Cinco puntos a tener en cuenta al introducir programas de trabajo en grupo
La introducción de las TI en las oficinas ha avanzado rápidamente en los últimos años. El entorno de oficina es cada vez más importante y se están introduciendo productos de TI para hacer más eficientes las tareas que tradicionalmente eran un desperdicio.
El software colaborativo está atrayendo la atención por mejorar la eficiencia del trabajo interno. Ha aparecido una variedad de productos de software colaborativo y las empresas que quieran instalarlos ahora tienen la opción.
Sin embargo, hay algunas empresas que no han podido mejorar la eficiencia de su negocio incluso después de implementar software colaborativo.
Este artículo explica cinco puntos que debes saber antes de introducirlo, así que si eres propietario de un negocio o responsable y estás pensando en introducirlo, échale un vistazo.
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Aclarar el propósito y los objetivos de introducir software colaborativo.
El software colaborativo es un producto muy útil. Facilita el intercambio de información y suaviza la comunicación dentro de la empresa. Sin embargo, simplemente introducirlo no producirá resultados. Si no tienes un propósito claro, estarás satisfecho con simplemente implementarlo.
Sea claro acerca de lo que su empresa quiere lograr con la introducción del software colaborativo. También es importante establecer objetivos. Puede comprender los efectos cuantificando los objetivos que se ha fijado y comparándolos antes y después de introducir el software colaborativo. Para evitar quedar satisfecho con sólo presentar el sistema, asegúrese de determinar su propósito y objetivos.
¿Se reflejan las opiniones del campo?
Cuando se promueve la eficiencia operativa dentro de una empresa, lo que tiende a ocurrir es un enfoque de arriba hacia abajo por parte del presidente y el equipo directivo. Por supuesto, la dirección decide las políticas de la empresa, pero son los empleados de primera línea quienes realmente utilizan el software colaborativo en su trabajo diario. La introducción de software colaborativo que sea difícil de utilizar para los empleados en el sitio no mejorará la eficiencia del trabajo.
¿El software colaborativo que está introduciendo actualmente refleja las opiniones del lugar de trabajo? Antes de decidirse a introducir software colaborativo, solicite su opinión a sus empleados de primera línea.
¿La política de uso de groupware está permeada dentro de la empresa?
Al igual que el software colaborativo que refleja las opiniones del lugar de trabajo, también es importante que la política de introducción del producto esté permeada dentro de la empresa. ¿Los beneficios de introducir software colaborativo están presentes en su empresa?
Incluso si la decisión de introducir el software colaborativo se toma desde arriba, si los empleados no están muy motivados para utilizarlo, no será útil como herramienta de comunicación. Incluso si introduce software colaborativo, será un desperdicio si continúa utilizando el correo electrónico y las redes sociales como de costumbre. Comunicar los beneficios del software colaborativo a cada empleado será la clave para mejorar la eficiencia en el trabajo.
¿Es rentable?
Incluso si el software colaborativo se puede utilizar para mejorar la eficiencia del trabajo y promover la comunicación, si no vale la pena los costos iniciales y operativos, resultará en una pérdida para la empresa. Es muy importante considerar si los costos iniciales y los costos operativos son proporcionales a la eficiencia operativa esperada.
Hay disponible una variedad de productos de software colaborativo. Debido a que hay tantas opciones, es necesario encontrar un producto que ofrezca una buena rentabilidad. En algunos casos, simplemente agregar funciones opcionales puede marcar una gran diferencia en el precio, por lo que es necesario tomar una decisión precisa sobre qué opción elegir entre funciones y precio. Antes de decidirse a introducir software colaborativo, compruebe la rentabilidad.
¿Se implementará en toda la empresa o parcialmente?
Al utilizar software colaborativo, hay que tener cuidado sobre si desea implementarlo en toda la empresa o parcialmente. El software colaborativo tiene una variedad de funciones, por lo que pocas personas podrán utilizarlo de inmediato. Por eso es arriesgado implementarlo en toda la empresa desde el principio. Por otro lado, algunas personas pueden pensar que aunque lo introduzcan parcialmente no sabrán si será efectivo o no.
Si cree o no que mejora la eficiencia en el trabajo y promueve la comunicación puede variar según las diferencias individuales. Además, los empleados con un alto conocimiento de TI pueden ser proactivos a la hora de introducirlo, pero aquellos con un bajo conocimiento de TI pueden difícilmente utilizarlo incluso después de que se haya adoptado en toda la empresa.
Hay pros y contras, pero si desea reducir los riesgos de la implementación, le recomendamos crear un equipo modelo que utilice software colaborativo. Si tiene éxito con un equipo modelo pequeño, puede ser una buena idea implementarlo en toda la empresa. Es importante evaluar las características de su empresa y prestar atención a la escala de introducción.
resumen
Hemos explicado cinco puntos a tener en cuenta a la hora de introducir el software colaborativo. El software colaborativo que mejora la eficiencia del trabajo no necesariamente garantiza el éxito. Al prestar atención a los cinco puntos presentados aquí, podrá promover la comunicación después de la implementación. ¡Consulte este artículo nuevamente antes de instalar software colaborativo!