Dans un environnement commercial de plus en plus numérique, une communication efficace et sécurisée est essentielle pour accroître la productivité et la compétitivité. Pour les entreprises soucieuses d’améliorer la sécurité et la confidentialité des données,Logiciel de groupe sur sitejoue un rôle important.
Les principaux avantages des systèmes sur site sont :Opérer dans nos propres centres de données réduit le risque de fuite d’informations et nous permet de nous adapter aux normes réglementaires strictes et aux exigences de sécurité uniques. Il offre également des avantages significatifs en termes de personnalisation et de rentabilité.
Ce guide fournit une explication détaillée du processus de sélection, de mise en œuvre et d'exploitation d'un groupware sur site, fournissant des informations essentielles et des conseils pratiques lors de l'examen de la mise en œuvre.
Bases du logiciel de groupe
Qu’est-ce que le groupware ?
Les logiciels de groupe font référence à des logiciels ou à des plates-formes qui facilitent la communication, la collaboration et le partage d'informations au sein des entreprises et des organisations.
Cet outil permet une communication efficace entre les membres de l'équipe et prend en charge divers processus métier tels que la gestion de projet, la planification et le partage de documents. Les logiciels de groupe sont devenus particulièrement importants dans l'environnement commercial actuel, où le travail à distance et les équipes distribuées sont monnaie courante.
Rôle comme outil de communication
La fonction la plus fondamentale du groupware est de faciliter la communication au sein d’une équipe.outils de discussion, e-mail, forum,conférence en ligne Cela permet de partager des informations et de prendre des décisions en temps réel. Ces outils augmentent la transparence et accélèrent la communication entre les équipes.
Gestion des plannings et gestion des tâches
En collecticiel,Partage des horaires Yatagestion des tâches Les fonctionnalités facilitent la gestion des plannings des individus et des équipes. Cela vous permet de voir la progression du travail en un coup d'œil et de planifier l'exécution des tâches à temps.
Selon les produits, il peut également y avoir une fonction de réservation de salles de conférence et d'équipements liée à des plannings, ou encore une fonction d'émission automatique d'URL pour les webconférences.
Partage de fichiers et gestion de documents
Partage de fichiers et gestion de documents Les fonctionnalités sont importantes pour garantir que les membres de l’équipe ont accès aux informations dont ils ont besoin à tout moment. Rationalisez votre travail et garantissez la sécurité des informations en fournissant un contrôle des versions des documents et un point d'accès unique aux informations.
Gestion du flux de travail
Gestion du flux de travail Les fonctionnalités permettent l’automatisation et la standardisation des processus métier. Cela simplifie des choses telles que les processus d'approbation et l'acheminement des documents, rendant les opérations plus transparentes et efficaces.
Tableau d'affichage et portail
La fonction de tableau d'affichage fournit une plate-forme pour partager des annonces et des informations importantes au sein de votre organisation. La fonctionnalité du portail, quant à elle, centralise l'accès aux informations dont vous avez besoin et offre aux utilisateurs une expérience personnalisée.
En gérant de manière centralisée les informations telles que les règles de l'entreprise, les guides d'utilisation du bureau, les formats de documents, etc., vous pouvez gagner du temps dans la recherche d'informations et améliorer l'efficacité du travail.
gestion des présences
La fonction de gestion des présences améliore l'efficacité de la gestion des ressources humaines en suivant les heures de travail, les vacances et l'état de présence des employés. Grâce à cette fonction, la transparence des horaires de travail est maintenue, permettant une gestion appropriée du personnel et de la main-d'œuvre.
Différence entre sur site et dans le cloud
Le système sur site est un système dans lequel une entreprise exploite ses propres serveurs et logiciels.Dans cette méthode, le système d'information est conservé au sein du réseau de l'entreprise et l'accès de l'extérieur est restreint. Cela permet aux entreprises de maintenir un contrôle et une sécurité complets sur leurs systèmes.
en revanche,Les services cloud font référence à la forme sous laquelle les services informatiques nécessaires sont utilisés via Internet.. Les entreprises ne possèdent ni le matériel ni les logiciels ; elles utilisent les ressources fournies par les prestataires de services. Cette méthode offre flexibilité et économies de coûts, réduisant ainsi la charge d’investissement et de maintenance sur l’infrastructure physique.
Le site sur site offre sécurité et personnalisation, tandis que le cloud offre évolutivité et facilité d'utilisation. Il est important de comprendre ces différences afin que les entreprises puissent faire le meilleur choix en fonction de leurs besoins.
Avantages du sur site
Étant donné que les systèmes sur site sont construits en interne, le système est flexible et facile à personnaliser, et il est facile à intégrer à vos propres systèmes. De plus, comme le système fonctionne au sein du réseau propre de l'entreprise, il présente l'avantage d'être hautement sécurisé.
Récent collecticiels La demande de produits de type cloud augmente, mais il existe des problèmes au niveau du personnel où même les informations confidentielles et personnelles qui ne sont pas divulguées à des tiers sont facilement téléchargées sur le cloud et partagées en interne et en externe. Il existe de nombreux besoins pour exploiter un logiciel de groupe sur site dans un environnement réservé à l'entreprise, compte tenu des fuites d'informations personnelles, des problèmes de délits d'initiés, de conformité, d'espionnage industriel et des risques inattendus.
Inconvénients du sur site
De manière générale, les inconvénients du sur site sont les suivants :
- Le coût initial de mise en œuvre est élevé
- Compétences informatiques (infrastructure, serveur web, serveur DB, etc.) requises
- Lors de la connexion aux bases ou du télétravail VPN Nécessite une infrastructure dédiée telle que
- Vous devez gérer les échecs par vous-même
Récemment, le ministère de l'Intérieur et des Communications a recommandé des logiciels de groupe adaptés au télétravail dans le cadre de la réforme du style de travail. De plus, à mesure que la commodité d'utilisation des appareils mobiles s'est améliorée, le besoin en matière de cloud computing s'est accru, et il existe très peu de produits de groupware sur site compatibles avec le télétravail et les appareils mobiles.
Stratégie d'intégration de logiciels de groupe sur site
Même dans le monde d'aujourd'hui où le cloud computing est largement utilisé, de nombreuses entreprises restent préoccupées par la sécurité et la flexibilité de personnalisation.Les systèmes métier de base peuvent être exploités sur site.Le choix d'une solution sur site est particulièrement important lorsque des informations sensibles ou des réglementations spécifiques à un secteur sont impliquées.
Compte tenu de cette situation,L'intégration du groupware sur site est très efficace du point de vue de la cohérence et de la sécurité des données.
rapide et sécuriséRéalisation de la liaison de données
Une liaison API rapide et sécurisée peut être réalisée entre le groupware sur site et les systèmes existants (systèmes métier de base, etc.) en utilisant le réseau interne de l'intranet. Cela permet un partage rapide des informations et prend en charge la prise de décision en temps réel. De plus, la gestion unifiée des données peut améliorer la cohérence des informations, contribuant ainsi grandement à la rationalisation des processus métiers.
Sécurité renforcée
La gestion des données sur site joue un rôle essentiel dans la protection des informations précieuses d'une entreprise contre les menaces externes. La sécurité des données est également une priorité absolue en matière d'intégration. Renforcez la sécurité et protégez-vous contre les fuites de données et les accès non autorisés grâce à des pare-feu, une technologie de cryptage et un contrôle strict des privilèges d'accès.
Possibilités de personnalisation flexibles
Le groupware sur site permet un degré de personnalisation plus élevé que les solutions basées sur le cloud. Les entreprises peuvent le personnaliser pour répondre à leurs besoins spécifiques et créer des flux commerciaux efficaces. Cela contribue directement à accroître la productivité des employés et produit des résultats qui améliorent la performance globale de l'organisation.
En tant que telle, l'intégration d'un logiciel de groupe sur site est un élément clé pour conduire la transformation numérique d'une entreprise et accroître sa compétitivité grâce à la cohérence des données, une sécurité accrue et des possibilités de personnalisation flexibles. En fournissant des outils de communication efficaces et sécurisés, les entreprises seront en mesure de réaliser des opérations commerciales plus fluides et plus efficaces.
[Tableau comparatif] Principaux produits de collecticiel et état de compatibilité sur site
Le tableau comparatif suivant répertorie les principaux produits de groupware par ordre de prise en charge sur site (réseau fermé) et par prix.
| nom du produit | Caractéristiques principales | On-premise correspondance | Forfait gratuit | Tarification sur site |
|---|---|---|---|---|
| Chat et messagerie | chat conférence en ligne Calendrier gestion des tâches gestion de documents Réservation de matériel gestion des présences | 〇 | Oui | 20 utilisateurs À partir de 36 000 yens |
| Séance de groupe | Calendrier tableau d'affichage Réservation d'installations partage de fichiers gestion des tâches questionnaire | 〇 | Oui | De base 0 yen comme coût de support 10 utilisateurs 54 000 yens ~ |
| NEO de desknet | Mail Calendrier tableau d'affichage Réservation d'installations partage de fichiers gestion des tâches questionnaire | 〇 | Rien | 5 utilisateurs À partir de 75 000 yens |
| Cybozu Garoon | Mail Calendrier tableau d'affichage Réservation d'installations partage de fichiers gestion des tâches questionnaire | 〇 | Rien | 50 utilisateurs À partir de 600 000 yens |
| GROUPE R | Chronologie Calendrier tableau d'affichage Carte de pointage appels gratuits | incompatible | – | – |
| e-Broad office | Calendrier mémo de message Carte de pointage Liste de choses à faire tableau d'affichage partage de fichiers | incompatible | – | – |
| Zoho Connecter | chat vote Création de groupe Calendrier partage de fichiers appel vocal appel vidéo | incompatible | – | – |
| Cercle carré | chat Calendrier tableau d'affichage album partage de fichiers | incompatible | – | – |
| GRILLE collecticiels | Calendrier Réservation de matériel Carte de pointage Liste de choses à faire partage de fichiers Création de minutes | incompatible | – | – |
| enclos | chat Création de groupe partage de fichiers mémo gratuit Calendrier | incompatible | – | – |
| Alouette | chat traduction automatique espace de travail partage de fichiers appel vocal conférence vidéo | incompatible | – | – |
| TRAVAUX EN LIGNE | appel vocal appel vidéo partage d'écran tableau d'affichage calendrier | incompatible | – | – |
Comment choisir un produit groupware sur site
En particulier, lors du choix d’un système de collecticiel sur site, il est important de prendre en compte les points suivants :
1. Critères d'évaluation pour la sélection du système
Lorsque vous choisissez un produit de groupware sur site, évaluez de manière exhaustive ses fonctionnalités, sa compatibilité avec les smartphones, ses performances, sa sécurité, son coût, son système de support et la facilité d'utilisation de l'interface utilisateur. De plus, de nombreux logiciels de groupe sont équipés de conférences Web et de gestion des tâches. Il est donc important de choisir le système le plus approprié en fonction des besoins et des objectifs spécifiques de votre entreprise.
2. Journaux de contrôle d’accès et d’audit
Du point de vue de la sécurité, vérifiez si les fonctions de contrôle d'accès des utilisateurs et l'enregistrement du journal d'audit sont possibles. Les journaux d'audit vous permettent de suivre les enregistrements d'accès et de fonctionnement du système, vous permettant de prendre des mesures immédiates en cas d'activité suspecte ou de violations de sécurité. Cela réduit les risques de sécurité, alors assurez-vous que votre produit groupware dispose de ces fonctionnalités.
3. Liaison Active Directory
Vérifiez si l'authentification par mot de passe du système d'exploitation et l'authentification unique (SSO) sont possibles en vous connectant à Active Directory. Cela simplifie la gestion des utilisateurs et augmente la convivialité tout en augmentant la sécurité. Veuillez vérifier à l'avance jusqu'à quel niveau la liaison Active Directory est possible avec le produit de collecticiel que vous envisagez.
Ce qui suit est une référence pour la liaison Active Directory réalisée par Chat&Messenger.
4. Méthode de sauvegarde des données
Pour maintenir la stabilité du système, il est essentiel de mettre en place des sauvegardes régulières des données. Assurez-vous que votre produit de collecticiel dispose d'une bonne stratégie de sauvegarde intégrée afin que vous puissiez récupérer rapidement vos données en cas de sinistre ou de panne du système.
5. Compatible avec la redondance et l'équilibrage de charge
Pour augmenter la fiabilité du système, déterminez si une configuration de serveur redondante est possible. Cela garantit que même en cas de panne d'un serveur, un autre serveur peut le remplacer et empêcher l'interruption du service. Des configurations redondantes sont requises lorsque le nombre d'utilisateurs atteint plusieurs milliers d'utilisateurs. Veuillez donc vérifier si le produit de groupware que vous envisagez peut prendre en charge cela.
6. Personnalisation et extensions
Un autre facteur important est de savoir si le système peut être personnalisé et étendu pour répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise. Il est souhaitable de choisir un système capable de répondre de manière flexible à la croissance et aux changements futurs de l'entreprise.
Lors de la sélection d'un produit groupware sur site, il est important de prendre en compte ces facteurs de manière globale et de choisir le produit qui répond le mieux aux besoins actuels et futurs de votre entreprise. Choisir le bon système peut rendre votre entreprise plus efficace et plus sécurisée.
Introduction des produits recommandés pour le groupware sur site
Chat et messagerie dents,Chat d'affaires ,,conférence en ligne,,partage de fichiers,,Calendrier,,Réservation de salle de conférenceIl s'agit d'un logiciel de groupe qui intègre des outils périphériques faciles à utiliser et qui est compatible à la fois sur site et dans le cloud.
Étant donné que toutes les données peuvent être gérées au sein de l'organisation, il est possible de gérer des environnements avec des réglementations de connexion Internet (réseaux fermés) et des données hautement confidentielles (cela a été mis en œuvre dans de nombreuses organisations qui gèrent des données qui ne peuvent pas être stockées sur le cloud.
Même sur site, Chat&Messenger est facile à installer, optimisé pour gérer plus de 5 000 utilisateurs et ne nécessite aucune compétence informatique. En termes de prix, il est également nettement moins cher que les cloud d'autres entreprises, et les inconvénients généraux du cloud sur site ne s'appliquent pas.
De plus, il se caractérise par les fonctions suivantes, qui sont très difficiles et stimulantes lors de la création de systèmes sur site.
- Messages d'audit et pièces jointes
- Compatible avec les certificats SSL
- Compatible avec la redondance et l'équilibrage de charge
- Lien avec Active Directory
- Liaison avec le serveur de messagerie sur site
- Sauvegarde différentielle à haut débit
- Prise en charge du contrôle d’accès et des journaux d’audit
La version sur site de Chat&Messenger est un forfait payant, mais par rapport à d'autres sociétés, nous offrons des fonctionnalités élevées et un prix extrêmement bas.