Groupware per migliorare l'efficienza operativa

Groupware per migliorare l'efficienza operativa

In questo articolo:groupwareIntrodurremo l'efficienza operativa ottenuta introducendo .

Negli ultimi anni molte aziende hanno introdotto il groupware. Perché le aziende introducono il groupware? Questo perché puoi rendere il tuo lavoro più efficiente utilizzando le varie funzioni fornite dal groupware.

Ti mostreremo come puoi rendere il tuo lavoro più efficiente utilizzando il groupware. Se stai per introdurre il groupware, o se lo hai introdotto ma non vedi miglioramenti nell'efficienza del lavoro, questo è un articolo da leggere!

Più persone possono lavorare insieme

Groupware dispone di funzionalità di condivisione file. Gestendo i file con il groupware, le persone sullo stesso progetto possono lavorare in modo più efficiente. Lo stesso file può essere aggiornato non solo da chi è in ufficio ma anche da chi lavora in remoto.

I file che prima venivano aggiornati da ogni persona ora possono essere gestiti utilizzando il groupware, aumentando notevolmente l'efficienza del lavoro. Il vantaggio del groupware è che consente di lavorare insieme senza essere limitati dalla posizione o dal numero di persone che lavorano insieme.

Riduci i tempi di stampa eliminando la carta

Con la funzione di condivisione file introdotta in precedenza, puoi eliminare la carta.

Utilizzando la funzione di condivisione file, i documenti precedentemente stampati possono essere visualizzati sul computer di ogni persona. Ciò riduce il tempo di stampa. Ciò comporterà anche un risparmio sui costi poiché non ci sarà materiale stampato.

Se i file vengono gestiti centralmente tramite groupware e i documenti non necessari non vengono più stampati, non ci saranno pile di documenti sulla scrivania. Ciò libererà spazio sulla scrivania e migliorerà l'efficienza del lavoro. Poiché la quantità di documenti da archiviare è drasticamente ridotta, non è necessario predisporre un magazzino ed è possibile utilizzare più spazio in ufficio. Sarai in grado di creare un ambiente d'ufficio meno stressante.

La velocità di condivisione delle informazioni è notevolmente aumentata

Utilizzando il groupware, la velocità di condivisione delle informazioni diventa molto più veloce. Utilizzando la funzione bacheca, le conoscenze e le informazioni acquisite da un dipendente possono essere rapidamente condivise all'interno dell'azienda. Manuali e newsletter aziendali tradizionalmente condivisi su carta possono essere caricati su groupware affinché tutti i dipendenti possano vederli senza doverli distribuire. Inoltre, puoi riguardare i materiali secondo i tuoi tempi.

Inoltre, quando condividi informazioni, puoi limitare l'ambito della divulgazione. Le informazioni che possono essere condivise all'interno di ciascuna divisione non devono necessariamente essere rese pubbliche all'intera azienda. Le informazioni necessarie possono essere consegnate ai dipartimenti necessari, in modo che possano essere condivise in modo efficiente.

Il groupware può migliorare l'efficienza lavorativa consentendo ai dipendenti di riconoscere rapidamente le informazioni che hanno ottenuto e ciò che desiderano condividere a livello aziendale. Si può dire che questa sia una tipica funzione che migliora l'efficienza aziendale che può essere ottenuta utilizzando il groupware.

Elimina il fastidio di prenotare una sala conferenze con la funzione di videoconferenza

Nel mio lavoro quotidiano, gran parte del mio tempo è occupato dalle riunioni. Ad esempio, non c'è fine a cose come prenotare una sala conferenze, modificare gli orari dei membri partecipanti e il tempo di viaggio per raggiungere la sala conferenze. Se le persone che hanno utilizzato la sala riunioni nell'orario precedente si trattengono, il programma verrà interrotto.

Alcuni prodotti groupware includono funzionalità di videoconferenza. La videoconferenza ti consente di partecipare alle riunioni dalla tua scrivania. Non è necessario che i membri che partecipano alle riunioni si trovino nella tua azienda. Anche i dipendenti del reparto vendite che partecipano da un bar vicino al posto di lavoro e i membri che lavorano da remoto possono partecipare alle riunioni senza recarsi in ufficio.

Non è necessario prenotare una sala conferenze e ogni persona può partecipare a una riunione dalla propria sede, rendendo il lavoro più efficiente. Per le aziende che tradizionalmente hanno difficoltà a rispettare gli orari delle riunioni, non esiste funzionalità più utile di questa.

Semplifica il lavoro di approvazione con la funzione flusso di lavoro

Il lavoro di approvazione può essere semplificato utilizzando la funzione di flusso di lavoro integrata nel groupware. Vi è mai capitato di stampare un documento e di andare da ciascun superiore a farsi fare il timbro? Devono esserci stati momenti in cui ti sentivi turbato.

Utilizzando la funzione flusso di lavoro è possibile ottenere approvazioni e pagamenti all'interno del groupware. Anche se il tuo superiore è in viaggio d'affari, puoi comunque ottenere l'approvazione. Implementando il groupware, i giorni in cui si stampavano documenti e si aspettava il ritorno del proprio superiore non saranno più possibili. Ciò può migliorare significativamente l’efficienza operativa.

riepilogo

Abbiamo spiegato come migliorare l'efficienza aziendale introducendo il groupware. Qui abbiamo introdotto modi tipici per migliorare l'efficienza aziendale introducendo il groupware, ma ci sono molti altri vantaggi.

Il groupware può migliorare notevolmente il modo in cui lavorano i tuoi dipendenti. Se la vostra azienda ha un problema gestionale volto ad aumentare l'efficienza operativa, perché non prendere in considerazione l'introduzione del groupware?