Groupware para melhorar a eficiência operacional

Groupware para melhorar a eficiência operacional

Neste artigo:groupwareApresentaremos a eficiência operacional alcançada com a introdução do .

Nos últimos anos, muitas empresas introduziram groupware. Por que as empresas introduzem groupware? Isso ocorre porque você pode tornar seu trabalho mais eficiente usando as diversas funções fornecidas pelo groupware.

Mostraremos como você pode tornar seu trabalho mais eficiente usando groupware. Se você está prestes a introduzir o groupware, ou se já o introduziu, mas não está vendo melhorias na eficiência do trabalho, este é um artigo que você deve verificar!

Várias pessoas podem trabalhar juntas

Groupware possui funcionalidade de compartilhamento de arquivos. Ao gerenciar arquivos com groupware, as pessoas no mesmo projeto podem trabalhar com mais eficiência. O mesmo arquivo pode ser atualizado não apenas por pessoas no escritório, mas também por pessoas que trabalham remotamente.

Arquivos que antes eram atualizados por cada pessoa agora podem ser gerenciados usando groupware, aumentando bastante a eficiência do trabalho. A vantagem do groupware é que ele permite que você trabalhe em conjunto sem ficar restrito à localização ou ao número de pessoas trabalhando juntas.

Reduza o tempo de impressão eliminando o papel

Com a função de compartilhamento de arquivos introduzida anteriormente, você pode ficar sem papel.

Ao utilizar a função de compartilhamento de arquivos, os documentos previamente impressos podem ser visualizados no computador de cada pessoa. Isto reduz o tempo de impressão. Isso também resultará em economia de custos, pois não haverá material impresso.

Se os arquivos forem gerenciados centralmente usando groupware e os documentos desnecessários não forem mais impressos, não haverá pilhas de documentos em sua mesa. Isso liberará espaço na mesa e melhorará a eficiência do trabalho. Como a quantidade de documentos a serem armazenados é drasticamente reduzida, não há necessidade de preparar um depósito e você pode usar mais espaço de escritório. Você será capaz de criar um ambiente de escritório menos estressante.

A velocidade de compartilhamento de informações é bastante aumentada

Ao usar groupware, a velocidade de compartilhamento de informações se torna muito mais rápida. Ao utilizar a função de quadro de avisos, o conhecimento e as informações adquiridas por um funcionário podem ser rapidamente compartilhadas dentro da empresa. Manuais e boletins informativos da empresa que tradicionalmente são compartilhados em papel podem ser carregados em groupware para que todos os funcionários possam ver, sem a necessidade de distribuí-los. Além disso, você pode consultar os materiais quando quiser.

Além disso, ao compartilhar informações, você pode limitar o escopo da divulgação. As informações que podem ser compartilhadas dentro de cada divisão não precisam ser divulgadas para toda a empresa. As informações necessárias podem ser entregues aos departamentos necessários, para que possam ser compartilhadas de forma eficiente.

O groupware pode melhorar a eficiência do trabalho, permitindo que os funcionários reconheçam rapidamente as informações que obtiveram e o que desejam compartilhar com toda a empresa. Pode-se dizer que esta é uma função típica que melhora a eficiência empresarial que pode ser alcançada usando groupware.

Elimine o incômodo de reservar uma sala de conferência com a função de videoconferência

No meu trabalho diário, muito do meu tempo é ocupado por reuniões. Por exemplo, não há fim para coisas como reservar uma sala de conferências, ajustar os horários dos membros participantes e o tempo de viagem até a sala de conferências. Se as pessoas que usaram a sala de reunião no horário anterior demorarem, a programação será interrompida.

Alguns produtos de groupware incluem recursos de videoconferência. A videoconferência permite que você participe de reuniões em sua mesa. Os associados que participam das reuniões não precisam estar na sua empresa. Os funcionários do departamento de vendas que participam de um café próximo ao local de trabalho e os membros que trabalham remotamente também podem participar de reuniões sem vir ao escritório.

Não há necessidade de reserva de sala de conferências e cada pessoa pode participar de uma reunião em seu próprio local, tornando o trabalho mais eficiente. Para empresas que tradicionalmente lutam com o horário das reuniões, não há recurso mais útil do que este.

Simplifique o trabalho de aprovação com a função de fluxo de trabalho

O trabalho de aprovação pode ser simplificado usando a função de fluxo de trabalho incorporada ao groupware. Você já imprimiu um documento e foi a cada superior para conseguir um carimbo? Deve ter havido momentos em que você se sentiu perturbado.

Ao usar a função de fluxo de trabalho, você pode obter aprovações e pagamentos dentro do groupware. Mesmo que seu superior esteja ausente em viagem de negócios, você ainda poderá obter aprovação. Com a introdução do groupware, os dias de ter que imprimir documentos e esperar o retorno do seu superior não serão mais possíveis. Isso pode melhorar significativamente a eficiência operacional.

resumo

Explicamos como melhorar a eficiência dos negócios através da introdução de groupware. Apresentamos aqui maneiras típicas de melhorar a eficiência dos negócios através da introdução de groupware, mas há muitos outros benefícios.

Groupware pode melhorar muito a maneira como seus funcionários trabalham. Se a sua empresa tem um problema de gestão para aumentar a eficiência operacional, por que não considerar a introdução de groupware?