Cinq points à noter lors de l'introduction d'un logiciel de travail collaboratif (groupware) !

Cinq points à noter lors de l'introduction d'un logiciel de travail collaboratif (groupware) !

L'introduction de l'informatique dans les bureaux a progressé rapidement ces dernières années. L'environnement de bureau devient de plus en plus important et des produits informatiques sont introduits pour rendre plus efficaces les tâches traditionnellement inutiles.

Les logiciels de groupe attirent l'attention pour améliorer l'efficacité du travail interne. Une variété de produits de groupware sont apparus et les entreprises qui souhaitent les installer ont désormais le choix.

Cependant, certaines entreprises n’ont pas été en mesure d’améliorer leur efficacité commerciale même après la mise en œuvre d’un logiciel de groupe.

Cet article explique cinq points que vous devez connaître avant de l'introduire, donc si vous êtes un propriétaire d'entreprise ou un responsable qui envisage de l'introduire, n'hésitez pas à y jeter un œil.

Clarifier le but et les objectifs de l'introduction du groupware

Le groupware est un produit très utile. Il facilite le partage d’informations et fluidifie la communication au sein de l’entreprise. Cependant, le simple fait de l’introduire ne produira pas de résultats. Si vous n’avez pas d’objectif clair, vous vous contenterez de le mettre en œuvre.

Soyez clair sur ce que votre entreprise souhaite accomplir en introduisant un logiciel de groupe. Il est également important de se fixer des objectifs. Vous pouvez comprendre les effets en quantifiant les objectifs que vous vous êtes fixés et en les comparant avant et après l'introduction du groupware. Afin d’éviter de vous contenter de simplement introduire le système, assurez-vous de déterminer votre objectif et vos objectifs.

Les opinions du terrain sont-elles reflétées ?

Lorsqu’on promeut l’efficacité opérationnelle au sein d’une entreprise, on a tendance à adopter une approche descendante de la part du président et de l’équipe de direction. Bien sûr, la direction décide des politiques de l'entreprise, mais ce sont les employés de première ligne qui utilisent réellement les logiciels de groupe dans leur travail quotidien. L'introduction d'un logiciel de groupe difficile à utiliser pour les employés sur site n'améliorera pas l'efficacité du travail.

Le logiciel de groupe que vous introduisez actuellement reflète-t-il les opinions du lieu de travail ? Avant de décider d’introduire un groupware, demandez leur avis à vos collaborateurs de première ligne.

La politique d’utilisation du groupware est-elle omniprésente au sein de l’entreprise ?

Tout comme les logiciels de groupe qui reflètent les opinions du lieu de travail, il est également important que la politique d'introduction du produit soit imprégnée au sein de l'entreprise. Les avantages de l’introduction du groupware sont-ils présents au sein de votre entreprise ?

Même si la décision d'introduire un logiciel de groupe est prise d'en haut, si les employés ne sont pas très motivés à l'utiliser, il ne sera pas utile comme outil de communication. Même si vous introduisez le groupware, ce sera du gaspillage si vous continuez à utiliser le courrier électronique et les SNS comme d'habitude. Communiquer les avantages du groupware à chaque employé sera la clé pour améliorer l’efficacité du travail.

Est-ce rentable ?

Même si le groupware peut être utilisé pour améliorer l’efficacité du travail et favoriser la communication, s’il ne vaut pas les coûts initiaux et opérationnels, il entraînera une perte pour l’entreprise. Il est très important de déterminer si les coûts initiaux et les coûts opérationnels sont proportionnels à l'efficacité opérationnelle attendue.

Une variété de produits de groupware sont disponibles. Parce qu’il y a tellement de choix, il est nécessaire de trouver un produit offrant un bon rapport coût/performance. Dans certains cas, le simple ajout de fonctionnalités optionnelles peut faire une grande différence de prix. Vous devez donc prendre une décision précise quant à savoir si vous devez choisir entre les fonctionnalités et le prix. Avant de décider d'introduire un groupware, vérifiez le rapport coût/performance.

Sera-t-il mis en œuvre à l’échelle de l’entreprise ou partiellement ?

Lorsque vous utilisez un logiciel de groupe, vous devez faire attention à savoir si vous souhaitez le mettre en œuvre à l'échelle de l'entreprise ou partiellement. Le groupware a une variété de fonctions, donc peu de personnes seront en mesure de l'utiliser immédiatement. C'est pourquoi sa mise en œuvre dès le début à l'échelle de l'entreprise est risquée. D’un autre côté, certaines personnes peuvent penser que même si elles l’introduisent partiellement, elles ne sauront pas si cela sera efficace ou non.

Que vous pensiez ou non que cela améliore l'efficacité du travail et favorise la communication peut varier en fonction des différences individuelles. De plus, les employés ayant de bonnes connaissances en informatique peuvent être proactifs quant à son introduction, mais ceux qui ont de faibles connaissances en informatique risquent de ne pas l'utiliser, même après son adoption à l'échelle de l'entreprise.

Il y a des avantages et des inconvénients, mais si vous souhaitez réduire les risques de mise en œuvre, nous vous recommandons de créer une équipe modèle qui utilise le groupware. Si vous réussissez avec une petite équipe modèle, cela peut être une bonne idée de la mettre en œuvre à l’échelle de l’entreprise. Il est important d’évaluer les caractéristiques de votre entreprise et de prêter attention à l’ampleur de son introduction.

résumé

Nous avons expliqué cinq points à garder à l'esprit lors de l'introduction du groupware. Les logiciels de groupe qui améliorent l'efficacité du travail ne garantissent pas nécessairement le succès. En prêtant attention aux cinq points introduits ici, vous pourrez favoriser la communication après la mise en œuvre. Veuillez consulter à nouveau cet article avant d'installer le groupware !