Pour faciliter les vidéoconférences et les webconférences
Dans cet article:Vidéoconférence/webconférence Nous vous expliquerons ce que vous devez savoir pour procéder en douceur.
En raison du travail à distance et des réformes des modes de travail, la vidéoconférence et la conférence Web se sont généralisées. Cependant, peu d’entreprises sont capables d’organiser avec succès des vidéoconférences et des conférences Web. Il existe encore de nombreuses façons inconnues de mener en douceur des vidéoconférences et des conférences Web.
Parce que la visioconférence et la webconférence sont différentes des réunions traditionnelles, il est nécessaire de profiter des fonctionnalités des outils afin de procéder au bon déroulement de la réunion. Si vous ne connaissez pas les méthodes présentées ici, il sera difficile de mener à bien une vidéoconférence ou une conférence Web.
Si vous envisagez d'introduire la vidéoconférence/la conférence Web, ou si vous utilisez la vidéoconférence/la conférence Web mais que vous ne la gérez pas bien, veuillez y jeter un oeil.
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Distribuez des documents à l'avance à l'aide de la fonction de partage de fichiers
De nombreux produits de visioconférence et de conférence Web sont dotés d'une fonctionnalité de partage de fichiers. Cette fonctionnalité vous permet de distribuer du matériel aux membres participants avant le début de la réunion. Vous pouvez parcourir les documents à votre propre rythme afin de pouvoir accéder à la réunion en douceur.
Lors des réunions traditionnelles, il n'est pas rare de ne pas pouvoir lire les documents avant le début de la réunion. Si vous utilisez la visioconférence ou la webconférence, profitez pleinement des fonctionnalités du produit et partagez des documents grâce à la fonction de partage de fichiers.
Un son clair est essentiel pour des réunions fluides
La bouée de sauvetage des vidéoconférences et des conférences Web est un son clair.
Si vous n'entendez pas clairement la voix de votre interlocuteur lors d'un appel vocal ou vidéo, il ne s'agira pas d'une conférence. Les négociations commerciales importantes menées via des vidéoconférences ou des conférences Web pourraient ne pas se dérouler sans problème, ce qui pourrait avoir de graves conséquences sur la réunion. C'est pourquoi c'est une bonne idée de vérifier avant la réunion pour vous assurer que vous obtenez un son clair.
Lorsque vous utilisez la fonction de visioconférence/webconférence intégrée au groupware, nous vous recommandons de vérifier si un son clair peut être obtenu grâce à un essai gratuit avant de l'implémenter dans votre entreprise.
Tout le monde est d’accord pour montrer ou non son visage.
Avec la vidéoconférence et la conférence Web, vous pouvez organiser une réunion tout en voyant le visage de l'autre partie, ou vous pouvez organiser une réunion en utilisant uniquement l'audio.
Lors des réunions importantes, il est important d’être conscient de l’atmosphère de la conversation et des expressions faciales de l’autre personne. Pour les réunions légères, l’audio seul peut suffire.
Si vous organisez une vidéoconférence ou une conférence Web, il y aura forcément un certain nombre de personnes qui ne voudront pas montrer leur visage. Cependant, ce n’est pas une bonne idée que certaines personnes montrent leur visage et d’autres non. Le secret pour fluidifier les vidéoconférences et les webconférences est de décider à l’avance de montrer ou non son visage, en fonction de l’importance de la réunion, et de s’en tenir à l’une ou l’autre.
Partagez votre écran pour éviter les divergences dans les images
Puisque vous n’êtes pas dans le même espace lors des visioconférences et des webconférences, nous vous recommandons d’utiliser la fonction de partage d’écran pour approfondir votre compréhension.
Si vous vous réunissez au même endroit pour une réunion, vous visionnerez ensemble des documents sur un tableau blanc ou sur un projecteur, il est donc peu probable que des différences d'image apparaissent. Cependant, dans les vidéoconférences et les conférences Web, même si vous pouvez voir le visage de l'autre personne, vous ne regardez pas les documents ensemble, de sorte que les mots seuls peuvent provoquer des malentendus.
En utilisant la fonction de partage d'écran dans de tels cas, vous pouvez éviter de créer des différences dans les images. En partageant votre écran, vous pouvez voir clairement ce que vous faites et de quoi vous parlez. Les vidéoconférences et les webconférences ne se déroulant pas au même endroit, utilisez le partage d’écran pour éviter les malentendus.
Utilisez la fonction muet en fonction de la situation
Lors des vidéoconférences et des conférences Web, il est également important de couper votre propre audio en fonction de la situation. Muet signifie couper le son. Pourquoi est-il important de couper le son des personnes lors de vidéoconférences et de conférences Web, même si elles sont en réunion ?
Comme indiqué précédemment, un son clair est important pour les vidéoconférences et les conférences Web. C'est pourquoi il est facile d'entendre du bruit lors des vidéoconférences et des conférences Web où de nombreuses personnes parlent depuis des environnements différents.
Si vous pensez qu'il n'est pas temps pour vous de parler, il est important de vous mettre en sourdine et de créer un environnement dans lequel les participants à la réunion peuvent interagir facilement. Si vous souhaitez que votre vidéoconférence/conférence Web se déroule sans problème, essayez d'utiliser la fonction muet.
Les vidéoconférences et les webconférences se déroulent sans problème avec de petites règles.
Nous avons présenté les techniques que vous devez connaître pour mener à bien des vidéoconférences et des conférences Web. Il se peut que de nombreuses personnes n'aient pas mis en pratique les éléments présentés dans cet article lors de la tenue de vidéoconférences ou de conférences Web.
En suivant de petites routines, vos réunions se dérouleront sans problème. Veuillez mettre en pratique les éléments présentés dans cet article pour garantir le bon déroulement de vos vidéoconférences et conférences Web.