Groupware pour améliorer l'efficacité opérationnelle
Dans cet article:collecticielsNous présenterons l'efficacité opérationnelle obtenue en introduisant .
Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont introduit le groupware. Pourquoi les entreprises introduisent-elles le groupware ? En effet, vous pouvez rendre votre travail plus efficace en utilisant les différentes fonctions offertes par le groupware.
Nous vous montrerons comment rendre votre travail plus efficace en utilisant le groupware. Si vous êtes sur le point d'introduire le groupware, ou si vous l'avez introduit mais ne constatez pas d'amélioration de l'efficacité du travail, c'est un article incontournable !
Chat et messagerie est un logiciel de groupe qui intègre le chat professionnel, les conférences Web, le partage de fichiers, la gestion des horaires, la gestion des documents, la réservation des salles de conférence et la gestion des présences d'une manière facile à utiliser. Une sécurité parfaite pour les entreprises,Disponible gratuitement !
Plusieurs personnes peuvent travailler ensemble
Le groupware dispose d'une fonctionnalité de partage de fichiers. En gérant les fichiers avec le groupware, les personnes travaillant sur un même projet peuvent travailler plus efficacement. Le même fichier peut être mis à jour non seulement par les personnes au bureau mais également par les personnes travaillant à distance.
Les fichiers qui étaient auparavant mis à jour par chaque personne peuvent désormais être gérés à l'aide d'un groupware, augmentant ainsi considérablement l'efficacité du travail. L’avantage du groupware est qu’il vous permet de travailler ensemble sans être limité par l’emplacement ou le nombre de personnes travaillant ensemble.
Réduisez le temps d’impression en passant au sans papier
Avec la fonction de partage de fichiers introduite précédemment, vous pouvez passer au sans papier.
En utilisant la fonction de partage de fichiers, les documents précédemment imprimés peuvent être visualisés sur l'ordinateur de chaque personne. Cela réduit le temps d’impression. Cela entraînera également des économies de coûts puisqu’il n’y aura pas d’imprimés.
Si les dossiers sont gérés de manière centralisée grâce au groupware et que les documents inutiles ne sont plus imprimés, il n'y aura plus de piles de documents sur votre bureau. Cela libérera de l’espace sur le bureau et améliorera l’efficacité du travail. Étant donné que la quantité de documents à stocker est considérablement réduite, il n’est pas nécessaire de préparer une salle de stockage et vous pouvez utiliser plus d’espace de bureau. Vous pourrez créer un environnement de bureau moins stressant.
La vitesse de partage des informations est considérablement augmentée
En utilisant le groupware, la vitesse de partage des informations devient beaucoup plus rapide. En utilisant la fonction de tableau d'affichage, les connaissances et les informations acquises par un employé peuvent être rapidement partagées au sein de l'entreprise. Les manuels et les newsletters d'entreprise qui étaient traditionnellement partagés sur papier peuvent être téléchargés sur un logiciel collaboratif pour que tous les employés puissent les voir sans avoir à les distribuer. En outre, vous pouvez consulter les documents à votre propre rythme.
De plus, lorsque vous partagez des informations, vous pouvez limiter la portée de la divulgation. Les informations qui peuvent être partagées au sein de chaque division n'ont pas besoin d'être rendues publiques à l'ensemble de l'entreprise. Les informations nécessaires peuvent être transmises aux services concernés, afin qu'elles puissent être partagées efficacement.
Les logiciels de groupe peuvent améliorer l'efficacité du travail en permettant aux employés de reconnaître rapidement les informations qu'ils ont obtenues et celles qu'ils souhaitent partager à l'échelle de l'entreprise. Cela peut être considéré comme une fonction typique qui améliore l’efficacité commerciale qui peut être obtenue à l’aide du groupware.
Éliminez les tracas liés à la réservation d'une salle de conférence grâce à la fonction de vidéoconférence
Dans mon travail quotidien, une grande partie de mon temps est consacrée aux réunions. Par exemple, il n'y a aucune fin aux choses comme réserver une salle de conférence, ajuster les horaires des membres participants et le temps de trajet jusqu'à la salle de conférence. Si les personnes qui utilisaient la salle de réunion la fois précédente s'attardent, le planning sera perturbé.
Certains produits de groupware incluent des fonctionnalités de vidéoconférence. La vidéoconférence vous permet de participer à des réunions depuis votre bureau. Les membres qui participent aux réunions n'ont pas besoin d'être dans votre entreprise. Les employés du service commercial qui participent depuis un café proche de leur lieu de travail et les membres qui travaillent à distance peuvent également participer aux réunions sans se déplacer au bureau.
Il n'est pas nécessaire de réserver une salle de conférence et chaque personne peut participer à une réunion depuis son propre emplacement, ce qui rend le travail plus efficace. Pour les entreprises qui ont traditionnellement du mal à gérer les horaires de réunion, il n’existe pas de fonctionnalité plus utile que celle-ci.
Simplifiez le travail d'approbation avec la fonction de workflow
Le travail d'approbation peut être simplifié en utilisant la fonction de workflow intégrée au groupware. Avez-vous déjà imprimé un document et allé voir chaque supérieur pour obtenir un tampon ? Il a dû y avoir des moments où vous vous êtes senti troublé.
En utilisant la fonction workflow, vous pouvez obtenir des approbations et des paiements au sein du groupware. Même si votre supérieur est en voyage d'affaires, vous pouvez toujours obtenir une approbation. Avec l'introduction du groupware, l'époque où il fallait imprimer des documents et attendre le retour de son supérieur ne sera plus possible. Cela peut améliorer considérablement l’efficacité opérationnelle.
résumé
Nous avons expliqué comment améliorer l'efficacité de votre entreprise en introduisant un logiciel de groupe. Nous avons présenté ici des moyens classiques d'améliorer l'efficacité d'une entreprise en introduisant un logiciel de groupe, mais les avantages sont bien plus nombreux.
Les logiciels de groupe peuvent grandement améliorer la façon dont vos employés travaillent. Si votre entreprise a un problème de gestion consistant à accroître son efficacité opérationnelle, pourquoi ne pas envisager d'introduire un logiciel de groupe ?