근태 관리란? 기업에 필요한 기능과 선택 방법의 포인트

현대의 비즈니스 환경에서, 근태 관리는 단순한 출퇴근 기록을 넘어서는 중요한 역할을 한다. 이 기사에서는 근태 관리의 기본 개념을 설명하고 기업 운영에 필수적인 이유를 밝힙니다.

근태란, 기본적으로는 직원의 출근, 퇴근, 휴가, 지각, 조퇴 등의 상황을 기록·관리하는 것을 말합니다. 이 프로세스는 직원의 근무 시간을 정확하게 파악하고 법률 준수, 효율적인 업무 운영, 공정한 급여 계산 등 다양한 목적에 기여합니다.

기업에서의 근태 관리의 중요성은 단순히 시간 기록에 머무르지 않습니다. 적절한 근태 관리는 직원의 업무 방식과 업무 수명 균형을 지원하고 조직 전체의 생산성과 만족도를 높이는 중요한 요소입니다. 특히 일하는 방식 개혁이나 텔레워크의 보급에 의해, 유연하고 정밀한 근태 관리의 요구는 더욱 높아지고 있습니다.

본 기사에서는, 근태 관리의 여러가지 방법이나, 기업이 최적인 근태 관리 시스템을 선택하기 위한 포인트에 대해서, 구체적인 예와 함께 해설해 갑니다.

근태 관리란 무엇인가? 그 필요성과 중요성

근태 관리란?

근태 관리는 기업이 직원의 출근, 퇴근, 휴가, 지각, 조퇴 등을 기록하고 추적하는 프로세스입니다. 이 시스템은 직원이 근무한 시간의 정확한 기록을 유지하여 법적 요건을 준수하고, 효율적인 노동력을 배분하고, 적절한 급여 계산을 가능하게 합니다.

근태 관리의 목적

근태 관리의 주요 목적은 근무 시간을 추적하고 기록하는 것입니다. 이를 통해 조직은 노동법 규정을 준수하고 직원의 과로를 방지할 수 있습니다. 또한 근태 데이터는 노동 생산성 분석 및 노동 비용 관리에도 유용합니다.

기업의 중요성

근태 관리의 중요성은 법적 준수에만 국한되지 않습니다. 정확한 근태 기록은 직원의 공정한 취급을 보장하고 작업 수명 균형 개선을 촉진합니다. 또한 투명하고 정확한 근태 데이터는 직원과 경영층 간의 신뢰 관계를 구축하는 데 중요한 역할을 합니다.

근태관리는 특히 텔레워크나 유연한 업무 방식이 보급되고 있는 현대에 있어서 기업 운영의 기반이 되는 불가결한 요소입니다. 적절한 근태 관리 시스템을 도입함으로써 기업은 노동 효율을 높이고 컴플라이언스를 확보하며 직원 만족도를 높일 수 있습니다.

근태 관리 방법

근태 관리에는 다양한 방법이 존재하며 각 기업의 요구와 규모에 따라 선택됩니다. 여기에서는 주요 근태 관리 방법에 대해 열거하고 장점과 단점을 소개합니다.

1. 종이 기반 관리 방법
   • 개요: 직원이 필기로 출근부나 타임시트에 출퇴근 시간을 기록.
   • 장점: 저렴한 비용으로 쉽게 도입 가능.
   • 단점: 데이터가 잘못되거나 집계하는 데 어려움이 있어 효율성이 부족합니다.
2. 타임 카드 시스템에서 관리하는 방법
   • 개요: 물리적 타임 카드를 사용하여 출퇴근을 기록.
   • 장점: 직관적이고 사용하기 쉽고 직원 출근 상황을 쉽게 파악 가능.
   • 단점: 디지털화 된 데이터 관리와 비교하여 데이터 집계 및 분석이 복잡합니다.
3. 엑셀을 활용한 근태 관리 방법
   • 개요: Excel 등의 스프레드 시트 소프트웨어를 사용하여 근태 데이터를 관리.
   • 장점: 저렴한 비용으로 사용자 정의가 높습니다.
   • 단점: 수동 데이터 입력 및 집계가 필요하며 오류가 발생하기 쉽습니다.
4. 근태 관리 시스템을 활용한 방법
   • 개요: 디지털 툴을 사용하여 근태 데이터를 중앙 집중화하고 관리.
   • 장점: 효율적이고 정확하며 실시간으로 데이터 액세스 및 분석이 가능.
   • 단점: 초기 투자가 필요하며 시스템 선정 및 도입에 시간이 걸릴 수 있다.

각 방법에는 고유한 장점과 단점이 있으므로 기업의 규모, 예산 및 비즈니스 프로세스에 따라 적절한 방법을 선택하는 것이 중요합니다. 종이베이스와 타임 카드 시스템은 전통적이지만 효과적 일 수 있지만,디지털 근태 관리 시스템은 보다 정교한 분석과 효율성을 제공합니다.

근태 관리 시스템의 주요 기능과 장점과 단점

근태 관리 시스템은 직원의 근무 시간을 관리하고 기업 운영을 지원하는 다양한 기능을 갖추고 있습니다. 이 절에서는 이러한 시스템의 주요 기능과 장점 단점에 대해 자세히 설명합니다.

근태 관리 시스템의 주요 기능

1. 실시간 출퇴근 추적
   • 근태 관리 시스템은 직원의 출근, 퇴근, 휴식 시간을 실시간으로 추적합니다. 이를 통해 관리자는 직원의 근무 상태를 정확하게 파악하고 필요에 따라 신속하게 대응할 수 있습니다.
2. 휴가·결근 관리
   • 휴가 신청 및 승인 프로세스를 디지털화하고 직원의 휴가 취득 상황을 중앙에서 관리하는 기능도 중요합니다. 이를 통해 휴가를 계획하고 관리할 수 있어 업무 연속성을 유지할 수 있습니다.
3. 노동시간법규제 준수
   • 근무 시간 규제 및 휴식 시간의 법적 요구 사항을 시스템 내에서 관리하여 준수를 용이하게 합니다. 이것은 법적 문제를 피하고 직원의 건강을 보호하는 데 중요한 기능입니다.
4. 자동 급여 계산
   • 근태 데이터를 기반으로 한 자동 급여 계산 기능은 급여 처리 시간과 오류를 크게 줄입니다. 이는 인사부문의 부담을 줄이고 급여계산의 정확성을 향상시킨다.
5. 보고서 생성 및 분석
   • 근태 데이터 분석 및 보고 기능은 인사 전략 수립 및 업무 개선을 위한 중요한 통찰력을 제공합니다. 노동 생산성 향상과 노동 비용 최적화에 기여할 수 있습니다.
6. 모바일 액세스 및 원격 작업 지원
   • 모바일 장치에서의 액세스 및 원격 작업 지원은 현대 근무 환경에서 필수적인 기능입니다. 직원이 어디서나 근태 정보를 관리할 수 있도록 함으로써 유연한 업무 방식을 지원합니다.

근태 관리 시스템은 이러한 주요 기능을 통해 기업의 효율성, 투명성, 법적 준수를 강화하고 직원 만족도를 높일 수 있습니다. 적절한 시스템을 선택하고 도입함으로써 기업은 노동력 관리의 효과를 극대화할 수 있습니다.

근태 관리 시스템의 장점과 단점

근태 관리의 이점 요약

근태 관리 시스템은 많은 기업에 중요한 도구입니다. 아래에 주요 이점을 요약합니다.

1. 효율성과 정밀도 향상: 자동화 된 시스템은 수작업으로 인한 오류 및 시간 낭비를 줄이고 노동 시간 기록을보다 정확하게 만듭니다.
2. 컴플라이언스 강화: 노동 법규에 대한 자동 추적 및 경고 기능은 법적 준수를 용이하게 하고 기업의 위험을 줄입니다.
3. 투명성 제공: 직원이 자신의 근무 기록에 액세스하고 확인할 수 있으므로 투명성이 향상되고 신뢰 관계가 향상됩니다.
4. 데이터 기반 의사 결정: 집계된 데이터를 분석하여 인사 전략 및 업무 개선을 위한 통찰력을 얻어 노동 생산성 향상에 기여합니다.

근태 관리의 단점과 대응책

근태 관리 시스템에는 몇 가지 단점이 있지만, 적절한 조치를 취함으로써 이를 완화할 수 있습니다.

1. 초기 비용 및 유지비: 초기 도입에는 비용이 들지만 장기적인 효율성과 비용 절감을 고려하면 투자 가치가 있습니다. 또한 클라우드 기반 솔루션을 선택하여 유지 관리 비용을 줄일 수 있습니다.
2. 기술적 과제: 배포 시 기술 지원 및 지속적인 교육을 제공함으로써 직원의 시스템 사용에 대한 저항을 줄이고 기술적 문제를 최소화할 수 있습니다.
3. 직원의 저항: 투명한 커뮤니케이션과 직원 교육을 통해 새로운 시스템에 대한 이해와 수용을 촉진합니다.
4. 보안 및 개인 정보: 보안 및 개인 정보 보호를 강화하고 직원에게 개인 데이터 보호 정책을 명확히합니다.

위에서 언급했듯이, 근태 관리 시스템은 많은 이점을 제공하지만 일부 단점에 대해서는 적절한 조치를 취하는 것이 중요합니다. 이를 통해 시스템의 효과를 최대한 활용하고 기업 운영을 더욱 효과적으로 만들 수 있습니다.

노동기준법에 따른 근태관리 포인트

근태관리가 법으로 의무화된 이유

노동기준법에서는 근태관리가 기업의 의무로 자리매김되고 있으며, 노동시간과 휴식시간을 비롯한 근태항목에 대해 관리할 필요가 있습니다.

근태관리가 법률로 의무화되고 있는 주된 이유는 '과중노동 방지'와 '노사 트러블 회피'입니다.​.

과중 노동 예방은 장시간 노동으로 인한 노동자의 건강 장애를 예방하는 데 중요합니다.​. 또한 노사 트러블을 피하기 위해서는 잔업대나 휴일수당 등이 올바르게 계산될 필요가 있으며, 근태관리를 게을리하면 과중노동이 심각화되기 쉬워져 근로자의 건강장애와 퇴직자의 증가, 배상 문제, 최악의 경우는 과로자살 등에도 발전할 가능성이 있습니다

노동기준법에 따른 근태관리 포인트

노동기준법 개정의 3가지 포인트

최근 노동기준법 개정에서 특히 주목해야 할 3가지 포인트가 있습니다.​.

1. 시간외 노동의 상한 규제: 노동기준법은 1주일에 40시간, 하루에 8시간을 초과하여 노동해서는 안 된다고 정하고 있습니다. 법 개정에 의해, 시간외 노동의 조건이 변경되어, 특별 조항에 의한 시간외 노동에는 복수월 평균 80시간 이내, 월 100시간 미만, 연 720시간 이내라는 상한이 마련되었습니다​.
2. 연차유급휴가의 연 5일 취득 의무화: 근로자에게 연 10일 이상의 유휴가 부여되는 경우, 부여로부터 1년 이내에 5일간의 유급휴가를 취득하는 것이 의무화되었습니다.​.
3. 노동시간의 객관적인 파악의 의무화: 노동안전보건법의 개정으로 기업은 노동시간을 객관적인 방법으로 파악할 의무가 있었습니다. 이로 인해 장시간 노동자의 건강 장애 예방 및 조기 치료를 목적으로 한 조치가 강화되었습니다.

근무 시간을 정의하고 관리하는 방법

근로기준법에 의한 '근무시간'의 정의는 근로자가 사용자의 지휘명령하에 있는 시간, 즉 휴식시간을 제외한 실업시간을 말한다.

여기에는 정상적인 근무 시간뿐만 아니라 시간외 노동, 심야 노동, 휴일 노동도 포함됩니다. 기업은 직원의 근무 시간을 정확하게 기록하고 관리해야 합니다. 이를 위해 출근부나 타임카드 등으로 일상적인 근무시간을 세밀하게 기록하고, 이러한 기록을 법정기간(원칙적으로 3년간) 보존하는 것이 의무화되어 있습니다.

이 적절한 기록과 보존은 노동 시간의 적절한 관리와 노동자의 권리 보호를 위해 중요합니다.

2023년 법 개정에 따른 할증임금률 인상

2023년에는 노동기준법에 있어서 중요한 법 개정이 실시되고, 할증임금률의 인상이 포함되어 있습니다. 이 개정으로 월 60시간을 넘는 시간외 노동에 대한 할증율이 50% 이상으로 정해졌다.

지금까지 중소기업에는 일부 유예규정이 적용되었지만, 이 유예기간이 종료되어 모든 기업에서 동일한 할증율이 적용되게 됩니다. 이 변경은 시간외 노동의 억제와 노동자의 적절한 임금 보호를 목적으로 합니다.

일하는 방법 개혁이나 텔레 워크 대응의 혁신적 근태 관리

원격 작업 및 근태 관리

리모트 워크의 보급은, 근태 관리의 방법에 혁신을 가져왔습니다. 사무실 밖에서의 근무에 따라, 종래의 근태 관리 시스템에서는 대응이 어려워지고 있습니다.

이 때문에 기업은 클라우드 기반의 근태 관리 시스템과 온라인 시간 추적 툴의 도입을 진행하고 있습니다. 이러한 도구를 사용하면 직원의 근무 시간을 실시간으로 정확하게 기록하고 관리할 수 있어 근무 시간을 적정화하고 효율적인 자원 관리를 촉진합니다.

일하는 방법 개혁과 근태 관리의 조화

일하는 방법 개혁의 추진에 수반해, 근태 관리의 어프로치도 변화하고 있습니다. 이 개혁의 핵심은 노동시간의 적정화, 잔업삭감, 작업생활 균형의 개선에 있습니다.

그러므로 근태관리 시스템은 유연한 근무체계와 변동하는 근로시간에 적응해야 한다. 여기에는 시간외 노동의 정확한 기록, 휴가 취득 촉진, 직원 노동 상황의 투명성 향상 등이 포함됩니다. 이러한 대응은 노동자의 만족도 향상과 생산성 향상에 직접 기여합니다.

급여 계산과 근태 관리의 연계

급여 계산과 근태 관리의 역할과 달리

급여 계산과 근태 관리는 밀접하게 관련되어 있지만 그 역할과 목적에는 중요한 차이가 있습니다.

근태 관리의 주요 목적은 직원 출근, 퇴근, 휴식, 휴가 등의 시간 기록을 추적하고 관리하는 것입니다. 반면, 급여 계산은 근태 데이터를 바탕으로 직원에게 적절한 급여를 계산하고 지불하는 데 중점을 둡니다.

근태관리시스템은 노동시간 추적에 중점을 두고 급여계산시스템은 그 데이터를 이용하여 급여, 잔업대, 휴가 등의 계산을 합니다. 이러한 이유로 두 시스템의 효율적인 협력은 잘못되지 않은 급여 계산과 적절한 노동 시간 관리에 필수적입니다.

근태 관리와 급여 계산의 연계 방법

근태 관리와 급여 계산의 연계는 효율적인 조직 운영에 중요합니다. 이 협력은 직원의 근무 시간을 정확하게 기록하고 데이터를 급여 계산 프로세스에 직접 통합함으로써 실현됩니다.

많은 기업은 근태 관리 시스템에서 얻은 데이터를 급여 계산 소프트웨어에 자동으로 전송하여 시간, 잔업, 휴가 수당 등을 정확하게 계산합니다.

이 과정은 인적 오류를 줄이고 급여 계산의 투명성을 높이는 데 기여합니다. 또한 통합 시스템은 법적 컴플라이언스 확보에 중요한 역할을 합니다.

종업원의 결근·지각·조퇴 등의 상황과 급여 계산의 공제

근태관리시스템은 직원의 결근, 지각, 조퇴 등의 상황을 정확하게 기록합니다.

이러한 기록은 급여 계산에 직접 영향을 미칩니다. 예를 들어, 무단 결근이나 지각으로 인해 직원의 급여로부터 소정의 공제가 이루어질 수 있습니다.

또한 조기 침체와 소화되지 않은 유급 휴가도 급여 계산에 영향을 줄 수 있습니다. 근태 관리 시스템과 급여 계산 시스템의 연계는 이러한 요소를 자동으로 계산하여 급여 계산의 정확성과 효율성을 보장합니다.

부양공제와 근태관리의 관련성

부양공제는 세금계산시 고려되는 요소로, 직원의 근태관리와도 관련이 있습니다.

직원의 근무 시간과 수입 수준은 부양 가족을 가진 개인의 부양 공제 자격에 영향을 줄 수 있습니다. 예를 들어, 특정 수입 수준을 초과하면 부양 공제가 적용되지 않을 수 있습니다.

근태 관리 시스템은 직원의 근무 시간과 수입을 정확하게 추적하고 급여 계산시 이러한 요소를 고려하여 정확한 부양 공제 적용을 지원합니다.

근태 관리 시스템의 선택 방법, 도입을 검토하기 위한 포인트

근태 관리 시스템의 추천 기능

근태 관리 시스템을 선택할 때 중시해야 할 기능은 다음과 같습니다.

1. 자동화 기능: 근무 시간, 휴식, 휴가 추적을 자동화하고 수작업으로 인한 오류를 줄입니다.
2. 실시간 데이터 처리: 근무 시간의 실시간 추적 및 보고를 통해 정확한 근무 시간 관리를 실현합니다.
3. 클라우드 기반 액세스: 어디서나 액세스할 수 있는 클라우드 기반 시스템을 통해 유연한 작업 방식을 지원합니다.
4. 모바일 호환성: 스마트폰이나 태블릿에서 액세스를 가능하게 함으로써 원격 작업이나 외출 시의 근태 관리를 용이하게 합니다.
5. 통합성: 다른 HR 시스템과 급여 계산 시스템과의 통합으로 효율적인 데이터 처리와 정확한 급여 계산을 실현합니다.
6. 사용자 친화적 인 인터페이스: 직관적인 조작이 가능한 인터페이스를 갖추어 직원과 관리자의 편의성을 높입니다.
7. 법적 규정 준수: 노동법규제의 변경에 대응하고 항상 법적으로 적합하는 근태관리를 보증합니다.

이러한 기능은 기업의 특정 요구와 목적에 따라 선택되어야 합니다.

적절한 근태 관리 시스템을 선택하는 방법

근태 관리 시스템을 선택할 때 고려해야 할 중요한 요점은 다음과 같습니다.

1. 제공 형태 선택: 근태 관리 시스템은 '온프레미스형'과 '클라우드형'으로 분류됩니다. 온프레미스형은 높은 보안성과 커스터마이즈의 자유도가 특징으로 초기 도입에 비용이 듭니다. 한편, 클라우드형은 초기 도입이 용이하고 운용비가 적지만, 커스터마이즈성이 부족할 수 있습니다.​​​.
2. 시스템 사용자 정의: 자사의 취업규칙에 대응할 수 있거나, 텔레워크나 플렉스타임 제도 등 복잡한 업무 방식에서도 정확한 근태를 얻을 수 있는 시스템을 선택하는 것이 중요합니다.​.
3. 기존 시스템과의 연계: 이미 도입한 급여계산이나 노무관리시스템과의 연계가 가능한지 확인하는 것이 중요합니다. API 연동이 가능한지 여부도 특히 중요합니다.​.
4. 기능의 포괄성: 근무형태에 따른 타각방법의 선택, 부정타각을 방지하기 위한 기능 등, 요구하는 근태관리의 요건을 충족하는 기능이 갖추어져 있는지 확인하는 것이 중요합니다.​.
5. 예산과 비용: 제공되는 기능과 보안에 대해 비용이 합리적인지 고려하십시오. 초기 도입 비용뿐만 아니라 유지비와 업데이트 비용도 시야에 넣어야합니다.​.
6. 지원 체제: 공급 업체의 지원 충실도도 중요합니다. 문제가 발생했을 때나 법령의 개정시 등에 신속한 서포트를 받을 수 있을지 어떨지를 확인해 두는 것이 중요합니다.​​​.

이상의 점을 고려하여 근태 관리 시스템을 선정함으로써 기업의 효율화, 비용 절감, 법령 준수 등 많은 이점을 누릴 수 있습니다.

요약

근태 관리 시스템은 현대 비즈니스 환경에서 직원의 출근, 퇴근, 휴가, 지각, 조퇴 등을 기록하고 추적하는 중요한 역할을 수행합니다. 이를 통해 정확한 노동 시간 파악, 법적 요건 준수, 효율적인 노동력 배분, 적절한 급여 계산이 가능합니다.

기업에서의 근태 관리의 중요성은 법적 준수에만 국한되지 않으며, 직원의 공정한 취급 보장, 작업 라이프 밸런스 개선, 직원과 경영층 간의 신뢰 관계 구축에도 기여합니다. 특히 텔레워크나 플렉시블한 일이 보급되는 현대에 있어서는, 기업 운영의 기반이 되는 불가결한 요소입니다.

근태 관리 시스템의 주요 기능으로는 실시간 출퇴근 추적, 휴가·결근 관리, 근무 시간법 규제 준수, 자동 급여 계산, 리포트 생성 및 분석, 모바일 액세스 및 원격 작업 대응 등이 있습니다. 이러한 기능을 통해 기업은 효율성, 투명성, 법적 준수를 강화하고 직원 만족도를 높일 수 있습니다.