Come usare il groupware per non usare la carta.

Cosa pensi quando senti la parola “senza carta”? Molte persone potrebbero pensare che sia "rispettoso dell'ambiente". È vero che l'assenza di carta è più rispettosa dell'ambiente. Ma i vantaggi dell’eliminazione della carta non si fermano qui.

Quindi, qui presenteremo i vantaggi delle operazioni senza carta e come ottenerli con il groupware.

Cosa è senza carta?

Senza carta significa sfruttare appieno la comunicazione elettronica (ad esempio e-mail, chat, ecc.) ed evitare il più possibile l’uso della carta. Ad esempio, è possibile convertire documenti cartacei in file PDF e archiviarli su un file server condiviso.

Tuttavia, essere paperless "non significa non utilizzare nemmeno un solo foglio di carta". Lo scopo è quello di separare e organizzare i documenti che devono essere conservati in formato cartaceo e quelli che non lo devono essere.

Cos'è il groupware?

Groupware è un gruppo di strumenti che mirano a migliorare l'efficienza e la produttività del lavoro condividendo informazioni e comunicando. Ha funzionalità come chat, gestione delle attività, gestione della pianificazione, condivisione di file e conferenze web.

I vantaggi di eliminare la carta

Diamo un'occhiata ai vantaggi di eliminare la carta.

Trovare i documenti è relativamente facile

Invece di conservare i documenti cartacei in un raccoglitore, puoi digitalizzarli e ordinarli per categoria o data per accedere rapidamente alle informazioni che desideri.

Ridurre il rischio di fuga di informazioni

Se porti il supporto cartaceo fuori dall'ufficio, c'è la possibilità che tu possa far cadere accidentalmente il documento. Nel caso dei media elettronici, assegnando i permessi di visualizzazione in base al documento, non è necessario preoccuparsi che il documento venga visualizzato anche se il PC client viene smarrito.

Ha un effetto di riduzione dei costi

I supporti cartacei comportano costi quali costi della carta, costi di stampa e spazio di archiviazione (armadietto). La digitalizzazione può ridurre questi costi.

I documenti possono essere condivisi con postazioni remote

I documenti cartacei non possono essere condivisi con il personale in sedi remote. Con i media elettronici è possibile condividere informazioni con personale remoto su una rete collocando i documenti elettronici in una posizione condivisa e visualizzabile.

Come eliminare la carta utilizzando il groupware

Ora che abbiamo compreso i vantaggi dell'eliminazione della carta, diamo un'occhiata a come eliminare la carta utilizzando il groupware.

Elimina la carta con la funzionalità di condivisione dei file

Groupware dispone di funzionalità di condivisione file. Utilizzando la funzione di condivisione file, puoi eliminare la carta.

Tuttavia, avere solo una funzione di condivisione file non è sufficiente. È importante scegliere un groupware che ti permetta di beneficiare del sistema senza carta menzionato in precedenza.

In particolare, "ricerca di file agile e veloce" e "sicurezza" sono caratteristiche di ogni groupware. Utilizzalo come riferimento per determinare quale groupware è il migliore per te.

Puoi anche utilizzare le funzioni di bacheca e chat aziendale.

Potrebbero esserci casi in cui non vale la pena riunire il contenuto in un unico file. In tal caso, le funzioni di bacheca e chat aziendale possono essere utili.

La comunicazione tramite bacheche e chat rimane nel groupware, il che è utile se si desidera rivederla in seguito.

Le conferenze Web sono efficaci anche per eliminare la carta

La conferenza Web è un sistema che consente di tenere riunioni con più membri del personale in luoghi distanti su Internet.

La conferenza web è "uno strumento utile per comunicare utilizzando informazioni elettroniche". Quando si utilizzano le conferenze Web, i media elettronici sono più convenienti di quelli cartacei perché sono perfettamente collegati alle funzioni di condivisione di file, bacheche e funzioni di chat.

Goditi i vantaggi di eliminare la carta con il groupware!

Spero che tu possa capire che l'assenza di carta non è solo rispettosa dell'ambiente, ma presenta anche vantaggi in termini di costi, sicurezza e condivisione delle informazioni.

Facendo buon uso del groupware, puoi sfruttare appieno i vantaggi dell'eliminazione della carta. Per favore, considera di introdurlo una volta.