Groupware zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz

Groupware zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz

In diesem Artikel,GroupwareIn diesem Abschnitt werden die betrieblichen Effizienzgewinne vorgestellt, die durch die Einführung folgender Maßnahmen erzielt werden können

Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren Groupware eingeführt. Warum führen Unternehmen Groupware ein? Weil die verschiedenen Funktionen von Groupware die Abläufe effizienter machen können.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Groupware die Effizienz Ihres Unternehmens steigern kann. Dieser Artikel ist ein Muss für alle, die die Einführung von Groupware planen, oder für diejenigen, die Groupware eingeführt haben, aber noch keine Fortschritte bei der Verbesserung der Unternehmenseffizienz gemacht haben!

Mehrere Personen können zusammenarbeiten.

Groupware hat eine Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Dateien. Durch die Verwaltung von Dateien in Groupware können Personen, die an demselben Projekt arbeiten, effizienter arbeiten. Dieselben Dateien können nicht nur von Personen im Büro, sondern auch von Personen, die aus der Ferne arbeiten, aktualisiert werden.

Da Dateien, die früher von jedem Einzelnen aktualisiert werden mussten, mit Groupware verwaltet werden können, wird die Arbeitseffizienz erheblich gesteigert. Der Vorteil von Groupware besteht darin, dass man zusammenarbeiten kann, ohne an einen bestimmten Ort oder an die Anzahl der Mitarbeiter gebunden zu sein.

Papierloses Drucken reduziert die Druckzeit.

Die bereits vorgestellte Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Dateien ermöglicht eine papierlose Umgebung.

Mit der Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Dateien können Dokumente, die zuvor gedruckt wurden, auf den Computern der anderen Teilnehmer angezeigt werden. Dadurch wird die Druckzeit reduziert. Es führt auch zu Kosteneinsparungen, da kein gedrucktes Material erzeugt wird.

Wenn Dateien zentral in Groupware verwaltet und unnötige Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden, gibt es keine Papierstapel mehr auf dem Schreibtisch. Dadurch wird Platz auf dem Schreibtisch frei und die Arbeitseffizienz steigt. Durch die drastische Verringerung der Menge an aufbewahrten Dokumenten werden keine Lagerräume mehr benötigt und es kann mehr Bürofläche genutzt werden. Dies schafft eine weniger stressige Büroumgebung.

Viel schnellerer Informationsaustausch.

Groupware macht den Informationsaustausch viel schneller. Mit Hilfe der Pinnwandfunktion können Kenntnisse und Informationen, die ein Mitarbeiter erworben hat, schnell im gesamten Unternehmen weitergegeben werden. Handbücher und unternehmensinterne Newsletter, die traditionell auf Papier verteilt wurden, können in die Groupware hochgeladen und von allen Mitarbeitern eingesehen werden, ohne dass sie verteilt werden müssen. Sie können auch auf die Dokumente zurückgreifen, um sie zu ihrer eigenen Zeit zu lesen.

Darüber hinaus kann bei der Weitergabe von Informationen der Umfang der Offenlegung begrenzt werden. Es besteht keine Notwendigkeit, unternehmensweite Informationen zu veröffentlichen, die von den Geschäftsbereichen gemeinsam genutzt werden sollten. Auf diese Weise können die notwendigen Informationen an die erforderlichen Abteilungen weitergeleitet werden, so dass sie effizient weitergegeben werden können.

Mit Groupware können die Mitarbeiter schnell auf Informationen aufmerksam gemacht werden, die sie erhalten haben oder unternehmensweit austauschen wollen, was die betriebliche Effizienz verbessern kann. Dies ist eine typische Funktion der betrieblichen Effizienz, die durch Groupware erreicht werden kann.

Dank der Videokonferenzfunktionalität entfällt die mühsame Buchung eines Konferenzraums

Im Arbeitsalltag wird viel Zeit für die Durchführung von Sitzungen aufgewendet. Die Buchung von Besprechungsräumen, die Koordinierung der Zeitpläne der teilnehmenden Mitglieder und die Reisezeit zum und vom Besprechungsraum sind nur einige Beispiele. Wenn Personen, die den Besprechungsraum zu einem früheren Zeitpunkt genutzt haben, noch verweilen, wird ihr Zeitplan dadurch beeinträchtigt.

Einige Groupware-Produkte bieten Videokonferenzfunktionen. Mit der Videokonferenzfunktion können Sie von Ihrem eigenen Schreibtisch aus an Besprechungen teilnehmen. Die Teilnehmer der Besprechung müssen nicht im Unternehmen sein. Mitglieder der Vertriebsabteilung, die von einem Café in der Nähe ihres Arbeitsplatzes aus teilnehmen, oder Mitglieder, die aus der Ferne arbeiten, können ebenfalls an Besprechungen teilnehmen, ohne ins Büro kommen zu müssen.

Es rationalisiert die Abläufe, indem es jedem Mitarbeiter ermöglicht, von seinem eigenen Standort aus an Besprechungen teilzunehmen, ohne einen Besprechungsraum buchen zu müssen. Für Unternehmen, die in der Vergangenheit mit Besprechungszeiten zu kämpfen hatten, könnte dies nicht vorteilhafter sein.

Workflow-Funktionen vereinfachen den Genehmigungsprozess.

Die Workflow-Funktion in Groupware vereinfacht den Genehmigungsprozess. Mussten Sie schon einmal ein Dokument ausdrucken und zu jedem Ihrer Vorgesetzten gehen, um eine Freigabe zu erhalten? Das muss sich manchmal wie eine lästige Pflicht angefühlt haben.

Mit der Workflow-Funktion können Genehmigungen und Zahlungen innerhalb der Groupware eingeholt werden. Genehmigungen können auch dann eingeholt werden, wenn der Vorgesetzte auf einer Geschäftsreise ist. Die Zeiten, in denen man Dokumente ausdrucken und auf die Rückkehr des Vorgesetzten warten musste, werden mit der Einführung von Groupware verschwinden. Dadurch kann eine erhebliche Verbesserung der Arbeitseffizienz erreicht werden.

Zusammenfassung

Wir haben die Effizienzsteigerungen erläutert, die durch die Einführung von Groupware erreicht werden können. Hier haben wir einige der typischen Effizienzsteigerungen vorgestellt, die durch die Einführung von Groupware erreicht werden können, aber es gibt noch viele weitere Vorteile.

Groupware kann die Arbeitsweise der Mitarbeiter erheblich verbessern. Unternehmen, für die die Verbesserung der betrieblichen Effizienz ein Managementthema ist, sollten die Einführung von Groupware in Betracht ziehen.