato es para una sola empresa y un número ilimitado de personas pueden utilizar el servicio, los obstáculos para implementar el sistema para todos los empleados parecen ser bajos. Dado que este producto proporciona una amplia gama de funciones necesarias para las empresas, desde software colaborativo hasta gestión de clientes, hemos recibido comentarios de que ya no tienen que abrir tantas pantallas y que es más fácil buscar información.
“Número ilimitado de personas, coste fijo y fácil de operar”
“Aplicación de paquete todo en uno tipo nube”
"La gestión de clientes y la gestión de estados, que antes estaban dispersas, se han unificado".
"Sería bueno que también pudiera utilizarse como herramienta de comunicación".
SESIÓN DE GRUPO
Descripción general y características del producto
Software colaborativo gratuito que puede iniciarse con un número ilimitado de usuarios.
Tiene una variedad de funciones como "programación", "reservas de instalaciones", "tablón de anuncios", "administración de archivos", "aprobación de aprobación" y "correo WEB". permitiendo a las organizaciones facilitar la comunicación y promover el intercambio de información.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
GroupSession actualmente tiene una calificación de satisfacción del usuario de ITreview de 3,7, ubicándose en el puesto 11 entre los productos de la categoría Groupware.
“Libremente personalizable”
"Puede recopilar información de la empresa, como gestión de horarios y reservas de instalaciones".
"Simple y fácil de usar."
"Me gustaría que el tablón de anuncios fuera un poco más funcional".
"Tiene suficientes funciones para un software colaborativo que se puede utilizar de forma gratuita".
SHIRASAGI
Descripción general y características del producto
"Shirasagi" es un CMS para sitios de mediana y gran escala que se ejecuta en Ruby, Ruby on Rails y MongoDB. Dado que el diseño principal es SNS, también se puede utilizar como plataforma de desarrollo de aplicaciones web.
Como es de código abierto bajo licencia MIT, cualquiera puede usarlo de forma gratuita.
También hay muchas herramientas para publicar, compartir y utilizar información dentro de la oficina. Como es de código abierto, todas las funciones básicas son, por supuesto, gratuitas. Mientras mejora la comunicación dentro de su empresa, puede mejorar la eficiencia operativa y reducir costos.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
Reseña y reputación
SHIRASAGI ha sido elogiado como un software colaborativo altamente personalizable porque responde (muestra páginas según el tamaño de la pantalla del dispositivo) y puede resumir todo tipo de información.
"Probé SHIRASAGI, que vi en OSC hace mucho tiempo y me dio curiosidad, y puede usarse como CMS y como software colaborativo. Es responsivo y parece bastante fácil de usar".
``Principalmente para las instituciones públicas, el software colaborativo puede funcionar como SNS, por lo que las pequeñas y medianas empresas pueden evitar la entrega errónea de correos electrónicos y pueden solicitar y aprobar días festivos desde el programador, por lo que las pequeñas y medianas empresas pueden hacer mucho con esto. uno.''
Tec cigüeña.
Descripción general y características del producto
"Tec STORK." de Tec Information Co., Ltd. es un software colaborativo de código abierto que agrega información dispersa y mejora la eficiencia empresarial. Además de tablones de anuncios y gestión de horarios, está equipado con funciones como recordatorios y reservas de equipos. Las funciones se pueden ampliar vinculándolas con datos del sistema empresarial.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
(ninguno)
Reseña y reputación
(ninguno)
actividades
Descripción general y características del producto
Activiti es un motor de flujo de trabajo implementado en Java que puede ejecutar procesos comerciales en BPMN 2.0.
Tiene dos funciones principales: "un diseñador que puede escribir diagramas de procesos compatibles con BPMN 2.0" y "un motor BPM que puede ejecutar/gestionar diagramas de procesos como procesos de negocio".
Está dirigido a usuarios finales de empresas, desarrolladores, administradores de sistemas, etc., y ayuda a resolver los desafíos de la automatización.
Cómo usarlo gratis
Qué puedes hacer con el plan pago
(ninguno)
Reseña y reputación
(ninguno)
Ventajas y desventajas de los sistemas de flujo de trabajo.
Los beneficios de implementar un producto de flujo de trabajo incluyen la optimización de las operaciones, la reducción de errores y el aumento de la transparencia. Sin embargo, la implementación requiere una inversión inicial y puede requerir capacitación de los empleados y personalización del sistema. Además, elegir un producto que no satisfaga las necesidades específicas de su empresa puede no producir los resultados deseados.
Puntos a tener en cuenta al implementar un sistema de flujo de trabajo gratuito
Tenga cuidado al implementar un sistema de flujo de trabajo gratuito. A continuación se detallan los principales puntos a considerar.
- Verifique las limitaciones de las funciones
Los sistemas de flujo de trabajo gratuitos suelen tener limitaciones. Revise detenidamente el número de usuarios disponibles, la capacidad de almacenamiento y los límites de funciones avanzadas para asegurarse de que cumplan con los requisitos de su organización.
- Seguridad y privacidad
Los procesos y datos comerciales pueden ser confidenciales. Al elegir un sistema gratuito, verifique sus políticas de seguridad y privacidad para asegurarse de que la información de su organización esté adecuadamente protegida.
- Escalabilidad futura
Considere no sólo si es compatible con el tamaño y las necesidades actuales de su organización, sino también con la escalabilidad futura. A medida que su organización crece, es importante que su sistema de flujo de trabajo siga siendo flexible.
- Soporte y documentación
Incluso si su servicio es gratuito, asegúrese de que ofrezca el soporte adecuado. Además, la documentación y los recursos de capacitación para los usuarios pueden ayudar con la implementación y el uso.
- Posibilidades de integración
Si su organización utiliza herramientas y sistemas existentes, verifique si su sistema de flujo de trabajo puede integrarse con ellos. La colaboración con diferentes herramientas es importante para que los procesos comerciales fluyan.
- Exportar datos
Verificar si puede exportar datos desde su sistema de flujo de trabajo facilitará las migraciones futuras y las copias de seguridad de datos.
- Comprensión de los términos de uso
Es una buena idea comprender completamente los términos de uso, especialmente las condiciones, costos y restricciones al realizar la conversión de la versión gratuita a la versión paga.
Al considerar estas consideraciones, puede elegir un sistema de flujo de trabajo gratuito que cumpla con los requisitos y expectativas de su organización.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de flujo de trabajo
P: ¿Para qué industria y tamaño de organización es adecuado?
R: Los sistemas de flujo de trabajo son adecuados para una variedad de industrias y tamaños de organizaciones. Es especialmente útil para gestionar operaciones y tareas donde los procesos ocurren repetidamente.
P: ¿Es mejor utilizar un sistema de flujo de trabajo local o basado en la nube?
R: Depende de los requisitos y las políticas de seguridad de su organización. La nube es flexible y el entorno local tiene fuertes controles de seguridad.
P: ¿Cómo se protegen mis datos?
R: La seguridad de los datos depende de las medidas de seguridad del proveedor del sistema de flujo de trabajo. Las medidas comunes incluyen cifrado SSL y control de acceso.
P: ¿Es posible personalizar el sistema de flujo de trabajo?
R: Algunos sistemas son altamente personalizables y otros ofrecen cierta flexibilidad. Depende del sistema que uses.
P: ¿Se requiere capacitación para el sistema de flujo de trabajo?
R: Generalmente se requiere capacitación, dependiendo de la complejidad del sistema de flujo de trabajo que se implemente. Muchos proveedores ofrecen recursos de capacitación.
P: ¿Cómo se brindará soporte después de implementar el sistema de flujo de trabajo?
R: El soporte varía según el proveedor, pero normalmente incluye soporte en línea, documentación y actualizaciones.