Per facilitare videoconferenze e conferenze web
In questo articolo:Videoconferenza/conferenza web Ti spiegheremo cosa devi sapere per procedere senza intoppi.
A causa del lavoro a distanza e delle riforme dello stile di lavoro, le videoconferenze e le conferenze web si sono diffuse. Tuttavia, non sono molte le aziende in grado di condurre con successo videoconferenze e conferenze web. Esistono ancora molti modi sconosciuti per condurre senza problemi videoconferenze e conferenze web.
Poiché la videoconferenza e la webconferenza sono diverse dalle riunioni tradizionali, è necessario sfruttare le funzionalità degli strumenti per procedere senza intoppi nella riunione. Se non conosci i metodi qui introdotti, sarà difficile condurre una videoconferenza o una conferenza web di successo.
Se stai pensando di introdurre la videoconferenza/conferenza web o se stai utilizzando la videoconferenza/conferenza web ma non la gestisci bene, dai un'occhiata.
Chat e Messenger è un groupware che integra chat aziendale, conferenze web, condivisione di file, gestione della pianificazione, gestione dei documenti, prenotazione di sale conferenze e gestione delle presenze in modo facile da usare. Sicurezza perfetta per le aziende,Disponibile gratuitamente!
Distribuisci i materiali in anticipo utilizzando la funzione di condivisione file
Molti prodotti per videoconferenze e conferenze Web sono dotati di funzionalità di condivisione file. Questa funzione ti consente di distribuire materiali ai membri partecipanti prima dell'inizio della riunione. Puoi esaminare i materiali al tuo ritmo, in modo da poter partecipare alla riunione senza problemi.
Nelle riunioni tradizionali, non è raro non riuscire a leggere i materiali fino all'inizio della riunione. Se utilizzi la videoconferenza o la conferenza web, sfrutta al massimo le funzionalità del prodotto e condividi i documenti utilizzando la funzione di condivisione file.
Un audio chiaro è essenziale per riunioni fluide
L'ancora di salvezza delle videoconferenze e delle conferenze web è l'audio chiaro.
Se non riesci a sentire chiaramente la voce dell'altra persona durante una chiamata vocale o una videochiamata, non sarà una conferenza. Importanti trattative commerciali tenute tramite videoconferenze o conferenze web potrebbero non procedere senza intoppi, il che potrebbe avere un grave impatto sulla riunione. Ecco perché è una buona idea controllare prima della riunione per assicurarsi che l'audio sia chiaro.
Quando si utilizza la funzione di videoconferenza/conferenza web integrata nel groupware, si consiglia di verificare se è possibile ottenere un audio chiaro tramite una prova gratuita prima di implementarla nella propria azienda.
Tutti sono d'accordo se mostrare il proprio volto oppure no.
Con le videoconferenze e le conferenze Web, puoi tenere una riunione vedendo il volto dell'interlocutore oppure puoi tenere una riunione utilizzando solo l'audio.
Negli incontri importanti è importante essere consapevoli dell'atmosfera della conversazione e delle espressioni facciali dell'altra persona. Per le riunioni leggere, il solo audio può essere sufficiente.
Se stai tenendo una videoconferenza o una conferenza web, ci sarà sicuramente un certo numero di persone che non vogliono mostrare il proprio volto. Tuttavia, non è una buona idea che alcune persone mostrino il loro volto e altre no. Il segreto per rendere fluide le videoconferenze e le web conference è decidere in anticipo se farsi vedere o meno, a seconda dell'importanza dell'incontro, e attenersi all'una o all'altra.
Condividi il tuo schermo per evitare discrepanze nelle immagini
Poiché non ti trovi nello stesso spazio durante le videoconferenze e le conferenze web, ti consigliamo di utilizzare la funzione di condivisione dello schermo per approfondire la tua comprensione.
Se vi riunite in un posto per una riunione, visualizzerete insieme i materiali su una lavagna o su un proiettore, quindi è improbabile che emergano differenze nell'immagine. Tuttavia, nelle videoconferenze e nelle conferenze web, anche se puoi vedere il volto dell'altra persona, non stai guardando i materiali insieme, quindi le parole da sole possono causare malintesi.
Utilizzando la funzione di condivisione dello schermo in questi casi, è possibile evitare di creare differenze nelle immagini. Condividendo il tuo schermo, puoi vedere chiaramente cosa stai facendo e di cosa stai parlando. Poiché le videoconferenze e le conferenze web non si tengono nello stesso luogo, utilizza la condivisione dello schermo per evitare malintesi.
Utilizzare la funzione silenziosa a seconda della situazione
Durante le videoconferenze e le conferenze web è anche importante disattivare l'audio a seconda della situazione. Muto significa disattivare l'audio. Perché è importante disattivare l'audio delle persone durante le videoconferenze e le conferenze Web anche se sono coinvolte in una riunione?
Come introdotto in precedenza, un audio chiaro è importante per le videoconferenze e le conferenze web. Ecco perché è facile sentire rumore durante videoconferenze e conferenze web in cui molte persone parlano da ambienti diversi.
Se ritieni che non sia il momento di parlare, è importante disattivare l'audio e creare un ambiente in cui i partecipanti alla riunione possano interagire facilmente. Se vuoi che la tua videoconferenza/conferenza web si svolga senza intoppi, prova a utilizzare la funzione di disattivazione audio.
Le videoconferenze e le conferenze web procedono senza intoppi con piccole regole.
Abbiamo introdotto le tecniche che devi conoscere per gestire videoconferenze e conferenze web senza problemi. Potrebbero esserci state molte persone che non hanno messo in pratica le cose introdotte in questo articolo durante le videoconferenze o le conferenze web.
Seguendo piccole routine, le tue riunioni andranno bene. Metti in pratica quanto introdotto in questo articolo per assicurarti che le tue videoconferenze e conferenze web si svolgano senza intoppi.