Para facilitar videoconferencias y conferencias web.
En este articulo:Videoconferencia/conferencia web Le explicaremos lo que necesita saber para proceder sin problemas.
Debido al trabajo remoto y a las reformas en los estilos de trabajo, las videoconferencias y las conferencias web se han generalizado. Sin embargo, no hay muchas empresas que puedan realizar con éxito videoconferencias y conferencias web. Todavía hay muchas formas desconocidas de realizar videoconferencias y conferencias web sin problemas.
Debido a que las videoconferencias y las conferencias web son diferentes de las reuniones tradicionales, es necesario aprovechar las funciones de las herramientas para poder desarrollar la reunión sin problemas. Si no conoce los métodos presentados aquí, será difícil realizar una videoconferencia o conferencia web exitosa.
Si está considerando introducir videoconferencias/conferencias web, o si está utilizando videoconferencias/conferencias web pero no las administra bien, eche un vistazo.
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Distribuya materiales con anticipación utilizando la función para compartir archivos.
Muchos productos para videoconferencias y conferencias web vienen con la función de compartir archivos. Esta función le permite distribuir materiales a los miembros participantes antes de que comience la reunión. Puede revisar los materiales a su propio ritmo, para poder ingresar a la reunión sin problemas.
En las reuniones tradicionales, no es raro no poder leer los materiales hasta que comienza la reunión. Si utiliza videoconferencias o conferencias web, aproveche al máximo las funciones del producto y comparta documentos utilizando la función para compartir archivos.
El audio claro es esencial para reuniones fluidas
El sustento de las videoconferencias y conferencias web es el audio claro.
Si no puedes escuchar claramente la voz de la otra persona durante una llamada de voz o videollamada, no será una conferencia. Es posible que las negociaciones comerciales importantes celebradas a través de videoconferencias o conferencias web no se desarrollen sin problemas, lo que podría tener un impacto grave en la reunión. Por eso es una buena idea comprobarlo antes de la reunión para asegurarse de que el audio sea claro.
Al utilizar la función de videoconferencia/conferencia web integrada en el software colaborativo, recomendamos comprobar si se puede lograr un audio claro mediante una prueba gratuita antes de implementarla en su empresa.
Todos están de acuerdo en dar la cara o no.
Con las videoconferencias y las conferencias web, puede tener una reunión mientras ve la cara de la otra parte, o puede tener una reunión usando solo audio.
En reuniones importantes, es importante estar atento al ambiente de la conversación y a las expresiones faciales de la otra persona. Para reuniones ligeras, el audio por sí solo puede ser suficiente.
Si estás celebrando una videoconferencia o una conferencia web, es probable que haya un cierto número de personas que no quieran mostrar la cara. Sin embargo, no es buena idea que unas personas den la cara y otras no. El secreto para que las videoconferencias y conferencias web fluyan sin problemas es decidir de antemano si dar la cara o no, en función de la importancia de la reunión, y ceñirse a una u otra.
Comparte tu pantalla para evitar discrepancias en las imágenes
Dado que no se encuentra en el mismo espacio durante las videoconferencias y las conferencias web, le recomendamos utilizar la función de compartir pantalla para profundizar su comprensión.
Si se reúnen en un lugar para una reunión, verán juntos los materiales en una pizarra o en un proyector, por lo que es poco probable que surjan diferencias en la imagen. Sin embargo, en las videoconferencias y conferencias web, incluso si puede ver la cara de la otra persona, no están mirando los materiales juntos, por lo que las palabras por sí solas pueden causar malentendidos.
Al utilizar la función de compartir pantalla en tales casos, puede evitar crear diferencias en las imágenes. Al compartir tu pantalla, puedes ver claramente lo que estás haciendo y de qué estás hablando. Debido a que las videoconferencias y las conferencias web no se llevan a cabo en el mismo lugar, utilice la pantalla compartida para evitar malentendidos.
Utilice la función de silencio según la situación.
Durante las videoconferencias y conferencias web, también es importante silenciar su propio audio según la situación. Silenciar significa apagar el sonido. ¿Por qué es importante silenciar a las personas durante las videoconferencias y conferencias web aunque estén en una reunión?
Como se mencionó anteriormente, un audio claro es importante para las videoconferencias y conferencias web. Por eso es fácil escuchar ruido en videoconferencias y conferencias web donde muchas personas hablan desde diferentes entornos.
Si cree que no es el momento de hablar, es importante silenciarse y crear un entorno donde los participantes de la reunión puedan interactuar fácilmente. Si desea que su videoconferencia/conferencia web se desarrolle sin problemas, intente utilizar la función de silencio.
Las videoconferencias y las conferencias web se desarrollan sin problemas con pequeñas reglas.
Hemos introducido las técnicas que necesita conocer para realizar videoconferencias y conferencias web sin problemas. Es posible que haya muchas personas que no practicaron los aspectos presentados en este artículo al realizar videoconferencias o conferencias web.
Siguiendo pequeñas rutinas, sus reuniones se desarrollarán sin problemas. Ponga en práctica lo que se presenta en este artículo para asegurarse de que sus videoconferencias y conferencias web se desarrollen sin problemas.