Fünf Punkte, die bei der Einführung von Groupware zu beachten sind!

Fünf Punkte, die bei der Einführung von Groupware zu beachten sind!

Der Einsatz von IT im Büro hat in den letzten Jahren rapide zugenommen. Der Schwerpunkt liegt auf der Büroumgebung, und es werden IT-Produkte eingeführt, um traditionell verschwenderische Aufgaben zu rationalisieren.

Groupware zieht die Aufmerksamkeit auf sich, um die interne Unternehmenseffizienz zu verbessern. Inzwischen gibt es eine breite Palette von Groupware-Produkten, so dass die Unternehmen mehr Auswahl bei der Implementierung haben.

Einige Unternehmen haben Groupware eingeführt, konnten aber die Effizienz ihrer Abläufe nicht verbessern.

Dieser Artikel erläutert die fünf wichtigsten Punkte, die vor der Einführung des Systems zu beachten sind, und sollte von Managern und Mitarbeitern gelesen werden, die eine Einführung in Erwägung ziehen.

Klären Sie den Zweck und die Ziele der Einführung von Groupware.

Groupware ist ein sehr nützliches Produkt. Es erleichtert den Informationsaustausch und die reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Die bloße Einführung macht es jedoch noch nicht effektiv. Wenn der Zweck nicht klar ist, werden Sie sich mit der bloßen Einführung zufrieden geben.

Machen Sie sich klar, was Sie als Unternehmen mit der Einführung von Groupware erreichen wollen und welche Ziele Sie damit verfolgen. Es ist auch wichtig, Ziele zu setzen. Quantifizieren Sie die von Ihnen gesetzten Ziele und vergleichen Sie sie mit den Ergebnissen vor und nach der Einführung der Groupware, damit Sie die Auswirkungen sehen können. Stellen Sie sicher, dass Sie sich Ziele setzen, damit Sie sich nicht mit der Einführung des Systems zufrieden geben.

Werden die Ansichten des Feldes reflektiert?

Wenn es um die Förderung der internen Unternehmenseffizienz geht, ist es oft ein Top-Down-Ansatz des Präsidenten oder des Managementteams. Natürlich ist es das Managementteam, das über die Unternehmenspolitik entscheidet, aber es sind die Mitarbeiter an der Front, die die Groupware tatsächlich für ihre tägliche Arbeit nutzen. Wenn Groupware eingeführt wird, die für die Mitarbeiter an der Front schwer zu bedienen ist, wird sie die Effizienz des Unternehmens nicht verbessern.

Spiegelt die Groupware, die Sie jetzt einführen, die Meinung Ihrer Mitarbeiter an vorderster Front wider? Bevor Sie sich für die Einführung von Groupware entscheiden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter auch nach ihrer Meinung fragen.

Gibt es eine Richtlinie für die Verwendung von Groupware innerhalb des Unternehmens?

Neben der Tatsache, dass die Groupware die Meinungen der Branche widerspiegelt, ist es auch wichtig, dass die Politik zur Einführung des Produkts im Unternehmen verbreitet wurde. Sind die Vorteile der Einführung von Groupware im Unternehmen durchgedrungen?

Selbst wenn die Entscheidung zur Einführung von Groupware von oben nach unten getroffen wird, wird sie als Kommunikationsinstrument nicht nützlich sein, wenn die Mitarbeiter nicht hoch motiviert sind, sie zu nutzen. Selbst wenn Sie sich die Mühe machen, Groupware einzuführen, wird es eine Verschwendung von Schätzen sein, wenn Sie weiterhin herkömmliche E-Mails und SNS verwenden. Der Schlüssel zur Verbesserung der Arbeitseffizienz liegt darin, jedem einzelnen Mitarbeiter die Vorteile von Groupware zu vermitteln.

Ist sie kosteneffizient?

Selbst wenn Groupware die Geschäftseffizienz verbessern und die Kommunikation fördern kann, wird das Unternehmen Geld verlieren, wenn sich die Anschaffungs- und Betriebskosten nicht lohnen. Es ist sehr wichtig zu prüfen, ob die Anschaffungs- und Betriebskosten in einem angemessenen Verhältnis zu der erwarteten Verbesserung der Unternehmenseffizienz stehen.

Es gibt eine breite Palette von Groupware-Produkten. Da die Auswahl so groß ist, muss man feststellen, welche Produkte kostengünstig sind. In einigen Fällen kann die Höhe der Kosten allein durch das Hinzufügen optionaler Funktionen stark variieren, so dass Sie genau entscheiden müssen, ob Sie die Funktionen oder den Preis wählen. Bevor Sie sich für die Einführung von Groupware entscheiden, sollten Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis prüfen.

Unternehmensweite oder teilweise Einführung.

Beim Einsatz von Groupware ist zu beachten, ob sie unternehmensweit oder in Teilen eingeführt werden soll. Da Groupware mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet ist, werden nur wenige Personen in der Lage sein, sie sofort zu nutzen. Deshalb ist es riskant, sie von Anfang an unternehmensweit einzuführen. Andererseits wissen einige Mitarbeiter möglicherweise nicht, ob es effektiv ist, selbst wenn es teilweise eingeführt wird.

Ob die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass das System die Arbeitseffizienz verbessert und die Kommunikation fördert, kann von Person zu Person unterschiedlich sein. Außerdem kann es sein, dass Mitarbeiter mit hohen IT-Kenntnissen das System proaktiv einführen, während Mitarbeiter mit geringen IT-Kenntnissen es auch nach der unternehmensweiten Einführung kaum nutzen.

Obwohl jede Geschichte zwei Seiten hat, empfiehlt es sich, ein Modellteam zu bilden, das die Groupware nutzt, um das Risiko der Einführung zu verringern. Es ist eine gute Idee, mit einem kleinen Modellteam zu beginnen und es dann, wenn es erfolgreich ist, unternehmensweit einzuführen. Es ist wichtig, die Merkmale Ihres Unternehmens zu bewerten und auf das Ausmaß der Einführung zu achten.

Zusammenfassung

Wir haben fünf Punkte beschrieben, die bei der Einführung von Groupware beachtet werden sollten. Groupware, die die Arbeit effizienter macht, ist bei ihrer Einführung nicht immer erfolgreich. Wenn Sie die hier vorgestellten fünf Punkte beachten, wird die Kommunikation nach der Einführung erleichtert. Lesen Sie diesen Artikel noch einmal, bevor Sie Groupware einführen!