Cinco pontos-chave a ter em conta na introdução do groupware!
A introdução da TI nos escritórios progrediu rapidamente nos últimos anos. O ambiente de escritório está se tornando mais importante e produtos de TI estão sendo introduzidos para tornar mais eficientes as tarefas tradicionalmente desnecessárias.
Groupware está atraindo atenção por melhorar a eficiência do trabalho interno. Uma variedade de produtos de groupware apareceu e as empresas que desejam instalá-los agora têm uma escolha.
No entanto, existem algumas empresas que não conseguiram melhorar a eficiência dos seus negócios, mesmo após a implementação do groupware.
Este artigo explica cinco pontos que você deve saber antes de implementá-lo, portanto, se você é proprietário de uma empresa ou responsável e está pensando em implementá-lo, dê uma olhada.
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Esclareça o propósito e os objetivos da introdução de groupware
Groupware é um produto muito útil. Facilita o compartilhamento de informações e facilita a comunicação dentro da empresa. No entanto, apenas introduzi-lo não produzirá resultados. Se você não tiver um propósito claro, ficará satisfeito apenas em implementá-lo.
Seja claro sobre o que sua empresa deseja alcançar com a introdução do groupware. Também é importante definir metas. Você pode compreender os efeitos quantificando as metas definidas e comparando-as antes e depois da introdução do groupware. Para evitar ficar satisfeito apenas com a introdução do sistema, certifique-se de determinar seu propósito e objetivos.
As opiniões do campo são refletidas?
Ao promover a eficiência operacional dentro de uma empresa, o que tende a acontecer é uma abordagem de cima para baixo por parte do presidente e da equipe de gestão. É claro que a administração decide as políticas da empresa, mas são os funcionários da linha de frente que realmente utilizam o groupware no seu trabalho diário. A introdução de groupware que seja difícil de usar pelos funcionários locais não melhorará a eficiência do trabalho.
O groupware que você está introduzindo atualmente reflete as opiniões do local de trabalho? Antes de decidir introduzir o groupware, peça a opinião dos seus funcionários da linha de frente.
A política de utilização de groupware está permeada dentro da empresa?
Assim como o groupware que reflete as opiniões do ambiente de trabalho, também é importante que a política de introdução do produto esteja permeada dentro da empresa. Os benefícios da introdução do groupware estão presentes na sua empresa?
Mesmo que a decisão de introduzir o groupware seja tomada de cima para baixo, se os funcionários não estiverem altamente motivados para utilizá-lo, ele não será útil como ferramenta de comunicação. Mesmo que você introduza groupware, será um desperdício continuar usando e-mail e SNS normalmente. Comunicar os benefícios do groupware a cada funcionário será a chave para melhorar a eficiência do trabalho.
É rentável?
Mesmo que o groupware possa ser utilizado para melhorar a eficiência do trabalho e promover a comunicação, se não compensar os custos iniciais e operacionais, resultará em prejuízo para a empresa. É muito importante considerar se os custos iniciais e os custos operacionais são proporcionais à eficiência operacional esperada.
Uma variedade de produtos de groupware estão disponíveis. Por serem tantas opções, é necessário encontrar um produto que ofereça bom desempenho de custo. Em alguns casos, apenas adicionar recursos opcionais pode fazer uma grande diferença no preço, então você precisa tomar uma decisão precisa sobre a escolha entre recursos e preço. Antes de decidir introduzir o groupware, verifique o desempenho dos custos.
Será implementado em toda a empresa ou parcialmente?
Ao usar groupware, você precisa ter cuidado se deseja implementá-lo em toda a empresa ou parcialmente. O Groupware possui uma variedade de funções, portanto poucas pessoas poderão usá-lo imediatamente. É por isso que implementá-lo em toda a empresa desde o início é arriscado. Por outro lado, algumas pessoas podem pensar que mesmo que o introduzam parcialmente, não saberão se será eficaz ou não.
Se você acha ou não que isso melhora a eficiência do trabalho e promove a comunicação, pode variar dependendo das diferenças individuais. Além disso, os funcionários com elevado conhecimento de TI podem ser proativos na sua introdução, mas aqueles com baixo conhecimento de TI dificilmente poderão utilizá-lo, mesmo depois de ter sido adotado em toda a empresa.
Existem prós e contras, mas se você quiser reduzir os riscos de implementação, recomendamos a criação de uma equipe modelo que utilize groupware. Se você tiver sucesso com uma equipe modelo pequena, pode ser uma boa ideia implementá-la em toda a empresa. É importante avaliar as características da sua empresa e estar atento à escala de introdução.
resumo
Explicamos cinco pontos que você deve ter em mente ao introduzir o groupware. Groupware que melhora a eficiência do trabalho não garante necessariamente o sucesso. Ao prestar atenção aos cinco pontos aqui apresentados, você poderá promover a comunicação após a implementação. Por favor, verifique este artigo novamente antes de instalar o groupware!